Πώς να κάνετε το Outlook να αποσπά την προσοχή σας με αυτές τις γρήγορες συμβουλές

Εάν το Microsoft Outlook είναι η βασική σας εφαρμογή για τη διαχείριση των e-mail και του ημερολογίου σας, ίσως έχετε σκεφτεί ότι ορισμένες από τις δυνατότητές του μπορεί να αποσπούν την προσοχή. Φυσικά, το Outlook έχει ήδη ρυθμιστεί για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας σας, αλλά μπορεί να είναι ακόμα καλύτερο με μερικές απλές προσαρμογές.

Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να κάνετε το Outlook να λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

1. Δημιουργία κανόνων για εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό θα μπει αυτόματα στο φάκελο Εισερχόμενα. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείται εάν λαμβάνετε πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους και μπορούν να τοποθετηθούν γρήγορα. Το Outlook σάς επιτρέπει να ορίσετε κανόνες εισερχομένων ώστε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα να πηγαίνουν απευθείας σε έναν υποφάκελο, ο οποίος μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε ποιος στέλνει τι. Για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Παω σε Αρχείο> Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων και κάντε κλικ Νέος κανόνας. Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο με διάφορες επιλογές.
2. Υπό Βήμα 1: Επιλέξτε ένα πρότυπο Κάντε κλικ Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο.
3. Στη συνέχεια, κάτω από Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα, πρέπει να κάνετε κλικ στους υπερσυνδέσμους για να επιλέξετε το άτομα ή δημόσια ομάδα των οποίων τα e-mail θέλετε να εκτρέψετε σε καθορισμένο φάκελο.
4. Κάντε κλικ Φινίρισμα να εφαρμόσει τον κανόνα.

Το επίσημο βίντεο από τη Microsoft το απεικονίζει λεπτομερώς.

Οι κανόνες εισερχομένων μπορούν να εμποδίσουν τη φραγή των εισερχομένων σας. Επίσης, εάν πρέπει να παρακολουθείτε συγκεκριμένα άτομα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την εργασία, είναι ήδη οργανωμένα για εσάς.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook

2. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μέχρι τώρα, ίσως έχετε παρατηρήσει τον ήχο ειδοποίησης που κάνει το Outlook όταν λαμβάνετε ένα e-mail. Μπορεί επίσης να έχετε παρατηρήσει το κίτρινο εικονίδιο φακέλου που εμφανίζεται στο εικονίδιο του Outlook στη γραμμή εργασιών. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν θέλετε να ειδοποιηθείτε, αλλά μπορεί να σπάσει την προσοχή σας εάν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεχίζουν να έρχονται. Ευτυχώς, το Outlook σας δίνει επίσης την επιλογή να απενεργοποιήσετε αυτές τις ειδοποιήσεις.

Παω σε Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία, και κάτω από τον τίτλο Άφιξη μηνύματος, μπορείτε να επιλέξετε τις ειδοποιήσεις που θέλετε να απενεργοποιήσετε. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.

Σχετίζεται με: Πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση στο Microsoft Outlook

3. Ορισμός υπενθυμίσεων ημερολογίου

Όπως και οι ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ημερολόγιο του Outlook έχει οριστεί να σας υπενθυμίζει τα ραντεβού 15 λεπτά πριν ξεκινήσουν. Το κάνει αυτό εμφανίζοντας τα επόμενα ραντεβού σας και πρέπει να κάνετε κλικ Απολύω να κλείσει το παράθυρο.

Αυτές οι υπενθυμίσεις μπορεί να είναι χρήσιμες αν τις χρειάζεστε. Για παράδειγμα, εάν είστε βαθιά στη δουλειά σας και εμφανιστεί η υπενθύμιση, μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτό που κάνετε και να ετοιμαστείτε για το ραντεβού.

Ωστόσο, εάν δεν χρειάζεστε αυτήν τη λειτουργία, τότε μπορεί να διακόψει τη ροή σας. Για να σταματήσετε αυτές τις υπενθυμίσεις, μεταβείτε στη διεύθυνση Αρχείο> Επιλογές> Για προχωρημένους, και κάτω από Υπενθυμίσεις, αποεπιλέξτε Εμφάνιση υπενθυμίσεων.

Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Ημερολόγιο, και κάτω από Επιλογές ημερολογίου, θα δείτε μια επιλογή για Προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις. Για να το επεξεργαστείτε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα Προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις, έτσι υπάρχει ένα τσιμπούρι στο κουτί
2. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε 0 λεπτά
3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα Προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις πάλι, έτσι το τσιμπούρι εξαφανίζεται? αν δεν το κάνετε αυτό, δεν θα αποθηκεύσει την επιλογή σας
4. Κάντε κλικ Εντάξει

Τώρα μπορείτε να συνεχίσετε τη δουλειά σας χωρίς να εμφανίζονται αυτές οι υπενθυμίσεις. Εάν εξακολουθείτε να θέλετε κάποιον τρόπο παρακολούθησης των σημαντικών σας εργασιών, εξετάστε επίσης τα οφέλη του Microsoft To-Do.

Σχετίζεται με: Microsoft To Do: A Complete Beginner’s Guide

4. Χρωματίστε το ημερολόγιο του Outlook

Δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να χρωματίζετε τα ραντεβού σας στο ημερολόγιο του Outlook με ένα χρώμα. Ωστόσο, η χρωματική κωδικοποίηση μπορεί να σας βοηθήσει να απλοποιήσετε το ημερολόγιό σας και να διευκολύνετε να έχετε μια επισκόπηση της εργάσιμης ημέρας ή εβδομάδας σας χωρίς να ελέγχετε τι αφορά κάθε μεμονωμένο ραντεβού ή συνάντηση.

Για παράδειγμα, εάν έχετε πολλούς διαφορετικούς τύπους εργασίας, συμπεριλαμβανομένων συναντήσεων εντός της εταιρείας σας, συναντήσεις με εξωτερικές εταιρείες, πελάτες, διοικητικά καθήκοντα και εκπαίδευση που έχει εγγραφεί στο ημερολόγιό σας κ.λπ., μπορεί να γίνει μια θολούρα πληροφοριών που χρειάζεστε για να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο εστιάζοντας επί.

Εάν χρησιμοποιείτε κωδικοποίηση χρωμάτων, μπορείτε να ξεφύγετε γρήγορα από το ημερολόγιό σας και να πάρετε μια γενική ιδέα για τους τύπους εργασιών που πρέπει να προετοιμαστείτε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κωδικοποίηση χρωμάτων για να δώσετε προτεραιότητα στα ραντεβού κατά σειρά σπουδαιότητας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε το κόκκινο χρώμα για "επείγουσες" συναντήσεις, το πορτοκαλί για "σημαντικό" και το πράσινο για "ρουτίνα".

Το σημαντικό εδώ είναι να επιλέξετε διαφορετικά χρώματα για τους διαφορετικούς τύπους εργασίας που κάνετε και να επιλέξετε χρώματα που δεν μοιάζουν πολύ μεταξύ τους για να καταλάβετε τη διαφορά. Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Κάντε κλικ σε ένα ραντεβού ή μια συνάντηση στο ημερολόγιό σας για να εμφανιστεί το Σειρά Ραντεβού αυτί.
2. Κάντε κλικ στο πολύχρωμο εικονίδιο παραθύρου που λέει Ταξινομώ.
3. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, κάντε κλικ στο Ολες οι κατηγορίες.
4. Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο. στη δεξιά πλευρά, κάντε κλικ Νέος.
5. Γράψτε στο όνομα της κατηγορίας σας. Για παράδειγμα, "εσωτερικές συναντήσεις" και επιλέξτε το χρώμα που θέλετε για αυτό.
6. Κάντε κλικ Εντάξει και στα δύο παράθυρα μέχρι να δείτε το νέο σας ραντεβού με ημερολογιακό χρώμα.

Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για όσες κατηγορίες θέλετε να δημιουργήσετε.

Λύθηκαν οι περισπασμοί του Outlook

Τώρα που ξέρετε πώς να κάνετε το Outlook να μην σας αποσπά την προσοχή, μπορείτε να το προσαρμόσετε ώστε να λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Αν και μπορεί να μην φαίνονται σημαντικά, οι μικρές προσαρμογές μπορούν να κάνουν τη διαφορά στην εργάσιμη ημέρα σας.

Αυτό δεν είναι σε καμία περίπτωση μια εξαντλητική λίστα και ίσως θελήσετε να τα δοκιμάσετε πριν δεσμευτείτε. Μπορείτε επίσης να παίξετε με τις ρυθμίσεις του Outlook και να δείτε αν ανακαλύψετε άλλα πράγματα που βοηθούν στη βελτιστοποίηση της εστίασης.

5 περισπασμοί που σας κάνουν λιγότερο παραγωγικούς (και πώς να τους αποφύγετε)

Είναι εύκολο να αποσπάσετε την προσοχή σας, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε αναβολή. Εδώ είναι μερικοί τρόποι για να τους αποφύγετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα