Τα 7 καλύτερα εργαλεία για να οργανώσετε τα email σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητα

Πιθανότατα λαμβάνετε πολλά email από πελάτες, φίλους ή συγγενείς κάθε μέρα. Η προσπάθεια οργάνωσης των εισερχομένων του email σας μπορεί να είναι συντριπτική, ειδικά αν έχετε μια ανεξέλεγκτη συνήθεια να κρατάτε κάθε μήνυμα.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας, ώστε να έχετε περισσότερο χρόνο για να εργαστείτε στη λίστα υποχρεώσεων σας.

Συμβουλές για την οργάνωση των Εισερχομένων του email σας

• Αφιερώστε λίγα λεπτά κάθε μέρα διαγράφοντας email που δεν χρειάζεστε.
• Καταργήστε την εγγραφή σας από περιττές συνδρομές.
• Δημιουργήστε συγκεκριμένους φακέλους για εργασιακά ή προσωπικά email, όπου ισχύει, και ταξινομήστε τα μηνύματα σε αυτούς τους φακέλους αμέσως μόλις εισέλθουν.
• Χρησιμοποιήστε ετικέτες για να οργανώσετε την εισερχόμενη αλληλογραφία ανά θέμα (π.χ. οικονομικά, ταξίδια κ.λπ.).
• Αρχειοθετήστε αντί να διαγράψετε βασικά μηνύματα που πρέπει να αποθηκεύσετε για μελλοντική αναφορά.
• Εάν ο λογαριασμός σας στο Gmail είναι συνδεδεμένος με μια εξωτερική διεύθυνση email, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεών σας για να μην γεμίζετε με περιττές ενημερώσεις.
  instagram viewer
• Χρησιμοποιήστε την κύρια διεύθυνση email σας για σημαντικά μηνύματα και δημιουργήστε έναν άλλο λογαριασμό για λιγότερο κρίσιμα μηνύματα, όπως συνδρομές email.

Αυτές οι συμβουλές μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την παραγωγικότητά σας. Ωστόσο, σε περίπτωση που χρειάζεστε κάποια επιπλέον βοήθεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία:

Το Shift σάς επιτρέπει να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας σε ένα μέρος.

Μπορείς οργανώστε τα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας φίλτρα, δημιουργείται αυτόματα όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας διαφορετικά προγράμματα-πελάτες email όπως το Gmail ή το Microsoft Outlook. Με αυτά τα φίλτρα, μπορείτε να οργανώσετε τα email ανά αποστολέα, λίστα, θέμα και άλλα. Αφού εφαρμόσετε τα κριτήρια φίλτρου σε ένα μήνυμα, θα τοποθετηθεί σε έναν συγκεκριμένο φάκελο με τις ετικέτες του.

Το Shift είναι επίσης εξοπλισμένο με μια εξαιρετική λειτουργία αναζήτησης που λειτουργεί σε όλους τους λογαριασμούς σας και άλλες εφαρμογές όπως το Slack και το Facebook Messenger, ώστε να μπορείτε να ανακτάτε γρήγορα συνομιλίες όταν απαιτείται.

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα της χρήσης του Shift είναι ότι συγκεντρώνει όλες τις ροές εργασίας σας, εξοικονόμηση χρόνου εναλλαγής μεταξύ εφαρμογών και λογαριασμών emailκαι βελτιώνοντας την παραγωγικότητά σας.

Ένας από τους λόγους που μπορεί να μην θέλετε να κατεβάσετε μια εφαρμογή ή να εγγραφείτε σε έναν ιστότοπο είναι ότι φοβάστε ότι θα σας βομβαρδίζουν συνεχώς με email. Η ύπαρξη μιας προσωρινής και μιας χρήσης διεύθυνσης email είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας και να αποφύγετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα.

Αντί να δώσετε την κύρια διεύθυνση email σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το MailDrop για να δημιουργήσετε μια δωρεάν άχρηστη διεύθυνση για εφαρμογές/ιστοτόπους με κακή φήμη ασφαλείας ή για να αποφύγετε τις διαφημίσεις ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Το Inbox by Gmail σάς παρέχει προσαρμόσιμες κατηγορίες και διατηρεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτά τα θέματα στην κορυφή των εισερχομένων σας. Προσφέρει επίσης μια λειτουργία "snooze", η οποία σας επιτρέπει να αποκρύψετε ένα email μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ώρα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "προσθήκη στην εργασία" για να συνδέσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το δικό σας Google Task λίστα γρήγορα, όπου μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις και να ορίσετε ημερομηνίες λήξης.

Το "Bundles" είναι ένας άλλος τρόπος αυτόματης ταξινόμησης παρόμοιων μηνυμάτων από ενημερωτικά δελτία και ενημερώσεις μέσων κοινωνικής δικτύωσης σε εύκολες στη διαχείριση κατηγορίες. Αυτές οι στρατηγικές σας βοηθούν να ξεπεράσετε όλη αυτή την ακαταστασία—είτε είναι από συνδρομές είτε από ατελείωτες σωρούς email εργασίας—και να έρθετε κατευθείαν σε ό, τι έχει σημασία.

Το Unroll.me είναι ένα δωρεάν εργαλείο που σας επιτρέπει να διαγραφείτε από τα ενημερωτικά δελτία και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας ταυτόχρονα.

Η κατάργηση εγγραφής από ένα ενημερωτικό δελτίο μπορεί να μην φαίνεται μεγάλη πρόκληση, αλλά γίνεται συντριπτική όταν χρειάζεται να αντιμετωπίσετε δεκάδες ή εκατοντάδες συνδρομές.

Το Unroll.me διευκολύνει τη διαχείριση εκατοντάδων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα. Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να διαγραφείτε μαζικά από τα ενημερωτικά δελτία στο σύνολό τους, να τα οργανώσετε με ετικέτες αν θέλετε και να αναζητήσετε συγκεκριμένα μηνύματα ανά λέξη-κλειδί.

Για όσους κατακλύζονται από πολλά ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η λειτουργία "Σύλληψη" στο Unroll.me μπορεί να είναι χρήσιμη. Σας επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλες τις αγαπημένες σας συνδρομές email σε μια απλή λίστα μία φορά την ημέρα.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να περάσετε από τις συνδρομές αμέσως αντί να χάνετε χρόνο περνώντας από τα εισερχόμενά σας κάθε φορά που λαμβάνετε ειδήσεις προώθησης.

Εάν είστε ανταγωνιστικό άτομο που του αρέσει να κάνετε πράγματα μόνοι σας, τότε μπορείτε να μετατρέψετε μια μαζική καμπάνια απεγγραφής μέσω email σε διασκεδαστικό παιχνίδι. Το Email Game είναι ένα δωρεάν εργαλείο που παιχνιδοποιεί τη διαδικασία εκκαθάρισης των εισερχομένων σας.

Για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενα email σας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email σας και ξεκινήστε το παιχνίδι. Ο στόχος είναι να οργανωθούν όσο το δυνατόν περισσότερα email μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο. Τιμωρείστε αν καθυστερήσετε πολύ, αλλά κερδίζετε περισσότερους πόντους εάν διαχειρίζεστε γρήγορα τα μηνύματά σας.

Το Παιχνίδι Email σάς δίνει τη δυνατότητα να αναπτύξετε τη συνήθεια να εστιάζετε σε ένα email κάθε φορά πριν μεταβείτε στο επόμενο, ενώ το ενσωματωμένο χρονόμετρο του ενισχύει την παραγωγικότητά σας.

Το InMoat είναι ένα εργαλείο που οργανώνει τα email σύμφωνα με τους τύπους τους, για παράδειγμα, οικονομικά, παραγωγικότητα, υγεία κ.λπ. Αυτό το εργαλείο συμβάλλει στην ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας επιλέγοντας και τοποθετώντας τα είδη email που είναι σημαντικά για εσάς στην κορυφή των εισερχομένων σας, δίνοντάς τους προτεραιότητα έναντι άλλων.

Αφού συνδεθείτε στον λογαριασμό σας, το InMoat θα σας ζητήσει να επιλέξετε κλάδο και επάγγελμα για να βελτιστοποιήσετε τις ροές εργασίας σας και να ορίσετε προτεραιότητες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή «Έξυπνα φίλτρα» για να επιλέξετε την κατηγορία των email που θα παραμείνουν στα εισερχόμενά σας. Θα μετακινήσει λιγότερο κρίσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο InMoat για να τα προβάλετε αργότερα, όποτε σας βολεύει.

Το InMoat θα αναλύσει επίσης το δίκτυό σας και θα σας ζητήσει να επιλέξετε τις αξιόπιστες επαφές σας για να δώσετε προτεραιότητα στα email τους, ενώ θα μετακινήσετε μηνύματα από άγνωστες πηγές σε άλλο φάκελο.

Το FollowUpThen είναι ο προσωπικός σας βοηθός που σας υπενθυμίζει να συνεχίσετε με συγκεκριμένα email. Είναι σωτήριο για πολυάσχολους ανθρώπους ή όσους συχνά ξεχνούν σημαντικά μηνύματα.

Μόλις στείλετε ένα email με το FollowUpThen, το email θα επιστρέψει ακριβώς την ημέρα και την ώρα που καθορίσατε στα εισερχόμενά σας. Μην ξεχνάτε πλέον κρίσιμες επαγγελματικές συμφωνίες ή ραντεβού με φίλους.

Τα εισερχόμενά σας μπορούν να επηρεάσουν γρήγορα την παραγωγικότητά σας λόγω του πλήθους των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα οποία λαμβάνετε πιθανούς πελάτες, φίλους, συναδέλφους και αυτά τα ενοχλητικά ενημερωτικά δελτία και ειδήσεις προώθησης που δεν ρωτήσατε ποτέ Για!

Την επόμενη φορά που θα νιώσετε κατακλυσμένοι από τα πάντα στα εισερχόμενά σας, πάρτε μια βαθιά ανάσα, ξεκινήστε να εφαρμόζετε αυτές τις συμβουλές και χρησιμοποιήστε αυτά τα εργαλεία για να θέσετε τα πάντα υπό έλεγχο και να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.

5 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε εργαλεία συνεργασίας αντί για email

Τα εργαλεία συνεργασίας προσφέρουν μια πιο συντονισμένη ροή εργασίας ομαδικών συζητήσεων, κοινής χρήσης αρχείων, διαχείρισης εργασιών κ.λπ. Να γιατί είναι καλύτερα από το email.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα