5 τρόποι για να ξεπεράσετε τις πιο συνηθισμένες προκλήσεις διαχείρισης εργασιών

Κάθε έργο αποτελείται από μια σειρά εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσετε εγκαίρως. Η σωστή διαχείριση εργασιών σημαίνει διαχείριση έργων από τη σύλληψη έως την ολοκλήρωση. Είτε είστε μέλος μιας ομάδας που εργάζεται από το γραφείο ή το σπίτι, η διαδικασία διαχείρισης εργασιών μπορεί να σας κάνει να αντιμετωπίσετε ορισμένες κοινές προκλήσεις.

Μάθετε τις πέντε κοινές προκλήσεις διαχείρισης εργασιών που μπορείτε να αντιμετωπίσετε εσείς και η ομάδα σας και πώς μπορείτε να τις ξεπεράσετε με εργαλεία.

1. Δεν υπάρχει ορατότητα στην πρόοδο της εργασίας

Μία από τις προϋποθέσεις της έγκαιρης ολοκλήρωσης των εργασιών και της επιτυχούς συνεργασίας είναι η ορατότητα της προόδου της εργασίας. Χωρίς αυτό, η διαχείριση των καθηκόντων γίνεται πρόκληση για κάθε ομάδα. Μπορείτε να περιμένετε να επιλύσετε γρήγορα οποιοδήποτε πρόβλημα μόνο διασφαλίζοντας τη διαφάνεια στην πρόοδο της εργασίας.

Με τους πίνακες Kanban, μπορείτε να δημιουργήσετε μια οπτική επισκόπηση της ροής εργασίας του έργου. Trello είναι μια εφαρμογή πίνακα Kanban που σας επιτρέπει να απλοποιήσετε όλες τις εργασίες εντοπίζοντας σημεία συμφόρησης στη διαδικασία. Αυτή η εφαρμογή όχι μόνο κάνει προσβάσιμη την πρόοδο των εργασιών, αλλά σας επιτρέπει επίσης να κάνετε αποφασιστικές ενέργειες για να διατηρήσετε τις εργασίες που εκκρεμούν εδώ και καιρό.

Η χρήση του εργαλείου γραφήματος Gantt είναι ένας άλλος χρήσιμος τρόπος παρακολούθησης της προόδου της εργασίας. Με την Αγάντυ εφαρμογή, τα μέλη της ομάδας μπορούν να συγχρονίσουν τις εργασίες τους ανάλογα. Σας επιτρέπει επίσης να αναθέσετε και να αναθέσετε εργασίες στους διαθέσιμους πόρους.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες δωρεάν εφαρμογές Gantt Chart για Διαχείριση Έργων

2. Εργασία που εμποδίζει την εξάρτηση email

Η σαφής επικοινωνία είναι απαραίτητη για οποιαδήποτε ομάδα να ολοκληρώσει τις εργασίες εντός του καθορισμένου χρόνου και με πλήρη αποτελεσματικότητα. Ενώ το email είναι ένας δημοφιλής τρόπος επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας, η πλήρης εξάρτηση από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι αντιπαραγωγική και να παρεμποδίσει την παραγωγικότητα.

Όσο για μια ομάδα, μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις διαχείρισης εργασιών είναι να κρατήσει όλους στην ίδια σελίδα, επικοινωνώντας τα απαιτούμενα μηνύματα. Εδώ, η επικοινωνία με το τι και πώς - και τα δύο γίνονται κρίσιμα. Εάν κάποιος αφιερώνει περισσότερο χρόνο για να ελέγξει, να γράψει και να απαντήσει σε email παρά σε παραγωγικές εργασίες, ο σκοπός της επικοινωνίας μέσω email θα αποτύχει.

Με MeisterTask, μπορείτε να συγκεντρώσετε τη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών από τα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να διευκολύνετε την καλύτερη επικοινωνία της ομάδας προσθέτοντας την περιγραφή της εργασίας, τα συνημμένα, το αρχείο καταγραφής αλλαγών εργασιών και τα σχόλια στην ίδια την εργασία. Αυτά τα χαρακτηριστικά καθιστούν μια εργασία διαδραστική και παρακολουθήσιμη.

Παρακολουθώντας ένα έργο, μπορείτε να παραμείνετε ενήμεροι και να λάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Μπορείτε να απαντάτε γρήγορα σε οποιεσδήποτε αλλαγές εργασιών με emojis και να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω email για τέτοιες αλλαγές.

3. Έλλειψη δομημένων αναφορών απόδοσης

Για να γνωρίζετε την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα της ομάδας σας, είναι απαραίτητο να έχετε μια πλήρη επισκόπηση της απόδοσης κάθε μέλους της ομάδας. Χωρίς την κατάλληλη διορατικότητα, κανείς δεν μπορεί να γνωρίζει την πρόοδο της εργασίας. Μόνο μια δομημένη αναφορά μπορεί να δημιουργήσει πληροφορίες σχετικά με την όλη διαδικασία που έχει περάσει η ομάδα.

Τέτοιες αναφορές όχι μόνο προσφέρουν πολύτιμες πληροφορίες για εργασίες και έργα. Παρουσιάζουν επίσης τη συλλογή πληροφοριών με έναν εύκολα κατανοητό τρόπο. Όταν έχετε την πλήρη εικόνα σε ένα μέρος, η λήψη μέτρων για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των εργασιών γίνεται απρόσκοπτη.

Οι δομημένες αναφορές σάς επιτρέπουν επίσης να δημιουργείτε διαφορετικά στατιστικά στοιχεία χρησιμοποιώντας τις κρίσιμες μετρήσεις και να προσαρμόζετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να βλέπετε τις λεπτομέρειες. Μπορείς χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Universal Reporting του Asana για να λάβετε γραφικά γραφήματα και γραφήματα σχετικά με την απόδοση της ομάδας σας. Με λίγα κλικ, μπορείτε να δείτε την κατάσταση παραγωγικότητας της ομάδας σας σε πραγματικό χρόνο.

Κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να δημιουργήσει τον πίνακα ελέγχου παραγωγικότητάς του με αυτό το εργαλείο που θα αντιπροσωπεύει οπτικά τις μετρήσεις απόδοσης. Τα άτομα μπορούν να μοιράζονται τις αναφορές μόνο για ανάγνωση με εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες. Η προσαρμογή των αναφορών είναι επίσης εύκολη, καθώς μπορείτε να προσθέσετε διάφορα φίλτρα, να επιλέξετε τύπους γραφημάτων και να εκχωρήσετε ξεχωριστό χρώμα για κάθε έργο.

4. Απουσία Αβίαστου Αυτοματισμού

Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο, η σημασία της αυτοματοποίησης εργασιών είναι πρωταρχικής σημασίας. Χωρίς αυτό, η διαχείριση των εργασιών σας και η έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου θα είναι δύσκολη. Η απουσία αυτοματισμού μπορεί επίσης να οδηγήσει σε προβλήματα παραγωγικότητας στην ομάδα σας και σε αργή εκτέλεση των εργασιών.

Επομένως, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά εργαλεία για να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες και να εξοικονομήσετε την ομάδα σας από το να ξοδεύει χρόνο για να εκτελεί αυτές τις εργασίες με μη αυτόματο τρόπο. Κατά την επιλογή των εργαλείων αυτοματισμού, βεβαιωθείτε ότι αυτά έχουν περισσότερα πλεονεκτήματα παρά μειονεκτήματα, όπως η απότομη καμπύλη εκμάθησης, η επιβράδυνση του συστήματος και η υπερβολική κατανάλωση χρόνου.

Όσον αφορά τον αυτοματισμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε αριθμό εργαλείων ανάλογα με το αντικείμενο εργασίας σας. Εκτός από τον φόρτο εργασίας της ομάδας, ο έξυπνος αυτοματισμός σάς επιτρέπει να εστιάσετε στις εργασίες που έχουν σημασία. Ενώ χρησιμοποιείτε πολλά εργαλεία αυτοματισμού, μπορείτε να λάβετε βοήθεια από το Zapier για εύκολη ενσωμάτωση μεταξύ των εφαρμογών.

Μερικές από τις δημοφιλείς ενσωματώσεις που υποστηρίζει το Zapier είναι:

• Φύλλα Google και Εναλλαγή: Χρήση για διαχείριση έργων για απομακρυσμένες και υβριδικές ομάδες.
• ClickUp και TimeDoctor: Χρησιμοποιήστε το για παρακολούθηση παραγωγικών ωρών και διαχείριση εργασιών.
• Trello και Jira: Χρησιμοποιήστε το για παρακολούθηση προβλημάτων κατά τη διαχείριση εργασιών μέσω του εργαλείου τύπου Kanban.
• Asana και HubSpot: Χρησιμοποιείται για το συγχρονισμό του λογισμικού CRM με ένα εργαλείο διαχείρισης έργου.
• ClickUp και Jira: Χρήση για παρακολούθηση και επίλυση προβλημάτων κατά την παρακολούθηση εργασιών.

Σχετίζεται με: Ενσωματώσεις Zapier που θα αυτοματοποιήσουν τη ροή εργασιών διαχείρισης εργασιών σας

5. Αντιμετώπιση του Scope Creep

Το Scope creep είναι μια κοινή πρόκληση διαχείρισης εργασιών που αντιμετωπίζουν οι ομάδες. Αναφέρεται στις αλλαγές στις απαιτήσεις του έργου από αυτό που αποφασίσατε κατά την έναρξη του έργου. Αυτές οι αλλαγές έχουν αντίκτυπο τόσο στον σκοπό όσο και στα παραδοτέα του έργου.

Πρέπει να γνωρίζετε το ερπυσμό του εύρους κατά τον σχεδιασμό ενός έργου και την ανάθεση εργασιών στα μέλη. Ανεξάρτητα από τον κλάδο, μπορείτε να το αποτρέψετε με αξιολόγηση κινδύνου και έχοντας επίγνωση κατά τη χαρτογράφηση του έργου.

Κάθε έργο συνοδεύεται από κάποιο βαθμό κινδύνου και η ύπαρξη ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης από την αρχή μπορεί να σας σώσει από οποιαδήποτε απροσδόκητη κατάσταση. Επίσης, η συνεχής αξιολόγηση των κινδύνων κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου θα σας βοηθήσει επίσης να διαχειριστείτε τους κινδύνους. Με τη χρήση monday.com, μπορείτε να χειριστείτε με διακριτικότητα το ερπυσμό εμβέλειας στα έργα σας.

Το μητρώο κινδύνων έργου αυτής της εφαρμογής σάς δίνει τη δυνατότητα να εντοπίσετε, να αξιολογήσετε και να σχεδιάσετε ένα πιθανό συμβάν, ώστε να μπορείτε να μετριάζετε τους κινδύνους. Χρησιμοποιώντας το Πρότυπο προγραμματισμού Scrum sprint, μπορείτε να κάνετε την ομάδα σας να παραμείνει εστιασμένη σε συγκεκριμένες εργασίες και στόχους. ο Παρακολούθηση διαχείρισης αλλαγών αυτού του εργαλείου σάς επιτρέπει να περιγράφετε και να παρακολουθείτε σχέδια διαχείρισης αλλαγών.

Επιλύθηκαν ζητήματα διαχείρισης εργασιών

Τα ζητήματα διαχείρισης εργασιών μπορεί να οδηγήσουν σε καθυστερημένα έργα και δυσαρεστημένους πελάτες. Να γνωρίζετε τα πιθανά προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίσετε σχετικά με τη διαχείριση εργασιών.

Καθώς αυτό το άρθρο συζητούσε τις προκλήσεις και τις βιώσιμες λύσεις τους, μπορείτε τώρα να προβείτε στις απαραίτητες ενέργειες για να αποφύγετε τέτοια ζητήματα για να εξασφαλίσετε απρόσκοπτη διαχείριση έργου.

Οι 8 καλύτερες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Asana για διαχείριση έργου

Ψάχνετε για εναλλακτικές λύσεις για την Asana; Δείτε αυτά τα δωρεάν εργαλεία που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τα έργα σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα