Γιατί η εναλλαγή περιβάλλοντος σαμποτάρει την παραγωγικότητά σας (και τι μπορείτε να κάνετε γι 'αυτό)

Πότε ήταν η τελευταία φορά που είχατε πάνω από 30 λεπτά αδιάλειπτης εστίασης ενώ εργάζεστε σε μια εργασία; Στην πραγματικότητα, είναι πιθανό να σας χάσουμε από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα χαλαρό μήνυμα, μια ειδοποίηση έκτακτης ανάγκης ή ένα βίντεο στο YouTube πριν ολοκληρώσετε την ανάγνωση αυτού του άρθρου.

Όταν κατακερματίζετε την ενέργειά σας και εστιάζετε σε τόσες πολλές διαφορετικές εργασίες, δεν μπορείτε να είστε ο πιο παραγωγικός εαυτός σας. Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε την εναλλαγή περιβάλλοντος και πώς να το ξεπεράσουμε.

Τι είναι η εναλλαγή περιβάλλοντος;

Η εναλλαγή περιβάλλοντος, η εναλλαγή εργασιών ή η εκτέλεση πολλαπλών εργασιών συμβαίνει όταν πηδάτε από μια εργασία ή δραστηριότητα σε άλλη χωρίς να ολοκληρώσετε την προηγούμενη, αλλάζοντας την προσοχή σας και χάνοντας χρόνο στη διαδικασία.

Αλλά, από πρακτική άποψη, πιστεύουμε ότι η εναλλαγή πλαισίου ή εργασιών είναι ο πιο ακριβής όρος για να περιγράψει αυτό που πολλοί θεωρούν πολλαπλές εργασίες. Αυτό συμβαίνει επειδή, στις περισσότερες περιπτώσεις, αλλάζουμε μόνο γρήγορα την προσοχή μας από τη μια εργασία στην άλλη αντί να επικεντρωνόμαστε σε πολλές εργασίες ταυτόχρονα, καθώς αυτό

μελέτη αποκαλύπτει ότι ο εγκέφαλός μας δεν μπορεί να το κάνει αυτό.

Η εναλλαγή εργασιών μπορεί να φαίνεται επιθετική στην επιφάνεια. Θα μπορούσε ακόμη και να σας παραπλανήσει στο να πιστεύετε ότι σας βοηθά να γίνετε πιο αποτελεσματικοί, αλλά η αλλαγή περιβάλλοντος είναι σαν μια μπάλα καταστροφής που κερδίζει δυναμική για να καταστρέψει την παραγωγικότητά σας, καθώς αυτό έρευνα δείχνει.

Αυτό συμβαίνει επειδή ο εγκέφαλός σας περνά μια πυρίμαχη φάση πριν επιστρέψετε στην προηγούμενη εργασία ή ξεκινήστε την επόμενη, καθώς προσπαθεί να θυμηθεί αυτό που δουλεύατε ή προσαρμόζεται στο νέο δραστηριότητα.

Επομένως, η εναλλαγή καθηκόντων σε πολλές περιπτώσεις επιβαρύνει πολύ τις γνωστικές σας ικανότητες. Επιπλέον, το σύνθετο άγχος από τις παρεμβατικές σκέψεις σχετικά με τις ημιτελείς εργασίες που αφήσατε πίσω ως Επίδραση Zeigarnik οι κλωτσιές μπορούν να οδηγήσουν σε ψυχική υπερφόρτωση και εξουθένωση.

Αυτός είναι ο χρόνος, η συγκέντρωση, η ενέργεια και η δημιουργικότητα που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε για να εργαστείτε παραγωγικά στο έργο σας που ξεχειλίζει. Ο φόρος που πληρώνετε για την εναλλαγή εργασιών είναι μεγαλύτεροι χρόνοι ολοκλήρωσης για έργα και αυξημένη πιθανότητα λαθών.

Γιατί πέφτουμε θύματα της εναλλαγής περιβάλλοντος

Η κατανόηση του γιατί είναι τόσο εύκολο να μεταπηδήσετε από τη μια εργασία στην άλλη και τόσο δύσκολο να παραμείνετε συγκεντρωμένοι είναι το κλειδί για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού σχεδίου για την αντιμετώπιση. Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους κάνετε εναλλαγή περιβάλλοντος:

1. Γρήγορη πρόσβαση σε μια τεράστια θάλασσα πληροφοριών.
2. Ο εγκέφαλός σας λαχταρά την καινοτομία και του αρέσει να περιπλανιέται.
3. Τα ψηφιακά εργαλεία έχουν σχεδιαστεί για να ανταγωνίζονται για την προσοχή σας.
4. Διακοπή ειδοποιήσεων από τον υπολογιστή και τα smartphone σας.
5. Η κουλτούρα «πάντα σε λειτουργία» δημιουργεί υπερβολικές απαιτήσεις εργασίας και αυξάνει τις προσδοκίες για άμεση ανταπόκριση σε email ή άλλα μηνύματα κ.λπ.

Πώς να ξεπεράσετε την εναλλαγή περιβάλλοντος

Η δημιουργία ενός σχεδίου για την αντιμετώπιση της εναλλαγής εργασιών σας επιτρέπει να εισέλθετε σε μια κατάσταση ροής που προάγει τη βαθιά εργασία, απολαύστε μικρότερους χρόνους ολοκλήρωσης για εργασίες και μικρότερο περιθώριο για λάθη και μετριάστε την εργασία από το σπίτι εξουθένωση

Τούτου λεχθέντος, εδώ είναι μερικές συμβουλές και ψηφιακά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να γίνετε καλύτεροι στη δομή της ημέρας σας για να ξεπεράσετε την εναλλαγή εργασιών:

1. Χρησιμοποιήστε μια Digitalηφιακή Διαχείριση Εργασιών

Ένας από τους λόγους που τείνετε να αλλάξετε το πλαίσιο είναι ότι μπορεί να εργάζεστε σωματικά σε ένα έργο αλλά εστιάζετε νοητικά σε ένα άλλο, αυξάνοντας την πιθανότητά σας να πηδήξετε σε αυτό. Ωστόσο, η δημιουργία ενός σχεδίου σάς επιτρέπει να χτίσετε τους μύες εστίασης για να συγκεντρωθείτε στην εργασία που έχετε μπροστά σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν ψηφιακό διαχειριστή εργασιών όπως Trello για να αφαιρέσετε όλες τις εργασίες που σχεδιάζετε να εργαστείτε αργότερα, επιτρέποντάς σας να επικεντρωθείτε αποκλειστικά σε αυτό που έχετε. Θα είναι δύσκολο να αφαιρέσετε εντελώς όλες αυτές τις εργασίες από το μυαλό σας στην αρχή, αλλά θα γίνετε καλύτεροι σε αυτό με τον καιρό.

Κατεβάστε: Trello για Android | iOS (Διατίθεται δωρεάν, έκδοση premium)

2. Επιλέξτε τη σωστή τεχνική προτεραιότητας

Οι τεχνικές ιεράρχησης είναι τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να επικεντρωθείτε στις σημαντικότερες εργασίες σας προτού μεταβείτε στην επόμενη. Σας επιτρέπουν να αξιολογείτε όλες τις εργασίες σας και να τις οργανώνετε σύμφωνα με την προτεραιότητα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Μέθοδος MoSCoW, ή αυτές τις άλλες τεχνικές ιεράρχησης, για να ξεπεράσετε την αλλαγή περιβάλλοντος και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Η ενσωμάτωσή τους στη ρουτίνα σας θα σας βοηθήσει να διακρίνετε μεταξύ εργασιών υψηλής αξίας-εκείνων στις οποίες πρέπει να επικεντρωθείτε τώρα και εργασιών χαμηλής αξίας-εκείνων που μπορείτε να αναθέσετε σε άλλους ή να αγνοήσετε.

3. Αξιοποιήστε τον αποκλεισμό χρόνου και την ομαδοποίηση εργασιών

Αφού δημιουργήσετε τη λίστα υποχρεώσεων και οργανώσετε τις εργασίες σας σύμφωνα με την προτεραιότητα, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερη δομή στην εργάσιμη ημέρα σας, αξιοποιώντας την ομαδοποίηση εργασιών και μπλοκάρισμα χρόνου.

Η ομαδοποίηση εργασιών σημαίνει να οργανώνετε τις εργασίες σας ομαδοποιώντας τις με βάση την ομοιότητα και να τις αντιμετωπίζετε σε ένα καθορισμένο χρονικό πλαίσιο, αντί να τις κάνετε σποραδικά καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Για παράδειγμα, επιλέξτε ένα χρονικό μπλοκ κατά τη διάρκεια της ημέρας για επαναλαμβανόμενες ή απλές εργασίες, όπως η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε χρονικά μπλοκ για ψυχαγωγικές δραστηριότητες ή εργασίες που δεν σχετίζονται με τη δουλειά σας, όπως η περιήγηση στη ροή σας στο Twitter ή η παρακολούθηση βίντεο YouTube. Αυτή η τεχνική θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, να μειώσετε τους περισπασμούς και να αποφύγετε την εναλλαγή περιβάλλοντος.

4. Κάντε τακτικές διακοπές

Πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να θεωρούν τα διαλείμματα ως πολυτέλεια στο χώρο εργασίας, αλλά δεν είναι. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η βαθιά εστίαση σε μια εργασία ή η εναλλαγή περιβάλλοντος απαιτούν πολλή ενέργεια. Επομένως, τα διαλείμματα είναι αναγκαία γιατί σας επιτρέπουν να ξεκουραστείτε, να επαναφορτιστείτε και να ανακτήσετε την εστίασή σας.

Μπορείτε να κάνετε μια συνήθεια να ενσωματώνετε μικροσπάσεις μετά από κάθε χρονικό αποκλεισμό, αξιοποιώντας το Μέθοδος Pomodoro για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Κατά τη διάρκεια αυτών των διαλειμμάτων, μπορείτε να κάνετε ασκήσεις αναπνοής, να κάνετε μια βόλτα, να τεντωθείτε ή να κάνετε οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα σας αρέσει, για να αφαιρέσετε το μυαλό σας από τη δουλειά για λίγα λεπτά.

5. Αξιοποιήστε την Ασύγχρονη Επικοινωνία

Όπως αναφέραμε παραπάνω, οι αυξανόμενες προσδοκίες για άμεση απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλα μηνύματα είναι ένας από τους κύριους λόγους που οι άνθρωποι είναι επιρρεπείς στην εναλλαγή εργασιών. Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι η επικοινωνία που δεν συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο.

Έτσι, για να ξεπεράσετε την εναλλαγή περιβάλλοντος, μπορείτε να αξιοποιήσετε και να ενθαρρύνετε την ασύγχρονη επικοινωνία στο χώρο εργασίας σας, ειδικά όσον αφορά μηνύματα που δεν είναι επείγοντα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εσωτερικό Wiki της εταιρείας σας ή έναν κοινόχρηστο πίνακα μηνυμάτων για να δημοσιεύσετε ενημερώσεις που οι συνάδελφοί σας μπορούν να ελέγχουν όταν μπορούν.

Ανακτήστε την εστίαση και την παραγωγικότητά σας

Ο καλύτερος τρόπος για να κάνετε την πιο παραγωγική εργασία σας είναι να συγκεντρωθείτε σε ένα πράγμα τη φορά. Χρησιμοποιώντας αυτές τις συμβουλές και τα ψηφιακά εργαλεία, μπορείτε να εκπαιδεύσετε τον εγκέφαλό σας σε μία εργασία, να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να μειώσετε το άγχος.

Πώς να κατακτήσετε το Single-Tasking χρησιμοποιώντας τεχνολογία για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας

Η εστίαση σε μια εργασία κάθε φορά σας βοηθά να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Ακολουθούν μερικές συμβουλές και ψηφιακά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να κατακτήσετε μια εργασία.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα