4 Συμβουλές για την ολοκλήρωση μιας επαγγελματικής παράδοσης εργασίας

Λοιπόν, σας έχει προταθεί μια νέα δουλειά και είστε ενθουσιασμένοι που ξεκινάτε. Ωστόσο, για να μπορέσετε να το κάνετε αυτό, πρέπει να ολοκληρώσετε την τρέχουσα εργασία σας και αφού την παραδώσετε επιστολή παραίτησης, περιλαμβάνει την ολοκλήρωση παράδοσης για το άτομο που θα αντικαταστήσει τελικά εσείς.

Για να κάνετε μια αποτελεσματική παράδοση απαιτεί πολλή οργάνωση και κατανόηση του τι θα πρέπει να γνωρίζουν οι συνάδελφοί σας. Ας δούμε πώς μπορείτε να κάνετε αυτή τη διαδικασία ευκολότερη για όλους τους εμπλεκόμενους, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην έναρξη της νέας σας επιχείρησης.

Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου παράδοσης

Μεταξύ των συνεντεύξεων εξόδου και του αποχαιρετισμού σας, είναι εύκολο να χάσετε όλα όσα πρέπει να κάνετε πριν φύγετε από τη δουλειά σας. Για αυτόν τον λόγο, η κατοχή μιας σταθερής λίστας ελέγχου παράδοσης είναι καλή πρακτική και σας κρατά υπόλογους.

Η λίστα ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζει ένα νέο άτομο στο ρόλο σας και ο διευθυντής σας, επομένως θα πρέπει να αρχίσετε να συλλέγετε αυτές τις πληροφορίες το συντομότερο δυνατό:

• Οι καθημερινές σας ευθύνες
• Πληροφορίες για συγκεκριμένο λογισμικό και διαδικασίες
• Σημαντικά έγγραφα
• Τυχόν λίστες πελατών που χρειάζονται παράδοση
• Βασικές επαφές εντός και εκτός της εταιρείας
• Βασικές πληροφορίες προσωπικού (εάν είστε διευθυντής)
• Τυχόν έργα που χρειάζονται οριστικοποίηση ή ανάθεση
• Ποιος χρειάζεται να λάβει την παράδοση και οποιαδήποτε πληροφορία χρειάζεστε

Σχετίζεται με: Πώς το Padlet μπορεί να κάνει ευκολότερο τον προγραμματισμό και τη συνεργασία

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου χρησιμοποιώντας πρότυπα στο Word ή στο Excel ή μπορείτε να επιλέξετε εφαρμογές όπως π.χ Todoist και Padlet για να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα υποχρεώσεων. Το σημαντικό είναι ότι έχετε όλες τις πληροφορίες γραμμένες κάπου που μπορείτε να ανατρέξετε αξιόπιστα όταν χρειαστεί.

Έχοντας ένα σαφές χρονοδιάγραμμα

Η συνήθης περίοδος ειδοποίησης παραίτησης είναι περίπου 4 εβδομάδες και θα πρέπει να το έχετε κατά νου όταν σχεδιάζετε την παράδοση. Ανάλογα με τη φύση της τρέχουσας εργασίας σας, θα πρέπει να περιμένετε να μειώσετε σταδιακά τον φόρτο εργασίας σας καθώς εργάζεστε προς την τελευταία σας ημέρα.

Το Padlet έχει ένα εξαιρετικό πρότυπο χρονοδιαγράμματος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, εάν χρειάζεστε κάτι οπτικό, και σας επιτρέπει να σχεδιάσετε την περίοδο ειδοποίησής σας. Οι αρχικές προτεραιότητες θα πρέπει να είναι η ενημέρωση των σχετικών ατόμων για την αναχώρησή σας (όπως πελάτες, συναδέλφους και εξωτερικούς επαφές), τον εντοπισμό έργων που μπορείτε να αναθέσετε και την επικοινωνία με τον διευθυντή σας σχετικά με τυχόν διαδικασίες που πρέπει να γίνουν ακολούθησε.

Σχετίζεται με: Λίστα υποχρεώσεων εφαρμογών για ιεράρχηση και διαχείριση εργασιών

Ο στόχος είναι να αντιμετωπίσετε πρώτα τις πιο επείγουσες και πιο χρονοβόρες εργασίες, ώστε να μην βιάζεστε την τελευταία εβδομάδα. Αντίθετα, το τέλος του χρονοδιαγράμματός σας θα πρέπει να συμβιβάζεται κυρίως με διοικητικές εργασίες και μερικά μικρά χαλαρά άκρα που χρειάζονται δέσμευση.

Γράψτε μια Επαγγελματική Έκθεση Μεταβίβασης

Αν και πιθανότατα θα έχετε μια συνάντηση παράδοσης με τον διευθυντή σας, είναι καλή πρακτική να γράψετε μια αναφορά παράδοσης για να εξασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση. Το έγγραφο πρέπει να είναι κατανοητό, συγκεκριμένο, συνοπτικό και να διαβάζεται σαν ένα εγχειρίδιο οδηγιών που ρέει.

Το Microsoft Word είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε, επειδή είναι προσβάσιμο σε όλες τις πλατφόρμες και ενσωματώνεται απρόσκοπτα με άλλες εφαρμογές. Το Word προσφέρει μια πληθώρα προτύπων στα οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση από το Σπίτι σελίδα, κάνοντας κλικ Περισσότερα πρότυπα πάνω από τη γραμμή αναζήτησης ή μπορείτε να ξεκινήσετε από α Κενό έγγραφο. Εναλλακτικά, μπορείτε να πάτε στο Προβολή > Περίγραμμα για να οργανώσετε την αναφορά σας σε ενότητες.

Όποια και αν είναι η προσέγγιση που χρησιμοποιείτε, θα πρέπει να χωριστεί σε διαφορετικές ενότητες με σαφείς τίτλους, η δομή των οποίων μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

1. Ποιος είναι ο ρόλος σας και σε ποιον είστε υπόλογοι.
2. Οι στόχοι της εταιρείας, οι προσδοκίες του ρόλου και οι διαδικασίες που σχετίζονται με αυτούς.
3. Λίστα χρήσιμων επαφών.
4. Πώς να χρησιμοποιήσετε το σχετικό λογισμικό και τα στοιχεία σύνδεσης.
5. Μια ανάλυση των εβδομαδιαίων, μηνιαίων και τριμηνιαίων αρμοδιοτήτων σας.
6. Μια ανάλυση των εν εξελίξει έργων σας ή της εργασίας των πελατών σας, συμπεριλαμβανομένων των προθεσμιών.

Σχετίζεται με: Εναλλακτικές λύσεις του Microsoft Word που αξίζει να δοκιμάσετε

Εάν είστε διευθυντής, θα χρειαστεί επίσης να έχετε ένα ειδικό τμήμα για τη συνεχή ανάπτυξη της ομάδας σας και την εργασία στην οποία εμπλέκονται. Μπορείτε επίσης να υποδείξετε τον αναγνώστη στο σημείο που διατηρείτε τα αρχεία του προσωπικού σας.

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε υπερσυνδέσμους στο σώμα του κειμένου σας για να συνδέσετε σημαντικά, σχετικά έγγραφα όπως ένα αντίγραφο της περιγραφής της εργασίας σας, υπολογιστικά φύλλα που περιγράφουν λεπτομερώς τα τρέχοντα έργα και χρήσιμη εταιρεία διαδικασίες. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο κατά τη σύνταξη της παράδοσης και εγγυάται ότι ο αναγνώστης ξέρει πού να βρει πράγματα. Για να το κάνω αυτό:

1. μεταβείτε στο Εισάγετε αυτί.
2. Κάντε κλικ Συνδέσεις.
3. Επιλέγω Συνδέσεις από το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Επιλέξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε.

Ή μπορείτε να κρατήσετε Ctrl + κ για να προσθέσετε υπερσυνδέσμους και αυτό θα εμφανίσει τους φακέλους σας.

Δένοντας χαλαρά άκρα

Ανεξάρτητα από το πόσο προγραμματισμό κάνετε, πάντα θα υπάρχουν μερικά χαλαρά άκρα που πρέπει να τελειώσουν πριν μπορέσετε να προχωρήσετε. Κάποια από αυτά μπορεί να χρειάζονται ανάθεση, επομένως θα πρέπει να είστε έτοιμοι να τα επικοινωνήσετε με τον διευθυντή και τους συναδέλφους σας.

Λογισμικό διαχείρισης έργου όπως Asana μπορεί να κάνει αυτό το μέρος γρήγορο και εύκολο, αλλά μπορεί να είναι εξίσου αποτελεσματικό με τη χρήση e-mail ή εργαλείων επικοινωνίας όπως Χαλαρότητα και Ομάδες της Microsoft. Ακριβώς όπως το έγγραφο παράδοσης, η μεταβίβαση τμημάτων εργασίας θα πρέπει να είναι εύκολα κατανοητή από τον παραλήπτη.

Σχετίζεται με: Asana vs. Δευτέρα: Επιλέξτε το τέλειο εργαλείο διαχείρισης έργου

Φροντίστε να στείλετε μια επικοινωνία στα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με το ποιος θα επικοινωνήσετε εν απουσία σας και σε περίπτωση που υπάρχουν τυχόν καθυστερήσεις με το κλείσιμο των λογαριασμών σας, ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις στο email της εργασίας σας με αυτές τις πληροφορίες περιλαμβάνεται.

Όλες οι βάσεις σας καλυμμένες

Τώρα που έχετε το έγγραφο παράδοσης και μια σαφή επισκόπηση του πώς θα είναι η περίοδος προειδοποίησής σας, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη λήξη της προετοιμασίας για την τελευταία σας ημέρα. Η ύπαρξη μιας οργανωμένης και αποτελεσματικής διαδικασίας παράδοσης θα σας προσφέρει ηρεμία καθώς μεταβαίνετε στη νέα σας δουλειά και οι συνάδελφοί σας θα σας ευχαριστήσουν.

Είναι απολύτως φυσιολογικό να αισθάνεστε καταβεβλημένοι από την όλη επέμβαση, οπότε αφιερώστε χρόνο μαζί της. Είναι εξίσου δική σας ευθύνη να παραδώσετε, όσο και της εταιρείας να συλλέξει τις πληροφορίες που χρειάζονται, οπότε αν νομίζετε ότι έχετε ξεχάσει κάτι, απευθυνθείτε σε άλλους για πληροφορίες.

Με όλες τις βάσεις σας καλυμμένες, μπορείτε να ανυπομονείτε για το επόμενο κεφάλαιο της καριέρας σας και να αισθάνεστε καλά με αυτό που αφήσατε πίσω.

10 κόκκινες σημαίες πελάτη που πρέπει να γνωρίζει κάθε ελεύθερος επαγγελματίας

Όλοι έχουμε πελάτες που δεν ταιριάζουν καλά. Ακολουθούν ορισμένες κόκκινες σημαίες που πρέπει να προσέχετε όταν εργάζεστε με νέους πελάτες.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα