Πώς να επαναφέρετε γρήγορα ένα έργο με καθυστέρηση

Κάθε έργο ξεκινά με καλές προθέσεις και τις καλύτερες προσπάθειες, αλλά πολλά από αυτά βγαίνουν εκτός τροχιάς με χαμηλή δέσμευση και χάνουν ορόσημα. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να απογοητευτείτε, καθώς ορισμένες διορθωτικές ενέργειες μπορούν να επαναφέρουν το καθυστερημένο έργο σας σε τροχιά σε χρόνο μηδέν.

Ακολουθούν ορισμένες αποτελεσματικές τεχνικές ανάκτησης έργου που πρέπει να προσπαθήσετε για να κάνετε τα πράγματα να κινηθούν προς τη σωστή κατεύθυνση.

1. Κάλεσμα για συνάντηση ομάδας

Η ομάδα σας μπορεί να έχει συναντηθεί σε πολλές εικονικές συναντήσεις ομάδων για αυτό το έργο. Ωστόσο, όταν ξέρετε ότι πρόκειται να χάσετε μια προθεσμία, είναι υποχρεωτικό να καθίσετε όλοι μαζί για άλλη μια φορά. Αυτή η συνάντηση της ομάδας θα πρέπει να αναπτύξει μια νέα στρατηγική σχετικά με το τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια.

Λάβετε υπόψη τα παραδοτέα του έργου, τον προϋπολογισμό και τον χρόνο (που απομένει ή επιπλέον) που πρέπει να ολοκληρώσετε το έργο. Ελέγξτε τον αντίκτυπο της καθυστέρησης σας σε καθεμία από αυτές τις πτυχές. Μάθετε τι μπορεί να προσφέρει η ομάδα, διατηρώντας τον αρχικό προϋπολογισμό και την προθεσμία ίδια.

Εκτός από αυτά, δείτε πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί το έργο. Στη συνέχεια, μιλήστε με τον πελάτη σας σχετικά με την επιλογή οποιασδήποτε από τις παραπάνω επιλογές.

2. Μάθετε τον λόγο της καθυστέρησης

Εκτός από την επιλογή βιώσιμων επιλογών για τους πελάτες σας, χρησιμοποιήστε τη συνάντηση για να προσδιορίσετε το πρόβλημα του έργου. Μόνο γνωρίζοντας τον λόγο πίσω από την καθυστέρηση του έργου, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να διορθώσετε το πρόβλημα.

Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για την καθυστέρηση του έργου, όπως έλλειψη προϋπολογισμού, έλλειψη πόρων, αλλαγή στις οργανωτικές προτεραιότητες, ερπυσμός εμβέλειας, αναποτελεσματικότητα της ομάδας κ.λπ. Μάθετε ποιος ευθύνεται για την καθυστέρηση και πώς έχει επηρεάσει το έργο. Επίσης, συμπεράστε πώς μπορείτε να διορθώσετε το πρόβλημα το συντομότερο δυνατό.

3. Ορίστε μια νέα αλλά ρεαλιστική προθεσμία

Εάν χάσατε την αρχική προθεσμία, ήρθε η ώρα να προχωρήσετε και να ορίσετε μια νέα. Ανατρέξτε στο αρχικό χρονοδιάγραμμα για να προσδιορίσετε πόσες εργασίες του έργου είναι ακόμη σε εκκρεμότητα. Ορίστε δύσκολα αλλά εφικτά ορόσημα για καθεμία από τις υπόλοιπες εργασίες και βρείτε μια νέα ημερομηνία λήξης για το έργο.

Στόχος σας είναι να παραδώσετε το έργο εντός της νέας προθεσμίας. Επομένως, λάβετε υπόψη τη χωρητικότητα, τους πόρους και τη διαθεσιμότητα της ομάδας σας πριν ορίσετε τη νέα ημερομηνία λήξης.

4. Επανεξετάστε το πεδίο εφαρμογής του έργου

Εάν ένα μη ρεαλιστικό εύρος του έργου έχει προκαλέσει καθυστέρηση στο έργο σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να αναθεωρήσετε το περίγραμμα έτσι ώστε να είναι εφικτό σε σύντομο χρονικό διάστημα. Συζητήστε το πεδίο εφαρμογής με τον πελάτη ή τα ενδιαφερόμενα μέρη και ελέγξτε ποιες περιοχές των έργων μπορείτε να αφαιρέσετε.

Ποτέ μην αφήνετε να συμβεί ερπυσμός εύρους όταν πραγματικά ζητάτε μείωση του εύρους. Μια αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής θα κάνει το έργο δύσκολο να ολοκληρωθεί. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να μετακινήσετε την εστίαση της ομάδας σας σε μια νέα κατεύθυνση συνολικά.

5. Χωριστείτε σε μικρές εργασίες και δώστε προτεραιότητα

Μόλις λάβετε ένα νεύμα από τον πελάτη σχετικά με το αναθεωρημένο εύρος του έργου, ξεκινήστε να το εργάζεστε. Πρώτα απ 'όλα, χωρίστε την υπόλοιπη εργασία σε μικρά κομμάτια εργασιών. Στη συνέχεια, εντοπίστε εάν υπάρχουν εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών. Εάν ναι, εξετάστε τα πριν δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες.

Ζητήστε από την ομάδα να εργαστεί πρώτα στις εργασίες με προτεραιότητα. Μερικές φορές, ένας πελάτης μπορεί να σας ζητήσει να παραδώσετε πρώτα ένα τμήμα ή μέρος ενός έργου κατά τη διάρκεια μιας καθυστέρησης του έργου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, βάλτε αυτό το τμήμα σε προτεραιότητα.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες τεχνικές για ελεύθερους επαγγελματίες για να δίνουν προτεραιότητα σε εργασίες δωρεάν

6. Επαναβεβαίωση ή εκ νέου ανάθεση αρμοδιοτήτων

Πρέπει να συνεργαστείτε με όλη την ομάδα για να καθορίσετε τους ρόλους της για το εναπομένον αντικείμενο ή τις εργασίες του έργου. Ελέγξτε τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί για να εντοπίσετε τυχόν συγκρούσεις ή αναποτελεσματικότητα στην εργασία που έχει εκτελεστεί μέχρι στιγμής σε αυτό το έργο. Μπορεί να χρειαστεί να επιβεβαιώσετε ή να ανακατανείμετε εργασίες με βάση την προηγούμενη απόδοση.

Κατά την εκ νέου ανάθεση εργασιών, επιλύστε τυχόν αμφιβολίες σχετικά με το αρχικό σχέδιο. Βεβαιωθείτε ότι το άτομο που ανατέθηκε πρόσφατα έχει τις δεξιότητες που απαιτούνται για να ολοκληρώσει αυτήν την εργασία και ότι δεν έχει άλλες προτεραιότητες.

7. Εστίαση στην επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο

Δεν υπάρχουν περιθώρια για άλλες καθυστερήσεις σε ένα έργο που έχει ήδη βγει εκτός τροχιάς. Μερικές φορές, κρίσιμες αποφάσεις παραμένουν σε εκκρεμότητα λόγω της καθυστερημένης απάντησης. Ως εκ τούτου, η ομάδα σας δεν θα πρέπει να χάνει χρόνο σε ασύγχρονη επικοινωνία όπου δεν γνωρίζει πότε θα λάβει οποιαδήποτε απάντηση.

Σχετίζεται με: Συμβουλές και εργαλεία για την επικοινωνία με πελάτες και ομάδες σε πραγματικό χρόνο

Σε έργα με καθυστέρηση, δώστε έμφαση στη συγχρονισμένη επικοινωνία, όπως η άμεση συνομιλία. Οι συνάδελφοι μπορούν επίσης να συμμετέχουν σε ηχητικές ή βιντεοκλήσεις για να διευκρινίσουν τυχόν αμφιβολίες ή να κάνουν μια σημαντική ερώτηση. Ό, τι κι αν κάνετε, μην βασίζεστε ποτέ σε καθυστερημένες λειτουργίες επικοινωνίας όπως το email σε τέτοιες περιπτώσεις.

8. Στενή παρακολούθηση και διαχείριση εργασιών

Δεν θα θέλατε να καθυστερήσετε δύο φορές σε ένα μόνο έργο. Για να αποφευχθεί αυτό, είναι απαραίτητη η διαχείριση των εργασιών και η παρακολούθηση της προόδου τους σε καθημερινή βάση. Κάντε την παρακολούθηση απόδοσης μέρος της καθημερινότητάς σας με τη δυναμική εφαρμογές διαχείρισης έργου όπου τα μέλη μπορούν να ελέγχουν την πρόοδο της εργασίας και του έργου.

Η παρακολούθηση των επιτευγμάτων δεν είναι αρκετή, καθώς πρέπει να τα συγκρίνετε με τα προβλεπόμενα επιτεύγματα. Όταν παρατηρήσετε ότι κάποιος υστερεί, επικοινωνήστε αμέσως μαζί του για να μάθετε το πρόβλημα και να το διορθώσετε το συντομότερο δυνατό.

9. Έχετε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου σε εφαρμογή

Ένα αναθεωρημένο περίγραμμα για ένα έργο με καθυστέρηση περιλαμβάνει συχνά πρόσθετο φόρτο εργασίας, νέους πόρους και αυστηρό χρονοδιάγραμμα. Αν και υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να ολοκληρώσετε με επιτυχία το έργο, ενέχει επίσης κάποιο κίνδυνο. Ως εκ τούτου, πρέπει να προετοιμάσετε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου.

Για αυτό, προσδιορίστε τους παράγοντες κινδύνου. Θα πρέπει επίσης να τα αναλύσετε για να αναπτύξετε ένα σχέδιο για τον μετριασμό των αρνητικών επιπτώσεών τους. Κάντε προσπάθειες για να μειώσετε την πιθανότητα εμφάνισης αυτών των παραγόντων κινδύνου. Ενημερώστε ολόκληρη την ομάδα για το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου και ενημερώστε το συνεχώς καθώς προχωρά το έργο.

10. Κάντε πρόσθετη προσπάθεια

Περιττό να πούμε ότι πρέπει να καταβάλετε επιπλέον προσπάθεια για να παραδώσετε γρήγορα ένα έργο με καθυστέρηση. Μπορεί επίσης να σημαίνει υπερωρίες για πολλά μέλη της ομάδας. Ανάλογα με το εύρος του έργου, ο χρόνος θα ποικίλλει. Ωστόσο, αυτό μπορεί να αποθαρρύνει την ομάδα εάν η παράταση γίνει εκτεταμένη.

Για το λόγο αυτό, οι διευθυντές θα πρέπει να προσφέρουν μια ξεκάθαρη ιδέα στους συμπαίκτες τους για το πόσο θα συνεχιστεί η παράταση. Εάν κάποιος δεν μπορεί να δώσει περισσότερο χρόνο σε ένα καθυστερημένο έργο, πρέπει να αναθέσετε σε τρίτους την εργασία του.

Αποτελεσματικές συμβουλές για καθυστερημένα έργα

Δεν είναι ασυνήθιστο για ένα έργο να χάνει την εστίασή του. Μόλις συμβεί, είναι απαραίτητος ο εντοπισμός και η αναγνώριση των σημείων πόνου του έργου.

Για να επαναφέρετε το έργο σε καλό δρόμο, ακολουθήστε τις συμβουλές που αναφέρονται παραπάνω. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές διαχείρισης έργου για επιτυχή και έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου.

Τα 11 καλύτερα χαρακτηριστικά του MeisterTask για Agile Project Management

Θέλετε να εφαρμόσετε την ευέλικτη — τη δυναμική μέθοδο διαχείρισης έργου που ενισχύει την παραγωγικότητα; Το MeisterTask μπορεί να σας βοηθήσει.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα