Οι 9 καλύτεροι τρόποι για να διαχειριστείτε την ομάδα σας στο Microsoft Teams

Με τα Microsoft Teams, τα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας μπορούν να συνεργάζονται άψογα και να αυξάνουν την παραγωγικότητα.

Ωστόσο, ένας επικεφαλής ομάδας πρέπει να επιβλέπει τη χρήση αυτής της πλατφόρμας για να αποτρέψει τυχόν απροσδόκητες συνθήκες, όπως διαρροές δεδομένων και μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Μάθετε πώς μπορείτε να διαχειριστείτε το Microsoft Teams για απομακρυσμένες ομάδες.

1. Στρατηγική δημιουργίας ομάδας και ονοματοδοσίας

Όλοι οι κύριοι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργήσουν μια νέα ομάδα Microsoft Teams. Αλλά, αυτή η δυνατότητα δεν πρέπει να είναι προσβάσιμη σε όλους. Περιορίστε την άδεια δημιουργίας ομάδας στους διαχειριστές, διαχειριστές ή άτομα που χρειάζονται την πρόσβαση.

Αν δεν γνωρίζετε τον σκοπό ή τη λειτουργία μιας ομάδας, γίνεται δύσκολο να τις διαχειριστείτε. Ως εκ τούτου, έχετε μια αποτελεσματική σύμβαση ονομασίας στο Azure Active Directory.

Η σύμβαση ονοματοδοσίας αναφέρεται σε ένα σταθερό ύφος ή δομή ονοματοδοσίας που θα ακολουθήσει κάθε ομάδα. Αυτό το στυλ ονοματοδοσίας θα σας βοηθήσει να γνωρίζετε την περιγραφή της ομάδας, τη λειτουργία, τη γεωγραφική περιοχή, το όνομα του δημιουργού κ.λπ.

2. Ορίστε έναν κύκλο ζωής για δεδομένα και μηνύματα

Η ύπαρξη μιας προσαρμοσμένης πολιτικής διατήρησης δεδομένων είναι απαραίτητη για κάθε ομάδα. Έτσι, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα μηνύματα για ένα σταθερό χρονικό διάστημα και τα κείμενα θα εξαφανιστούν αυτόματα μετά από αυτό το χρονικό διάστημα, όταν δεν τα χρειάζεστε. Αναλύστε τα έργα σας και ορίστε την ώρα για τη διατήρηση μηνυμάτων ανάλογα.

Θα πρέπει να εφαρμόσετε την ίδια διαδικασία στα δεδομένα της ομάδας σας καθορίζοντας τον κύκλο ζωής. Σύμφωνα με τη Microsoft, ο κύκλος ξεκινά όταν δημιουργείτε μια ομάδα και δημιουργείτε ένα κανάλι. Το μέσο του κύκλου είναι όταν η ομάδα συνεργάζεται ενεργά. Το τέλος του κύκλου σημαίνει ότι μια ομάδα έχει φτάσει στο τέλος της ζωής της μετά την ολοκλήρωση των προβλεπόμενων καθηκόντων της.

3. Ρύθμιση εξωτερικής πρόσβασης

Η προεπιλεγμένη ρύθμιση του Microsoft Teams επιτρέπει σε ομάδες μελών άλλων οργανισμών να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα επικοινωνίας. Σας επιτρέπει επίσης να ορίσετε συναντήσεις με εξωτερικά μέρη που χρησιμοποιούν ομάδες ή ζουμ.

Σχετίζεται με: Το καλύτερο εικονικό υπόβαθρο ζουμ για οποιαδήποτε συνάντηση

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση προσεκτικά για να ελέγξετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα οργανωτικά σας δεδομένα. Μπορείτε να βάλετε έναν συγκεκριμένο τομέα στη λίστα αποκλεισμών ή να καταργήσετε τον αποκλεισμό ορισμένων τομέων για τον έλεγχο της πρόσβασης.

Ενώ η εξωτερική πρόσβαση αφορά άλλα μέλη του οργανισμού σας, η πρόσβαση επισκέπτη αναφέρεται στο να επιτρέπετε σε άτομα εκτός της εταιρείας σας να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα της ομάδας. Εάν η εργασία σας περιλαμβάνει στενή συνεργασία με πελάτες ή συνεργάτες τρίτων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία σε περιορισμένο βαθμό.

4. Ελάτε με μια πολιτική συναντήσεων και γραπτών μηνυμάτων

Το Microsoft Teams είναι μια πλατφόρμα επαγγελματικής επικοινωνίας και όσο λιγότερο προσωπικό γίνεται, τόσο το καλύτερο. Δημιουργήστε πολιτικές ανταλλαγής μηνυμάτων και συναντήσεων σύμφωνα με τα οργανωτικά πρότυπα.

Ελέγξτε ή απαγορεύστε τη χρήση αυτοκόλλητων, GIF και μιμιδιών που δεν είναι επαγγελματικά. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε σε ένα σύστημα αξιολόγησης περιεχομένου να εντοπίσει οποιοδήποτε ενοχλητικό περιεχόμενο.

Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους χρήστες να επεξεργάζονται ή να διαγράφουν οποιοδήποτε αποσταλμένο μήνυμα, αλλά λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστεί να επαναλάβετε το αρχικό μήνυμα. Η καταγραφή και η μεταγραφή των συναντήσεων των ομάδων είναι επίσης δυνατή.

Ωστόσο, λάβετε υπόψη αυτές τις δυνατότητες σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας και εάν αποφασίσετε να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες, ενημερώστε σαφώς όλους τους συμμετέχοντες. Θα πρέπει επίσης να παρέχετε άμεση πρόσβαση στις συναντήσεις μόνο στα μέλη της ομάδας και οι επισκέπτες θα πρέπει να συμμετέχουν μετά από έγκριση.

5. Ρυθμίστε τις ενσωματώσεις εφαρμογών τρίτου μέρους

Ως επικεφαλής της ομάδας, θα πρέπει να είστε ευχαριστημένοι με την απρόσκοπτη λειτουργία ενσωμάτωσης τρίτων μερών του Microsoft Teams. Όμως, το γεγονός ότι οποιοδήποτε μέλος μπορεί να ενσωματώσει μια υποστηριζόμενη εφαρμογή μπορεί να σας προβληματίσει. Πρέπει να διατηρείτε τα κανάλια του Microsoft Teams καθαρά και ασφαλή.

Για αυτό, θα πρέπει να επιτρέπετε μόνο μια συγκεκριμένη λίστα εφαρμογών τρίτων για ενσωμάτωση. Μπορείτε να επισκεφθείτε το Διαχείριση σελίδας εφαρμογών του κέντρου διαχείρισης του Microsoft Teams για τη διαχείριση των εφαρμογών Teams που θέλετε να επιτρέψετε στους συναδέλφους σας. Εκεί, μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε την εμπειρία εφαρμογής τρίτου μέρους για μεμονωμένους χρήστες.

6. Έλεγχος κλήσεων και μηνυμάτων

Οι διαχειριστές του Microsoft Teams μπορούν να ελέγξουν και να ελέγξουν το ιστορικό κλήσεων οποιουδήποτε μέλους τις τελευταίες 30 ημέρες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα ιστορικού κλήσεων του ατόμου, επισκεψιμότητα, ακουστικά, ποιότητα δικτύου κ.λπ., για να επιλύσετε προβλήματα επικοινωνίας που αντιμετωπίζουν.

Σχετίζεται με: Microsoft Teams vs. Χώρος εργασίας από το Facebook: Ποιο πρέπει να χρησιμοποιείτε;

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα τάσεων ποιότητας κλήσεων των τελευταίων 90 ημερών στην παλαιά πύλη Skype για επιχειρήσεις για να έχετε μια επισκόπηση της απόδοσης του δικτύου.

7. Ορίστε έναν κανόνα για την ταξινόμηση δεδομένων

Η κατηγοριοποίηση δεδομένων είναι η μέθοδος που σας παρέχει σημαντικές πληροφορίες για το επίπεδο ευαισθησίας δεδομένων. Με αυτήν την ταξινόμηση, μπορείτε να γνωρίζετε τη θέση των ευαίσθητων δεδομένων, τους παράγοντες κινδύνου και τον τρόπο με τον οποίο τα μέλη της ομάδας χρησιμοποιούν τα δεδομένα. Για να γνωρίζετε εύκολα αυτές τις πληροφορίες μέσω κατηγοριοποίησης, ορίστε ένα σύστημα ταξινόμησης δεδομένων.

Αυτό το σύνολο κανόνων θα εξηγήσει σαφώς τις διαθέσιμες επιλογές στους τελικούς χρήστες. Ως εκ τούτου, θέστε τους κανόνες σε εύκολα κατανοητή γλώσσα. Εφαρμόστε τους κανόνες ταξινόμησης για όλες τις ομάδες της Microsoft.

Αφού έχετε εφαρμόσει το σύστημα ταξινόμησης, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να εφαρμόσετε πρόληψη απώλειας δεδομένων (DLP), ετικέτες διατήρησης κ.λπ.

Τα μέλη της ομάδας σας χρειάζονται την ελευθερία να συμπεριλάβουν νέους πόρους, αλλά αυτό δεν πρέπει να θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια των δεδομένων με οποιοδήποτε κόστος. Μπορείτε να προσφέρετε μια βιώσιμη λύση σε αυτό το πρόβλημα προσαρμόζοντας το ρυθμίσεις ασφαλείας του Microsoft Teams σύμφωνα με τα επίπεδα εμπιστευτικότητας του έργου.

Ανάλογα με τον σκοπό των δεδομένων, μπορείτε ακόμη να προσθέσετε περισσότερους περιορισμούς, όπως η απενεργοποίηση της κοινής χρήσης συνδέσμων. Δεδομένου ότι το Teams είναι μια ενοποιημένη πλατφόρμα που είναι ενσωματωμένη με άλλες εφαρμογές του Microsoft 365, πρέπει να περάσετε από διάφορα επίπεδα εξουσιοδότησης για την εκτέλεση διαμορφώσεων σε πολλά κέντρα διαχείρισης.

Κατά τη διαχείριση των ρυθμίσεων, λάβετε υπόψη την κρισιμότητα κάθε ομάδας για να καταλήξει στις κατάλληλες ρυθμίσεις.

9. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας στις πολιτικές των ομάδων MS

Είναι απίθανο μόνο ένα μέλος της ομάδας να βρει τον καλύτερο τρόπο για να αξιοποιήσει στο έπακρο το Microsoft Teams. Επομένως, πρέπει να συνεργαστείτε για να εξερευνήσετε και να αναπτυχθείτε χρησιμοποιώντας αυτήν την πλατφόρμα. Είτε η ομάδα σας πρόκειται να χρησιμοποιήσει ομάδες για πρώτη φορά είτε έχει περάσει αρκετός χρόνος, μια τακτική προπόνηση θα είναι χρήσιμη.

Εκεί, οι άνθρωποι μπορούν να μοιραστούν τις εμπειρίες τους στο Microsoft Teams με άλλους. Μπορούν επίσης να μιλήσουν για τυχόν προηγούμενα ζητήματα με τις Ομάδες και πώς χειρίζονται αυτά τα θέματα αποτελεσματικά. Μπορείτε επίσης να σημειώσετε τις προτάσεις τους και να εφαρμόσετε τις εφικτές.

Αβίαστη Ομαδική Συνεργασία

Η κατάλληλη χρήση εργαλείων είναι το κλειδί για την επιτυχία κάθε ομάδας ή έργου. Ως εκ τούτου, είναι ευθύνη του αρχηγού της ομάδας να επιβάλει ένα σύνολο κανόνων που οργανώνουν τον τρόπο επικοινωνίας και συνεργασίας των μελών.

Οι παραπάνω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας χρησιμοποιεί την εφαρμογή Ομάδες για παραγωγική ομαδική επικοινωνία.

7 Συμβουλές και εργαλεία για επικοινωνία με πελάτες και ομάδες σε πραγματικό χρόνο

Είτε είστε τακτικός είτε ελεύθερος επαγγελματίας, το να γνωρίζετε πώς να επικοινωνείτε θέματα που σχετίζονται με την εργασία σας βοηθά να διατηρήσετε μια ισορροπία εργασίας-ζωής. Μάθετε περισσότερα!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα