6 δημιουργικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την Asana

Έχοντας τα κατάλληλα εργαλεία στη διάθεσή σας είναι ένα καλό βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση. Ωστόσο, η εκμάθηση διαφορετικών τρόπων χρήσης κάθε ψηφιακής λύσης στο σύνολο εργαλείων συνεργασίας σας θα εξοικονομήσει χρόνο και θα βελτιώσει την παραγωγικότητα.

Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε έξι λιγότερο γνωστούς τρόπους χρήσης του Asana, αλλά πρώτα:

Τι κάνει το Asana ξεχωριστό;

Το Asana είναι ένα πολύ γνωστό εργαλείο διαχείρισης έργου που επιτρέπει στις ομάδες να συνεργάζονται ως συνεκτική μονάδα βοηθώντας τις να παρακολουθούν, να συντονίζουν και να οργανώνουν την εργασία. Είναι αποτελεσματικό γιατί:

• Είναι ένα ισχυρό εργαλείο γεμάτο χρήσιμες δυνατότητες που οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για ένα ευρύ φάσμα εργασιών.
• Παρόλο που το φάσμα των χαρακτηριστικών του μπορεί να είναι εκφοβιστικό στην αρχή, είναι ακόμα αρκετά εύκολο να σκεφτείτε.
• Το Asana διαθέτει εσωτερικά εισερχόμενα και άλλες δυνατότητες που επιτρέπουν στους χρήστες να σχολιάζουν εργασίες, διευκολύνοντας την ομαλή επικοινωνία απρόσκοπτα.
instagram viewer
• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Asana για να δημιουργήσετε τεράστια έργα για να δείτε τη μεγάλη εικόνα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χωρίσετε αυτά τα έργα σε ενότητες, εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες για να εκτελέσετε τις λεπτομέρειες και να τα εκχωρήσετε σε άλλα άτομα.
• Το Asana σας επιτρέπει να συγχρονίσετε και να ενσωματώσετε άλλα εργαλεία για μεγαλύτερη παραγωγικότητα.

Λοιπόν, ποιοι είναι μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες;

1. Αντικατάσταση εσωτερικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έπαιξαν (και εξακολουθούν να παίζουν) κεντρικό ρόλο σε πολλούς οργανισμούς επικοινωνίας. Παρόλο που είναι ένα φανταστικό εργαλείο που μπορεί ακόμα να σας εξυπηρετήσει σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να επανεξετάσετε τη στρατηγική σας για να διασφαλίσετε ότι δεν βασίζεστε πολύ σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξερευνώντας άλλα πιο αποτελεσματικά εναλλακτικές λύσεις εσωτερικής επικοινωνίας.

Για παράδειγμα, σκεφτείτε όλες εκείνες τις φορές που αισθανθήκατε καταβεβλημένοι από τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας. Επιπλέον, μερικά από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιείχαν τόσες πολλές μεμονωμένες ερωτήσεις/εργασίες που σας ώθησαν αλλάξτε γρήγορα την εστίασή σας για να απαντήσετε σε καθένα από αυτά, μειώνοντας την παραγωγικότητά σας στη διαδικασία. Η Asana μπορεί να είναι μια καλύτερη εναλλακτική λύση.

Μπορείτε να αναλύσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 2000 λέξεων με πολλά σημεία σε ξεχωριστές εργασίες της Asana. Με αυτόν τον τρόπο, εσείς ή οποιοσδήποτε άλλος, μπορείτε να διεκδικήσετε την εργασία, να την εργαστείτε και να την επισημάνετε ως ολοκληρωμένη μόλις τελειώσετε πριν προχωρήσετε στην επόμενη.

Για να αυξήσετε περαιτέρω την παραγωγικότητά σας και την καλύτερη οργάνωσή σας, μπορείτε να καλέσετε πολλούς συναδέλφους να αναλάβουν τα καθήκοντα και να ορίσετε προθεσμίες για τον καθορισμό προτεραιοτήτων.

2. New Hire Onboarding

Χρειάζεται χρόνος για να εγκατασταθεί πλήρως ένας νέος εργαζόμενος σε ένα νέο εργασιακό περιβάλλον και να φτάσει στη μέγιστη παραγωγικότητα. Συχνά χρειάζεται να περάσουν από αμέτρητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εξοικειωθούν με το νέο τους περιβάλλον.

Ωστόσο, μπορείτε να αναθεωρήσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσής σας χρησιμοποιώντας το Asana για να διασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση σε λιγότερο χρόνο.

Δημιουργήστε ένα έργο και καλέστε το "[Όνομα υπαλλήλου] Πρότυπο ενσωμάτωσης“. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ενότητες όπως πολιτικές εταιρείας, οδηγίες χρήσης, Συχνές ερωτήσεις κ.λπ. Τώρα, συμπληρώστε κάθε ενότητα με όλες τις σχετικές πληροφορίες και σαφείς οδηγίες που μπορεί να χρειαστεί ο νέος υπάλληλος.

Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε άλλους έμπειρους συναδέλφους στο χώρο εργασίας σας να παρέχουν σχόλια και να ενημερώσετε το έργο σας ανάλογα. Μόλις καλύψεις τα πάντα, αποθηκεύστε το έργο ως πρότυπο για μελλοντική χρήση- κάθε φορά που έχετε νέα πρόσληψη.

3. Κοινή χρήση γνώσης

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλίσετε την ανάπτυξη και την επιτυχία στον οργανισμό σας είναι να βασιστείτε σε γερές βάσεις όπως η συνεργασία και ανταλλαγή γνώσεων για τη δημιουργία συνεκτικών ομάδων που στοχεύουν στην επίτευξη ενός κοινού στόχου.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έργο για την Asana για εκπαίδευση για να προωθήσετε την ανταλλαγή ιδεών, δεξιοτήτων και εμπειρογνωμοσύνης. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το έργο για να μοιραστούν διορατικά άρθρα, podcast, βίντεο και άλλο σχετικό εκπαιδευτικό υλικό που μπορεί να είναι χρήσιμο στον οργανισμό σας.

Εάν ο χώρος εργασίας σας έχει πολλά τμήματα, μπορείτε να τα αποδώσετε σε μια συγκεκριμένη ενότητα για καλύτερη οργάνωση.

Μπορείτε επίσης να επισημάνετε συγκεκριμένα άτομα χρησιμοποιώντας @[όνομα] κάθε φορά που μοιράζεστε κάτι που είναι πολύτιμο για αυτούς ή για πληροφορίες ευαίσθητες στο χρόνο. Τέλος, ενθαρρύνετε τους συναδέλφους σας να μοιράζονται και να αναθεωρούν τακτικά τους πόρους σε αυτό το έργο.

4. Διοργάνωση δεξίωσης

Ο προγραμματισμός οποιασδήποτε εκδήλωσης είναι πάντα μια έντονη δραστηριότητα. Υπάρχουν πολλά κινούμενα μέρη που πρέπει να παρακολουθήσετε και να τα ολοκληρώσετε. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά λογισμικό προγραμματισμού εκδηλώσεων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.

Αν και το Asana δεν είναι ένα συμβατικό λογισμικό διαχείρισης εκδηλώσεων, μέχρι τώρα, πρέπει να έχετε παρατηρήσει ότι είναι αρκετά ευέλικτο και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για σχεδόν οτιδήποτε.

Τούτου λεχθέντος, μπορείτε να ξεκινήσετε δημιουργώντας ένα έργο για την εκδήλωσή σας και ονομάζοντάς το. Εάν σχεδιάζετε την εκδήλωση με άλλα άτομα, μπορείτε να τα καλέσετε να παρακολουθήσουν ενημερώσεις και να εργαστούν σε συγκεκριμένες εργασίες. Όπως και πριν, μπορείτε να χωρίσετε το έργο σας σε ενότητες, όπως τον προϋπολογισμό, το διαφημιστικό σχέδιο και τη διακόσμηση, που θα χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε συγκεκριμένες και σχετικές εργασίες.

Μπορείτε να αναθέσετε κάθε εργασία σε ένα συγκεκριμένο άτομο, να επισυνάψετε σχετικά αρχεία για πρόσθετες πληροφορίες και να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης.

5. Ημερολόγιο περιεχομένου

Το Asana είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη διαχείριση της παραγωγής περιεχομένου του ιστολογίου σας και την παρακολούθηση των ημερομηνιών λήξης.

Για να ξεκινήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο συντακτικού ημερολογίου της Asana ή να δημιουργήσετε ένα νέο έργο από την αρχή και χωρίστε το σε ενότητες για τις οποίες θα θέλατε να γράψετε, όπως επιχειρήσεις, υγεία, παραγωγικότητα, τεχνολογία, και τα λοιπά. Τώρα, προσθέστε συγκεκριμένους τίτλους σε κάθε ενότητα, εκχωρήστε τους στους συντάκτες περιεχομένου σας και ορίστε μια ημερομηνία λήξης.

Εναλλακτικά, μπορείτε να ζητήσετε από τους συγγραφείς σας να εκφράσουν τις ιδέες τους και να περιμένουν την έγκρισή σας πριν αρχίσουν να τις καλύπτουν. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Asana για να υποδείξετε το στάδιο περιεχομένου, για παράδειγμα, δεν έχει συνταχθεί, σε αναθεώρηση, δημοσιεύτηκε κ.λπ., για μεγαλύτερη σαφήνεια.

6. Ιδέες καταιγισμού ιδεών

Οι ομαδικές συνεδρίες καταιγισμού ιδεών είναι αποτελεσματικές στην προώθηση της ανταλλαγής γνώσεων και της δημιουργικής σκέψης. Ωστόσο, χρειάζεστε ακόμα τα κατάλληλα εργαλεία για να ενισχύσετε τις ομάδες σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έργο Asana και να δώσετε πρόσβαση σε όλους τους συμμετέχοντες προσθέτοντάς τους ως διαχειριστές έργου. Εάν σκοπεύετε να συζητήσετε διαφορετικά θέματα κατά τη διάρκεια της συνεδρίας καταιγισμού ιδεών, μπορείτε να χωρίσετε το έργο σας σε ενότητες.

Τώρα, ενθαρρύνετε τον καθένα να προσθέσει όσες περισσότερες ιδέες μπορεί. Μόλις τελειώσει ο διαθέσιμος χρόνος για αυτήν την άσκηση, μπορείτε να επιλέξετε τον καλύτερο ή να συμμετάσχουν όλοι κάνοντας κλικ στους αντίχειρες στην εργασία που έχει την καλύτερη ιδέα.

Το Asana είναι ένα εργοστάσιο παραγωγής ενέργειας

Αυτοί είναι μόνο μερικοί μοναδικοί τρόποι χρήσης του Asana. Μπορείτε να ενσωματώσετε αυτές τις ιδέες για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας ή να τις χρησιμοποιήσετε ως έμπνευση για να δημιουργήσετε τα έργα σας Asana.

Παρόλο που έχει πολλές δυνατότητες σχεδιασμένες για ομάδες, μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για τους προσωπικούς σας στόχους.

7 Δημιουργικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε πλήρως το Trello

Το Trello είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης εργασιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στο σπίτι και την εργασία. Ακολουθούν μερικοί δημιουργικοί τρόποι χρήσης του.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα