8 Χαρακτηριστικά του Workplace από το Facebook για Συνεργατική Διαχείριση Έργων

Η διαχείριση των επικοινωνιών και του περιεχομένου ενός έργου είναι μια πρόκληση. Χωρίς μια κοινή πηγή δεδομένων, είναι ένα συντριπτικό έργο. Το Workplace από το Facebook έχει μια λύση σε αυτό! Ανεξάρτητα από το μέγεθος της εργασίας ή του έργου σας, είναι ένα ιδανικό εργαλείο για τη διαχείριση διαφόρων εργασιών και του περιεχομένου των έργων.

Επιπλέον, τα μέλη της ομάδας σας είναι ήδη εξοικειωμένα με τη διεπαφή χρήστη (UI), καθώς μοιάζει πολύ με την πλατφόρμα του Facebook. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς μπορεί να γίνει μια κινητήρια δύναμη για τη διαχείριση έργων.

1. Δημιουργήστε μια ειδική ομάδα για κάθε έργο

Διαχείριση πολλών έργων την ίδια στιγμή μπορεί να είναι ταραχώδης και μπερδεμένος. Παραλείψτε τη σύγχυση με την αποκλειστική ομαδική λειτουργία του Workplace. Σε αυτήν την πλατφόρμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστές ομάδες για κάθε έργο για να διατηρήσετε τις εργασίες χωριστά.

Οι ομάδες που δημιουργείτε παραμένουν μυστικές, καθώς μόνο τα μέλη της ομάδας έχουν άδεια να συνεισφέρουν. Μπορείτε να προσθέσετε όσες ομάδες θέλετε και να προσθέσετε οποιοδήποτε αριθμό μελών σε μια ομάδα.

Εάν εργάζεστε σε συνεργασία με άλλο οργανισμό, θα σας φανεί χρήσιμος ένας πολυεταιρικός όμιλος. Ένας πολυεταιρικός όμιλος σε ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ σας επιτρέπει να εργάζεστε με άτομα εκτός της εταιρείας σας με την ίδια αποτελεσματικότητα.

2. Κοινή χρήση αρχείων με συμπαίκτες

Είτε εργάζεστε από απόσταση είτε εργάζεστε από τον ίδιο χώρο γραφείου, πρέπει να μοιράζεστε αρχεία με τους συναδέλφους σας μέσω διαδικτυακών καναλιών. Όπως κάθε άλλη αποτελεσματική σουίτα γραφείου, το Workplace σάς επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία με τους συμπαίκτες σας χωρίς κόπο.

Μπορείτε να προσθέσετε αρχεία από το τοπικό σας σύστημα στην ομάδα. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματώσεις κοινής χρήσης αρχείων που έχουν εγκριθεί από τον διαχειριστή συστήματος του οργανισμού. Οι διαχειριστές ομάδας μπορούν να προσθέσουν εγκεκριμένες ενσωματώσεις σε μια ομάδα για χρήση από τα μέλη της.

Ελέγξτε την καρτέλα Ενσωματώσεις για να βρείτε τα εργαλεία κοινής χρήσης αρχείων. Προς το παρόν, υποστηρίζει εφαρμογές κοινής χρήσης αρχείων όπως Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint κ.λπ.

3. Συνεργατική εργασία σε αρχεία και σχόλια

Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα σχολιασμού αυτής της σουίτας χώρου εργασίας, η ομάδα σας μπορεί να μοιραστεί σχόλια για διάφορα αρχεία που μοιράζονται στην ομάδα. Με αυτόν τον τρόπο, η παρακολούθηση σχολίων και σχολίων γίνεται πιο εύκολη από ποτέ.

Επιπλέον, όλα τα αρχεία που μοιράζεστε με τα μέλη της ομάδας είναι διαθέσιμα στην καρτέλα Αρχεία. Επομένως, δεν χρειάζεται να κάνετε κύλιση στη ροή για να βρείτε το αρχείο που χρειάζεστε.

Αυτή η σουίτα σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε μια ανοιχτή ομάδα σχολίων. Εδώ, άλλα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να προσφέρουν σχόλια. Μοιράζοντας περισσότερα για το έργο, όπως στυλ τεκμηρίωσης, σχεδιασμός, κοινό-στόχος κ.λπ., μπορείτε να λάβετε περισσότερα σχόλια από άλλους και να αποκτήσετε νέες προοπτικές.

4. Παρακολούθηση Έργου και Προόδου Εργασίας

Η παρακολούθηση της προόδου του έργου είναι εύκολη στο Workplace. Θέτοντας εβδομαδιαίες ενημερώσεις σχετικά με την πρόοδο, τις προτιμήσεις και οποιαδήποτε άλλα εξαιρετικά θέματα στην ομάδα, οι συμπαίκτες μπορούν να ενημερώνονται ο ένας τον άλλον για τα καθήκοντά τους.

Σε περίπτωση που κάποιος πρέπει να μοιραστεί εκτενείς αναφορές ή ευρήματα έρευνας, μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία Σημείωση αυτής της πλατφόρμας. Για να παρακολουθείτε τις εργασίες που πρέπει να κάνετε, μπορείτε να μοιραστείτε στοιχεία ενεργειών στην ομάδα που ο εκδοχέας μπορεί να επισημάνει ότι έχουν ολοκληρωθεί όταν ολοκληρωθούν.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αναφοράς για να αναθέσετε μια εργασία σε ένα μέλος της ομάδας. Μπορείτε ακόμη να ενσωματώσετε Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly κ.λπ. εφαρμογές για καλύτερη διαχείριση εργασιών και παραγωγικότητα μέσω του Workplace.

Σχετίζεται με: Δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Zapier για τη μείωση του φόρτου εργασίας και την αύξηση της παραγωγικότητας

5. Ασφαλής και κοινή αποθήκευση αρχείων

Η καρτέλα Αρχεία των ομάδων Workplace οργανώνει όλα τα αρχεία έργου σε ένα μέρος. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο επιτρέποντας στο Workplace να διαχειρίζεται τους πόρους του έργου σας, όπως εικόνες, PDF, φύλλα Excel κ.λπ. Εάν χρησιμοποιείτε το Workplace, δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε τα μέλη της ομάδας που μοιράζονται ευαίσθητα έγγραφα που σχετίζονται με το έργο μέσω διαφορετικών πλατφορμών, θέτοντας σε κίνδυνο τα εμπιστευτικά δεδομένα.

Η ομάδα σας μπορεί να ανεβάσει αρχεία σε μια ομάδα μέσω πολλών καναλιών όπως αναρτήσεις, συνομιλία, θέματα, εκμάθηση, πολυμέσα κ.λπ. Όμως, όλα τα αρχεία πηγαίνουν κατευθείαν στην καρτέλα Αρχεία. Από εδώ, μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε την πρόσβαση σε αρχείο, τον έλεγχο έκδοσης και να διαγράψετε το αρχείο εάν δεν είναι απαραίτητο.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι μπορείτε να ανεβάσετε μόνο έως και 50 MB αρχείων μέσω οποιουδήποτε άλλου καναλιού εκτός από το Workplace Chat. Από το Workplace Chat, μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία μεγέθους έως 75 MB. Το όριο μεγέθους αρχείου βοηθά την ομάδα να παραμείνει παραγωγική μοιράζοντας μικρά αρχεία χωρίς κόπο, χωρίς να αντιμετωπίζει προβλήματα με το εύρος ζώνης της ταχύτητας μεταφόρτωσης.

Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν ένα χαμηλό όριο μεταφόρτωσης αρχείων. Ωστόσο, το Workplace υποστηρίζει τη μεταφόρτωση τεράστιων αρχείων βίντεο έως 4 GB. Έτσι, κάθε φορά που χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα εκπαιδευτικό βίντεο για την ενότητα Learning or Knowledge Library, μπορείτε πάντα να ανεβάσετε βίντεο μεγάλης διάρκειας HD.

6. Μηνύματα σε πραγματικό χρόνο μέσω συνομιλίας στο χώρο εργασίας

Όταν μια ομάδα εργάζεται σε ένα έργο από απομακρυσμένες τοποθεσίες, δεν υπάρχει εναλλακτική λύση στην επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. Ωστόσο, δεν είναι πάντα δυνατή η σύνδεση μέσω κλήσεων ήχου ή βίντεο ενώ εργάζεστε από το σπίτι. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να έχετε μια επιλογή άμεσης συνομιλίας στον συνεργατικό χώρο εργασίας σας.

Το Workplace προσφέρει επίσης αυτή τη δυνατότητα στους χρήστες του μέσω της εφαρμογής Workplace Chat. Κατεβάστε το στο τηλέφωνό σας Android ή iOS και μείνετε σε επαφή εν κινήσει. Χρησιμοποιήστε το για να λάβετε μια άμεση απάντηση σε ένα σημαντικό ερώτημα. Ομάδες με 250 ή λιγότερα μέλη μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτήν την επιλογή.

7. Κλήση ήχου ή βίντεο για απρόσκοπτη επικοινωνία

Για μια απομακρυσμένη ή υβριδική ομάδα, η συλλογική εργασία είναι αδύνατη χωρίς κλήσεις ήχου/βίντεο. Εάν χρησιμοποιείτε το Workplace From Facebook για τη διαχείριση έργου, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε καμία πρόσθετη εφαρμογή για αυτούς τους σκοπούς. Η πραγματοποίηση κλήσης στον συμπαίκτη σας είναι μόλις ένα κλικ μακριά με το Workplace.

Έως και 50 μέλη της ομάδας μπορούν να συμμετάσχουν σε μια σύσκεψη ήχου ή βίντεο μέσω του Workplace από τη λειτουργία συνάντησης του Facebook. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για εβδομαδιαίες συναντήσεις ομάδας ή ομαδικές συζητήσεις.

Μπορείτε επίσης να συμμετάσχετε σε γρήγορες κλήσεις ένας προς έναν με τα μέλη της ομάδας. Είναι επίσης διαθέσιμη η ενσωμάτωση εφαρμογών εικονικών κλήσεων όπως το Zoom, το BlueJeans και οι συναντήσεις Webex της Cisco.

8. Λειτουργία καρφιτσώματος ανάρτησης για γρήγορη αναφορά

Μπορείτε επίσης να καρφιτσώσετε μια ανάρτηση ή περιεχόμενο στη σελίδα της ομάδας, παρόμοια με μια σελίδα ή μια ομάδα στο Facebook. Σε κάθε ομάδα, υπάρχουν ζωτικής σημασίας οδηγίες έργου, στόχοι, προθεσμίες και πόροι. Το καρφίτσωμα περιεχομένου διασφαλίζει ότι τα μέλη της ομάδας βρίσκουν αβίαστα το περιεχόμενο που απαιτείται για να εργαστούν σε ένα έργο.

Εάν θέλετε, μπορείτε να καρφιτσώσετε πολλές αναρτήσεις χωρίς κανένα πρόβλημα. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε ποια καρφιτσωμένη ανάρτηση θα παραμείνει πάνω από τις άλλες. Να θυμάστε ότι μόνο ο διαχειριστής της ομάδας μπορεί να καρφιτσώσει μια ανάρτηση στην ομάδα Workplace.

Η διαχείριση πολλών έργων είναι εύκολη

Οι λειτουργίες που είδατε παραπάνω είναι βασικές ανάγκες για κάθε έργο. Το Workplace από το Facebook ικανοποιεί όλες αυτές τις δυνατότητες αποτελεσματικά μέσω μιας άσκοπης διεπαφής χρήστη.

Εάν τα δεδομένα του έργου σας, όπως λίστες υποχρεώσεων, ροές εργασιών, μακέτες προϊόντων/υπηρεσιών, περιεχόμενο αναφοράς κ.λπ., βρίσκονται σε περισσότερα από ένα εργαλεία, μεταφέρετέ τα σε ένα κεντρικό εργαλείο, όπως το Workplace δωρεάν. Είναι επίσης έξυπνο να γνωρίζετε πώς το Workplace ανταγωνίζεται άλλους χώρους εργασίας διαχείρισης έργων πριν λάβετε την τελική απόφαση.

Google Workspace vs. Χώρος εργασίας από το Facebook: Τι είναι καλύτερο;

Δείτε πώς μπορείτε να αποφασίσετε ποια είναι καλύτερη για απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες: Google Workspace ή Facebook Workplace.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα