Απελευθερώστε τα εισερχόμενά σας: Προτεραιότητα με ευκολία και αυτόματη αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτά τα δωρεάν εργαλεία

Διαφήμιση

Το email αντικατέστησε σχεδόν εντελώς την επικοινωνία αλληλογραφίας σαλιγκαριών. Τώρα όλοι προσπαθούν να μπουν στα εισερχόμενά σας. Από την οικογένεια και τους φίλους σας έως τις εταιρείες και τους διαφημιζόμενους, όλοι απαιτούν ένα κομμάτι της προσοχής σας. Εάν δεν έχετε διαχειριστεί τα εισερχόμενά σας με φίλτρα και άλλα εργαλεία προτεραιότητας, θα πρέπει να είναι χάος. Και με όλο και περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν, είναι εύκολο να χάσετε την παρακολούθηση. Έχετε χάσει ποτέ ένα σημαντικό email;

Πριν από περίπου ένα χρόνο, είπα αντίο στον υπολογιστή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπολογιστή μου και έκανα εναλλαγή στη διαδικτυακή διεπαφή του Gmail. Ήταν μια μεγάλη αλλαγή, αλλά από τότε έχω μάθει ένα ή δύο πράγματα για τη διαχείριση email. Αυτό το άρθρο σάς δείχνει τρεις απλούς και αυτόματους τρόπους για να δώσετε προτεραιότητα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου ενός που δεν απαιτεί Gmail. Αυτά τα εργαλεία θα διασφαλίσουν ότι δεν θα χάσετε ποτέ ξανά ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ξεκινώντας με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή την πρώτη οργάνωση των εισερχομένων σας

Όταν αλλάζετε μια νέα διεύθυνση email, ένα πρόγραμμα-πελάτη email ή δεν έχετε καταβάλει ποτέ μεγάλη προσπάθεια για την οργάνωση των εισερχομένων σας, συνιστώ ανεπιφύλακτα να δώσετε το OtherInbox Διοργανωτής μια δοκιμή. Αυτό συμβαίνει εάν χρησιμοποιείτε AOL, GMail, Yahoo!, ή iCloud με την εγγενή διεπαφή ιστού ή IMAP. Το Organizer αναλύει όλα τα email σας και τα ταξινομεί σε διαφορετικούς φακέλους. Αποκόπτει την ακαταστασία και αφήνει μόνο τα πιο σημαντικά email σας στα εισερχόμενά σας.

προσπάθησα Διοργανωτής με τον λογαριασμό μου στο Gmail. Μετά την εγγραφή, το Organizer προχωρά στη σάρωση email για να οργανώσει αποστολείς. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο και δεν χρειάζεται να παραμείνετε για να ολοκληρωθεί.

Την επόμενη μέρα παρατήρησα ότι είχαν εμφανιστεί νέες ετικέτες στο λογαριασμό μου στο Gmail. Στο Gmail, το Organizer δημιουργεί μια ριζική ετικέτα OIB με πολλές δευτερεύουσες ετικέτες, που κυμαίνονται από το Business έως το Travel και τα ενδιάμεσα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναγνωρίζει ο Διοργανωτής, αλλά δεν είναι σίγουρο για το ότι φαίνεται να φέρουν ετικέτα ως αρχική σελίδα. Στην περίπτωσή μου που περιελάμβαναν ειδοποιήσεις από το Doodle, το Dropbox και το Skype. Μετά από πιο προσεκτικό έλεγχο, διαπίστωσα ότι ο Οργανωτής είχε ταξινομήσει πάνω από 30.000 μηνύματα στο λογαριασμό μου στο Gmail.

Από την αρχή, ο Οργανωτής αναγνώρισε σχεδόν όλα τα ενημερωτικά δελτία μου, τις ειδοποιήσεις κοινωνικού δικτύου, τα μηνύματα ομάδων ή λιστών και πολλά άλλα. Σε σύγκριση με τις ετικέτες και τα φίλτρα που είχα ρυθμίσει προηγουμένως - όλα στην κουραστική χειροκίνητη εργασία - Ο οργανωτής είχε πολύ καλή απόδοση. Φρόντισε ακόμη και μερικούς νέους αποστολείς που δεν είχα υποβάλει σε κανένα φίλτρο, ακόμη. Και κάθε μέρα, υπάρχει μια καθημερινή σύνοψη που συνοψίζει τι έχει κάνει ο Οργανωτής με τα εισερχόμενα email.

Το Organizer δεν είναι απαραίτητα τέλειο, ωστόσο, είναι ευέλικτο. Εάν υπάρχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να ταξινομήσετε διαφορετικά, μπορείτε να επιστρέψετε στη διεπαφή ιστού OtherInbox, να βρείτε τον αντίστοιχο αποστολέα και να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζεται. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο / ετικέτα ή να απενεργοποιήσετε την ταξινόμηση για επιλεγμένους αποστολείς.

Αυτό που δεν είναι άμεσα προφανές είναι ότι ο Οργανωτής μπορεί να μάθει. Εάν εντοπίσετε έναν αποστολέα που ο Οργανωτής δεν αναγνωρίζει αυτόματα, σύρετε το αντίστοιχο email σε ένα φάκελο OIB ή επισημάνετε τον με μη αυτόματο τρόπο. Αυτό θα διδάξει στο Organizer να ταξινομήσει όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον αποστολέα στον επιλεγμένο φάκελο και θα λάβετε ένα αντίστοιχο email ειδοποίησης, το οποίο μπορεί να διαρκέσει λίγο χρόνο.

Το OtherInbox Organizer είναι ένα πραγματικά εντυπωσιακό εργαλείο. Θα ξεκαθαρίσει τα εισερχόμενά σας και θα σας βοηθήσει να εστιάσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν σημασία. Και όπου δεν είναι τέλειο, μπορείτε να το βοηθήσετε να βελτιωθεί. Εάν δεν είχα καταβάλει τόση προσπάθεια για τη δημιουργία σύνθετων ετικετών και φίλτρων email, θα κολλούσα με το Organizer σε καρδιακό παλμό. Η μόνη μου ανησυχία θα ήταν να βασίζομαι σε ένα εξωτερικό εργαλείο και τι θα συνέβαινε αν σταματούσε να είναι δωρεάν υπηρεσία ή δεν λειτουργεί. Υπό αυτήν την έννοια, χαίρομαι που έχω ήδη ένα σύστημα που λειτουργεί για μένα.

Ετυμηγορία: Τέλειο εργαλείο εάν δεν έχετε ιδέα πώς να διαχειριστείτε το χάος στα εισερχόμενά σας!

Επιδιόρθωση υπάρχοντος λογαριασμού Gmail με εισερχόμενα και φίλτρα προτεραιότητας

Στον λογαριασμό email εργασίας μου χρησιμοποιώ τα Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail από πέρυσι. Αυτά είναι τα μόνα εισερχόμενα που κατάφερα να εκκαθαρίζω καθημερινά. Δεν θέλετε τα εισερχόμενά σας να μοιάζουν κάπως με το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης; Βάζει τα Εισ. Προτεραιότητας σημαντικό και μη αναγνωσμένο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην κορυφή, αστερόεις ή σπουδαίος μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλες επιλεγμένες ετικέτες (έως δύο) βρίσκονται ακριβώς κάτω, και οτιδήποτε άλλο βρίσκεται στο κάτω μέρος.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τα Εισ. Προτεραιότητας στις ρυθμίσεις των Εισερχομένων σας. Είναι ένας από τους πέντε τύπους εισερχομένων. Έχουμε ήδη γράψει για Εισερχόμενα προτεραιότητας εδώ Τα Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail επιλύουν το πρόβλημα Bacn Διαβάστε περισσότερα .

Βρήκα ότι τα Εισ. Προτεραιότητας είναι πολύ αξιόπιστα. Σε ορισμένες σπάνιες περιπτώσεις εμφανίστηκαν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαντικό και μη αναγνωσμένο, αν και δεν προέρχονταν από τακτική επαφή και δεν μου είχαν αποσταλεί προσωπικά. Ωστόσο, σε καθημερινή βάση, βρίσκω μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν σημασία πάνω από τα εισερχόμενά μου. Είχα ξεχάσει πραγματικά ότι είχα ενεργοποιήσει τα Εισερχόμενα προτεραιότητας - είναι τόσο καλό που λειτούργησε για μένα!

Ετυμηγορία: Ρυθμίστε το και βρείτε ότι λειτουργεί. Ωστόσο, ίσως χρειαστεί να ρυθμίσετε φίλτρα email.

Φυσικά τα Εισερχόμενα προτεραιότητας δεν είναι το μόνο που χρησιμοποιώ για τη διαχείριση του λογαριασμού email εργασίας μου. Έχω επίσης δημιουργήσει ένα σωρό φίλτρα για να διατηρήσω τα εισερχόμενά μου, ιδίως το οτιδήποτε άλλο τμήμα, καθαρό από ακαταστασία. Αυτό πηγαίνει σε ένα από τα βασικά άρθρα μας στο Gmail, 3 πράγματα που οι χρήστες του Gmail έχουν ρυθμίσει στους λογαριασμούς τους 3 πράγματα που οι χρήστες του Gmail έχουν ρυθμίσει στους λογαριασμούς τους Διαβάστε περισσότερα . Ίσως θέλετε επίσης να δείτε το 5 φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε στην προτεραιότητα και την οργάνωση των εισερχομένων σας 5 φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε στην προτεραιότητα και την οργάνωση των εισερχομένων σαςΠοια φίλτρα πρέπει να έχει κάθε άτομο στο οπλοστάσιό του, έτσι ώστε τα εισερχόμενά τους να είναι τόσο τακτοποιημένα όσο και τα δικά μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε τη ρύθμιση των πέντε πρώτων φίλτρων σας ή ... Διαβάστε περισσότερα .

Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών email στο Gmail με πολλαπλά εισερχόμενα

Με το Gmail μπορείτε διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email Πώς να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email στο GmailΘέλετε να διαχειριστείτε όλα τα email σας με το Gmail; Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε πολλά email στο λογαριασμό σας στο Gmail και να τα διαχειριστείτε εύκολα. Διαβάστε περισσότερα από μία διεπαφή. Ωστόσο, μπορεί να γίνει αρκετά συγκεχυμένο εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πολλούς διαφορετικούς λογαριασμούς καταλήξουν σε ένα εισερχόμενο. Ενώ οι ετικέτες προσφέρουν έναν εξαιρετικό τρόπο ταξινόμησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διάκρισης μεταξύ διαφορετικών κατηγοριών, δεν παρέχουν απαραίτητα καλή επισκόπηση. Εισαγάγετε πολλά εισερχόμενα, μια λειτουργία Labs του Gmail που σας επιτρέπει να προβάλλετε έως και πέντε επιπλέον εισερχόμενα στο παράθυρο εισερχομένων του Gmail.

Κατά το παρελθόν έτος, χρησιμοποιώ πολλαπλά εισερχόμενα για να λάβω μια επισκόπηση των εισερχομένων μου, των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρι, των προχείρων και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με διαφορετικές ετικέτες. Παραδέχομαι ότι τα μηνύματα με αστέρι έχουν ξεπεράσει λίγο τον έλεγχο. Εκτός από αυτό, λειτουργεί σαν γοητεία.

Τα πολλαπλά εισερχόμενα είναι εύκολο να ρυθμιστούν και το εξήγησα λεπτομερώς και με πολλά στιγμιότυπα οθόνης εδώ Πώς να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email στο GmailΘέλετε να διαχειριστείτε όλα τα email σας με το Gmail; Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε πολλά email στο λογαριασμό σας στο Gmail και να τα διαχειριστείτε εύκολα. Διαβάστε περισσότερα ; απλά μετακινηθείτε προς τα κάτω στην κεφαλίδα Διαχείριση πολλών λογαριασμών email στο Gmail.

Ετυμηγορία: Εξαιρετικό εργαλείο για τη διατήρηση μιας επισκόπησης σε πολλές ετικέτες ή λογαριασμούς email. Απαιτεί να ρυθμίσετε φίλτρα / ετικέτες.

Εναλλακτικές

Ένα άλλο εργαλείο που κουράστηκα ήταν η εφαρμογή για υπολογιστές με δυνατότητα cloud Μελανώδης. Φαίνεται τακτοποιημένο, αλλά δεν φαίνεται πολύ χρήσιμο σε ό, τι αφορά την ιεράρχηση του email. Δεν βρήκα το Ταξινόμηση κατά συνάφεια χαρακτηριστικό πολύ χρήσιμο, αλλά αντίθετα βρήκε την εφαρμογή να είναι λίγο πολύ απλή και οδυνηρά αργή. Αναφέραμε τον Inky σε αυτό το άρθρο: Το email πηγαίνει σύγχρονο: Τρεις εφαρμογές email των Windows 8 Το email πηγαίνει σύγχρονο: Τρεις εφαρμογές email των Windows 8Με τη νέα γυαλιστερή συσκευή σας Windows 8 ή την εκκίνηση της αναβάθμισης, τα πλακίδια σας βλέπουν και κλείνουν το μάτι με χρήσιμες πληροφορίες, ίσως χρειαστείτε λίγα λεπτά ρίχνοντας μια ματιά γύρω σας προτού πάρετε την ευκαιρία ... Διαβάστε περισσότερα

Για όσους από εσάς χρησιμοποιείτε το Outlook ή το Yahoo και επιθυμείτε να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email, αυτό το άρθρο Συνδυάστε τους λογαριασμούς email σας σε ένα ενιαίο εισερχόμενο: Δείτε πώςΕλέγχετε καθημερινά πολλά εισερχόμενα; Σταματήστε να χάνετε χρόνο! Συνδυάστε τους λογαριασμούς email σας σε ένα εισερχόμενο. Σας δείχνουμε πώς για το Gmail, το Outlook και το Yahoo. Διαβάστε περισσότερα μπορεί να είναι χρήσιμο.

συμπέρασμα

Έχοντας πωληθεί πλήρως στο Gmail και έχοντας επενδύσει πολύ χρόνο στη δημιουργία φίλτρων, διαπίστωσα ότι τα εγγενή εργαλεία Gmail Εισερχόμενα προτεραιότητας και πολλαπλά εισερχόμενα (μέσω Gmail Labs) εξακολουθούν να λειτουργούν καλύτερα για μένα. Ωστόσο, εάν ξεκινάτε με την ιεράρχηση των μηνυμάτων προτεραιότητας, εάν διαθέτετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι το Gmail και εάν τα εισερχόμενά σας είναι τρομερό χάος, τότε το OtherInbox Organizer θα είναι μια σωτήρια ζωή!

Χρησιμοποιείτε εργαλεία ή τεχνικές για τη διαχείριση των email σας για τα οποία πρέπει να γνωρίζουμε; Παρακαλώ μοιραστείτε τα σχόλια!

Πιστώσεις εικόνας: Διάνυσμα αλληλογραφία μέσω Shutterstock