9 λόγοι για τους οποίους καθυστερούν τα έργα και πώς να τα αποφύγετε

Η καθυστέρηση του έργου είναι μια πραγματικότητα, και παρά τις καλύτερες προσπάθειες, πολλές ομάδες αποτυγχάνουν να ολοκληρώσουν τα έργα εντός της προθεσμίας. Εάν δεν θέλετε καμία καθυστέρηση στα τρέχοντα και μελλοντικά σας έργα, πρέπει να γνωρίζετε τους παράγοντες που παίζουν μεγάλο ρόλο στις καθυστερήσεις των έργων.

Γνωρίζοντας τους λόγους για ένα έργο που καθυστερεί θα σας βοηθήσει να βρείτε τον καλύτερο τρόπο για να τους αποφύγετε. Εδώ είναι οι λόγοι και οι λύσεις σε ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα διαχείρισης έργου — την καθυστέρηση του έργου.

1. Πεδίο ερπυσμού

Το εύρος του έργου αναφέρεται στο πλήρες περίγραμμα του έργου και η ερπυσμός εύρους σημαίνει οποιαδήποτε ξαφνική αλλαγή σε αυτό το εύρος χωρίς τα κατάλληλα αιτήματα αλλαγής. Φανταστείτε ότι η ομάδα σας βρίσκεται στη μέση ενός έργου και ξαφνικά συμβαίνει ερπυσμός του πεδίου εφαρμογής. Όλες οι προσπάθειες που έχετε καταβάλει μέχρι τώρα θα πάνε μάταιες και η καθυστέρηση στην ολοκλήρωση του έργου θα γίνει αναπόφευκτη.

Για να αποφύγετε αυτό το ζήτημα, σχεδιάστε ένα σχέδιο έργου και κάντε τους πελάτες να υπογράψουν μια συμφωνία που λέει ότι θα τηρούν το περίγραμμα. Επίσης, κρατήστε όλα τα

επακόλουθες επικοινωνίες σε ένα μέρος για να αποφύγετε την παρακολούθηση πολλαπλών πηγών επικοινωνίας για αναφορά.

2. Η ομάδα δεν γνωρίζει τον στόχο του έργου

Το να είσαι μέρος του πολυάσχολου εταιρικού κόσμου σημαίνει ότι μπορεί να μην ξέρεις τον λόγο πίσω από κάθε εργασία που κάνεις. Ωστόσο, μπορεί να είναι αιτία αποθάρρυνσης για τους συμπαίκτες, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις στο έργο.

Γνωρίζοντας τη σύνδεση μεταξύ της αποστολής τους και των στόχων του έργου, η ομάδα μπορεί να αντλήσει έμπνευση. Επομένως, η συμμετοχή όλων των μελών της ομάδας από τη φάση σχεδιασμού ενός έργου είναι μια καλή ιδέα. Ζητήστε τα σχόλιά τους, ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε το έργο με την άνεσή τους.

Βεβαιωθείτε ότι βλέπουν πώς οι συνεισφορές τους επηρεάζουν το έργο και τον οργανισμό. Θα τους παρακινήσει να ολοκληρώσουν το έργο εντός της προθεσμίας με επιτυχία.

3. Μη ρεαλιστικά παραδοτέα και προθεσμίες

Είτε το πιστεύετε είτε όχι, η ύπαρξη μη ρεαλιστικών προθεσμιών είναι πιθανώς ο κύριος λόγος πίσω από μια καθυστέρηση του έργου. Όλη η ομάδα μπορεί να καταβάλει πρόσθετη προσπάθεια, αλλά είναι αδύνατο να ολοκληρωθεί ένα έργο εγκαίρως εάν η προθεσμία δεν είναι εφαρμόσιμη.

Ανεξάρτητα από το πόσο δελεαστικό είναι να θέτεις φιλόδοξα παραδοτέα, η υποσχόμενη και η υπερβολική απόδοση είναι ο καλύτερος τρόπος για να εντυπωσιάσεις τους πελάτες. Για το λόγο αυτό, θέστε στόχους που είναι ρεαλιστικοί, εφικτοί και μετρήσιμοι.

Πολλά έργα περιλαμβάνουν πολλαπλές εξαρτήσεις εργασιών. Σε αυτήν την περίπτωση, σχεδιάστε το χρονοδιάγραμμα του έργου λαμβάνοντας υπόψη τη διαθεσιμότητα πόρων, τον εκτιμώμενο χρόνο και τη σειρά εργασιών.

Σχετίζεται με: Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας χρησιμοποιώντας κριτήρια SMART

4. Μη διαθεσιμότητα πόρων

Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμοι οι απαραίτητοι οικονομικοί, ανθρώπινοι και υλικοί πόροι, το έργο είναι βέβαιο ότι θα καθυστερήσει. Στην περίπτωση οικονομικών πόρων, αξιολογήστε εάν ο αρχικός προϋπολογισμός μπορεί να καλύψει το κόστος του έργου. Εάν όχι, λάβετε πρόσθετη χρηματοδότηση το συντομότερο δυνατό για να αποφύγετε την καθυστέρηση του έργου λόγω έλλειψης κεφαλαίων.

Για το ανθρώπινο δυναμικό, δείτε εάν τα μέλη της ομάδας έχουν την απαραίτητη δεξιότητα και εμπειρία. Διαφορετικά, εκπαιδεύστε τους ή αναθέστε τις εργασίες σε τρίτους. Να είστε προσεκτικοί με τους υλικούς πόρους όπως οι υποδομές. Η διαθεσιμότητα αυτών των πόρων δεν είναι εγγυημένη και είναι καλό να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας για αυτούς.

5. Ακατάλληλη παρακολούθηση και παρακολούθηση προόδου

Η συνεχής συλλογή δεδομένων σχετικά με την πρόοδο της εργασίας είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του έργου. Εάν δεν το κάνετε, ενδέχεται να καθυστερήσει το έργο. Εκτός από τον καθορισμό στόχων, πρέπει να παρακολουθείτε εάν υπάρχει καθυστέρηση σε οποιαδήποτε εργασία. Έτσι, μπορείτε να δείτε εάν η ομάδα είναι σε καλό δρόμο για να πετύχει τον στόχο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης εργασιών για να μετρήσετε την πρόοδο κάθε εργασίας. Αφού παρατηρήσετε καθυστέρηση σε οποιαδήποτε εργασία, μπορείτε επίσης να αναθέσετε την εργασία σε κάποιον άλλο. Εάν είναι απαραίτητο, αυτές οι εφαρμογές σας βοηθούν επίσης να αναθέσετε ξανά όλες τις εργασίες ενός έργου με ευκολία.

6. Κακή επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερομένων

Όλα τα μέρη που εμπλέκονται σε ένα έργο πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Διαφορετικά, δεν μπορούν να ολοκληρώσουν ένα έργο εντός της προθεσμίας. Η κακή επικοινωνία οδηγεί σε παρεξήγηση, η οποία τελικά εμποδίζει την πρόοδο του έργου.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να γνωρίζει αμέσως την αλλαγή του πεδίου εφαρμογής, τις προσδοκίες των πελατών και οποιαδήποτε καθυστέρηση από οποιοδήποτε εμπλεκόμενο μέρος. Θα πρέπει να γίνονται τακτικές συναντήσεις της ομάδας για τη μετάδοση ενημερώσεων σχετικά με το έργο.

Οι ομάδες πρέπει επίσης να χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης έργου να γνωρίζετε τις ημερομηνίες λήξης και τις σημαντικές προθεσμίες. Αυτές οι εφαρμογές διατηρούν επίσης όλη την επικοινωνία της ομάδας σε ένα μέρος για να εξασφαλίσουν σαφήνεια.

7. Απροθυμία να εργαστείτε ως ομάδα

Ένα επιτυχημένο έργο είναι μια ομαδική προσπάθεια. Κάθε μέλος, συμπεριλαμβανομένου του μάνατζερ, πρέπει να παίξει αποτελεσματικά τον ρόλο του για να φτάσει στο στόχο. Μερικές φορές, τα μέλη της ομάδας δεν συνεργάζονται και αυτό έχει ως αποτέλεσμα καθυστερήσεις στο έργο. Ακόμη και οι μάνατζερ στις μέρες μας τείνουν να μην μικροδιαχειρίζονται.

Αλλά όλοι πρέπει να θυμούνται ότι ο απώτερος στόχος είναι να ολοκληρωθεί το έργο έγκαιρα. Δεν πρέπει να θέσετε το έργο σε κίνδυνο μόνο για να αποφύγετε τη σύγκρουση.

Ενώ τα μέλη της ομάδας απαιτούν το δικό τους χώρο και τη δυνατότητα λήψης αποφάσεων για να αποδώσουν τα μέγιστα, οι διευθυντές θα πρέπει να παρεμβαίνουν όποτε είναι απαραίτητο για να εμποδίσουν το έργο να βγει εκτός τροχιάς. Οι διευθυντές θα πρέπει επίσης να λάβουν άμεσα μέτρα για την επίλυση οποιασδήποτε σύγκρουσης ομάδας.

Σχετίζεται με: Τι είναι η σύγκρουση εργασίας εξ αποστάσεως; Τρόποι Πρόληψης

8. Παράγοντες Τρίτων

Συχνά, οι οργανισμοί χρειάζονται συμμετοχή τρίτων σε ορισμένα στάδια του έργου. Οι εξωτερικοί προμηθευτές μπορούν επίσης να είναι υπεύθυνοι για καθυστερήσεις έργων, εάν δεν παραδώσουν πόρους ή εργασίες εγκαίρως. Συνήθως συμβαίνει επειδή αυτά τα τρίτα άτομα δεν γνωρίζουν τα ορόσημα ή τους στόχους του έργου σας.

Επίσης, οι ομάδες δεν δίνουν συνέχεια στους προμηθευτές για τις εργασίες που έχουν ανατεθεί και αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν υπάρχει καθυστέρηση από το τρίτο μέρος. Για να αποφύγετε τέτοια θέματα, δώστε τους μια αυστηρή προθεσμία και μείνετε σε επαφή μαζί τους μέχρι την παράδοσή τους. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια πρόβλεψη ποινής στο συμβόλαιο για την καθυστέρηση. Έτσι, θα λάβουν σοβαρά υπόψη την έγκαιρη παράδοση.

9. Απροσδόκητες Περιστάσεις

Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, αντιμετωπίζετε κάποιες απρόβλεπτες καταστάσεις που μπορεί να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις του έργου. Φυσικές καταστροφές, καιρικές διαταραχές, πολιτική αστάθεια, παγκόσμια ύφεση, προβλήματα με την απόκτηση επενδύσεων—όλα αυτά μπορούν να καθυστερήσουν το έργο σας.

Αν και αυτές οι αιτίες δεν μπορούν να προληφθούν, μπορείτε σίγουρα να μειώσετε τον αντίκτυπό τους με σωστό σχεδιασμό. Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να είναι πάντα προετοιμασμένο για το χειρότερο. Το να μην αφήνετε τα καθήκοντα για την τελευταία στιγμή είναι ένα δυνατό βήμα για την καταπολέμηση αυτού του ζητήματος.

Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει επίσης να συνεργάζονται όταν υπάρχει πρόσθετος φόρτος εργασίας μετά τις καταστροφές για την έγκαιρη ολοκλήρωση των έργων.

Αποθηκεύστε έργα από καθυστέρηση

Ένα έργο μπορεί να βγει εκτός πορείας σε οποιαδήποτε φάση. Γνωρίζοντας τους κοινούς λόγους που ευθύνονται για τις καθυστερήσεις του έργου και τις λύσεις για την αποφυγή τους, μπορείτε να εκπληρώσετε τον στόχο της επιτυχούς παράδοσης του έργου εγκαίρως. Έτσι, η επίτευξη των στόχων παραγωγικότητας γίνεται επίσης ευκολότερη από ποτέ.

Οι 7 καλύτερες εφαρμογές που θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε τους στόχους παραγωγικότητάς σας

Θέλετε να διαπρέψετε στη διαχείριση χρόνου; Χρησιμοποιήστε αυτές τις πλούσιες σε δυνατότητες εφαρμογές timeboxing για να επιτύχετε τους στόχους παραγωγικότητάς σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα