Το Cutting Edge yaM ορίζει το πρότυπο για τα εργαλεία διαχείρισης διαδικτυακών συσκέψεων

Διαφήμιση

Εάν πραγματοποιείτε συσκέψεις χωρίς ατζέντα ή κρατάτε πρακτικά σε απλά παλιά έγγραφα του Word, οι συσκέψεις και οι αναφορές πρακτικών σας πιθανώς να μην είναι τόσο χρήσιμες όσο θα μπορούσαν να είναι. Αν και οι περισσότεροι από εμάς δεν ανυπομονούμε να παρακολουθήσουμε τις συνεδριάσεις, υπάρχουν ωστόσο καταπληκτικές διαδικτυακά εργαλεία 10+ εξαιρετικά διαδικτυακά εργαλεία για ομαδικό συντονισμό και συναντήσειςΠώς διαχειρίζεστε μια ομάδα ανθρώπων που είναι απλωμένα γεωγραφικά; Πώς συντονίζετε τις διεθνείς ζώνες ώρας; Η έννοια της εργασίας μέσω Διαδικτύου έχει αρχίσει να εισχωρεί στον καθημερινό χώρο εργασίας,... Διαβάστε περισσότερα που μπορεί να βοηθήσει να γίνουν οι συναντήσεις πιο παραγωγικές και λιγότερο χρονοβόρες για όσους τις προγραμματίζουν και τις διευκολύνουν.

Πρόσφατα έπεσα πάνω σε μια πρωτοποριακή διαδικτυακή εφαρμογή διαχείρισης συσκέψεων που ονομάζεται γλυκοπατάτα (που σημαίνει ακόμα μια συνάντηση). Το yaM είναι σαν ένας εικονικός βοηθός για την παραγωγή επαγγελματικών ατζέντηδων και πρακτικών εκθέσεων, ενώ παρέχει επίσης εργαλεία που βοηθούν τις συναντήσεις Οι συμμετέχοντες συλλέγουν ιδέες, κάνουν ανάλυση προϊόντων και κόστους και ενσωματώνονται με διαδικτυακούς λογαριασμούς cloud, όπως το Dropbox, το Ημερολόγιο Google και Evernote.

Το yaM μπορεί να χρησιμοποιηθεί και με τα δύο διαδικτυακούς χώρους συναντήσεων Οδηγός διαδικτυακής συνάντησης: Λογισμικό και στρατηγικήΟι σύγχρονες υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης είναι εύκολες στη χρήση και είναι διαθέσιμες σε σχεδόν οποιονδήποτε διαθέτει υπολογιστή ή smartphone. Η δυνατότητα σύνδεσης και συνάντησης με άτομα στο διαδίκτυο σημαίνει ότι δεν περιοριζόμαστε πλέον από γεωγραφική θέση. Διαβάστε περισσότερα σαν Google Hangouts Συμβουλές για τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων με το Google HangoutsΜε τη σημερινή τεχνολογία του Διαδικτύου, η διεξαγωγή διαδικτυακών συσκέψεων μπορεί να είναι τόσο αποτελεσματική όσο και οικονομικά αποδοτική, ειδικά εάν τις σχεδιάζετε εκ των προτέρων και χρησιμοποιείτε εργαλεία που εξοικονομούν χρόνο. Τους τελευταίους δύο μήνες συμμετείχα σε διαδικτυακές συναντήσεις... Διαβάστε περισσότερα , ή σε παραδοσιακές ρυθμίσεις εκτός σύνδεσης. Ως εφαρμογή Ιστού, είναι παρόμοια με Συμφωνώ Agreedo: Γράψτε και διαχειριστείτε τα πρακτικά της επαγγελματικής σας συνάντησης δωρεάν onlineΕδώ και αρκετές εβδομάδες έψαχνα για έναν εύχρηστο ιστότοπο ή εφαρμογή που θα μου επέτρεπε να κρατάω και να αποθηκεύω τα πρακτικά των συσκέψεων. Η παραδοσιακή προσέγγιση εγγράφων κειμένου δεν είναι πλέον παραγωγική... Διαβάστε περισσότερα , αλλά είναι πολύ πιο προηγμένο χωρίς να είναι περίπλοκο.

Δημιουργία ατζέντηδων

Μετά την εγγραφή ενός λογαριασμού στο yaM, μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως να αναπτύσσετε μια ατζέντα για την επόμενη συνάντησή σας. Απλώς προσθέτετε στοιχεία ατζέντας στην αριστερή πλευρά του χώρου εργασίας, μαζί με τη χρονική διάρκεια και το όνομα του ατόμου που είναι υπεύθυνο για αυτό το στοιχείο.

Μπορείτε εύκολα να εκχωρήσετε ονόματα σε θέματα ημερήσιας διάταξης, αλλά οι συμμετέχοντες πρέπει να καταχωρήσουν έναν λογαριασμό στο yaM, στον οποίο μπορείτε να τους στείλετε μια πρόσκληση να το κάνουν μέσα από τον χώρο εργασίας. Η ύπαρξη εγγεγραμμένων συμμετεχόντων καθιστά το yaM ένα πολύ πιο συνεργατικό εργαλείο διαχείρισης συσκέψεων, επειδή κάθε συμμετέχων μπορεί ταυτόχρονα να προσθέσει σημειώσεις στον χώρο εργασίας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Αν και είναι πιο αποτελεσματικό να ορίζεται ένα άτομο ως υπεύθυνος λεπτών, υπάρχουν άλλα χρήσιμα εργαλεία στο yaM που το καθιστούν εξαιρετικό για συνεργασία.

Όταν δημιουργηθεί η ατζέντα σας, μπορείτε να την εκτυπώσετε ή να την κοινοποιήσετε στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Κάθε εγγεγραμμένος συμμετέχων θα λάβει μια αναφορά σύσκεψης μέσω email, η οποία περιλαμβάνει φυσικά την επιμελητεία πολυμέσων, τη λίστα των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης και έναν σύνδεσμο προς τον διαδικτυακό χώρο εργασίας yaM. Το καλύτερο από όλα είναι ότι η ατζέντα που κυκλοφορεί είναι επαγγελματικά διαμορφωμένη και ευανάγνωστη. Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης μπορούν επίσης να αντιγραφούν και να προστεθούν σε μια νέα συνάντηση. Ωστόσο, θα ήταν ακόμα καλύτερο εάν οι προγραμματιστές μπορούσαν να δημιουργήσουν τυπικά θέματα ατζέντας που αποτελούν αυτόματα μέρος κάθε νέας συνάντησης.

Λήψη λεπτών

Η προσθήκη σημειώσεων και στοιχείων δράσης στο yaM είναι εξίσου εύκολη με τη δημιουργία ατζέντηδων. Τα λεπτά αποτελούνται από τέσσερις τύπους περιεχομένου: σημειώσεις, στοιχεία ενεργειών, συνημμένα αρχεία και εργαλεία συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο.

Ο τρόπος με τον οποίο ρυθμίζεται το yaM στην πραγματικότητα θα μπορούσε να βοηθήσει τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να παραμείνουν συγκεντρωμένοι, ειδικά εάν όλοι έχουν ανοιχτό τον χώρο εργασίας στον υπολογιστή τους κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Ο λήπτης των λεπτών μπορεί εύκολα να προσθέσει ένα στοιχείο ενέργειας, με ημερομηνία λήξης και το όνομα του υπεύθυνου. Παραδόξως, ωστόσο, μόνο ένα άτομο μπορεί να αναφέρεται ως υπεύθυνο για κάθε στοιχείο ενέργειας.

Εκεί που η yaM λάμπει επίσης είναι η συλλογή των ενσωματωμένων εργαλείων συνεργασίας που επιτρέπουν στα μέλη να κάνουν Ανάλυση Pro/Con, Ανάλυση προϊόντων, καταιγισμό ιδεών ή ψηφοφορία για σημαντικές αποφάσεις. Υπάρχει επίσης ένα εργαλείο για αυτό που ονομάζεται ανάλυση SWAT, το οποίο συνεπάγεται τη συζήτηση και την καταγραφή των δυνατών σημείων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών ενός συγκεκριμένου έργου, ιδέας ή απόφασης.

Θα δείτε ότι αυτά τα εργαλεία συνεργασίας και διαχείρισης συσκέψεων μπορούν να είναι πολύ χρήσιμα για να διατηρήσουν τους συμμετέχοντες αφοσιωμένους και πιθανώς να τους βοηθήσουν να κάνουν καλύτερες αναλύσεις και αποφάσεις. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε ή να στείλετε με email το περιεχόμενο μεμονωμένων εργαλείων συνεργασίας στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. (Σημείωση: ιδέες για άλλα εργαλεία διαδικτυακής συνεργασίας είναι αναθεωρηθεί εδώ Τα 6 καλύτερα δωρεάν εργαλεία διαδικτυακής συνάντησης για να συνεργαστείτε με την ομάδα σαςΟι μικρές ομάδες δεν χρειάζονται ακριβές εταιρικές εφαρμογές για συνεργασία. Εδώ είναι έξι φανταστικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα της ομάδας σας, την επικοινωνία και πολλά άλλα. Δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα ).

Όπως και με τις ατζέντες, οι αναφορές λεπτών yaM μπορούν επίσης να εκτυπωθούν ή να διανεμηθούν μέσω email. Τα πρακτικά είναι τόσο καλά διαμορφωμένα που οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη δεν θα έχουν καμία δικαιολογία να μην τα εξετάσουν. Οι ατζέντες και τα πρακτικά αρχειοθετούνται επίσης στο yaM, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να συνδεθούν στο λογαριασμό τους και να τα ελέγξουν ανά πάσα στιγμή.

Άλλα εργαλεία

Το yaM περιλαμβάνει πρόσθετα εργαλεία για την παρακολούθηση του χρόνου κατά τη διάρκεια των συσκέψεων, ορίζοντας ημερομηνίες συναντήσεων στο ενσωματωμένο ημερολόγιο (το οποίο ενσωματώνεται με ροές Google Calendar, Exchange και Outlook/iCal) και βιβλίο διευθύνσεων.

Οι προγραμματιστές του yaM έχουν συμπεριλάβει αρκετές χρήσιμες λειτουργίες στην εφαρμογή web τους, αλλά έχουν δώσει ιδιαίτερα προσοχή στο να βεβαιωθείτε ότι η διεπαφή χρήστη είναι προσβάσιμη και εύκολη στην εκμάθηση μέσα σε λίγα λεπτά από την εγγραφή λογαριασμός.

Το yaM διαθέτει έναν βασικό δωρεάν λογαριασμό που περιλαμβάνει όλες τις βασικές λειτουργίες και τη δυνατότητα να πραγματοποιεί έως και 10 συσκέψεις το μήνα, με έως και πέντε συμμετέχοντες ανά συνάντηση. Ένας λογαριασμός premium επιτρέπει απεριόριστες συναντήσεις και συμμετέχοντες, προσαρμόσιμη διεπαφή και κρυπτογράφηση SSL.

Το yaM κατά την άποψή μου θέτει το πρότυπο για τα διαδικτυακά εργαλεία διαχείρισης συσκέψεων. Αλλά πείτε μας τη γνώμη σας για αυτήν την ηλεκτρονική εφαρμογή. Υπάρχουν πρόσθετες λειτουργίες που θα θέλατε να δείτε να προστίθενται;