6 Συμβουλές και κόλπα για καλύτερη χρήση των Επαφών Google

Ως χρήστης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πιθανότατα αντιμετωπίσατε το δύσκολο θέμα διαχείρισης επαφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, θα έχετε πρόσβαση στις Επαφές Google. Είναι πολύ πιθανό να χρησιμοποιήσετε το Gmail χωρίς καν να γνωρίζετε τις Επαφές. Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε τακτικά τις Επαφές Google, ενδέχεται να μην το αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Υπάρχουν πολλές δυνατότητες των Επαφών Google που μπορεί να αγνοείτε. Από την κοινή χρήση επαφών έως τη συγχώνευση διπλότυπων, υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε τις Επαφές να λειτουργούν καλύτερα για εσάς. Ας δούμε μερικές συμβουλές και κόλπα για τη χρήση του στο μέγιστο των δυνατοτήτων του.

Η πρώτη συμβουλή είναι σχετικά απλή αλλά τόσο κρίσιμη. Οι ετικέτες παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτό, επομένως είναι σημαντικό να τις χρησιμοποιούμε.

Η αριστερή πλευρά της σελίδας Επαφές έχει Ετικέτες και αν δεν τις χρησιμοποιείτε, χάνετε πολύ χρόνο. Οι ετικέτες σάς επιτρέπουν να ομαδοποιείτε διαφορετικές επαφές για ευκολότερη διαχείριση. Λειτουργούν επίσης ως συντόμευση για στιγμές που θέλετε να στείλετε ένα email σε μια ομάδα διευθύνσεων.

Η προσθήκη μιας ετικέτας είναι τόσο απλή όσο το κλικ στο + Δημιουργία ετικέτας κουμπί.

Ας το πούμε μόνο αυτό Νέα Ετικέτα.

Μόλις το αποθηκεύσετε, θα δείτε τη νέα ετικέτα στην αριστερή λίστα:

Τώρα μπορείτε να εκχωρήσετε ετικέτες σε μια επαφή. Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία επαφής σύνδεσμος που εμφανίζεται όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού σε μια επαφή:

Δεν υπάρχει περιορισμός στο πόσες ετικέτες μπορείτε να εκχωρήσετε σε κάθε επαφή. Οποιαδήποτε επαφή μπορεί να ανήκει σε πολλές διαφορετικές ομάδες. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ετικέτας και επιλέξτε τη νέα σας ετικέτα από το Διαχείριση ετικετών λίστα, λοιπόν Ισχύουν.

Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να εφαρμόσετε τις ετικέτες που επιλέξατε:

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες όταν δημιουργείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το λογαριασμό σας Gmail. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε ένα όνομα ετικέτας στο Προς το πεδίο και το Gmail θα προσφέρει την αυτόματη συμπλήρωσή του. Υπάρχουν λοιπόν περισσότερες ετικέτες από την απλή οργάνωση των επαφών σας.

Εγγενώς, η δυνατότητα κοινής χρήσης επαφών της Google είναι πολύ κακή. Κάλεσε μια επέκταση Gmail Κοινόχρηστες επαφές μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό.

Χρησιμοποιώντας τις Κοινόχρηστες επαφές, μπορείτε να μοιραστείτε συγκεκριμένες ετικέτες επαφών με την ομάδα σας ή ακόμα και με εξωτερικούς χρήστες. Μπορείτε να επιλέξετε ποιος μπορεί να δει, να επεξεργαστεί και να προσθέσει νέες επαφές με τον ίδιο τρόπο που κάνετε με το Google Drive. Στη συνέχεια, θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στις κοινόχρηστες ετικέτες και τις επαφές σας στην κινητή συσκευή τους. Μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση σε επιφάνεια εργασίας και εκατοντάδες άλλες εφαρμογές με τις οποίες θα συγχρονιστούν Επαφές Google. Για κοινή χρήση επαφών μέσω κοινόχρηστων επαφών:

1. Μεταβείτε στην επαφή και επιλέξτε το Μερίδιο επιλογή στα δεξιά σας.
2. Προσθέστε μια ετικέτα στην επαφή και κάντε κλικ Προσθήκη στην ετικέτα ή μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα.
3. Πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε την επαφή και κάντε κλικ Μερίδιο.

Μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις στις επαφές, να δημιουργήσετε ετικέτες και να προσθέσετε επαφές απευθείας στην κοινόχρηστη ετικέτα μέσω Κοινόχρηστων επαφών. Η επέκταση Shared Contacts έρχεται με δωρεάν δοκιμή 15 ημερών και, μετά από αυτό, κοστίζει ένα δολάριο το μήνα.

Σχετίζεται με: Πώς να ανακτήσετε τις διαγραμμένες επαφές από τον Λογαριασμό σας Google στο Android

3. Προσαρμογή εμφάνισης στήλης

Μπορείτε να επιλέξετε να ταξινομήσετε τη λίστα επαφών σας είτε με όνομα είτε με επώνυμο. Για να το κάνω αυτό:

1. Κάντε κλικ στο γρανάζι Ρυθμίσεις επιλογή πάνω δεξιά.
2. Κάντε κλικ στο Περισσότερες ρυθμίσεις.
3. Επιλέξτε την παραγγελία σας και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Ωστόσο, πολύ πιο χρήσιμη είναι η δυνατότητα αλλαγής της σειράς των στηλών που εμφανίζονται στην κύρια οθόνη. Να το πράξουν:

1. Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο τρεις τελείες εικόνισμα:
2. Κάντε κλικ Αλλαγή σειράς στηλών.
3. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου. Ονομα θα είναι πάντα η πρώτη στήλη, καθώς είναι η προεπιλογή. Ωστόσο, μπορείτε να αναδιατάξετε τις υπόλοιπες τέσσερις στήλες.
4. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να μετακινήσετε το Ετικέτες στήλη. Απλά ξεκινήστε να το σύρετε κάνοντας κλικ στο δύο οριζόντιες ράβδοι εικονίδιο στα δεξιά του και, στη συνέχεια, μετακινήστε το στην προτιμώμενη θέση:
5. Δίπλα σε κάθε στήλη, θα βρείτε επίσης ένα πτυσώμενο μενού. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αλλάξετε τη στήλη με αυτήν που δεν εμφανίζεται αυτήν τη στιγμή. Για παράδειγμα, αντί για Τίτλος εργασίας και εταιρεία, μπορείτε να επιλέξετε Διεύθυνση για να εμφανιστεί αυτή η στήλη. Μόλις κάνετε κλικ Εγινε, οι στήλες θα αναδιαταχθούν.

Εξαρτάται από εσάς πώς θα αναδιατάξετε τις στήλες και θα αλλάξετε τη σειρά ταξινόμησης έτσι ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες σας.

4. Προσθήκη εικόνων προφίλ

Μπορεί να είναι δύσκολο να διακρίνουμε καταχωρήσεις σε μια τόσο μεγάλη λίστα. Perhapsσως έχετε κάποιους πολύ σημαντικούς πελάτες, ή απλώς άτομα που είναι πολύ κοντά σας, και θα θέλατε να συμπεριλάβετε την εικόνα τους. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:

1. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσθέσετε μια εικόνα στο προφίλ της επαφής του φίλου σας. Κάνε κλικ στο Επεξεργασία κουμπί.
2. Κάντε κλικ στην υπάρχουσα εικόνα προφίλ (Ορισμός φωτογραφίας επαφής) για να ανοίξετε τον επιλογέα φωτογραφιών.
3. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα φωτογραφία από τη βιβλιοθήκη σας ή να ανεβάσετε μια νέα. Αφού προσθέσετε μια εικόνα προφίλ στην επαφή, κάντε κλικ Εγινε.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι συγχώνευσης επαφών, ειδικά εάν έχετε διπλές επαφές.

Ευτυχώς, οι Επαφές Google θα προσπαθήσουν να εντοπίσουν διπλούς λογαριασμούς με βάση είτε το όνομα είτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέγοντας Συγχώνευση και διόρθωση θα σας δώσει μια λίστα αν έχει βρει προτάσεις για εσάς.

Τι γίνεται όμως αν συναντήσετε ονόματα που γνωρίζετε ότι είναι το ίδιο άτομο, αλλά οι Επαφές Google δεν μπόρεσαν να τα αναγνωρίσουν;

Σε αυτό το παράδειγμα, σημειώστε ότι υπάρχει μια επαφή με όνομα Ινδικό Θέατρο Aditya και ένα με όνομα Aditya 2. Είναι το ίδιο άτομο, μόνο με διαφορετικούς αριθμούς επαφής εργασίας.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να τα συγχωνεύσετε; Απλά επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα του προφίλ τους. Αφού επιλέξετε και τα δύο στοιχεία, κάντε κλικ στο Συγχώνευση εικονίδιο κοντά στην κορυφή.

Παρόλο που υπάρχει μόνο ένα όνομα και υπάρχει μόνο μία διεύθυνση email, μην ανησυχείτε, θα έχετε ακόμα πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες.

Οι Επαφές Google αποθηκεύουν και τους δύο αριθμούς και αν έχετε άλλα πράγματα όπως ονόματα εταιρειών και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα τα συγχωνεύσει επίσης.

Προς το παρόν, μπορεί να έχετε ξεχωριστές επαφές για προσωπικούς και οικιακούς λογαριασμούς. Είναι πολύ πιο βολικό να συλλέγετε όλες τις πληροφορίες για ένα άτομο υπό μία μόνο επαφή. Θα εξακολουθείτε να μπορείτε να στέλνετε email σε κάθε ξεχωριστή διεύθυνση, ακόμη και με μία μόνο επαφή.

Είναι εύκολο να ξεχάσετε τις Επαφές ή πώς να έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτές. Ας δημιουργήσουμε μια συντόμευση για να το κάνουμε πολύ πιο εύκολο:

1. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να πάτε στο δικό σας Ρυθμίσεις και στη συνέχεια επιλέξτε το Όλες οι ρυθμίσεις επιλογή.
2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει συντομεύσεις στην πρώτη σας καρτέλα, το Γενική καρτέλα. Μπορείς να βρεις Συντομεύσεις πληκτρολογίου στο κάτω μέρος της σελίδας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει τις συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Τώρα μπορείτε να πατήσετε το G και C κλειδιά κατά τη χρήση του Gmail για να ανοίξετε τις Επαφές Google σε μια νέα καρτέλα. Τώρα δεν χρειάζεται να βρείτε αυτό το εικονίδιο ή να θυμηθείτε πώς να μπείτε στις Επαφές Google. Απλά γράψε GC στο Gmail και η σελίδα Επαφές σας θα ανοίξει αυτόματα.

Σχετίζεται με: Πώς να μεταφέρετε τις Επαφές Google από Android σε iPhone

Οι Επαφές Google μπορεί να είναι μια απλή εφαρμογή αποθήκευσης επαφών για τους περισσότερους ανθρώπους, αλλά έχει πολλές δυνατότητες που μπορούν να την κάνουν ακόμα πιο χρήσιμη. Η προσθήκη ετικετών εξοικονομεί χρόνο, η κοινή χρήση επαφών είναι μια λειτουργία που χρειάζεται ο καθένας και οι συντομεύσεις εξοικονομούν χρόνο και διατηρούν τη ροή. Έτσι, οι Επαφές Google μπορούν να είναι παραγωγικές όπως θέλετε.

Αν βρεθείτε να χρησιμοποιείτε πλήρως τις Επαφές Google, πιθανόν να θέλετε να καθαρίζετε κατά καιρούς τη λίστα επαφών σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μάθει πώς να το κάνετε αυτό και, μαζί με αυτές τις συμβουλές, σύντομα θα έχετε μια πιο παραγωγική εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

7 εύκολοι τρόποι για να καθαρίσετε τη λίστα επαφών σας Google

Με την πάροδο του χρόνου, το βιβλίο διευθύνσεων των Επαφών Google μπορεί να γίνει χαμός. Ακολουθούν απλοί και πρακτικοί τρόποι για να ελέγξετε ξανά τις επαφές σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα