Πώς να κατακτήσετε το Single-Tasking χρησιμοποιώντας τεχνολογία για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας

Επιφανειακά, φαίνεται ότι το multitasking είναι το απόλυτο hack παραγωγικότητας όταν εξετάζετε όλα τα προσωπικά στόχους που θέλετε να επιτύχετε, ατελείωτες εργασιακές απαιτήσεις, ψηφιακές περισπασμοί και επαγγελματική ζωή που προκαλείται από την πανδημία ανισορροπία.

Ωστόσο, μια βαθύτερη βουτιά σε αυτήν την πρακτική οδηγεί σε διαφορετικό συμπέρασμα.

Τα μειονεκτήματα του Multitasking

Έχετε μόνο τόση ενέργεια, προσοχή και χρόνο - τα βασικά στοιχεία της παραγωγικότητας. Ως αποτέλεσμα των πολλαπλών εργασιών, ένα από τα σημαντικότερα μειονεκτήματα είναι ότι δεσμεύεστε μόνο εν μέρει στις διαφορετικές δραστηριότητες στις οποίες εστιάζετε ταυτόχρονα.

Το αποτέλεσμα είναι ένας θαυμασμός που σας παραπλανά να σκεφτείτε ότι είστε πιο αποτελεσματικοί επειδή σημειώνετε μικρή πρόοδο σε πολλά μέτωπα, οδηγώντας σε μια εσφαλμένη αντίληψη της επιτυχίας.

Αλλά η πραγματικότητα είναι ότι η πολλαπλή εργασία σας επιτρέπει να εστιάσετε σε λάθος προτεραιότητες, εμποδίζει τη δημιουργικότητα, αυξάνει τα επίπεδα άγχους και την προσοχή, οδηγεί σε περισσότερα λάθη, εξουθένωση και

εξασθένηση της μνήμηςκλπ., καθιστώντας σας λιγότερο παραγωγικούς ως αποτέλεσμα. Και υπάρχουν πολλά έρευνα να στηρίξει αυτόν τον ισχυρισμό.

Λοιπόν, ποια είναι η εναλλακτική λύση;

Μέχρι τώρα, πιθανότατα έχετε μαντέψει ότι η εναλλακτική λύση είναι μια εργασία, στην οποία εστιάζετε σε μία εργασία κάθε φορά. Όπως υπονοεί ο όρος, σημαίνει ότι αφιερώνεις όλη σου την προσοχή σε μια εργασία. Αυτή η πρακτική σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο που σπαταλάτε όταν τσαλακώνεστε μεταξύ δραστηριοτήτων, ενισχύετε τη δημιουργικότητα, αυξάνετε την πιθανότητα να ολοκληρώσετε τις προτεραιότητές σας, περιορίζετε τους περισπασμούς κλπ.

Αλλά, πιθανότατα, γνωρίζετε ήδη ότι η απλή εργασία μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητά σας. Ωστόσο, όπως πολλά άλλα πράγματα στη ζωή, υπάρχει συχνά ένα μεγάλο χάσμα μεταξύ αυτού που ξέρουμε ότι πρέπει να κάνουμε (single-tasking) και αυτού που καταλήγουμε να κάνουμε (πολλαπλών εργασιών).

Για να κλείσουμε το χάσμα, ας αποκλίνουμε λίγο από το τι και επικεντρωθείτε σε πως για να βελτιώσετε την ικανότητά σας να συγκεντρώνεστε σε ένα πράγμα τη φορά και να αυξάνετε την παραγωγικότητά σας ταυτόχρονα:

1. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Pomodoro

Η μέθοδος Pomodoro είναι μια αποτελεσματική τεχνική διαχείρισης χρόνου που μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητά σας βοηθώντας σας να εστιάσετε σε μία εργασία. Είναι απλό να εφαρμοστεί και απαιτεί ελάχιστη ρύθμιση. Μπορείτε να δοκιμάσετε αυτές τις δωρεάν εφαρμογές ανοιχτού κώδικα Pomodoro.

Για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Pomodoro, ρυθμίστε το χρονόμετρό σας για 25 λεπτά για να εστιάσετε σε μία εργασία και κάντε ένα 5 λεπτά διάλειμμα για να χαλαρώσετε ή να κάνετε οτιδήποτε δεν σχετίζεται με την εργασία σας, όπως να παίξετε ένα παιχνίδι ή να στείλετε μηνύματα φίλος Μόλις ολοκληρώσατε μια συνεδρία Pomodoro. Μπορείτε να κάνετε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα μετά από τέσσερα ή πέντε Πομόδωρα.

Αυτή η μέθοδος είναι αποτελεσματική επειδή σας βοηθά να μειώσετε τους περισπασμούς, να προγραμματίσετε αποτελεσματικά τη μέρα σας, να απολαύσετε α αίσθημα ολοκλήρωσης μετά από κάθε συνεδρία Pomodoro και αύξηση της συγκέντρωσης μέσω μικρότερων εκρήξεων εργασία.

2. Δημιουργία αυτοματοποιημένων συστημάτων

Μπορεί συχνά να δυσκολεύεστε να κάνετε μια εργασία, επειδή υπάρχουν τόσες πολλές επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες που πρέπει να κάνετε σε καθημερινή βάση, όπως η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η δημοσίευση αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλοί τρόποι αυτοματοποίησης μπορούν να σας βοηθήσουν χειριστείτε αυτές τις περιττές εργασίες και επικεντρωθείτε στις προτεραιότητές σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εφαρμογές Android για να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνήματα, μηνύματα κειμένου κ.λπ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πλατφόρμες αυτοματισμού όπως IFTTT για τη σύνδεση διαφόρων ψηφιακών εργαλείων και τη δημιουργία αυτοματοποιημένων συστημάτων.

3. Ομαδοποιήστε τις ρηχές εργασίες σας

Έχετε βρεθεί ποτέ να ξεκινάτε ένα σημαντικό και περίπλοκο έργο, μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι κάνετε κάτι εντελώς άσχετο λίγα λεπτά αργότερα; Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να γράψετε ένα ιστολόγιο με θέμα "Πώς να ξεκινήσετε μια επιχείρηση". Αρχίζετε να κάνετε την έρευνά σας για το θέμα και λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ρωτά εάν είστε διαθέσιμοι για μια διάσκεψη για την υπερθέρμανση του πλανήτη την επόμενη εβδομάδα.

Επιλέγετε να απαντήσετε αμέσως καθώς θα χρειαστούν μόνο λίγα λεπτά, αλλά κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο YouTube για την αποψίλωση που επισυνάπτεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, οι αλγόριθμοι του YouTube προτείνουν να παρακολουθήσετε το τρέιλερ μιας ταινίας που σχετίζεται με το θέμα και το επόμενο πράγμα που γνωρίζετε είναι ότι παρακολουθείτε ολόκληρη την εκπομπή στο Netflix. Ακούγεται γνωστό?

Λοιπόν, πώς το αποφεύγετε αυτό; Σχεδιάζοντας την ημέρα σας και κατηγοριοποιώντας παρόμοιες δραστηριότητες μαζί για να αποφύγετε την εναλλαγή εργασιών. Αυτό σας επιτρέπει να χειρίζεστε ταυτόχρονα παρόμοιες ρηχές ή χαμηλής αξίας εργασίες, παρά σποραδικά καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να διαθέσετε χρόνο για να ταξινομήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να προγραμματίσετε συναντήσεις στο ημερολόγιό σας και να απαντήσετε σε ειδοποιήσεις. Θα μπορούσατε να συγκεντρώσετε όλες αυτές τις εργασίες χαμηλής αξίας για μέρη χαμηλής ενέργειας της ημέρας σας.

4. Χρησιμοποιήστε ένα Personal Kanban

Μπορείτε να διασφαλίσετε ότι εργάζεστε μόνο σε μία εργασία τη φορά δημιουργώντας το προσωπικό σας σύστημα Kanban. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα και αυτοκόλλητες σημειώσεις ή να κατεβάσετε μια εφαρμογή εμπνευσμένη από το kanban, όπως Trello.

Αφού συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Trello, δημιουργήστε τρεις στήλες με τίτλο -να κάνω, πράξη, και ολοκληρώθηκε το. Γράψτε όλες τις εργασίες που θέλετε να εργαστείτε με σειρά προτεραιότητας. Πάρτε το πιο σημαντικό έργο και μετακινήστε το στο πράξη στήλη για να ξεκινήσετε να εργάζεστε σε αυτό.

Για να λειτουργήσει αυτή η τεχνική, πρέπει μόνο να βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν μόνο μία ή δύο εργασίες στη στήλη σας κάθε στιγμή. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε να ξεκινήσετε πάρα πολλές εργασίες ταυτόχρονα.

Κατεβάστε: Trello για Android | iOS (Διατίθεται δωρεάν, έκδοση premium)

Σχετίζεται με: Πώς να διαχειριστείτε τις εργασίες σας χρησιμοποιώντας την ιαπωνική τεχνική Kanban

5. Πρακτική Single-Tabbing

Μπορεί να έχετε πολλές καρτέλες ανοιχτές στην οθόνη σας αυτήν τη στιγμή. Αυτές τις μέρες, είναι αδύνατο να διατηρήσετε τις περιόδους περιήγησής σας σε μία καρτέλα. Είναι τόσο εύκολο να αποσπάται η προσοχή σας κατά την περιήγηση στον ιστό επειδή είναι γεμάτη περισπασμούς.

Η εξάσκηση σε μία καρτέλα είναι μια αποτελεσματική μέθοδος που θα σας βοηθήσει να εστιάσετε σε μια εργασία. Ωστόσο, στοιχηματίζουμε ότι μπορεί να χρειαστείτε βοήθεια για να ξεκινήσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια επέκταση όπως xTab για να περιορίσετε τον αριθμό των καρτελών που ανοίγετε.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Ορμή για να απολαύσετε την όμορφη εικόνα φόντου, την προκαθορισμένη περιοχή εστίασης (ή οποιαδήποτε άλλη υπενθύμιση) και ένα εμπνευσμένο απόσπασμα.

Βρείτε μεγαλύτερη παραγωγικότητα στο Single-Tasking

Με την απλή εργασία, μπορείτε σχεδόν πάντα να είστε σίγουροι ότι έχετε χειριστεί τις πιο σημαντικές εργασίες σας αποτελεσματικά και αποτελεσματικά, αφού εστιάσατε την ενέργεια, το χρόνο και την προσοχή σας σε αυτά δυνατόν.

Πώς να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας χρησιμοποιώντας τη μέθοδο MoSCoW

Δυσκολεύεστε συχνά να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας; Η οργάνωση και η ιεράρχησή τους μπορεί να είναι η λύση σας και η μέθοδος MoSCoW μπορεί να βοηθήσει σε αυτό.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα