Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας σας με την κοινή χρήση γνώσεων

Ζούμε σε μια εποχή όπου η πρόσβαση σε πληροφορίες και γνώσεις είναι ευκολότερη από ποτέ, και μπορούμε να ευχαριστήσουμε την τεχνολογία για αυτό.

Ωστόσο, η ανταλλαγή γνώσεων δεν είναι πάντα μια τυπική πρακτική στο χώρο εργασίας λόγω ασαφούς εσωτερικής επικοινωνίας, αποθήκευσης γνώσεων και έλλειψης πρακτικών ψηφιακών εργαλείων.

Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε γιατί πρέπει να βελτιώσετε την ανταλλαγή γνώσεων και πώς μπορείτε να το επιτύχετε στο χώρο εργασίας σας.

Τι είναι η ανταλλαγή γνώσεων στον χώρο εργασίας;

Η ανταλλαγή γνώσεων είναι η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ ατόμων, ομάδων ή τμημάτων για τη βελτίωση της συνεργασίας και την επίτευξη των στόχων του οργανισμού. Οι πιθανότητες είναι ότι προσλαμβάνετε συγκεκριμένους υπαλλήλους από μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων λόγω των γνώσεων τους σε έναν συγκεκριμένο τομέα και πώς θα το χρησιμοποιήσουν στον οργανισμό σας.

Τώρα, φανταστείτε πόσο πολύ μπορεί να είναι αυτή η γνώση όταν αυτά τα άτομα αρχίσουν να μοιράζονται την εμπειρία τους και να εργάζονται ως μονάδα. Η ανταλλαγή γνώσεων βοηθά στη δημιουργία ενός πιο αφοσιωμένου εργατικού δυναμικού ενισχύοντας τη δημιουργικότητα, την καινοτομία, τη συνεργασία και την παραγωγικότητα.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι ζωτικής σημασίας να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης, ανταλλαγής και χρήσης της γνώσης μέσα στον οργανισμό σας. Ακολουθούν μερικές συμβουλές και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να το πετύχετε:

1. Δημιουργία εσωτερικού Wiki εταιρείας

Με μια γενική έννοια, η τεχνολογία έχει αυξήσει σημαντικά την προσβασιμότητα πληροφοριών και γνώσεων στο χώρο εργασίας. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι εξακολουθούν να αφιερώνουν πολύ χρόνο προσπαθώντας να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες.

Γιατί; Αυτό οφείλεται εν μέρει επειδή οι πληροφορίες της εταιρείας διαδίδονται σε διαφορετικά εσωτερικά εργαλεία επικοινωνίας όπως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθιστώντας μια πρόκληση την εύρεση και την ενημέρωση πληροφοριών, την αποτελεσματική επιβίβαση νέων υπαλλήλων ή την απάντηση σε κοινά ερωτήματα μια για πάντα.

Μπορείτε να αποφύγετε αυτή τη διαρροή χρόνου και παραγωγικότητας και να αυξήσετε την ανταλλαγή γνώσεων συγκεντρώνοντας τις πληροφορίες σε ένα εσωτερικό wiki.

Το εσωτερικό wiki είναι η κεντρική εγκυκλοπαίδεια μιας εταιρείας που οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να δημιουργήσουν, να οργανώσουν και να μοιραστούν γνώσεις για να βοηθήσουν όλοι να κάνουν τη δουλειά τους παραγωγικά. Το εσωτερικό wiki της εταιρείας σας μπορεί να περιλαμβάνει πρακτικά συνεδριάσεων, πολιτικές της εταιρείας, εταιρικά νέα, τυπικές διαδικασίες λειτουργίας, φροντιστήρια λογισμικού της εταιρείας και πολλά άλλα.

Αν και αυτό μπορεί να ακούγεται σαν μια περίπλοκη προσπάθεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εσωτερικά εργαλεία φιλικά προς το wiki όπως Γκουρού για τη δημιουργία μιας βάσης γνώσεων στην οποία είναι εύκολη η πρόσβαση, η επεξεργασία και η πλοήγηση. Το Guru σας επιτρέπει να ενσωματώσετε άλλα εργαλεία διαχείρισης γνώσης και επικοινωνίας για να έχετε όλες τις σχετικές πληροφορίες σε ένα μέρος.

Κατεβάστε: Γκουρού για Android | iOS (Δωρεάν δοκιμή, διαθέσιμη έκδοση premium)

2. Μείωση των εμποδίων επικοινωνίας

Η βελτίωση της ανταλλαγής γνώσεων στον οργανισμό σας σημαίνει επίσης τη δημιουργία γεφυρών επικοινωνίας μεταξύ υπαλλήλων σε διαφορετικά τμήματα, απομακρυσμένες ομάδες και ηγεσία. Είναι ζωτικής σημασίας να μειώσουμε τα εμπόδια επικοινωνίας όσο το δυνατόν περισσότερο για να αποφύγουμε τα μέλη της ομάδας να αισθάνονται αποστασιοποιημένα το ένα από το άλλο.

Μπορείτε να το επιτύχετε χρησιμοποιώντας λογισμικό επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο, όπως το εργασιακό περιβάλλον Χαλαρότητα. Αυτό το εργαλείο επιτρέπει αποτελεσματικά την επικοινωνία ενός προς έναν και τη διαλειτουργική συνεργασία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων μέσω των καναλιών Slack για να διευκολύνει την ανταλλαγή γνώσεων.

Το Slack σας επιτρέπει αποθήκευση μηνυμάτων και αρχείων, και να τα βρείτε γρήγορα μέσω αναζήτησης. Μπορείτε επίσης να κάνετε χρήση του αυτές τις προηγμένες συμβουλές αναζήτησης Slack για εξοικονόμηση περισσότερου χρόνου.

Επιπλέον, μπορείτε να εισαγάγετε ένα εικονική ψύκτη νερού κανάλι για συναδέλφους να αλληλεπιδρούν κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων ή μετά τη δουλειά, να μοιράζονται ιδέες, να γνωρίζουν νέες προσλήψεις κ.λπ., για να δημιουργήσουν μια κουλτούρα εύκολης επικοινωνίας και ανοιχτότητας.

Κατεβάστε: Χαλαρή για Android | iOS (Διατίθεται δωρεάν, έκδοση premium)

3. Αξιοποιήστε τις σιωπηλές συναντήσεις

Ένας από τους κύριους λόγους που μπορούν να βοηθήσουν οι σιωπηλές συναντήσεις ενισχύστε τη συνεργασία και την παραγωγικότητα των ομάδων σας είναι επειδή προωθούν την αποτελεσματική ανταλλαγή γνώσεων.

Αυτό είναι εφικτό αφού τα μέλη της ομάδας χρησιμοποιούν τον περισσότερο χρόνο που διαθέτουν για να μοιραστούν ιδέες γράφοντας, ξεπερνώντας έτσι τους συνομηλίκους πίεση, ή τους κινδύνους πιο ειλικρινών ανθρώπων που επισκιάζουν τους εσωστρεφείς συναδέλφους τους κατά τη διάρκεια συμβατικών (λεκτικών) συναντήσεις.

Οι σιωπηλές συναντήσεις μπορούν να είναι ιδιαίτερα επωφελείς για ιδέες, καθώς όλοι οι συμμετέχοντες έχουν ίσο χρόνο για να προβληματιστούν και να μοιραστούν τη γνώση αποτελεσματικά.

4. Αξιολογήστε τη διαδικασία ενσωμάτωσής σας

Η εργασία σε ένα νέο περιβάλλον μπορεί να είναι μια τρομακτική εμπειρία για τους περισσότερους ανθρώπους. Οι νέες προσλήψεις χρειάζονται συχνά χρόνο για να εγκατασταθούν στο νέο τους περιβάλλον, να προσαρμοστούν σε νέους ρόλους, ευθύνες και ομάδες.

Ευτυχώς, η ανάθεση νέων προσλήψεων σε έναν μέντορα ή η αποτελεσματική διαδικασία επιβίβασης για τη διευκόλυνση της ροής των πληροφοριών μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι ζωτικής σημασίας να επανεξετάσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσής σας μέσα από το φακό της ανταλλαγής γνώσεων, καθώς σας παρέχει την τέλεια ευκαιρία να εδραιώσετε τις αξίες της στον οργανισμό σας. Αυτό θα βοηθήσει τους νέους υπαλλήλους να γνωρίζουν ότι οι γνώσεις τους είναι πολύτιμες και θα αισθάνονται πιο άνετα να τις μοιράζονται από την πρώτη μέρα.

Τούτου λεχθέντος, αξιολογήστε τη διαδικασία επιβίβασης για να καθορίσετε πώς μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες ευκαιρίες ανταλλαγής γνώσεων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν εκπαιδευτικό οδηγό στο εσωτερικό σας wiki για νέες προσλήψεις, συμπεριλαμβανομένων σχετικών πληροφοριών, όπως οδηγίες εκμάθησης, πολιτικές και προσδοκίες της εταιρείας, δηλώσεις αποστολής κ.λπ.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως Ντόνατ στο Slack για να συνδυάσετε νέες προσλήψεις με μέντορες ή φίλους που επιβιβάζονται για να τους καλωσορίσετε θερμά, να μοιραστείτε περιστασιακές συνομιλίες που θα σας βοηθήσουν να ενσταλάξετε την αίσθηση του ανήκειν και να δημιουργήσετε σημαντικές συνδέσεις.

Η ύπαρξη συνεκτικών ομάδων που εργάζονται απρόσκοπτα μαζί σε διαφορετικά έργα είναι ζωτικής σημασίας σε κάθε ακμάζουσα οργάνωση. Μπορείτε να το επιτύχετε δημιουργώντας μια συνεργατική κουλτούρα που ενδυναμώνει τα μέλη της ομάδας να μοιράζονται ιδέες, γνώσεις και δεξιότητες για την επίτευξη ενός κοινού στόχου.

Τα εργαλεία διαχείρισης έργων συμβάλλουν στην ενίσχυση της συνεργασίας φέρνοντας διαφορετικά άτομα να εργαστούν σε ένα έργο, παρακολουθούν την πρόοδό τους, προσθέτουν σχετικές πληροφορίες και επικοινωνούν.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης έργων όπως Asana για να κρατήσετε όλα τα μέλη της ομάδας σας σε επαφή για να διασφαλίσετε ότι λειτουργούν σε συνέργεια. Η Asana διευκολύνει όλους την πρόσβαση, την εύρεση και την ανταλλαγή πληροφοριών σε ένα μέρος. Αυτό το εργαλείο μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα της ομάδας σας βοηθώντας σας να οργανώσετε όλα τα έργα σας και γνωρίζοντας σε τι εργάζονται όλοι για να αποφύγετε τις διπλές προσπάθειες.

Κατεβάστε: Asana για Android | iOS (Διατίθεται δωρεάν, έκδοση premium)

Βελτιώστε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας σας με την κοινή χρήση γνώσεων

Η ανταλλαγή γνώσεων είναι ένας από τους πυλώνες κάθε παραγωγικής οργάνωσης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παραπάνω συμβουλές και εργαλεία για να αυξήσετε συνεχώς την αφοσίωση και την παραγωγικότητα της ομάδας σας ενθάρρυνση των υπαρχόντων υπαλλήλων να μοιράζονται γνώσεις και να ενσταλάζουν αυτήν την αξία σε νέες προσλήψεις από το αρχή.

Πώς να βελτιώσετε το κίνητρο και τη συμμετοχή της ομάδας σας

Αγωνίζεστε για να συμβάλλετε η ομάδα σας; Ας δούμε πώς να μεγιστοποιήσουν το κίνητρο και τη συμμετοχή τους.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα