Πώς να αυτοματοποιήσετε εύκολα τις εργασίες σας: 5 χρήσιμα εργαλεία

Περνάτε ώρες κάνοντας καθημερινές εργασίες στο χώρο εργασίας σας. Νομίζεις ότι αυτό είναι το κομμάτι της δουλειάς σου. Τι γίνεται όμως αν θα μπορούσε να γίνει από μόνο του και θα μπορούσατε να επενδύσετε τον απαραίτητο χρόνο σας στη δημιουργική σκέψη ή στην επίλυση άλλων μεγάλων προβλημάτων; Δεν θα ήταν υπέροχο;

Η τελική λύση σε αυτό το ζήτημα είναι η αυτοματοποίηση εργασιών. Ας μάθουμε ποιες καθημερινές εργασίες μπορείτε να αυτοματοποιήσετε, ποια είναι η διαδικασία της και ποια εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν.

Ποιοι τύποι εργασιών πρέπει να αυτοματοποιηθούν

Θα πρέπει να αυτοματοποιήσετε όλες τις συνήθεις εργασίες που εκτελείτε σε καθημερινή βάση και που καταναλώνουν σημαντικό μέρος του χρόνου σας, αλλά δεν προσθέτουν απαραίτητα κάτι πολύτιμο στη δουλειά σας.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα εργασιών που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε. Σημειώστε αυτά που περιλαμβάνονται στη λίστα εργασιών σας.

1. Προγραμματισμός ραντεβού

Ενα από τα μεγαλύτερα σπατάλη χρόνου δεν παρέχει καμία αξία είναι ο προγραμματισμός ραντεβού. Σταματήστε λοιπόν να μιλάτε μπρος -πίσω με τους πελάτες σας για να βρείτε τον καλύτερο χρόνο που ταιριάζει και στους δύο σας. Αντ 'αυτού, ανοίξτε μερικές θέσεις στο ημερολόγιό σας και μοιραστείτε τη λίστα μαζί τους.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διαγράψετε όλες τις εργασίες προγραμματισμού από τη λίστα υποχρεώσεων και να λάβετε τα ραντεβού σωστά εγκαίρως. Τα εργαλεία αυτοματισμού μπορούν να σας βοηθήσουν με την ενσωμάτωση προγραμματισμού εφαρμογών και ημερολογίων.

2. Βαρετές εργασίες

Πολλές εργασίες δεν απαιτούν καμία σκέψη υψηλότερης τάξης. Όπως η ταξινόμηση και η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, η τιμολόγηση και η χρέωση, η εξυπηρέτηση και η δέσμευση πελατών, η ενημέρωση των στοιχείων επικοινωνίας κ.λπ.

Έτσι, αντί να τα προσθέτετε στη λίστα υποχρεώσεων κάθε μέρα, σκεφτείτε να τα αυτοματοποιήσετε. Και δείτε πόσο χρόνο διαθέτετε για τον εαυτό σας.

3. Μεταφορά πληροφοριών μεταξύ αρκετών εφαρμογών

Κανένας χώρος εργασίας δεν είναι απαλλαγμένος από αυτήν την εργασία. Χρειάζεστε πάντα δεδομένα και, στη συνέχεια, πρέπει να μεταφέρετε αυτά τα δεδομένα από τη μία εφαρμογή στην άλλη. Αλλά να είστε έξυπνοι, μην ξοδεύετε χρόνο για αντιγραφή ή εισαγωγή και εξαγωγή τόνων δεδομένων που έρχονται σε εσάς τακτικά με διαφορετικούς τρόπους. Αυτοματοποιήστε αυτήν την ενέργεια.

4. Εργασίες που καταναλώνουν τον απαραίτητο χρόνο σας

Εκτός από τον καθορισμό χρονοδιαγραμμάτων, την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τιμολογίων, τη μεταφορά δεδομένων και άλλα, έρχεται μια άλλη εργασία που φαίνεται πραγματικά σημαντική - η ανάρτηση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Σίγουρα πρέπει να προωθήσετε την επωνυμία σας και να αλληλεπιδράσετε με το κοινό σας, και ως εκ τούτου, παραμείνετε ενεργοί σε αυτές τις πλατφόρμες.

Αλλά, μπορεί να σας κοστίσει χρόνο καθώς καταλήγετε στον απείρως επαναλαμβανόμενο κύκλο συμπάθειας, σχολιασμού και κοινής χρήσης. Έτσι, αυτοματοποιήστε αυτήν την εξαιρετικά χρονοβόρα εργασία.

5 βήματα για την αυτοματοποίηση εργασιών

Η λίστα αυτοματοποίησης των εργασιών σας μπορεί να είναι ατελείωτη. Και μερικές φορές μπορεί να εξαρτηθεί ακόμη και από το είδος της εργασίας που κάνετε, οπότε δεν μπορούμε να τις καλύψουμε όλες εδώ.

Ωστόσο, θέλουμε να κάνουμε την όλη ιδέα πιο εύκολη για εσάς. Ιδού λοιπόν η διαδικασία για την αυτοματοποίηση εργασιών.

Βήμα 1: Γράψτε τις καθημερινές εργασίες

Όταν δημιουργείτε μια λίστα με τις εργασίες που πρέπει να αυτοματοποιήσετε, ξεκινήστε από:

• Γράψτε τις εργασίες που εκτελείτε καθημερινά.
• Αναφέρετε τον χρόνο που αφιερώνετε σε κάθε εργασία.
• Προσθέστε τη συχνότητα πόσες φορές χρειάζεστε για να εκτελέσετε αυτές τις εργασίες - ωριαία, καθημερινή, εβδομαδιαία, μηνιαία, ετησίως κ.λπ.

Μόλις τελειώσει. Δείτε σε ποια από τις παρακάτω κατηγορίες ανήκουν. Είναι τα καθήκοντα που είναι:

• Εκτελούνται τακτικά ή με πρόγραμμα;
• Βαρετό και μπορεί να γίνει χωρίς σκέψη υψηλότερης τάξης;
• Μεταφορά πληροφοριών εντός εφαρμογών;
• Τρώτε τον απαραίτητο χρόνο για να επενδύσετε σε πολύτιμα έργα;

Αφού τα απαριθμήσετε όλα, πάρτε αυτά που πιστεύετε ότι πρέπει να είναι αυτοματοποιημένα στο εξής.

Βήμα 2: Έρευνα

Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την έρευνα των κατάλληλων εργαλείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες σας. Βασίστε την έρευνά σας στις τρέχουσες ανάγκες και τον προϋπολογισμό σας. Για παράδειγμα, εάν είστε solopreneur, δεν χρειάζεστε ένα εργαλείο αυτοματοποίησης που είναι κατασκευασμένο για επιχειρήσεις. Έτσι, επιλέξτε ανάλογα.

Βήμα 3: Μάθετε τη νέα ροή εργασίας

Αφού επιλέξετε ποιο εργαλείο θα χρησιμοποιήσετε για την αυτοματοποίηση των εργασιών σας, βρείτε ένα νέο σύστημα ροής εργασίας που λειτουργεί για εσάς και περιγράψτε πώς θα κινηθούν τα πράγματα από εδώ και πέρα. Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν τις νέες αλλαγές, έτσι ώστε όλα να λειτουργούν απρόσκοπτα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να περιγράψετε στην ομάδα σας πώς να προγραμματίζετε συναντήσεις από εδώ και στο εξής:

1. Δημιουργήστε το προφίλ σας στο Calendly, και μεταβείτε στην αρχική σελίδα.

2. Προγραμματίστε τη νέα συνάντηση κάνοντας κλικ στο Δημιουργώ.

3. Επίλεξε το διάρκεια της συνάντησής σας από το αριστερό μενού.

4. Επίλεξε το διαθεσιμότητα χρόνου προσθέτοντας διαφορετικές υποδοχές.

5. Δημοσιεύστε τη συνάντησή σας κάνοντας κλικ στο Επόμενο κουμπί.

6. Αντιγράψτε τον σύνδεσμο σύσκεψης από αυτήν τη σελίδα.

7. Προσθέστε τον σύνδεσμο στο email σας στον πελάτη.

Μόλις όλοι στην ομάδα είναι άνετοι με τη διαδικασία, μπορούν να διαγράψουν τον προγραμματισμό τακτικών συναντήσεων από την καθημερινή λίστα υποχρεώσεων για κάθε πελάτη. Μπορούν απλώς να μοιραστούν τον ίδιο σύνδεσμο συνάντησης/εκδήλωσης με όλους τους. Με βάση το πόσες από τις υποδοχές έχουν ληφθεί, μπορεί κανείς να επιλέξει τις δωρεάν.

Βήμα 4: Εκτέλεση του σχεδίου

Μόλις τελειώσουν όλα, εφαρμόστε αποτελεσματικά το νέο σας σχέδιο. Οι πιθανότητες είναι ότι μπορεί να έχετε πολλές εργασίες για αυτοματοποίηση και το σχέδιό σας μπορεί να έχει γίνει λίγο πιο περίπλοκο από ό, τι νομίζατε. Σε μια τέτοια περίπτωση, λάβετε βοήθεια από το τμήμα πληροφορικής σας για τη δημιουργία και την εκτέλεση του νέου σχεδίου σας με το εργαλείο αυτοματοποίησης που έχετε επιλέξει.

Βήμα 5: Αξιολογήστε και δοκιμάστε

Αφού αυτοματοποιήσετε τις απαραίτητες εργασίες, δοκιμάστε την ομαλότητα του νέου σχεδίου ροής εργασίας. Βρίσκω:

• Η αποτελεσματικότητα των εργασιών που εκτελούνται.
• Ο αντίκτυπός του στο παραγωγικότητα των εργαζομένων ή των μελών της ομάδας.
• Είναι όλοι άνετα χρησιμοποιώντας τα νέα εργαλεία;
• Ο εξοικονομημένος χρόνος επηρεάζει την αύξηση του εισοδήματός σας; (Αυτό είναι για επιχειρηματίες, ελεύθερους επαγγελματίες και εργολάβους.)

Ακολουθούν μερικά υπέροχα εργαλεία αυτοματοποίησης με τις σύντομες λεπτομέρειες τους για να σας εξοικονομήσουν χρόνο έρευνας μόλις καταχωρίσετε τις εργασίες που θα αυτοματοποιηθούν.

Είναι μια δημοφιλής λύση λογισμικού αυτοματισμού που σας επιτρέπει να ενσωματώσετε διαφορετικό λογισμικό. Μπορείτε να μεταφέρετε τα δεδομένα από το ένα εργαλείο στο άλλο συνδυάζοντας τις καθημερινές σας εφαρμογές όπως το Gmail, το Dropbox, το Slack, το Ημερολόγιο Google, το Mailchimp κ.λπ.

Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χιλιάδες εργασίες, όπως να κάνετε tweet σε όλες τις αναρτήσεις ιστολογίου σας, να αποθηκεύσετε συνημμένα από το Gmail στο Google Drive, να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όλων των αρχείων G-drive σας στο Dropbox και άλλα.

Αυτό το εργαλείο είναι σαν το Zapier όταν πρόκειται για αυτοματοποίηση. Σας βοηθά να μεταφέρετε δεδομένα μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών και να εκτελέσετε άλλες εν λόγω εργασίες. Αλλά η δωρεάν έκδοση του IFTTT είναι καλύτερη από αυτήν του Zapier.

Ενώ το τελευταίο λογισμικό χρειάζεται τουλάχιστον 10-15 λεπτά για να γίνουν τα πράγματα, το IFTTT αναλαμβάνει άμεση δράση μόλις τοποθετηθεί η σκανδάλη.

Αλλά το μειονέκτημα αυτού του εργαλείου είναι ότι είναι καλό μόνο για επιχειρήσεις ενός ατόμου. Δεν έχουν εκδόσεις για ομάδες ή πολλούς υπαλλήλους. Και αν αυτή είναι η απαίτησή σας, πηγαίνετε με τον Zapier. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ορίσετε ενέργειες μεταξύ πολλαπλών λογισμικών με βάση την έκδοση επί πληρωμή που χρησιμοποιείτε.

Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν πρόκειται για την αυτοματοποίηση και τη διαχείριση των αναρτήσεων σας στα κοινωνικά μέσα. Παρέχουν εξαιρετικές επιλογές προγραμματισμού και προτείνονται από κορυφαίες μάρκες.

Εάν θέλετε να χειριστείτε χιλιάδες δυνητικούς πελάτες που θα σας έρθουν χωρίς να προσλάβετε μια πλήρη ομάδα πωλήσεων, σκεφτείτε το LeadFormly. Σας βοηθά να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία πωλήσεών σας, να αυξήσετε το ποσοστό μετατροπών σας, να τμηματοποιήσετε τους δυνητικούς πελάτες σας που προέρχονται απευθείας από την ιστοσελίδα.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επικεντρωθείτε μόνο στο κλείσιμο των συμφωνιών αντί να χάσετε χρόνο στις πρώτες διαδικασίες δυνητικού πελάτη.

Αυτό είναι ένα άλλο απλό εργαλείο αυτοματισμού για μικρές επιχειρήσεις. Σας βοηθά να κλείσετε ραντεβού, να κανονίσετε συναντήσεις και τηλεφωνήματα κ.

Για να λειτουργήσει αυτό, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ορίσετε τις προτιμήσεις διαθεσιμότητάς σας στο Calendly και να προσθέσετε τον σύνδεσμο στο email πρόσκλησης σε σύσκεψη. Οι πελάτες σας μπορούν στη συνέχεια να επιλέξουν την ώρα που θα ταιριάζει στις ανάγκες τους από αυτήν τη λίστα. Τέλος, όποια ώρα και αν επιλέξουν θα προγραμματιστεί αυτόματα στο ημερολόγιό σας και θα ειδοποιηθείτε αναλόγως.

Αυτοματοποιήστε τις καθημερινές σας εργασίες τώρα

Σταματήστε να ξοδεύετε ώρες σε βασικές αλλά μονότονες εργασίες.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να αυτοματοποιήσετε όλες αυτές τις εργασίες, περιηγηθείτε στις κατηγορίες που μόλις διαβάσατε, ερευνήστε τα εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν και εξοικονομήστε πολλές ώρες καθημερινά.

5 τρόποι Αυτοματοποίησης μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά σας

Η αυτοματοποίηση ορισμένων επαναλαμβανόμενων εργασιών που κάνετε κάθε μέρα μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Εδώ είναι μερικές ιδέες αυτοματισμού για να κάνετε περισσότερη δουλειά!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα