Τα 5 καλύτερα χαρακτηριστικά της συγκομιδής για παρακολούθηση χρόνου, αναφορά και χρέωση έργων

Η διαχείριση του χρόνου είναι ζωτικής σημασίας για την παραγωγική και αποτελεσματική διαχείριση έργων.

Η επιτυχία και η κερδοφορία οποιουδήποτε έργου εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε το χρόνο σας. Εάν αφιερώσετε όλο το χρόνο σας σε ένα έργο για να το ολοκληρώσετε εβδομάδες πριν από την προθεσμία, μπορεί να μην έχετε κέρδος από αυτό. Ομοίως, εάν δεν διαθέσετε εύλογο χρόνο για να ολοκληρώσετε το έργο εγκαίρως, ο πελάτης ενδέχεται να μην μείνει μαζί σας.

Επομένως, χρειάζεστε ένα εργαλείο διαχείρισης χρόνου που θα σας βοηθήσει αυτόματα στη διαχείριση των έργων σας. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε πώς η Harvest μπορεί να διαχειριστεί την παρακολούθηση χρόνου, την αναφορά και την τιμολόγηση.

Τι είναι η συγκομιδή;

Συγκομιδή είναι μια εφαρμογή χρέωσης και διαχείρισης χρόνου που βασίζεται σε σύννεφο και είναι συμβατή με τον υπολογιστή σας Windows, φορητό υπολογιστή macOS, iPhone ή συσκευές Android. Υποστηρίζει επίσης Chromebook μέσω της επέκτασης Chrome.

Η εφαρμογή υποστηρίζει χρέωση ανά ώρα και τιμολόγηση από το έργο. Έτσι, είναι το τέλειο εργαλείο για ελεύθερους επαγγελματίες, ιδιοκτήτες επιχειρήσεων οποιουδήποτε μεγέθους, ακόμη και για παγκόσμιες επιχειρήσεις. Δεν χρειάζεται να περάσετε από κάποια καμπύλη εκμάθησης για να λειτουργήσετε την εφαρμογή.

Το δωρεάν και το Pro είναι τα δύο μόνο προγράμματα συνδρομής για αυτήν την εφαρμογή. Εάν πρέπει να διαχειριστείτε το δικό σας φύλλο ώρας και έως δύο έργα τη φορά, μπορείτε να επιλέξετε το Δωρεάν πρόγραμμα. Ωστόσο, εάν θέλετε να διαχειριστείτε μια ομάδα, μπορείτε να επιλέξετε το πρόγραμμα Pro για $ 12/μήνα/θέση για απεριόριστα έργα.

Κατεβάστε: Συγκομιδή για iOS | Android | Windows | macOS (Απαιτείται συνδρομή, δωρεάν δοκιμή διαθέσιμη)

Ακολουθούν οι δυνατότητες της εφαρμογής που πρέπει να αυξήσουν την παραγωγικότητα του έργου σας:

1. Παρακολούθηση και αναφορά χρόνου

Παρόλο που τα μέλη της ομάδας σας είναι υπεύθυνα για τη συμπλήρωση των φύλλων ώρας τους σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε επίσης να εισάγετε χρόνο για αυτά μαζικά. Βοηθά στη διόρθωση της πορείας του έργου ή στη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις χρέωσης του πελάτη.

Το σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων εργασιών και φύλλων ώρας σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε ποιο μέλος εργάζεται σε ποια εργασία. Μπορείτε επίσης να μάθετε ποιο μέλος της ομάδας τηρεί τις προθεσμίες ή υστερεί. Συνεπώς, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες του έργου ώστε να τηρηθεί η συνολική προθεσμία του πελάτη.

Η εφαρμογή κατηγοριοποιεί την αναφορά χρόνου σε τέσσερις βασικές κατηγορίες και αυτές είναι:

1. Καθήκοντα: Ένα γράφημα ράβδων με χρωματική κωδικοποίηση δείχνει τον χρόνο που δαπανάται βάσει εργασιών.
2. Εργα: Μπορείτε να συγκρίνετε την παραγωγικότητα του έργου συγκρίνοντας την κατανομή χρόνου ανάλογα με το έργο.
3. Της ομάδας: Μπορείτε να προχωρήσετε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερώς, δημιουργώντας αναφορές χρόνου σε ατομικό επίπεδο.
4. Πελάτες: Αυτή η αναφορά χρόνου δείχνει τον χρόνο που αφιερώνεται σε εργασίες και έργα για κάθε συγκεκριμένο πελάτη.

Μια αναφορά ώρας από την εφαρμογή Συγκομιδής δείχνει δεδομένα όπως ώρες παρακολούθησης, ποσό μη τιμολογημένου, χρεώσιμες ώρες και χρεώσιμο ποσό.

2. Ομάδα και Διαχείριση Έργων

Θα μπορούσε να είναι δύσκολο για εσάς εάν πρέπει να εργαστείτε διαχείριση φύλλου ώρας για τα μέλη της ομάδας σας. Η εφαρμογή Harvest σάς βοηθά να διαχειρίζεστε απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες χωρίς κόπο, χωρίς να διακυβεύετε τη λίστα υποχρεώσεών σας.

Το Harvest δημιουργεί έναν εύχρηστο πίνακα ελέγχου. Ως εκ τούτου, μπορείτε γρήγορα να καταλάβετε τι συμβαίνει με μια ματιά. Ο πίνακας ελέγχου αποκαλύπτει δομημένα δεδομένα όπως τα ακόλουθα:

• Ποιος παρακολουθεί την ώρα του και ποιος όχι;
• Ποια είναι η χρεώσιμη τάση παρακολούθησης ωρών ανά πόρο;
• Αν υπάρχουν διαφορές μεταξύ των καθηκόντων που τους αναθέσατε και των εργασιών που εμφανίζονται ολοκληρωμένες;
• Η ομάδα σας χρησιμοποιεί σωστά τις χρεώσιμες ώρες για παραγωγική εργασία;

Μέσα στο γράφημα ράβδων για κάθε μέλος της ομάδας, το γαλάζιο χρώμα αντιπροσωπεύει τη χωρητικότητα και το σκούρο μπλε χρώμα αντιπροσωπεύει τις χρεώσιμες ώρες. Αν δείτε ότι οι μπάρες γίνονται κόκκινες, αυτό σημαίνει ότι το μέλος της ομάδας είναι πέρα ​​από τη χωρητικότητά του.

Μπορείτε επίσης να γίνετε όσο πιο λεπτομερείς θέλετε στη διαχείριση των πόρων του έργου και των χρεώσιμων ωρών. Μια λεπτομερής αναφορά βάσει έργου σας λέει τα εξής:

• Συνολικά συνδεδεμένοι εγκαίρως σε ένα έργο ανά πόρο.
• Εάν είστε αρκετά κοντά στον προϋπολογισμό χρόνου.
• Εάν φτάνετε στον προϋπολογισμό κόστους για το έργο.
• Συνολικές ώρες χωρίς τιμολόγιο.
• Ένα χρονοδιάγραμμα προόδου έργου σε επίπεδο τμήματος.
• Αυτόματες ειδοποιήσεις για να σας προειδοποιούν για πιθανά προβλήματα μετά το πρόγραμμα.

Το Harvest σάς επιτρέπει να παραμείνετε στην κορυφή των έργων σας καθώς και να κάνετε ακριβείς προβλέψεις για μελλοντικά έργα.

3. Πρόγραμμα

Η φιλική προς το χρήστη διεπαφή της εφαρμογής σάς επιτρέπει να εισάγετε νέες εργασίες στο ημερήσιο φύλλο ώρας ενός καθορισμένου έργου. Με το κλικ του κουμπιού παρακολούθησης ώρας, ξεκινάτε το χρονομέτρη που καταγράφει το χρόνο καθώς εργάζεστε στην εργασία. Αν πάτε για διάλειμμα, μπορείτε να θέσετε σε παύση την παρακολούθηση χρόνου σε αυτήν τη συγκεκριμένη εργασία.

Ορισμένα έργα μπορεί να σας ζητήσουν να καταγράψετε επίσης διαλείμματα. Μπορείτε να ξεκινήσετε το χρονόμετρο για τις εργασίες που είναι για διαλείμματα. Αυτή η πρακτική εξασφαλίζει αποτελεσματική και ακριβή παρακολούθηση χρόνου ολόκληρης της εργάσιμης ημέρας σας.

Η εφαρμογή Harvest υπολογίζει αυτόματα το κόστος για τον πελάτη σας ανάλογα με το ποσοστό που τροφοδοτείτε κατά τη δημιουργία ενός έργου. Σας δίνει επίσης την επιλογή να εισαγάγετε μια περίτεχνη σημείωση για τις εργασίες για μελλοντική αναφορά.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια εβδομαδιαία ή μηνιαία φόρμα φύλλου ώρας για την παρακολούθηση της καθημερινής ώρας. Όταν επιλέγετε τέτοια φύλλα ώρας, το Harvest προσθέτει τις ώρες που έχετε εργαστεί σε κάθε εργασία για ολόκληρη την εβδομάδα ή το μήνα και δημιουργεί αυτόματα ένα τιμολόγιο.

4. Δημιουργία τιμολογίου

Μπορείτε να μετατρέψετε τα φύλλα ώρας σε επαγγελματικά τιμολόγια χρησιμοποιώντας το Harvest, το οποίο είναι μία από τις καλύτερες δωρεάν εφαρμογές τιμολογίων. Μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικά τα τιμολόγια στους πελάτες σας καθώς είναι πλήρως ψηφιακά. Τα τιμολόγια δείχνουν λεπτομερείς χρεώσιμες ώρες με βάση κάθε εργασία του έργου με δομημένο τρόπο.

Μπορείτε να εργαστείτε για οποιονδήποτε πελάτη, καθώς η εφαρμογή υποστηρίζει περισσότερα από 180 νομίσματα. Επιπλέον, αυτοματοποιεί το σύστημα πληρωμών μέσω εφαρμογών όπως το Stripe ή το PayPal. Η ενότητα τιμολόγησης της εφαρμογής διαθέτει επίσης ένα σύστημα υπενθύμισης για την ενημέρωση του πελάτη ότι η πληρωμή οφείλεται.

Επιπλέον, η εφαρμογή σάς επιτρέπει να δημιουργείτε διορατικές και επαγγελματικές αναφορές εσόδων που θα αντανακλούν την κερδοφορία του έργου σας. Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα για την ταξινόμηση δεδομένων με βάση οποιοδήποτε συγκεκριμένο πρόγραμμα -πελάτη ή έργο.

5. Αυτοματοποίηση ροής εργασιών έργου

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη ροή εργασίας παρακολούθησης και χρέωσης του έργου σας με την εφαρμογή Harvest. Η εφαρμογή ενσωματώνεται με περισσότερες από 100 εφαρμογές παραγωγικότητας. Μπορείτε να δημιουργήσετε περαιτέρω προηγμένα σενάρια αυτοματισμού χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το Zapier και το IFTTT.

Σχετίζεται με: Δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Zapier για τη μείωση του φόρτου εργασίας και την αύξηση της παραγωγικότητας

Η εφαρμογή μπορεί να παρακολουθεί τον χρόνο σε άλλες εφαρμογές διαχείρισης έργων, όπως Trello, Asana, Basecamp κ.λπ., μέσω ενσωματώσεων. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε καταχωρήσεις φύλλου ώρας ή να ξεκινήσετε το χρονόμετρο από μηνύματα Slack χρησιμοποιώντας ενσωμάτωση Slack.

Εάν διαχειρίζεστε τους δικούς σας φόρους χρησιμοποιώντας εφαρμογές όπως QuickBooks, FundBox ή Xero, μπορείτε να εισάγετε έξοδα και δεδομένα τιμολογίων από τη Συγκομιδή. Με λίγα λόγια, το Harvest γίνεται μια πηγή αλήθειας για τη διαχείριση ομάδας και έργου.

Ξεκινήστε να παρακολουθείτε το χρόνο σας με έξυπνες εφαρμογές

Τώρα, μπορείτε να αναπτύξετε τη σωστή εφαρμογή διαχείρισης χρόνου για τα έργα σας αφού γνωρίζετε τις δυνατότητες της εφαρμογής Harvest. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εφαρμογή ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή διαχείρισης χρόνου, καθώς οι πιο προηγμένες εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου συχνά προσφέρουν κάπως παρόμοιες βασικές λειτουργίες.

Το κρίσιμο μέρος είναι ότι πρέπει να επιβάλλετε τη χρήση του με τον σωστό τρόπο για να διατηρήσετε εσάς και την ομάδα σας παραγωγικούς.

Οι 10 καλύτερες δυνατότητες γιατρού χρόνου για να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα της ομάδας σας

Το Time Doctor σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα έργα σας και την παραγωγικότητα της απομακρυσμένης ομάδας σας. Εδώ είναι τα καλύτερα χαρακτηριστικά του για χρήση!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα