Οι 8 καλύτεροι τρόποι χρήσης της εφαρμογής Microsoft για να κάνετε με εργαλεία παραγωγικότητας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft To Do για πολλούς σκοπούς, όπως υπενθυμίσεις, προγραμματισμό εργασιών, λεπτομερή διαχείριση εργασιών, μετατροπή εργασιών σε δευτερεύουσες εργασίες κ.λπ. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο εργαλείο από τον υπολογιστή, το smartphone ή το tablet σας για να συνεχίσετε να εργάζεστε από εκεί που σταματήσατε. Είναι επίσης εντελώς δωρεάν.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να κάνετε το Microsoft To Do ένα ισχυρό εργαλείο παραγωγικότητας ενσωματώνοντάς το με άλλα προγράμματα που χρησιμοποιείτε καθημερινά.

1. Εισαγωγή εργασιών και λιστών από εφαρμογές τρίτου μέρους

Εάν ο νέος σας πελάτης εργάζεται σε άλλη εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόματες ενσωματώσεις από εφαρμογές τρίτων μερών στο Microsoft To Do. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες ενσωματώσεις για τέτοια σενάρια.

Ας υποθέσουμε ότι ο νέος πελάτης σας αναθέτει εργασίες μέσω του Todoist. Για να παραμείνετε ενήμεροι για αυτές τις εργασίες, μπορείτε να ενσωματώσετε τον λογαριασμό σας Todoist στο Microsoft To Do. Νέος Οι εργασίες θα εμφανίζονται αμέσως στον λογαριασμό σας για να κάνετε κάθε φορά που ο πελάτης προσθέτει μια νέα λίστα υποχρεώσεων για ένα έργο. Μπορείτε να δοκιμάσετε αυτόν τον αυτοματισμό από

Integromat.

Σχετίζεται με: Microsoft To Do: A Complete Beginner’s Guide

Ολοκληρωτικά είναι ένας άλλος πάροχος αυτοματισμού που μπορεί να σας βοηθήσει να εισαγάγετε εργασίες από τις δημοφιλείς εφαρμογές διαχείρισης εργασιών όπως το Smart Task, το Google Task και το MeisterTask.

Μπορείτε να δοκιμάσετε την ενσωμάτωση Microsoft To Do και Google Task από Ολοκληρωτικά. Αυτός ο αυτοματισμός υποστηρίζει τη μετάδοση δεδομένων και με τους δύο τρόπους. Το εργαλείο σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να τροποποιήσετε το Οταν συμβαίνει αυτό και Κάνε αυτό σενάρια για προσαρμοσμένο αυτοματισμό.

2. Ενσωμάτωση με εφαρμογές Microsoft 365

Μπορείτε να ενσωματώσετε εφαρμογές του Microsoft 365 με το Microsoft To Do with Ζαπιέ. Υπάρχουν μερικές ενσωματωμένες ενσωματώσεις μεταξύ όλων των εφαρμογών του Microsoft 365. Ωστόσο, σε ένα συγκεκριμένο έργο, μπορεί να χρειαστείτε προσαρμοσμένα.

Μπορείτε να ελέγξετε τις εργασίες σας και τις λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας το Zaps (αυτοματοποιημένη ροή εργασίας που συνδέει τις εφαρμογές σας και υπηρεσίες μαζί) όπως το OneNote με To Do, Outlook με To Do, Excel με To Do, Teams με To Do, και τα λοιπά. Η ενσωμάτωση Teams with To Do είναι ιδανική για εσάς εάν συνεργάζεστε με εξωτερικούς εμπειρογνώμονες ή την τεχνική ομάδα του πελάτη.

Αυτή η ενσωμάτωση μπορεί να λειτουργήσει προς οποιαδήποτε κατεύθυνση. Για παράδειγμα, αυτόματη δημιουργία μιας νέας εργασίας στο To Do όταν κάποιος σας στέλνει ένα κείμενο σε ένα κανάλι έργου Teams και αντίστροφα.

Ένας άλλος κρίσιμος αυτοματισμός για εσάς είναι το Excel και το Microsoft To Do. Εάν ο πελάτης σας δημιουργήσει μια νέα σειρά, ενημερώνει μια υπάρχουσα γραμμή ή εισάγει μια νέα σειρά σε έναν πίνακα, το To Do θα δημιουργήσει αυτόματα μια εργασία ή λίστα.

3. Ενσωμάτωση εργασιών από εφαρμογές διαχείρισης έργων

Στην επαγγελματική σας σταδιοδρομία, θα μάθετε ότι οι πελάτες χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές για τη διαχείριση έργων, όπως ClickUp, Trello, Asana, Teamwork, Wrike κ.λπ. Ωστόσο, αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft To Do στο τέλος σας, αυτό είναι δυνατό.

Ολοκληρωτικά αυτοματοποιεί την ανάθεση εργασιών στο To Do από όλες τις προαναφερθείσες εφαρμογές διαχείρισης έργου. Επομένως, δεν χρειάζεται να επενδύσετε χρόνο στην εκμάθηση νέων εργαλείων.

Είναι μια πλατφόρμα ενσωμάτωσης με ένα κλικ που σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε εργασίες ή να δημιουργείτε λίστες στο To Do κάθε φορά που ο πελάτης σας προσθέτει μια νέα εργασία στο Asana. Εκτός από έτοιμες προς χρήση ενσωματώσεις, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένο αυτοματισμό τροποποιώντας το Οταν συμβαίνει αυτό και Κάνε αυτό τμήματα.

Η ενσωμάτωση του λογαριασμού σας Microsoft To Do με την εφαρμογή διαχείρισης έργου του πελάτη σας εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια. Όλες οι εργασίες εμφανίζονται στην πιο αγαπημένη εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων, το Microsoft To Do, και αυτό με οργανωμένο τρόπο.

4. Φέρτε όλα τα χρονοδιαγράμματα ημερολογίου σε ένα μέρος

Θα μπορούσατε να διαπιστώσετε ότι μερικοί πελάτες αναθέτουν εργασίες μέσω εφαρμογών ημερολογίου από την Google, το Teamup, το CalendarHero, το Modern Events Calendar, το TimeHero κ.λπ. Η αντιγραφή-επικόλληση εργασιών ή σχολίων από διαφορετικές εφαρμογές ημερολογίου στο Microsoft To Do είναι μια ταραχώδης δουλειά. Ζαπιέ διαθέτει μια ποικιλία ενσωματώσεων ημερολογίου για την εφαρμογή Microsoft To Do.

Αντ 'αυτού, μπορείτε να ενσωματώσετε αβίαστα την εφαρμογή ημερολογίου προέλευσης στο προφίλ σας Microsoft To Do. Καθίστε αναπαυτικά και χαλαρώστε καθώς ο αυτοματισμός θα φροντίσει για την ενημέρωση του προγράμματος των καθημερινών σας εργασιών. Επιπλέον, μπορείτε να οργανώσετε αυτές τις αυτοματοποιημένες εργασίες στο φάκελο κάθε προγράμματος -πελάτη της εφαρμογής To Do για να τις διατηρήσετε πιο εύκολες.

5. Ενσωμάτωση με εφαρμογές επικοινωνίας ομάδας

Το Microsoft To Do δεν διαθέτει ομαδικές επιλογές επικοινωνίας. Ωστόσο, μπορείτε να το ενσωματώσετε με άλλες εφαρμογές συνομιλίας χώρου εργασίας για να ενημερώνετε τις εργασίες σας. Κάθε φορά που δημιουργείται μια εργασία στο κανάλι ομάδας, θα εμφανίζεται στον λογαριασμό Microsoft To Do.

Integromat προσφέρει πολλαπλές ενσωματώσεις του To Do with εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων στο χώρο εργασίας όπως το Slack, Mattermost, Cisco Webex, RingCentral, Google Chat κ.λπ. Αυτές οι ενσωματώσεις σας επιτρέπουν Δημιουργήστε μια εργασία, Ενημέρωση μιας εργασίας, Λήψη λίστας, Προσθήκη συνημμένου, κ.λπ., στο λογαριασμό σας To Do από την εφαρμογή προορισμού.

6. Αυτοματοποιήστε ελεύθερα έργα

Εάν έχετε ελεύθερη επιχείρηση, η λήψη παραγγελιών, η δημιουργία λογαριασμών, η αποστολή εντύπων πληρωμής κ.λπ., είναι αναπόφευκτες μη παραγωγικές εργασίες. Ωστόσο, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτές τις εργασίες ενσωματώνοντας το To Do με εργαλεία όπως Google Forms, TypeForm, Stripe, Confluence κ.λπ. Μπορείτε να βρείτε αυτές τις ενσωματώσεις στο Ζαπιέ.

Ας λάβουμε υπόψη ότι λαμβάνετε παραγγελίες μέσω του Stripe. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωμάτωση Stripe και Microsoft To Do για να δημιουργήσετε αυτόματες εργασίες στο To Do. Εάν υπάρχει νέα παραγγελία από τον λογαριασμό Stripe, θα εμφανιστεί μια νέα εργασία.

7. Δημιουργήστε εργασίες από εφαρμογές λήψης σημειώσεων

Μπορείτε να συγκεντρώσετε σημειώσεις από διαφορετικές εφαρμογές λήψης σημειώσεων ως εργασίες ή λίστες στην εφαρμογή Microsoft To Do. Επιπλέον, αυτές οι ενσωματώσεις εφαρμογών λήψης σημειώσεων προσφέρουν πολλά οφέλη εάν εργάζεστε σε μια ομάδα επαγγελματιών που πρέπει να μοιραστούν τις σημειώσεις τους.

Ζαπιέ προσφέρει ενσωμάτωση To Do με εφαρμογές λήψης σημειώσεων, όπως Notion, OneNote, Evernote, Quip κ.λπ. Μπορείτε να αφήσετε τον συνεργάτη ή τον πελάτη σας να εργαστεί σε οποιαδήποτε εφαρμογή λήψης σημειώσεων ενώ λαμβάνετε ενημερώσεις στην εφαρμογή "Εκκρεμότητα".

8. Έξυπνοι βοηθοί και να κάνετε

Οι έξυπνοι βοηθοί έχουν πραγματικά έναν καθοριστικό ρόλο για τη λήψη σημειώσεων και την καταιγίδα ιδεών όταν χρειάζεται να κάνετε πολλαπλές εργασίες. Επιπλέον, η επαγγελματική σας ζωή γίνεται ευκολότερη όταν ο έξυπνος βοηθός σας ενημερώνει αυτόματα τις εργασίες ή τις λίστες του Microsoft To Do.

Σχετίζεται με: Τι είναι το Google Assistant; Πώς να το χρησιμοποιήσετε στο έπακρο

Ζαπιέ έχει σενάρια αυτοματοποίησης του To Do με έξυπνους βοηθούς όπως η Alexa και ο Βοηθός Google. Μπορείτε να ενσωματώσετε και τους δύο αυτούς έξυπνους βοηθούς με την εφαρμογή Microsoft To Do για να αποθηκεύσετε ξαφνικές ιδέες και σημειώσεις ως εργασίες ή λίστες.

Μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας χρησιμοποιώντας τις παραπάνω ενσωματώσεις για την εφαρμογή Microsoft To Do. Ο αυτοματισμός του Microsoft To Do με άλλες εφαρμογές παραγωγικότητας βελτιώνει επίσης τις καθημερινές σας εργασίες.

Επιπλέον, δεν θα χρειαστεί να αντιγράψετε και να επικολλήσετε εργασίες ή να κάνετε εναλλαγή μεταξύ πολλών εφαρμογών για να βρείτε τις εργασίες σας. Μπορείτε να δοκιμάσετε οποιοδήποτε από τα εργαλεία ενσωμάτωσης που συζητούνται εδώ ή να χρησιμοποιήσετε άλλα διαδικτυακά εργαλεία.

8 Δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Zapier για τη μείωση του φόρτου εργασίας και την αύξηση της παραγωγικότητας

Είτε ψάχνετε για μια φθηνότερη ή ακόμα και δωρεάν εναλλακτική λύση στο Zapier, ή κάτι με περισσότερες δυνατότητες, υπάρχει μια λύση για εσάς.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα