Πώς να ενσωματώσετε το Microsoft To-Do με το OneNote

Εάν η εργασία σας είναι βαθιά ενσωματωμένη στο οικοσύστημα της Microsoft, το To Do και το OneNote είναι ίσως τα πιο δημοφιλή εργαλεία για την καθημερινή ροή εργασίας σας. Όταν χρησιμοποιείτε το OneNote για να σχεδιάσετε ένα έργο, θα καταλήξετε με στοιχεία με δυνατότητα δράσης που θα ολοκληρώσουν αυτό που εργάζεστε.

Η χρήση του OneNote και του Microsoft To Do μαζί σημαίνει ότι θα αφιερώσετε χρόνο για εναλλαγή, αντιγραφή ή έλεγχο δεδομένων από τη μια εφαρμογή στην άλλη. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να χάσετε την εστίασή σας, να κάνετε λάθη ή ακόμη χειρότερα να μειώσετε την ποιότητα της εργασίας σας. Θα σας δείξουμε μεθόδους για την απρόσκοπτη ενσωμάτωση των OneNote και To Do, ώστε να αφιερώνετε χρόνο δίνοντας προτεραιότητα στην εργασία που έχει σημασία.

Προσθήκη μιας εργασίας από το OneNote στη Microsoft To Do

Από κάθε εφαρμογή του Office, το OneNote 2019 έχει την πιο στενή ενοποίηση με το Outlook. Αυτό συμβαίνει επειδή και οι δύο εφαρμογές μοιράζονται παρόμοιους στόχους και λειτουργίες. Μπορείτε να μετατρέψετε οποιοδήποτε κείμενο σημείωσης στο OneNote σε μια αυτόματη εργασία λίστας υποχρεώσεων στο Outlook. Αλλά περιμένετε, πού ταιριάζει το Microsoft To Do σε αυτό το σύστημα;

Θα έρθουμε σε αυτήν τη συζήτηση αργότερα, αλλά πρώτα, βεβαιωθείτε ότι τόσο το OneNote 2019 όσο και το Outlook είναι εγκατεστημένα στον υπολογιστή σας. Επίσης, πρέπει να έχετε δημιουργήσει ένα σημειωματάριο και μια ενότητα όπου βρίσκονται τα αντικείμενα που μπορείτε να κάνετε πράξη. Αν ξεκινάτε, ακολουθήστε μας οδηγός για τον τρόπο οργάνωσης των σημειωματάριων στο OneNote.

Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να μετατρέψετε σε Εργασία του Outlook. Κάντε κλικ στο Σπίτι καρτέλα και μετά Εργασίες του Outlook. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε ένα χρονικό πλαίσιο για την εργασία. Μια σημαία επισημαίνει το κείμενο και το OneNote προσθέτει το κείμενο της σημείωσης ως εργασία στο Outlook. Μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε περισσότερες σημειώσεις ως εργασίες, εάν χρειάζεται.

Μεταβείτε στο Outlook για να δείτε την εργασία Οι εργασίες μου.

Τώρα, όταν μεταβείτε στην εφαρμογή "Microsoft To Do", θα δείτε την ίδια εργασία κάτω Καθήκοντα με προσυμπληρωμένες ημερομηνίες λήξης και συνδέστε τη σελίδα του OneNote για να μάθετε πού βρίσκονται οι εργασίες σας.

Ομοίως, μπορείτε να επιλέξετε Εθιμο και από το νέο παράθυρο που εμφανίζεται, εισάγετε το Ημερομηνία λήξης, ο Ημερομηνία έναρξηςκαι τη σημασία της εργασίας που χρησιμοποιεί το Προτεραιότητα πεδίο. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε το Υπενθυμίζω πλαίσιο για να σας υπενθυμίζει το Outlook την εργασία και να προσθέσετε μια σύντομη σημείωση.

Τώρα μεταβείτε στην εφαρμογή "Microsoft To Do", αλλά δεν θα δείτε την ημερομηνία έναρξης της εργασίας ή το πεδίο προτεραιότητας εδώ.

Μηχανισμός παρασκηνίου συγχρονισμού εργασιών

Η εφαρμογή "To Do" βασίζεται στο Exchange Online για αποθήκευση και συγχρονισμό εργασιών, είτε χρησιμοποιείτε προσωπικό λογαριασμό είτε Microsoft 365. Και οι δύο λογαριασμοί ακολουθούν τα ίδια πρωτόκολλα, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης δεδομένων, της συμμόρφωσης και της διαμονής δεδομένων. Εάν ολοκληρώσετε μια εργασία στην εφαρμογή "Εκκρεμείς εργασίες", θα ενημερωθεί στο Outlook Tasks και στο OneNote.

Σημείωση: Η εφαρμογή "To Do" δεν έχει καμία σχέση με την ετικέτα "To Do" στο OneNote, παρόλο που χρησιμοποιεί την ίδια χρήση κεφαλαίων. Αυτό είναι σημαντικό επειδή οι άνθρωποι μπορεί να μπερδευτούν με την ορολογία και να δηλώσουν ότι αυτή η δυνατότητα δεν φαίνεται να λειτουργεί σωστά.

Ένα σημείο που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι μπορείτε να έχετε μόνο μία ημερομηνία λήξης και όχι ξεχωριστές ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Δεν υποστηρίζει καταστάσεις εργασιών όπως σε εξέλιξη ή ποσοστό ολοκλήρωσης, ούτε τη σημασία της εργασίας σε διαφορετικά επίπεδα προτεραιότητας. Δεν μπορείτε να ανακτήσετε μια διαγραμμένη εργασία στο "Εκκρεμεί", αλλά μπορείτε να τις προβάλετε στο OneNote και στο Outlook.

Αν ξέρεις πώς λειτουργεί η εφαρμογή Microsoft To Do, είναι δυνατή η δημιουργία πολλών λιστών εργασιών. Έτσι είναι λογικό να μετακινήσετε μια εργασία από το Καθήκοντα σε μια λίστα της επιλογής σας. Αλλά όταν μετακινείτε μια εργασία σε άλλη λίστα, η αλλαγή αντικατοπτρίζεται στη στήλη φακέλου του Εργασίες του Outlook, αλλά όταν τοποθετείτε το ποντίκι πάνω από τη σημαία, θα δείτε ένα μήνυμα ότι "η εργασία δεν υπάρχει".

Συγχρονίστε τις εργασίες σας μεταξύ των εκκρεμών εργασιών και του OneNote

Είναι δυνατό να συγχρονίσετε τις εργασίες σας μεταξύ OneNote και To Do με μια απλή εφαρμογή που ονομάζεται Pleexy. Φέρνει τις εργασίες σας από τα email, τις σημειώσεις, τη διαχείριση έργων και τα εργαλεία συνεργασίας στον διαχειριστή εργασιών σας.

Μπορείτε ακόμη να ρυθμίσετε έναν αμφίδρομο συγχρονισμό μεταξύ των εργαλείων που χρησιμοποιείτε, έτσι ώστε οι αλλαγές που γίνονται στη μία πλευρά να αντιγράφονται αμέσως στην άλλη. Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί Jira και OneNote για τη διαχείριση των έργων, τότε το Pleexy μπορεί να διοχετεύσει όλες τις σχετικές εργασίες από αυτές οι εφαρμογές στο "To Do". Και, όταν ολοκληρώνετε μια εργασία στο "Εκκρεμεί", ελέγχεται στην εφαρμογή προέλευσης πολύ.

Ξεκινώντας με το Pleexy

Εγγραφείτε στον ιστότοπο Pleexy χρησιμοποιώντας το "Microsoft To Do" ως διαχειριστή εργασιών. Μόλις το ελέγξετε με τον λογαριασμό σας Microsoft, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε μια εφαρμογή που θέλετε να συνδεθείτε με το "To Do". Επιλέξτε OneNote και εξουσιοδοτήστε το Pleexy να αποκτήσει πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο OneNote.

Δώστε στη σύνδεσή σας ένα όνομα. Για παράδειγμα, ας πούμε "ToDo with OneNote".

Το πρώτο βήμα είναι να πείτε στον Pleexy ποια σημειωματάρια και ενότητες θα αναζητήσει σημειώσεις. Μπορείτε να φιλτράρετε τις σημειώσεις σας ανά τύπο όπως Να κάνετε, Συζήτηση με άτομο, Να κάνετε προτεραιότητα 1 και 2, Αίτημα πελάτη και Χρονοδιάγραμμα συνάντησης. Και, αγνοήστε παλαιότερες σημειώσεις στην περιοχή από 1 έως 180 ημέρες. Το Pleexy θα αναζητήσει σημειώσεις που πληρούν όλα τα συγκεκριμένα κριτήρια και θα τις δημιουργήσει στο "Microsoft To Do".

Στο επόμενο βήμα, θα ορίσουμε το πρότυπο τίτλου για τις εργασίες σας στο "Microsoft To Do". Μπορείτε να ακολουθήσετε α μοτίβο όπως "{section}: {page} - {todo}" όπου το "{page}" είναι η σελίδα σας στο OneNote και το "{todo}" είναι το OneNote ετικέτα todo.

Τώρα πρέπει να καθορίσετε τη λίστα στην οποία το Pleexy θα δημιουργήσει εργασίες. Σε αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξουμε Μία λίστα, και ο προορισμός είναι Εργασία.

Επιτέλους, επιλέξτε τι θα συμβεί όταν κάνετε αλλαγές στις εργασίες Microsoft To Do ή OneNote. Για OneNote στο Microsoft To Do, μπορείτε να ελέγξετε τι να κάνετε με μια εργασία όταν ολοκληρωθεί ή διαγραφεί στο OneNote. Και για Microsoft To Do to OneNote, επιλέξτε τι θέλετε να κάνετε όταν ολοκληρώνετε μια εργασία στην εφαρμογή "To Do".

Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και ενεργοποιήστε τη σύνδεσή σας. Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, ελέγχετε την ενσωμάτωση, επεξεργάζεστε ή θέτετε σε παύση τη σύνδεση και τις διαγράφετε.

Μεταβείτε στην εφαρμογή "Microsoft To Do" για να δείτε τις αλλαγές. Όταν ολοκληρώνετε μια εργασία εδώ, ελέγχεται επίσης στο OneNote.

Δημιουργήστε πολλαπλές συνδέσεις OneNote με To Do

Στο Pleexy, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδέσεις μεταξύ αυτών των δύο εφαρμογών. Ιδού οι λόγοι:

1. Εάν χρησιμοποιείτε ξεχωριστό λογαριασμό OneNote για προσωπικούς και εργασιακούς σκοπούς.
2. Ρυθμίστε διαφορετικούς κανόνες συγχρονισμού για συγκεκριμένα έργα στο OneNote.

Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συγχρονίσετε τις εργασίες για αναρτήσεις ιστολογίου και στις δύο εφαρμογές, αλλά μπορείτε να αφήσετε την εργασία μη επιλεγμένη στο OneNote, ακόμα κι αν τις έχετε απενεργοποιήσει στο "Εκκρεμεί" για άλλο έργο. Θα δημιουργήσουμε δύο διαφορετικές συνδέσεις στο Pleexy ακολουθώντας τη διαδικασία όπως περιγράφεται παραπάνω.

Μεταφέρετε όλες τις εργασίες σας στη Microsoft To Do

Τόσο το OneNote όσο και το To Do είναι περίπλοκες εφαρμογές, αλλά λειτουργούν συνολικά σε διαφορετικές συνθήκες ροής εργασίας και τις ανάγκες σας. Σε απλές περιπτώσεις, μπορείτε να προσθέσετε μια εργασία από το OneNote στο To Do, αλλά δεν είναι απρόσκοπτη και σπάει αν μετακινήσετε την εργασία σε άλλη λίστα.

Το Pleexy σάς επιτρέπει να συγχρονίσετε εργασίες και με τους δύο τρόπους, ανεξάρτητα από τη λίστα εργασιών σας και διαισθητικό για ρύθμιση. Ελέγξτε το σελίδα ενσωματώσεων για μια λίστα εφαρμογών που υποστηρίζει. Μόλις αρχίσετε να τα χρησιμοποιείτε, ακολουθήστε τις συμβουλές και τα κόλπα μας για αποτελεσματική χρήση του Microsoft To Do.

10 Συμβουλές της Microsoft To Do για καλύτερη διαχείριση εργασιών

Ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά στο Microsoft To Do και δείτε μερικές συμβουλές για το πώς μπορείτε να το μετατρέψετε σε έναν ισχυρό διαχειριστή εργασιών.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα