Ο οδηγός των Εγγράφων Google που χρειάζεστε για όλα τα έγγραφα της επιχείρησής σας

Διαφήμιση

Έχετε πολλά εργαλεία για τη δημιουργία και την κοινοποίηση εγγράφων. Οι οικοδόμοι των εκθέσεων, οι συντάκτες εγγράφων και οι εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παίζουν όλα τα καθημερινά σας καθήκοντα.

Αλλά σκεφτήκατε ποτέ σοβαρά τα Έγγραφα Google;

Η σουίτα γραφικής παραγωγικότητας της Google διαθέτει λειτουργίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε και να μοιράζεστε τα έγγραφά σας γρήγορα και εύκολα. Όπου κι αν βρίσκεστε και ό, τι και αν εργάζεστε, Τα Έγγραφα Google μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο 10 Συμβουλές Google Docs που παίρνουν δευτερόλεπτα και σας εξοικονομούν χρόνοΜάθετε μερικά μυστικά που θα ενισχύσουν την παραγωγικότητα των Εγγράφων Google με τη βοήθεια αυτών των γρήγορων και απλών συμβουλών. Διαβάστε περισσότερα - και δεν χρειάζεται να περάσετε μια δεκάρα.

Ας δούμε τις χρήσιμες λειτουργίες του Google Docs που μπορούν να λειτουργήσουν για εσάς και την ομάδα σας.

Χρησιμοποιήστε το Google Docs for Business Collaboration

Όταν εργάζεστε σε ένα ομαδικό περιβάλλον, η συνεργασία είναι καθοριστική. Τα Έγγραφα Google διαθέτουν τα εργαλεία που έχουν κατασκευαστεί σωστά, ώστε να συνεργάζονται σε οποιοδήποτε έγγραφο ένα αεράκι.

Βασική κοινή χρήση εγγράφων

Αν θέλετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο με τον συνεργάτη ή την ομάδα σας, τα Έγγραφα Google το καθιστούν απλό με δύο διαφορετικές μεθόδους.

Κοινή χρήση από το Google Drive. Απλά κάντε κλικ στο Μερίδιο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία για να ξεκινήσετε. Εάν δεν κατονομάσατε το έγγραφό σας, θα δείτε μια προτροπή πριν το μοιραστείτε.

Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε ονόματα από τις Επαφές σας Google ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, για να τους στείλετε απευθείας το έγγραφο. Όμως, πριν την στείλετε, θα πρέπει να επιλέξετε τα δικαιώματα κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία αρχείων κουμπί. Οι επιλογές κοινής χρήσης θα επιτρέψουν σε άλλους να επεξεργαστούν, να σχολιάσουν ή να προβάλουν το έγγραφό σας. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Εγινε.

Μοιραστείτε με έναν σύνδεσμο. Αν προτιμάτε να μοιραστείτε ένα σύνδεσμο με το έγγραφό σας, κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης στο αναδυόμενο παράθυρο αντί να εισαγάγετε τις επαφές σας. Στη συνέχεια, θα δείτε παρόμοιες επιλογές για να επιτρέπεται σε άλλους να επεξεργάζονται, να σχολιάζουν ή να προβάλλουν το έγγραφο. Στη συνέχεια, απλά αντιγράψτε το σύνδεσμο και ανοίξτε το σε ένα παράθυρο μηνυμάτων ή συνομιλίας όπου θέλετε να το μοιραστείτε.

Σύνθετες ρυθμίσεις κοινής χρήσης

Έχετε περισσότερες επιλογές όταν έχετε ένα έγγραφο με ευαίσθητες πληροφορίες ή ένα με το οποίο θέλετε πραγματικά να περιορίσετε την πρόσβαση.

Στο αναδυόμενο παράθυρο κοινής χρήσης, κάντε κλικ στην επιλογή Προχωρημένος στην κάτω δεξιά γωνία.

Στη συνέχεια, μπορείτε να περιορίσετε τους συντάκτες του εγγράφου από την αλλαγή πρόσβασης ή την προσέλκυση άλλων. Μπορείτε επίσης να εμποδίσετε τους σχολιαστές και τους θεατές από την εκτύπωση, αντιγραφή ή λήψη του εγγράφου. Επιπλέον, μπορείτε να αλλάξετε την πρόσβαση που ορίσατε αρχικά.

Αν αποφασίσετε να μοιραστείτε το έγγραφό σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να το κάνετε από αυτό το παράθυρο, πατήστε Μάθε περισσότερα αν έχετε ερωτήσεις ή απλά χτυπήσετε Εγινε όταν τελειώσεις.

Σχόλια Χαρακτηριστικά

Τα σχόλια είναι το πραγματικό καύσιμο για συνεργασία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχόλια για να προσθέσετε σημειώσεις σε συγκεκριμένα μέρη, εικόνες ή λέξεις στο έγγραφο. Αυτό είναι επωφελές για καλύτερες επεξεργασίες, επειδή μπορείτε να έχετε μια πραγματική συζήτηση για το περιεχόμενο πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές.

Για να προσθέσετε ένα σχόλιο, επιλέξτε το τμήμα, την εικόνα ή τη λέξη στην οποία αναφέρεται το σχόλιο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο συν που εμφανίζεται στο πλάι του εγγράφου ή του Σχόλια κουμπί στο επάνω μέρος. Πληκτρολογήστε τη σημείωσή σας και πατήστε το Σχόλιο κουμπί.

Αφού προσθέσετε ένα σχόλιο, παραμένει στο πλάι του εγγράφου ως ανεπίλυτο. Αυτό είναι πρακτικό επειδή όταν λαμβάνεται απόφαση για το στοιχείο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Αποφασίζω και το σχόλιο θα εξαφανιστεί από την οθόνη.

Αν θέλετε να δείτε τα επιλυμένα σχόλια ή να τα ανοίξετε ξανά, απλώς κάντε κλικ στο Σχόλια κουμπί στο επάνω μέρος. Τα σχόλια που ανοίγετε θα εμφανίζουν αυτές τις ενέργειες τόσο στην οθόνη του εγγράφου όσο και στην ενότητα Παρατηρήσεις.

Οι πρόσθετες ενέργειες σχολίων σάς επιτρέπουν να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε ή να αποκτήσετε έναν απευθείας σύνδεσμο στη σημείωση. Και, όταν κάνετε κλικ στο Σχόλια από την κορυφή, έχετε τη δυνατότητα να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να λάβετε μια ειδοποίηση για κάθε σχόλιο ή μόνο για εκείνες που σας αφορούν. Οι ειδοποιήσεις είναι μια μεγάλη χρονική περίοδος, επειδή δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την απώλεια.

Ιστορικό εκδόσεων

Η έκδοση εκδόσεων εγγράφων είναι μια απαραίτητη λειτουργία για την κοινή χρήση και τη συνεργασία σε ένα έγγραφο σε πραγματικό χρόνο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν η ομάδα έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί το έγγραφο.

Κάντε κλικ Αρχείο> Ιστορικό εκδόσεων από το μενού. Στη συνέχεια, μπορείτε να ονομάσετε την τρέχουσα έκδοση ξεχωριστά από το όνομα του κύριου εγγράφου ή απλά να δείτε το ιστορικό εκδόσεων.

Αν επιλέξετε Δείτε το ιστορικό εκδόσεων, θα ανοίξει μια πλευρική γραμμή και θα εμφανιστεί το ιστορικό του εγγράφου. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί για να εμφανίζονται μόνο οι ονομαστικές εκδόσεις ή να τις προβάλλετε όλες. Για μια ανώνυμη έκδοση, μπορείτε να κάνετε κλικ στο περισσότερο (τριών σημείων) για να προσθέσετε ένα, αν σας αρέσει.

Για κάθε έκδοση της λίστας, θα δείτε την ημερομηνία και την ώρα επεξεργασίας. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα για να δείτε αυτήν την έκδοση, η οποία σας προσφέρει την επιλογή να την επαναφέρετε στην κορυφή. Οι ονομαζόμενες εκδόσεις είναι πολύ χρήσιμες για έγγραφα μεγάλης διάρκειας ή για άτομα με πολλούς συνεργάτες.

Χρησιμοποιήστε τα χρήσιμα πρότυπα του Google Docs

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός επιχειρηματικού εγγράφου είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο. Ευτυχώς, τα Έγγραφα Google διαθέτουν πολλά ενσωματωμένα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Επιπλέον, μπορείτε βρείτε πολλά περισσότερα πρότυπα εγγράφων Google 24 Πρότυπα Έγγραφα Google που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκοληΑυτά τα πρότυπα Έγγραφα Google Docs, που εξοικονομούν χρόνο, θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τα έγγραφά σας αντί να προσπαθήσετε να τα ενώσετε. Διαβάστε περισσότερα από εξωτερικές πηγές. Εδώ είναι μερικές που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε καλά μορφοποιημένα και επαγγελματικά επιχειρηματικά έγγραφα.

Ενσωματωμένα πρότυπα

Για να δείτε όλα τα ενσωματωμένα πρότυπα Google Docs, κάντε κλικ στα βέλη στην κορυφή δίπλα στο Γκαλερί προτύπων μετά τη σύνδεσή σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε αυτά για εργασία όπως προτάσεις και σημειώσεις συνάντησης, εκείνες που αφορούν τη βιομηχανία σας, όπως οι πωλήσεις ή οι ανθρώπινοι πόροι, καθώς και εκείνες για επιστολές επιχειρήσεων και βιογραφικά.

Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα πρότυπα και θα ανοίξει στο παράθυρο του προγράμματος επεξεργασίας. Στη συνέχεια, απλά αντικαταστήστε το κείμενο του προτύπου με το δικό σας και έχετε ρυθμίσει.

Πρόσθετα πρότυπα

Εάν δεν βλέπετε ένα πρότυπο ενσωματωμένο στα Έγγραφα Google που ταιριάζει με αυτό που χρειάζεστε, μπορείτε να ελέγξετε έξω τις επιλογές. Εδώ είναι λίγα για να ξεκινήσετε.

Συμπληρώστε με έναν πίνακα περιεχομένων για αυτό που πρέπει να συμπεριλάβετε, αυτό το πρότυπο επιχειρηματικού σχεδίου είναι καθαρό και καθαρό. Και, εάν χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα δημιουργήστε το δικό σας επιχειρηματικό σχέδιο Πώς να γράψετε ένα επιχειρηματικό σχέδιοΠρόκειται να ξεκινήσετε τη δική σας επιχείρηση; Ξεκινήστε με ένα σχέδιο! Ακολουθήστε το περίγραμμα επιχειρηματικού μας σχεδίου ή χρησιμοποιήστε ένα από τα πρότυπα που έχουμε συντάξει. Διαβάστε περισσότερα .

Όταν ένα επίσημο έγγραφο τερματισμού είναι αυτό που χρειάζεστε, αυτό το πρότυπο είναι χρήσιμο. Περιλαμβάνει ένα σημείο για το λογότυπο της εταιρείας σας στην κορυφή και χρήσιμες υποδείξεις για τις λεπτομέρειες που πρέπει να συμπεριλάβετε.

Αν ψάχνετε για μια απλή ατζέντα συνάντησης με μορφοποίηση πίνακα, αυτή είναι τέλεια. Περιλαμβάνει επίσης σημεία για αντικείμενα που οι συμμετέχοντες θα πρέπει να διαβάσουν ή να φέρουν, πράγμα που είναι βολικό.

Προσθέστε πρόσθετα επιχειρήσεων για Έγγραφα Google

Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τα πρόσθετα των Εγγράφων Google, αυτά είναι εργαλεία παρόμοια με τις επεκτάσεις του προγράμματος περιήγησης που μπορείτε να προσθέσετε στην εφαρμογή. Αυτά κυμαίνονται από τις επιχειρήσεις έως την παραγωγικότητα και τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο κατάστημα προσθέτων, ανοίξτε ένα έγγραφο Έγγραφα Google, κάντε κλικ στο στοιχείο Πρόσθετα από το επάνω μενού και έπειτα Αποκτήστε πρόσθετα.

Εδώ είναι αρκετά add-ons που μπορεί να είναι ιδανικά για τις επιχειρηματικές σας εργασίες:

Για διαγράμματα ροής, διαγράμματα διεργασιών και παρόμοια οπτικά Lucidchart Είναι η εναλλακτική λύση Visio που έχετε περιμένειΊσως να μην έχετε ακούσει για το Lucidchart πριν, αλλά στοιχηματίζω ότι έχετε ακούσει για το Microsoft Visio. Διαβάστε περισσότερα , Το Lucidchart Diagrams είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο. Και αν χρησιμοποιείτε ήδη την ηλεκτρονική εφαρμογή, απλώς συνδεθείτε και αποκτήστε πρόσβαση στα διαγράμματα σας απευθείας μέσα από τα Έγγραφα Google. Ή δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό για να το δοκιμάσετε.

HelloSign [δεν διατίθεται πλέον]

Εάν εργάζεστε με συμβάσεις, συμφωνίες και άλλα έγγραφα που απαιτούν υπογραφή, ρίξτε μια ματιά στο HelloSign. Εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό για να δοκιμάσετε με τρία έγγραφα ανά μήνα και στη συνέχεια να ελέγξετε την πληρωμένη έκδοση για απεριόριστες υπογραφές.

Όταν δημιουργείτε έγγραφα που περιέχουν ασυνέπειες, μπορεί να είναι κακό για τις επιχειρήσεις. Έλεγχος συνέπειας είναι ένα πρόσθετο που θα σαρώσει το έγγραφό σας και θα ελέγξει για αντικείμενα όπως συλλαβισμό, συντομογραφίες και ορθογραφικές παραλλαγές.

Είστε ένας χαρτογράφος μυαλού Γυρίστε το μυαλό σας σε ένα μυαλό χάρτη για μέγιστη διορατικότηταΗ καταγραφή του προβληματισμού σας σε έναν χάρτη μυαλού θα μπορούσε να σας βοηθήσει να αποκτήσετε βαθύτερες γνώσεις. Και είναι εύκολο. Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να συνδυάσετε τις δύο στρατηγικές για την έρευνα, το σχεδιασμό και την καινοτομία. Διαβάστε περισσότερα ? Αν ναι, τότε το MindMeister είναι το εργαλείο για εσάς. Αν και σίγουρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα add-on όπως το Lucidchart Diagrams για τους χάρτες μυαλού σας, το MindMeister το διευκολύνει. Απλά επιλέξτε το κείμενο στο έγγραφό σας, ανοίξτε το πρόσθετο και δημιουργήστε έναν χάρτη μυαλού για εσάς και εισαγάγετε αυτόματα στο έγγραφό σας.

Bkper [δεν διατίθεται πλέον]

Για να δημιουργήσετε και να ενημερώσετε οικονομικά δεδομένα από τα βιβλία σας, το Bkper είναι ένα δροσερό εργαλείο. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε ένα νέο βιβλίο στον ιστότοπο του Bkper όπως ένα γενικό βιβλίο, ένα βιβλίο ρεκόρ ή μια αναφορά εξόδων. Στη συνέχεια, με το πρόσθετο, ανοίξτε τις λεπτομέρειες στο έγγραφο του εγγράφου σας Google.

Άλλα χρήσιμα πρόσθετα

• Συγχώνευση αλληλογραφίας: Συγχώνευση εγγράφων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γράμματα
• Supermetrics: Εισαγάγετε τις μετρήσεις της επιχείρησής σας σε ένα έγγραφο

Χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για Επιχειρήσεις;

Όπως μπορείτε να δείτε, τα Έγγραφα Google διαθέτουν ενσωματωμένες λειτουργίες μαζί με τα εργαλεία που μπορείτε να αποκτήσετε για να τα καταφέρετε χρήσιμη για επιχειρηματικά έγγραφα 10 πρότυπα για εξοικονόμηση χρόνου στο γραφείοΥπάρχουν έγγραφα που γράφετε ξανά και ξανά; Είτε πρόκειται για ημερήσια διάταξη, τιμολόγια ή αναφορές κατάστασης, τα πρότυπα μπορούν να διευκολύνουν την εργασία σας. Έχουμε δημιουργήσει 10 ιδέες για πρότυπα για να σας εξοικονομήσουμε χρόνο. Διαβάστε περισσότερα . Μπορείτε να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε, να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε με ευκολία στο επόμενο επιχειρησιακό σας έγγραφο.

Χρησιμοποιείτε ήδη τα Έγγραφα Google για επιχειρήσεις; Εάν ναι, έχετε εργαλεία, συμβουλές ή κόλπα που το καθιστούν ακόμα πιο επωφελές στον επιχειρηματικό κόσμο; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας παρακάτω!