7 Συμβουλές και εργαλεία για επικοινωνία με πελάτες και ομάδες σε πραγματικό χρόνο

Ως ελεύθερος επαγγελματίας ή απομακρυσμένος εργαζόμενος, ίσως χρειαστεί να συνεργαστείτε με πελάτες και συναδέλφους σε διάφορες ζώνες ώρας. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει πάντα να είστε διαθέσιμοι για ανταπόκριση σε πραγματικό χρόνο, ακόμη και με το κόστος της απώλειας της εστίασης και της συγκέντρωσής σας.

Μπορείτε να αποφύγετε την εξάντληση διατηρώντας μια ομαλή σχέση με άλλα ενδιαφερόμενα μέρη εφαρμόζοντας διάφορες στρατηγικές. Μάθετε πώς να το κάνετε αυτό με τις παρακάτω συμβουλές και εργαλεία.

1. Κοινοποίηση απόφασης/ανατροφοδότησης χωρίς συνέχεια

Θα χρειαστείτε επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο όταν υπάρχει ανάγκη για άμεση ανατροφοδότηση ή παρακολούθηση. Η υπερβολική επικοινωνία μπορεί να σας γλιτώσει από την ταλαιπωρία να είστε συνεχώς διαθέσιμοι για γρήγορη απάντηση. Εάν παρέχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στον πελάτη ή τους συναδέλφους σας, δεν χρειάζεται να δώσουν συνέχεια για να διευκρινίσουν το μήνυμά σας.

Για αυτό, μην διστάσετε να εξηγήσετε τα πράγματα με πλήρη περιγραφή. Μερικές φορές, η άμεση ανατροφοδότηση δεν είναι κατάλληλη ή πλήρης. Μπορεί επίσης να προκαλέσει παρεξηγήσεις. Η καθυστερημένη ανατροφοδότηση σας βοηθά να αποφύγετε τις παράλογες εκρήξεις και σας επιτρέπει να παρέχετε πιο στοχαστικές απαντήσεις.

Επικοινωνώντας σχολαστικά και καθαρά με τους πελάτες και την ομάδα σας, αποφεύγεται το περιττό μπρος-πίσω. Υπάρχουν διάφορες διαδικτυακές εφαρμογές λήψης σημειώσεων, όπως Supernotes. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να ολοκληρώσετε σχεδόν τέλεια μηνύματα.

Εσείς και ο συνεργάτης σας μπορείτε να αφήσετε σημειώσεις στο ίδιο αρχείο αφού περάσετε τις απαντήσεις του άλλου μέσω κοινών σημειώσεων και εγγράφων.

2. Προγραμματίστε για να επιτρέψετε την εύλογη καθυστέρηση στο χρόνο απόκρισης

Ορισμένα έργα και εργασίες μπορεί να χρειάζονται άμεση απάντηση από τους πελάτες ή τα μέλη της ομάδας σας, ενώ μια καθυστερημένη απάντηση μπορεί να οδηγήσει σε καθυστέρηση του έργου. Είναι ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους πολλοί υποστηρίζουν την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο ενώ εργάζονται από απόσταση.

Ωστόσο, η ασύγχρονη επικοινωνία είναι επίσης μια εφικτή επιλογή σε αυτές τις περιπτώσεις, εάν μπορείτε να προγραμματίσετε τις εργασίες και τις δευτερεύουσες εργασίες. Επενδύστε αρκετό χρόνο για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας κλιμάκωσης που θα επιτρέψει στην ομάδα σας να αντιμετωπίσει καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εξετάστε τη διαφορά ζώνης ώρας και προγραμματίστε ανεξάρτητες εργασίες κατά την καθυστέρηση απόκρισης.

Θα είναι χρήσιμο να ενσωματώσετε την εφαρμογή ημερολογίου με το εργαλεία διαχείρισης εργασιών όπως η Asana. Έτσι, κάθε φορά που δημιουργείτε ένα συμβάν, η ενημέρωση θα είναι διαθέσιμη στις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών για όλους.

3. Εγγραφή οθόνης/Digitalηφιακοί πίνακες για επίδειξη σφαλμάτων

Φανταστείτε ότι υπάρχει ένα πολύπλοκο σφάλμα στο λογισμικό. Τώρα, πρέπει να περιγράψετε το όλο θέμα γράφοντας σε μια απομακρυσμένη ομάδα! Για να μην αναφέρουμε τις ερωτήσεις που εμφανίζονται ενδιάμεσα από το άλλο άκρο και χάνεστε.

Μπορείτε να αποφύγετε όλες αυτές τις περίπλοκες καταστάσεις χρησιμοποιώντας εφαρμογές εγγραφής οθόνης. Αποδείξτε και καταγράψτε το σφάλμα λογισμικού χρησιμοποιώντας μια δωρεάν συσκευή εγγραφής οθόνης όπως το ActivePresenter ή το Apowersoft. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τον ήχο σας για να περιγράψετε το ζήτημα λεκτικά για να αποφύγετε τυχόν σύγχυση.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες δωρεάν συσκευές εγγραφής οθόνης για να αποθηκεύσετε τις διαδικτυακές σας συναντήσεις

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε online πίνακες όπως το Freehand για να περιγράψετε σφάλματα εφαρμογής ή ιστότοπου. Αυτές οι εφαρμογές είναι καλές για απομακρυσμένη συνεργασία. Ο συνάδελφός σας μπορεί να εργαστεί στο αρχείο του πίνακα σας και να αφήσει σημειώσεις εκεί, ώστε να μπορείτε να το ελέγξετε όταν έρθει η σειρά σας.

Όσο περισσότερο μπορείτε να μειώσετε την ανάγκη για επικοινωνία ήχου/βίντεο, τόσο περισσότεροι συνάδελφοι και πελάτες θα μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία. Προς το παρόν, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια λεπτομερή ροή εργασίας του έργου σας και να το κάνετε ψηφιακά προσβάσιμο σε όλους τους άλλους εμπλεκόμενους. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές συνεργασίας όπως Τζίρα.

Εκτός από την υποστήριξη της οπτικής ροής εργασίας των εργασιών σας, αυτές οι ολοκληρωμένες εφαρμογές σάς επιτρέπουν να προσθέτετε σχόλια στις εργασίες. Αυτά τα σχόλια βοηθούν στην γρήγορη εύρεση των απαιτούμενων πληροφοριών και επομένως απλοποιούν τις συζητήσεις.

Για παράδειγμα, εάν ο πελάτης πρέπει να γνωρίζει για την πρόοδο του έργου, μπορεί να εξετάσει το σχόλιο εργασίας για να μάθει ολοκληρωμένες εργασίες. Τους γλιτώνει από την αποστολή μηνυμάτων σε εσάς ενώ τους εξυπηρετεί αμέσως τις πληροφορίες που χρειάζονται.

5. Δημιουργία και καθορισμός σπριντ για έργα

Εάν είστε μέλος μιας ομάδας που ακολουθεί μια ευέλικτη ή κακή ροή εργασίας, γνωρίζετε ότι η συνεργασία και η επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο είναι απαραίτητα μέρη της δουλειάς σας. Ωστόσο, μπορείτε να μειώσετε την εξάρτηση από την άμεση επικοινωνία καθορίζοντας σωστά τα σπριντ.

Κατά τη δημιουργία ενός σπριντ, βεβαιωθείτε ότι απαντάτε στις προφανείς ερωτήσεις, όπως οι στόχοι ή οι στόχοι, οι χάρτες πορείας, οι πόροι, οι εκκρεμότητες, η ικανότητα, η διαδικασία εργασίας, οι προθεσμίες κ.λπ. Έτσι, οι εκχωρητές δεν σας κάνουν αυτές τις ερωτήσεις και αρχίζουν να εργάζονται αμέσως.

Μπορείτε επίσης να λάβετε βοήθεια από διαφορετικά δωρεάν εργαλεία διαχείρισης έργων που υποστηρίζονται από το Scrum, όπως iceScrum. Αυτές οι εφαρμογές επιτρέπουν την ομαδική εργασία σας αποτελεσματικά με την ελάχιστη απαίτηση για επείγουσα ανταπόκριση.

6. Διανείμετε ηχογραφήσεις συσκέψεων για να ελαχιστοποιήσετε την κούραση μέσω βίντεο

Μερικές φορές, το να είσαι μέλος μιας απομακρυσμένης ομάδας σημαίνει να παρακολουθείς μια σειρά από συναντήσεις για να αντισταθμίσεις τη φυσική απόσταση. Μπορεί να οδηγήσει σε μια κατάσταση που ονομάζεται κόπωση ζουμ, η οποία δεν είναι καλή για την παραγωγικότητά σας. Αντ 'αυτού, μπορείτε να εστιάσετε σε εναλλακτικά κανάλια επικοινωνίας και να απορρίψετε τα αιτήματα συνάντησης κατά τη διάρκεια της εστιασμένης εργασίας.

Είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε τις συναντήσεις για στρατηγικές συζητήσεις ή επικεντρωμένες ατζέντες. Παρ 'όλα αυτά, μπορείτε να βασιστείτε στην επικοινωνία που βασίζεται σε κείμενο για να επιλύσετε τα περισσότερα από τα υπόλοιπα ζητήματα. Εκτός από αυτό, η ηχογράφηση των συναντήσεων θα πρέπει να είναι υποχρεωτική.

Έτσι, όποιος το έχασε μπορεί να ελέγξει βολικά την εγγραφή για πληροφορίες και να προσθέσει αξία στη συζήτηση αργότερα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VLC για την εγγραφή συναντήσεων Zoom ή τη δυνατότητα εγγραφής του Google Meet για την εγγραφή συναντήσεων Meet. Και οι δύο αυτές εφαρμογές είναι δωρεάν, επομένως δεν σας κοστίζουν επιπλέον δολάρια.

7. Αξιοποίηση του Digitalηφιακού Ημερολογίου με τον σωστό τρόπο με τον αποκλεισμό του χρόνου

Ένας από τους κύριους λόγους για την επιλογή μη φωνητικής επικοινωνίας είναι να περάσετε αδιάκοπα τον παραγωγικό χρόνο. Αν και αυτό μας βοηθά να σημειώσουμε σημαντική πρόοδο σε ένα έργο ή εργασία, οι άνθρωποι δεν το επισημαίνουν στο ημερολόγιο όπως σηματοδοτούν μια συνάντηση ή παρουσίαση. Ως αποτέλεσμα, τα άλλα μέλη της ομάδας συνήθως δεν έχουν ιδέα για αυτό.

Ωστόσο, μπορείτε να επισημάνετε την ώρα για κάποια βαθιά εργασία στο ημερολόγιό σας για να το μάθουν άλλοι. Ημερολόγιο λευκό διάστημα σημαίνει ότι είστε ελεύθεροι για μια συνάντηση ή γραπτό μήνυμα. Εάν αποκλείσετε την ώρα στο ημερολόγιο, δεν θα προγραμματίσουν συναντήσεις ή θα σας στείλουν κείμενα εκείνη τη στιγμή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν εργαλεία ημερολογίου όπως το ημερολόγιο Google ή TeamUp για να μπλοκάρεις το χρόνο σου. Επομένως, οι άλλοι θα γίνουν προσεκτικοί και θα εξαρτηθούν περισσότερο από την επικοινωνία στο διαδίκτυο, όπως το email και τα κανάλια συζήτησης έργων.

Οι επικοινωνίες δεν πρέπει πάντα να είναι στιγμιαίες

Ενώ εργάζεστε από το σπίτι ή μέρος μιας υβριδικής ομάδας, η επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο μπορεί να σας βλάψει.

Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές και τα εργαλεία για διαδικτυακή επικοινωνία για να αποφύγετε την υπερφόρτωση. Καθώς αυτά σας επιτρέπουν να εργάζεστε χωρίς διακοπές, θα δείτε μια ώθηση στην καθημερινή σας παραγωγικότητα.

Οι 9 καλύτερες δωρεάν εφαρμογές για να αυξήσετε την προσωπική σας παραγωγικότητα

Υπάρχουν τόσες πολλές εφαρμογές και εργαλεία παραγωγικότητας για να διαλέξετε. Αλλά μόνο μερικά από αυτά εστιάζουν στη βελτίωση της προσωπικής σας παραγωγικότητας. Δείτε τους!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα