Οι 10 καλύτερες πρακτικές που πρέπει να γνωρίζει κάθε χρήστης του SharePoint

Το SharePoint είναι μέρος του Microsoft 365 που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε επαγγελματικά έγγραφα και περιεχόμενο. Είτε είστε διαχειριστής είτε τελικός χρήστης, η γνώση και η εφαρμογή των βέλτιστων πρακτικών θα διασφαλίσει ότι όλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν το περιεχόμενο χωρίς καμία δυσκολία.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το SharePoint πιο αποτελεσματικά.

1. Φέρτε τη συνοχή στα ονόματα αρχείων

Η συνέπεια είναι το κλειδί για την επιτυχία και είναι αλήθεια ακόμη και στην περίπτωση Κοινόχρηστο σημείο. Καθώς το SharePoint μπορεί να αποθηκεύει πολλά έγγραφα, πρέπει να έχετε συνέπεια στην ονομασία αρχείων.

Σως έχετε παρατηρήσει ότι ορισμένα αποτελέσματα αναζήτησης περιέχουν ασαφή ονόματα αρχείων. Ως αποτέλεσμα, πρέπει να ανοίξετε κάθε αρχείο για να βρείτε το επιθυμητό. Αυτή είναι μια επίπονη δουλειά και σε κάνει αντιπαραγωγικό. Επιπλέον, η εύρεση του κατάλληλου αρχείου από χιλιάδες έγγραφα μπορεί να καταστεί σχεδόν αδύνατη εάν διαφορετικοί συμπαίκτες ακολουθούν διαφορετικά στυλ ονοματοδοσίας.

Σχετίζεται με: Τι είναι το Microsoft SharePoint; Χαρακτηριστικά και οφέλη από τη χρήση του

Δεδομένου ότι το SharePoint είναι μια κοινόχρηστη πλατφόρμα, συζητήστε με άλλους για να επιλέξετε μια σύμβαση ονομασίας. Επομένως, εσείς και οι συμπαίκτες σας μπορείτε να βρείτε γρήγορα οποιοδήποτε αρχείο ή έγγραφο.

2. Ετικέτα εγγράφων

Παρά το γεγονός ότι ακολουθείτε μια ενιαία σύμβαση ονοματοδοσίας, μπορεί να έχετε πρόβλημα να βρείτε το απαιτούμενο έγγραφο. Για να σας δείξει η Microsoft Search πιο συγκεκριμένα και σχετικά αποτελέσματα, προσθέστε ετικέτα στα έγγραφά σας. Η προσθήκη ετικετών λειτουργεί παρόμοια με το είδος μιας ταινίας ή καναλιού μιας τηλεοπτικής σειράς.

Θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε όλα τα αρχεία που ανήκουν στην ίδια κατηγορία. Για να προσθέσετε μια ετικέτα, μεταβείτε σε μια βιβλιοθήκη και προσθέστε ένα νέο πεδίο κατηγορίας, όπως ημερομηνία δημιουργίας, τελευταία τροποποίηση κ.λπ. Τώρα, για κάθε έγγραφο, συμπεριλάβετε τα αντίστοιχα δεδομένα που θα λειτουργήσουν ως ετικέτα. Με αυτόν τον τρόπο, θα λάβετε ακριβή αποτελέσματα από το SharePoint.

3. Ασφαλή έγγραφα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία κλειδώματος

Η ασφάλεια των δεδομένων του SharePoint δεν βασίζεται μόνο στους διαχειριστές υποδομής πληροφορικής. Ως τελικός χρήστης, μπορείτε επίσης να παίξετε τον ρόλο σας κλειδώνοντας έγγραφα. Αυτή η δυνατότητα διασφαλίζει ότι κανένα μη εξουσιοδοτημένο άτομο δεν μπορεί να κάνει αλλαγές σε κοινόχρηστα αρχεία ή έγγραφα.

Ενεργοποιώντας την ενσωματωμένη λειτουργία διαχείρισης εγγραφών, μπορείτε να κλειδώσετε και να ξεκλειδώσετε ένα έγγραφο. Επίσης, το SharePoint θα εμφανίσει ένα εικονίδιο δίπλα στο όνομά του, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν την ειδική του κατάσταση. Μπορείτε να προσθέσετε αυτήν τη ρύθμιση στη ροή εργασίας που κλειδώνει αυτόματα το έγγραφο μετά από έγκριση.

4. Γρήγορη αντιγραφή λιστών και βιβλιοθηκών

Δημιουργία λίστας ή βιβλιοθήκης, προσθήκη μεταδεδομένων, δημιουργία προβολών - η πλήρης διαδικασία δημιουργίας βιβλιοθήκης ή λίστας στο SharePoint διαρκεί πολλές ώρες. Αυτό το ταραχώδες έργο μπορεί να είναι κοσμικό αν πρέπει να δημιουργήσετε αυτές τις λίστες ή βιβλιοθήκες πολλές φορές.

Επομένως, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι είναι δυνατή η αντιγραφή της λίστας από οποιονδήποτε ιστότοπο του SharePoint με σωστή πρόσβαση. Επιπλέον, η διαδικασία αντιγραφής είναι απλή και μπορείτε να αντιγράψετε σχεδόν ολόκληρη τη διαμόρφωση. Η αντιγραφή της μορφοποίησης για βιβλιοθήκες ή λίστες σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο στο νέο έργο.

5. Μάθετε να επαναφέρετε τα χαμένα δεδομένα της βιβλιοθήκης

Η τυχαία διαγραφή ζωτικών δεδομένων μπορεί να προκαλέσει ανεπανόρθωτη ζημιά στην ομάδα σας. Επομένως, πρέπει να γνωρίζετε τα βασικά για την επαναφορά των διαγραμμένων και χαμένων δεδομένων από τη βιβλιοθήκη του SharePoint.

Σχετίζεται με: Τρόποι διόρθωσης του OneDrive όταν δεν μπορείτε να ανοίξετε τα αρχεία σας

Εάν το γνωρίζετε αυτό, δεν χρειάζεται να εξαρτάστε από κανέναν άλλο για την ανάκτηση δεδομένων. Έτσι, καταλήγετε να εξοικονομείτε χρόνο και άλλα άτομα που θα μπορούσαν να συνεργαστούν μαζί σας σε αυτό το μη παραγωγικό έργο.

Αρχικά, δημιουργήστε μια πολιτική αποκατάστασης δεδομένων για το SharePoint και εφαρμόστε τη σωστά. Η διαδικασία αποκατάστασης θα σας επιτρέψει να επαναφέρετε δεδομένα για μια ορισμένη περίοδο. Θυμηθείτε ότι η επαναφορά δεδομένων από παλαιότερη ώρα σημαίνει ότι θα χάσετε τις αλλαγές που κάνατε μετά από αυτό το χρονικό διάστημα.

6. Διαχείριση αιτήματος πρόσβασης

Φανταστείτε ότι μοιραστήκατε έναν σύνδεσμο με έναν συνάδελφο μέσω email και φύγατε για την ημέρα. Όταν αυτό το άτομο προσπαθεί να ανοίξει το σύνδεσμο, διαπιστώνει ότι δεν έχει πρόσβαση σε αυτό το αρχείο. Προφανώς, μπορούν να ζητήσουν πρόσβαση σε αρχεία, αλλά δεν έχουν ιδέα ποιος μπορεί να μοιραστεί την έγκριση και τον χρόνο ανακύκλωσης. Μερικές φορές, πολλοί κάτοχοι ιστότοπων ομάδας μπορούν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις σχετικά με αιτήματα πρόσβασης αρχείων.

Είναι επίσης πιθανό ο καθένας από αυτούς να πιστεύει ότι άλλοι θα αποδεχτούν το αίτημα. Ως αποτέλεσμα, το άτομο που ζήτησε πρόσβαση μπορεί να μην λάβει ποτέ απάντηση. Για να αποφύγετε τέτοιου είδους ζητήματα, μπορείτε να ορίσετε ένα συγκεκριμένο email υποστήριξης για την αντιμετώπιση τέτοιων αιτημάτων.

7. Περιορισμός άδειας βιβλιοθήκης

Η μαζική άδεια πρόσβασης στη βιβλιοθήκη είναι επιβλαβής για την ασφάλεια των δεδομένων. Για να αποφύγετε τέτοια σενάρια, πρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση στη βιβλιοθήκη σε οποιονδήποτε ιστότοπο του SharePoint.

Εάν έχετε βιβλιοθήκες μόνο για να έχει πρόσβαση η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού, μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση άλλων σε αυτόν τον ιστότοπο του SharePoint. Για αυτό, ονομάστε τη βιβλιοθήκη και αναφέρετε την ειδική της κατάσταση στην περιγραφή της.

8. Χρησιμοποιήστε ιστότοπους κόμβου για να κατηγοριοποιήσετε ιστότοπους ομάδας

Μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε ιστότοπους παρόμοιων κατηγοριών από ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών του SharePoint. Ωστόσο, μπορείτε να ομαδοποιήσετε παρόμοιους ή σχετικούς ιστότοπους μέσω μιας εικονικής ομάδας που ονομάζεται ιστότοποι κόμβου.

Για παράδειγμα, εάν πρέπει να μοιραστείτε έναν ιστότοπο από κάθε έργο με τους πελάτες σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο κόμβου και να ομαδοποιήσετε όλους τους ιστότοπους σε αυτόν. Έτσι, ο εντοπισμός και η κοινή χρήση παρόμοιων ιστότοπων γίνεται απρόσκοπτα και λιγότερο χρονοβόρα για όλους.

9. Μάθετε πότε να χρησιμοποιείτε διαφορετικούς τύπους ιστότοπων

Κατά τη χρήση του SharePoint, θα συναντήσετε δύο κύρια πρότυπα ιστότοπου. Αυτά ονομάζονται ιστότοπος ομάδας και ιστότοπος επικοινωνίας. Και οι δύο τύποι έχουν διαφορετική χρήση και πρέπει να επιλέξετε έναν από αυτούς με βάση το έργο σας.

Εάν θέλετε να μοιραστείτε μια ανακοίνωση ή μια προώθηση με τους συμπαίκτες σας, η χρήση ενός ιστότοπου επικοινωνίας είναι μια εξαιρετική ιδέα. Είναι ιδανικό όταν έχετε περισσότερους αναγνώστες/υπαλλήλους σε σύγκριση με τους συντελεστές.

Το site της ομάδας είναι κατάλληλο για συνεργασία έργου με μια μικρή ομάδα. Επίσης, χρησιμοποιήστε το όταν έχετε πολλούς συντελεστές.

10. Ρύθμιση εξατομικευμένων προβολών

Μια δυνατότητα του SharePoint που ίσως γνωρίζετε είναι η δημιουργία εξατομικευμένων προβολών βάσει της επιλογής σας. Επιπλέον, το SharePoint προσφέρει πολλά φίλτρα και εναλλαγές για τη διαχείριση εγγράφων. Σας επιτρέπει να εμφανίζετε επιπλέον λεπτομέρειες μεταδεδομένων, να φιλτράρετε αρχεία της επιλογής σας, να ταξινομείτε αρχεία σε διάφορες παραγγελίες, να ομαδοποιείτε αρχεία σε μία ή περισσότερες ομάδες κ.λπ.

Κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να δημιουργήσει μια εξατομικευμένη προβολή προσβάσιμη μόνο σε αυτούς. Δεν εμποδίζει την προβολή της βιβλιοθήκης για όλους. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δημόσια προβολή εάν έχετε συμπαίκτες με παρόμοιες απαιτήσεις εμφάνισης.

SharePoint Made Easy

Το SharePoint αφορά τη διαχείριση περιεχομένου και αυτό δεν πρέπει να είναι περίπλοκο και κοσμικό. Εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το SharePoint ακολουθώντας τις προαναφερθείσες τυπικές πρακτικές.

Εάν είστε αρχάριος, αυτές είναι οι ιδανικές συμβουλές για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το εργαλείο με παραγωγικό και χωρίς ακαταστασία τρόπο. Επιπλέον, οι βέλτιστες πρακτικές του SharePoint σας βοηθούν να κάνετε τα πράγματα χωρίς κόπο.

Παραγωγικότητα 101: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Getting Things Done (GTD)

Το Getting Things Done by David Allen είναι ένα από τα βασικά στοιχεία της προσωπικής και επαγγελματικής παραγωγικότητας. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα