5 τρόποι που το Xero μπορεί να βοηθήσει με τα οικονομικά σας

Διαφήμιση

Η λογιστική μπορεί να προκαλέσει σύγχυση Κορυφαία 12 μαθήματα λογιστικής στο Διαδίκτυο για να κλείσετε το χάσμα δεξιοτήτων σαςΧάρη στα φθηνά και δωρεάν διαδικτυακά μαθήματα υψηλής ποιότητας, είναι πιο εύκολο από ποτέ να είστε ο CFO σας για τη νέα ή την υπάρχουσα επιχείρησή σας. Διαβάστε περισσότερα , χρονοβόρα, και (εάν πρέπει να πληρώσετε έναν επαγγελματία λογιστή) ακριβό.

Δεν αποτελεί έκπληξη λοιπόν ότι λογισμικό λογιστικής έχει αρχίσει να αυξάνεται στη δημοτικότητα μεταξύ των ελεύθερων επαγγελματιών και των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων.

Ένα τέτοιο λογισμικό είναι συνήθως προσαρμοσμένο στη χώρα στην οποία το χρησιμοποιείτε, μπορεί να διαχειριστεί όλες τις πτυχές της διαδικασίας τήρησης βιβλίων και είναι πολύ πιο οικονομικό από το να πληρώνετε έναν επαγγελματία.

Μία από τις πιο δημοφιλείς διαθέσιμες λύσεις είναι Xero. Θα ρίξουμε μια ματιά σε τι είναι και τι μπορείτε να κάνετε με αυτό.

Τι είναι το Xero;

Xero ιδρύθηκε στη Νέα Ζηλανδία το 2006 και έκτοτε έχει αυξηθεί και έχει περισσότερους από 600.000 χρήστες. Προσφέρουν το προϊόν τους με βάση το μοντέλο «λογισμικό ως υπηρεσία» (SaaS) που χρησιμοποιείται συνήθως, οπότε δεν θα χρειαστεί να κατεβάσετε τίποτα για να το χρησιμοποιήσετε.

Έχουν λάβει πολλή αναγνώριση της βιομηχανίας, συμπεριλαμβανομένων δύο βραβείων Webby το 2009 και ενός το 2010, μιας γρήγορης καινοτομίας της εταιρείας από Design Award το 2012 και πιο εντυπωσιακά, πρώτη θέση στη λίστα των 100 πιο καινοτόμων εταιρειών ανάπτυξης του περιοδικού Forbes Magazine 2014.

Το ίδιο το προϊόν είναι ένα από τα πιο πολυλειτουργικά λογισμικά λογισμικού στην αγορά σήμερα, προσφέροντας σχεδόν όλα όσα πρέπει να είναι επιτυχημένη είτε μια μικρή επιχείρηση είτε ένας ελεύθερος επαγγελματίας.

Τα βασικά χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν:

• • Διαχείριση ταμειακών ροών (ηλεκτρονική λογιστική, συμφωνία τραπεζών, αναφορές προϋπολογισμού και διαχείριση αποθεμάτων)

Τιμολόγηση (αποστολή, πληρωμή και έκδοση προσφορών)

• Διαχείριση πληρωμών (απαιτήσεις δαπανών, λογαριασμοί και εντολές αγοράς)
• Διαχείριση μισθοδοσίας (συμπεριλαμβανομένων φύλλων χρόνου και τυπικών πληρωμών)
• Φορολογική βοήθεια (W-2s, 1099s, υπολογισμοί φόρου επί των πωλήσεων και υποβολή δηλώσεων)

Αλλά ποια είναι τα πέντε πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά του; Ας διερευνήσουμε.

Φόρος

Αχ, φόρος… Ομοσπονδιακά 940, W-2, 1099, φόροι απασχόλησης, φόροι ανεργίας - τι σημαίνει όλα αυτά ;!

Ενώ Xero δεν μπορώ να σας διδάξω για όλους τους μεμονωμένους ομοσπονδιακούς και κρατικούς φορολογικούς κωδικούς και έντυπα (αν και αυτοί) έχει έναν εξαιρετικό βασικό οδηγό βοήθειας), μπορεί να κάνει τον υπολογισμό και την υποβολή τους πολύ ευκολότερη.

Για παράδειγμα, θα σας επιτρέψει να επεξεργαστείτε αμέσως πόσα πρέπει να υποβάλετε στα W-2s και 1099s. Θα καταργήσει ακόμη και την ατέλειωτη σύγχυση σχετικά με την ταξινόμηση προμηθευτών 1099, επιτρέποντάς σας να εκτελέσετε μια αναφορά και έπειτα να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές.

Ακολουθεί μια ματιά στη διαδικασία:

Για να υποβάλετε ένα W-2 (αναμφισβήτητα η πιο κοινή φόρμα φόρου στις πολιτείες), πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε έναν υπάλληλο. Κάντε το κάνοντας κλικ Μισθοδοσία> Προσθήκη υπαλλήλου και συμπληρώνοντας τα απαραίτητα προσωπικά στοιχεία.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία απασχόλησής τους - συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων μισθού και του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης. Προφανώς θα πρέπει να έχετε ήδη όλα τα στοιχεία των υπαλλήλων σας, αλλά η μη προσθήκη τους εδώ θα έχει ως αποτέλεσμα να μην μπορείτε να προσθέσετε το άτομο στη μισθοδοσία σας.

Τέλος, μπορείτε να προσθέσετε τα μεμονωμένα φορολογικά στοιχεία ομοσπονδιακού και πολιτειακού τους. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό μπορεί να εξακολουθήσει να είναι πιθανό ναρκοπέδιο για μη επαγγελματίες. Μπορεί να είναι συνετό να πληρώσετε έναν λογιστή για να βεβαιωθείτε ότι όλα αυτά έχουν ρυθμιστεί σωστά - είναι αυτοδιαχειριζόμενο στη συνέχεια, οπότε θα εξοικονομήσετε πολλά μακροπρόθεσμα τέλη.

Μόλις ο υπάλληλος έχει ρυθμιστεί πλήρως, θα πρέπει επίσης να ορίσετε τους φόρους της δικής σας εταιρείας. Δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε μισθοδοσία (και έτσι να δημιουργήσετε δεδομένα φορολογικής δήλωσης) έως ότου το κάνετε.

Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις> Φόροι και συμπληρώστε τόσο τις ομοσπονδιακές όσο και τις πολιτειακές σας πληροφορίες:

Αυτό είναι. Απλώς εκτελέστε τη μισθοδοσία σας κάθε μήνα και το λογισμικό θα παρακρατήσει αυτόματα φόρους όπου χρειάζεται και θα τα καταγράψει όλα στο σύστημα. Στο τέλος κάθε φορολογικού έτους θα έχετε τη δυνατότητα να εκδίδετε τα απαραίτητα W-2 και τυχόν άλλες μορφές κατάστασης που ενδέχεται να απαιτούνται.

Μπορείτε να ακολουθήσετε ακριβώς την ίδια μεθοδολογία για ανεξάρτητους εργολάβους, μόνο αυτή τη φορά θα χρειαστεί να εκδώσετε μια φόρμα 1099.

Το καλύτερο από όλα, δεν χρειάζεται καν να ανησυχείτε υποβολή των 1099 φορολογικών εντύπων Το 6 καλύτερο λογισμικό δωρεάν φόρου για την υποβολή της δήλωσης φόρου σας φέτοςΕάν έχετε κουραστεί να πληρώνετε για να υποβάλετε τους φόρους σας, εδώ είναι το καλύτερο λογισμικό δωρεάν φόρου για την υποβολή φορολογικών δηλώσεων πολιτείας και ομοσπονδιακής χώρας. Διαβάστε περισσότερα , μόλις τα συμπληρώσετε, μπορείτε να τα αρχειοθετήσετε μέσα από το λογισμικό χρησιμοποιώντας το Track1099.

Υπάρχουν πραγματικά πολύ περισσότερα φορολογικά ζητήματα που Xero μπορεί να σας βοηθήσει, εκτός από τις φόρμες IRS.

Για παράδειγμα, θα υπολογίσει αυτόματα τον φόρο επί των πωλήσεων ανάλογα με τις τοποθεσίες σας και την ενσωμάτωση του Xero με το Avalara TrustFile σημαίνει ότι μπορείτε να προετοιμάσετε και να υποβάλετε φορολογικές δηλώσεις σχεδόν αμέσως Ρυθμίσεις> Γενικές ρυθμίσεις> Οικονομικές ρυθμίσεις για να εισαγάγετε τα στοιχεία σας).

Μπορείτε ακόμη και να εξαγάγετε τα αρχεία Xero σε έντυπα αντίγραφα εάν προτιμάτε περισσότερα Προσέγγιση «DIY» για την κατάθεση φόρων Κάνετε τους φόρους σας; 5 τύποι Microsoft Excel που πρέπει να γνωρίζετεΟι φόροι σας οφείλονται σύντομα και δεν θέλετε να πληρώσετε καθυστερημένη κατάθεση; Αξιοποιήστε τη δύναμη του Microsoft Excel για να λάβετε τους φόρους σας με τη σειρά. Διαβάστε περισσότερα .

Κατάσταση μισθοδοσίας

Η εκτέλεση μισθοδοσίας σε εβδομαδιαία, διμηνιαία ή μηνιαία βάση μπορεί σχεδόν να είναι τόσο συγκεχυμένη και χρονοβόρα όσο η εκπόνηση των φόρων σας!

Υπάρχουν πολλές πτυχές Xero που θα σας βοηθήσουν να κάνετε τις μισθοδοσίες σας λιγότερο επώδυνες.

Πρώτον, περιλαμβάνει λογισμικό φύλλου εργασίας υπαλλήλου. Οι υπάλληλοι μπορούν να εισαγάγουν τα δικά τους δεδομένα ή εσείς (ή άλλος υπάλληλος) μπορείτε να το κάνετε για λογαριασμό τους και συνοδεύεται από εκτεταμένα εργαλεία αναφοράς που θα σας επιτρέπουν να βλέπετε δεδομένα με βάση τα ωριαία κέρδη, τον τύπο εισοδήματος και τα χρήματα που δαπανώνται ανά εργαζόμενο ή ανά ώρα περίοδος.

Δεύτερον, συνοδεύεται από λογισμικό πληρωμών. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εκτελέσετε και να εγκρίνετε μισθοδοσία υπαλλήλων σε καθορισμένη ημερομηνία, εφάπαξ μισθοδοσίες στο μέσο κύκλο και να ξεκινήσετε άμεσες καταθέσεις στους τραπεζικούς λογαριασμούς του υπαλλήλου σας. Μπορείτε ακόμη να εκτυπώσετε επιταγές και paystubs, και οι δύο από τις οποίες μπορούν να προσαρμοστούν με την επωνυμία της εταιρείας σας.

Λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει να ρυθμίσετε υπαλλήλους, φορολογικά στοιχεία, τοποθεσίες εργασίας, χρονοδιαγράμματα πληρωμών και στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού για να μπορέσετε να εκτελέσετε πλήρεις μισθοδοσίες.

Τέλος, υπάρχει πλήθος εφαρμογών τρίτων που μπορούν να παρέχουν επιπλέον λειτουργικότητα. Για παράδειγμα, εάν έχετε υπαλλήλους που εργάζονται σε χώρες που δεν καλύπτονται εγγενώς από το Xero, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προσθήκες, ώστε να μπορείτε να τους πληρώσετε.

Εξοδα

Εντάξει, οπότε η ακμή της χρήσης λογαριασμών εταιρικών εξόδων για να πληρώσουν τα πάντα, από το δείπνο έως τις εξωτικές διακοπές, μπορεί να έχει παρέλθει πολύ, αλλά εξακολουθούν να αποτελούν ζωτικό μέρος μιας σύγχρονης επιχείρησης.

ο διαχείριση δαπανών 10 μοναδικές χρήσεις του Trello εκτός από τη διαχείριση του έργουΤο Trello είναι μια απόλαυση του εραστή της λίστας. Η προσέγγιση του τύπου Kanban δεν προοριζόταν μόνο για τη διαχείριση έργων. Δεν μας πιστεύετε; Κοιτάξτε αυτές τις δέκα μοναδικές χρήσεις του Trello. Διαβάστε περισσότερα Η λειτουργία του Xero είναι εξαιρετικά εντυπωσιακή, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να διαχειριστείτε τόσο τα προσωπικά σας έξοδα όσο και να αποζημιώσετε τους υπαλλήλους σας για το κόστος τους.

Από τη σκοπιά του χρήστη, θα σας επιτρέψει (και τους υπαλλήλους σας) να προσθέσετε έξοδα ενώ βρίσκεστε έξω και θα πάρετε μόνο ένα φωτογραφία μιας απόδειξης και υποβολή της μέσω της εφαρμογής για κινητά, καθιστώντας έτσι λιγότερο πιθανό ότι το κόστος θα παραβλεφθεί.

Από τη σκοπιά της διαχείρισης, οι αποδείξεις από ταξίδια ομαδοποιούνται έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε το συνολικό κόστος και μπορείτε να εγκρίνετε και να απορρίψετε αξίωση όπως κρίνετε κατάλληλο.

Όλα αυτά τα δεδομένα μπορούν στη συνέχεια να εξαχθούν στη λειτουργία μισθοδοσίας για να κάνουν την πληρωμή ακόμη πιο απλή.

Οι ελεύθεροι επαγγελματίες μπορούν επίσης να παραμείνουν στην κορυφή των δαπανών τους (και της ευρύτερης κατάστασης ταμειακών ροών τους) χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συμφιλίωσης τράπεζας.

Πρώτον, θα πρέπει να προσθέσετε έναν τραπεζικό λογαριασμό. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Λογαριασμοί> Τραπεζικοί λογαριασμοί> Προσθήκη τραπεζικού λογαριασμού. Οι δημοφιλείς τράπεζες παρατίθενται αυτόματα και μπορείτε επίσης να προσθέσετε υπηρεσίες όπως PayPal και πιστωτικές κάρτες.

Συμπληρώστε τον αριθμό του λογαριασμού σας και δώστε ένα όνομα στο λογαριασμό και, στη συνέχεια, θα εμφανιστεί μια οθόνη που θα σας επιτρέπει να εισαγάγετε όλες τις τραπεζικές σας ροές.

Μόλις ολοκληρωθεί, μπορείτε να εισαγάγετε όλα τα δεδομένα της τράπεζάς σας και θα εναρμονιστεί αυτόματα με το Xero's. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα μέσω της εφαρμογής για κινητά για συμφιλίωση εν κινήσει, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους κανόνες για να βοηθήσετε στην αντιστοίχιση πιο σύνθετων συναλλαγών και υποστηρίζονται περισσότερα από 160 νομίσματα.

Οικονομικές εκθέσεις

Είναι πολύ δύσκολο να κατανοηθεί κανείς πόσο υγιής είναι η επιχείρησή σας χωρίς σαφείς και αποτελεσματικές οικονομικές αναφορές.

Ευγνομονώς, Xero παρέχει περισσότερες από 40 βασικές και προηγμένες οικονομικές εκθέσεις. Αυτά περιλαμβάνουν όλα τα πιο συνηθισμένα, όπως κέρδος και ζημία, φορολογικές δηλώσεις πωλήσεων και ισολογισμούς - αλλά και πιο ασυνήθιστα (αλλά εξίσου χρήσιμα), όπως κέρδη και ζημίες σε ξένο νόμισμα Αποφύγετε την εξαφάνιση κατά την ανταλλαγή νομισμάτων ή την αποστολή χρημάτων στο εξωτερικόΕάν έχετε στείλει χρήματα στο εξωτερικό ή έχετε ανταλλάξει νομίσματα πριν από διακοπές, πιθανότατα έχετε κακή συμφωνία. Ακολουθούν μερικές καλύτερες εναλλακτικές λύσεις για τις τράπεζες και τα χρηματιστήρια. Διαβάστε περισσότερα και προγράμματα απόσβεσης.

Οι αναφορές προσφέρουν επίσης ιχνηλάτες προϋπολογισμού Οι 4 καλύτερες εφαρμογές προϋπολογισμού για την παραγγελία των οικονομικών σαςΑναζητάτε την καλύτερη εφαρμογή προϋπολογισμού για να ελέγχετε τα οικονομικά σας; Ακολουθούν μερικές εξαιρετικές εφαρμογές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα χρήματά σας. Διαβάστε περισσότερα (ώστε να μπορείτε να προετοιμάσετε περιγράμματα και να συγκρίνετε την πραγματική απόδοση με την προβλεπόμενη απόδοση), και τη δυνατότητα Προσθέστε κατηγορίες παρακολούθησης (δίνοντάς σας έτσι έναν εύκολο τρόπο σύγκρισης και αντίθεσης μεμονωμένων τμημάτων του επιχείρηση).

Όλες αυτές οι αναφορές μπορούν να ετοιμαστούν και να εκτυπωθούν με λίγα μόνο κλικ.

Τιμολόγηση

Τι καλό είναι όλα αυτά τα φανταχτερά χαρακτηριστικά εάν δεν μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε τιμολόγια; Είναι το ψωμί και το βούτυρο της επιχείρησης, αλλά μπορεί γρήγορα να γίνει περίπλοκο Πώς να χρησιμοποιήσετε το Διαδίκτυο για να κυνηγήσετε τα μη πληρωμένα τιμολόγιαΕάν εργάζεστε μόνοι σας, υπάρχει η συνεχής ανησυχία ότι τελικά ένας από τους πελάτες σας θα αποτύχει να πληρώσει ένα τιμολόγιο. Ακολουθούν μερικές διαδικτυακές συμβουλές για την κάλυψη των χαμένων χρημάτων. Διαβάστε περισσότερα αν έχετε πολλούς πελάτες.

Η λειτουργία τιμολόγησης του Xero διαθέτει πολλά δροσερά χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε πιστωτικές σημειώσεις και να επαναφορτίσετε εύκολα τα έξοδα στους πελάτες χρησιμοποιώντας μια ειδική ετικέτα, ενώ οι πιστωτικές σημειώσεις μπορούν να εκδοθούν όπου απαιτείται.

Οι πελάτες σας θα μπορούν επίσης να πληρώνουν τα τιμολόγιά σας με ένα μόνο κλικ μέσω πιστωτικής κάρτας ή PayPal και θα ειδοποιείτε όταν οι πελάτες ανοίγουν τα τιμολόγιά τους (οπότε ξέρετε αν αγνοούν εσείς!).

Τέλος, όπως και το λογισμικό μισθοδοσίας, θα μπορείτε να εξατομικεύετε και να προσαρμόζετε όλα τα τιμολόγιά σας με τα δικά σας λογότυπα και επωνυμίες.

Έχετε χρησιμοποιήσει το Xero;

Έχετε χρησιμοποιήσει Xero? Ποιες λειτουργίες και δυνατότητες σας άρεσαν; Ποιο χρειαζόταν περισσότερη δουλειά; Λείπει κάτι που θέλετε να δείτε οι προγραμματιστές;

Μπορείτε να μας πείτε τις σκέψεις και τα σχόλιά σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.