Το 6 καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις

Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε φυσικούς τρόπους για να διατηρείτε τα αρχεία και το χαρτί σας, χάνετε πολλά. Η φυσική αποθήκευση αρχείων απαιτεί πολύ χώρο αποθήκευσης. Χρειάζεστε πάντα γραφεία, γεγονός που καθιστά την αναζήτηση και την παρακολούθηση ενός συγκεκριμένου αρχείου αρκετά προκλητική.

Εναλλακτικά, το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε απεριόριστο αριθμό αρχείων εύκολα. Επιπλέον, είναι συγκριτικά πιο ασφαλείς και ευέλικτοι, διευκολύνοντας τη συνεργασία πολλών μελών της ομάδας σε ένα μόνο έγγραφο.

Λοιπόν, ας μάθουμε ποιο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διαχείριση των αρχείων σας.

1. Bitrix24

Είναι μια ασφαλής πλατφόρμα για την αποθήκευση των προσωπικών και συνεργατικών αρχείων σας. Πάνω από 5 εκατομμύρια χρήστες τους εμπιστεύονται παγκοσμίως και χρησιμοποιούν αυτό το λογισμικό για τη διαχείριση των αρχείων τους.

Προσφέρει τρεις διαφορετικούς τύπους αποθήκευσης για τα έγγραφά σας:

• Οδήγηση μου: Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα προσωπικά σας αρχεία εδώ.
instagram viewer
• Ομαδική κίνηση: Είναι καλύτερο για τη συνεργασία ομάδων φοιτητών και μικρών επιχειρήσεων.
• Εταιρική κίνηση: Αυτό είναι το καλύτερο για εταιρείες με πολλούς υπαλλήλους.

Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύστε τα έγγραφά σας στο cloud ή χώρο αποθήκευσης, ανάλογα με τις ανάγκες σας. Και περιηγηθείτε σε πολλά αρχεία πληκτρολογώντας το όνομά τους ή μια σύντομη περιγραφή για αυτά. Είναι όλα αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Μπορείτε επίσης να σας αρέσουν τα έγγραφα για να τα διατηρείτε στην κορυφή των αποτελεσμάτων αναζήτησης για γρήγορη πρόσβαση. Το εργαλείο σας επιτρέπει επίσης να προσθέτετε σχόλια στα έγγραφα και να διατηρείτε πολλές εκδόσεις εγγράφων με ιστορικό επεξεργασίας. Διευκολύνει την παρακολούθηση των αλλαγών στο μέλλον. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές εφαρμογές για να επεξεργαστείτε το έγγραφό σας.

Για λόγους ασφαλείας, το Bitrix24 σας επιτρέπει να κλειδώσετε το έγγραφό σας κάνοντας κλικ στο κουμπί κλειδώματος. Κάνει το έγγραφο απρόσιτο για άλλους ανθρώπους. Το λογισμικό έχει τόσο δωρεάν όσο και επί πληρωμή εκδόσεις. Μπορείτε να πάρετε ένα με βάση τις ανάγκες σας.

2. Υπουργικό Συμβούλιο eFile

Είτε είστε φοιτητής, είτε μικρός εργολάβος είτε έχετε μεγάλη εταιρεία με πολλούς υπαλλήλους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να διατηρήσετε και να οργανώσετε τα δεδομένα και τα αρχεία σας. Σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στα αρχεία πληκτρολογώντας το όνομά τους στη γραμμή αναζήτησης.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε γρήγορη πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία διατηρώντας τα στο χαρτοφυλάκιο και αυτοματοποιώντας τη ροή εργασίας με αυτό το λογισμικό, καθώς αυτόματα αρχειοθετεί τα έγγραφα που ανεβάζετε. Επιτρέπει την αποθήκευση τόσο στο χώρο όσο και στο cloud.

Επιπλέον, δεν χρειάζεται να διατηρείτε την εφαρμογή του σε όλες τις συσκευές σας. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας από οπουδήποτε στον κόσμο χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Ωστόσο, μόνο ορισμένα άτομα με κωδικό πρόσβασης μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα για λόγους ασφαλείας. Δίνονται άδειες στους εργαζόμενους με βάση τους ρόλους τους.

Όλα τα αρχεία που μοιραστήκατε είναι κρυπτογραφημένα και πρέπει να τα περάσετε έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων. Για μεγαλύτερη ευκολία, μπορείτε επίσης να ορίσετε έλεγχο ταυτότητας IP ή τοποθεσίας.

Εκτός αυτού, εάν είστε εταιρεία ή ατομικός επιχειρηματίας, θα χαρούμε να γνωρίζετε ότι αυτό το λογισμικό επιτρέπει επίσης την υπογραφή συμβάσεων. Για να διευκολύνετε την εργασία σας, μπορείτε να ενσωματώσετε το λογισμικό με εφαρμογές τρίτων όπως το DocuSign, το Salesforce και το Microsoft Office.

3. Google Drive

Με πάνω από 1 δισεκατομμύριο μηνιαίους ενεργούς χρήστες και 6 εκατομμύρια χρήστες επί πληρωμή, η Google είναι μέχρι στιγμής η πιο δημοφιλής λύση αποθήκευσης αρχείων. Οι άνθρωποι το χρησιμοποιούν για προσωπική, ομαδική και εταιρική αποθήκευση αρχείων.

Επιτρέπει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση με εφαρμογές που βασίζονται σε cloud. Επιπλέον, υποστηρίζει πολλές μορφές, ώστε να μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο σας χωρίς να αλλάξετε τον τύπο του - για παράδειγμα, PDF, Word και άλλα. Η αναζήτηση εγγράφων στο Google Drive σας είναι επίσης βολική. Απλώς πληκτρολογήστε το όνομα και αυτό είναι!

Παρέχει κοινόχρηστο χώρο για τα μέλη της ομάδας. Παρόλα αυτά, τα δεδομένα παραμένουν απρόσιτα για τους ξένους λόγω της δυνατότητας πρόληψης απώλειας δεδομένων (DLP).

Το λογισμικό σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας και να τα δημιουργήσετε, να τα δείτε και να τα επεξεργαστείτε επίσης. Επιπλέον, εάν επεξεργαστείτε αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο, θα διατηρήσει το ιστορικό των αλλαγών που έγιναν. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να διατηρείτε πολλές εκδόσεις του αρχείου. Είναι όλα αποθηκευμένα σε ένα έγγραφο.

Το Google Drive παρέχει δωρεάν χώρο αποθήκευσης έως 15 GB για όλους τους χρήστες του. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης από αυτόν, θα πρέπει να λάβετε ένα premium πρόγραμμα.

4. Συμβολή

Αυτό είναι ένα άλλο εξαιρετικό εργαλείο κοινής χρήσης αρχείων που βασίζεται στο σύννεφο και σας επιτρέπει να διατηρείτε και να οργανώνετε τα αρχεία σας. Πάνω από 130.000 χρήστες παγκοσμίως εμπιστεύονται αυτήν την πλατφόρμα με τα έγγραφα και τα αρχεία τους.

Μπορείτε να οργανώσετε τα έγγραφά σας με δύο τρόπους με αυτό το λογισμικό:

• Σελίδες: Μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε σελίδες και να τις συζητήσετε με τους υπαλλήλους σας.
• Χώροι: Όλες οι σελίδες σας είναι αποθηκευμένες εδώ. Είτε πρόκειται για άτομα, μέλη ομάδας ή για άλλα έργα.

Αυτό το εργαλείο προσφέρει προηγμένες δυνατότητες για την αναζήτηση και ανάκτηση των εγγράφων σας, πάνω από 75 προσαρμόσιμα πρότυπα και δυνατότητες σχολιασμού και επεξεργασίας. Επιπλέον, εάν κάποιος στην ομάδα αναθέσει μια εργασία σε άλλο μέλος της ομάδας, θα ειδοποιηθεί για έγκαιρες ενέργειες.

Επιπλέον, μπορείτε να ελέγξετε τα δικαιώματα των εγγράφων και να διαχειριστείτε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά στην ομάδα. Είναι δωρεάν για έως και 10 χρήστες. Για οτιδήποτε πάνω από αυτό, θα πρέπει να αγοράσετε την premium έκδοση του.

5. SharePoint Online

Με πάνω από 190 εκατομμύρια άνθρωποι Έχοντας πρόσβαση στις δυνατότητες του SharePoint Online, είναι ένα εργαλείο της Microsoft που σας επιτρέπει να οργανώνετε έγγραφα, ομάδες και ροή εργασίας.

Εκτός από την αποθήκευση των αρχείων σας, μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο και να το χρησιμοποιήσετε για να συνεργαστείτε με πολλά μέλη της ομάδας. Σας επιτρέπει να ενημερώσετε τα μεταδεδομένα αρχείων, επιτρέποντας μια γρήγορη αναζήτηση.

Με αυτόν τον τρόπο, εάν ξεχάσετε ένα όνομα αρχείου ή έχετε πολλά αρχεία με σχεδόν το ίδιο όνομα, μπορείτε να βρείτε το έγγραφο πληκτρολογώντας μερικές λέξεις γραμμένες στα μεταδεδομένα. Το εργαλείο είναι επίσης διαθέσιμο για εφαρμογές για κινητά. Ωστόσο, θα πρέπει να λάβετε μια συνδρομή 5 $ το μήνα για να τη χρησιμοποιήσετε.

6. Ιχνηλάτης χαρτιού

Ένα άλλο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων στη λίστα είναι το Paper Tracer. Είναι φτιαγμένο για μικρές, μεσαίες και επιχειρηματικές επιχειρήσεις.

Σας βοηθά να αυτοματοποιήσετε τις συμβάσεις σας, να ψηφιοποιήσετε έγγραφα και να παρακολουθείτε και να αναφέρετε όλα τα αποθηκευμένα αρχεία. Επιπλέον, είναι συμβατό με το HIPAA, πράγμα που σημαίνει ότι ακολουθεί τον νόμο ασφαλείας και αποτρέπει οποιαδήποτε διαρροή δεδομένων. Παρέχει επίσης δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής. Ως εκ τούτου, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για υγειονομική περίθαλψη, νομική ή οποιαδήποτε επιχείρηση που ολοκληρώνει έργα βάσει σύμβασης.

Το λογισμικό προσφέρει λύσεις ροής εργασίας από άκρο σε άκρο και προσφέρει εφαρμογή που βασίζεται σε σύννεφο. Είναι ένα καλό εργαλείο για μικρές επιχειρήσεις με έως 10 υπαλλήλους και μεσαίες επιχειρήσεις με 100 ή περισσότερους υπαλλήλους.

Επιλέξτε το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων σας

Εάν εξακολουθείτε να αποθηκεύετε τα αρχεία σας φυσικά και αντιμετωπίζετε όλα τα προβλήματα, ήρθε η ώρα να σταματήσετε.

Η λίστα προσφέρει πολλαπλά λογισμικά που παρέχουν άφθονο δωρεάν αποθηκευτικό χώρο. Ξεκινήστε με αυτά και διευκολύνετε τη διατήρηση, οργάνωση και διαχείριση των αρχείων σας με τη συνεργασία πολυάριθμων μελών της ομάδας.

Τα 10 καλύτερα εργαλεία για τη μεταγραφή βίντεο συναντήσεων σε έγγραφα με δυνατότητα κοινής χρήσης

Η μεταγραφή εφαρμογών σάς επιτρέπει να μετατρέπετε αρχεία ήχου και βίντεο σε κείμενο που μπορείτε να μοιραστείτε. Εδώ είναι μερικά από τα καλύτερα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αυτό.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα