Πώς να δημιουργήσετε έναν ισολογισμό στο Excel

Είτε έχετε μια μικρή επιχείρηση είτε μια τεράστια πολυεθνική εταιρεία, πρέπει να καταλάβετε πώς αναπτύσσεται η εταιρεία σας. Επομένως, θα πρέπει να παρακολουθείτε τα οικονομικά της εταιρείας σας, αναθεωρώντας διάφορες οικονομικές καταστάσεις.

Η κατάσταση εισοδήματος, για παράδειγμα, δείχνει πώς ο οργανισμός βγάζει και ξοδεύει χρήματα. Εναλλακτικά, η Κατάσταση Ταμειακών Ροών σάς επιτρέπει να δείτε πόσα μετρητά διαθέτετε, επιτρέποντάς σας να προγραμματίσετε σωστά τα έξοδά σας.

Τέλος, υπάρχει ο ισολογισμός, ο οποίος είναι επίσης μία από τις βασικές οικονομικές καταστάσεις. Ακολουθεί ένας γρήγορος οδηγός που θα σας βοηθήσει να κάνετε το δικό σας στο Microsoft Excel.

Τι είναι ο ισολογισμός και γιατί τον χρειάζεστε;

Ένας Ισολογισμός θα σας επιτρέψει να δείτε την ανάλυση των περιουσιακών στοιχείων, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων της εταιρείας σας. Με μια ματιά, θα δείτε πόσο από την εταιρεία προήλθε από τα κέρδη εις νέον, τα ίδια κεφάλαια και τα δάνεια.

Με αυτές τις πληροφορίες διαθέσιμες, μπορείτε να υπολογίσετε την απόδοση της επένδυσής της και τις διάφορες οικονομικές της αναλογίες. Στη συνέχεια, μπορείτε να συγκρίνετε αυτές τις τιμές με παρόμοιες εταιρείες στον ίδιο κλάδο. Αυτό θα σας δώσει μια αίσθηση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση έναντι των συναδέλφων της στον κλάδο.

1. Επιλέξτε την ώρα κάλυψης

Όπως και με άλλες οικονομικές καταστάσεις, πρέπει να επιλέξετε μια περίοδο που θα καλύψετε. Συνήθως, αυτό ξεκινά την 1η Ιανουαρίου και τελειώνει στις 31 Δεκεμβρίου.

Ωστόσο, μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια διαφορετική περίοδο υπολογισμού, που ονομάζεται οικονομικό έτος, το οποίο ξεκινά την 1η Οκτωβρίου και λήγει στις 30 Σεπτεμβρίου. Σημειώστε ότι οποιαδήποτε περίοδος χρησιμοποιείτε εδώ πρέπει να είναι συνεπής στις άλλες δηλώσεις σας.

2. Προετοιμάστε τους λογαριασμούς σας

Για να αποφύγετε την ταλαιπωρία να χρειαστεί να σκάψετε τα αρχεία σας όταν κάνετε τον ισολογισμό σας, θα πρέπει να τον προετοιμάσετε εκ των προτέρων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε στη διάθεσή σας την κατάσταση ταμειακών ροών, τις τραπεζικές καταστάσεις, τις καταστάσεις λογαριασμού δανείου και τα υπόλοιπα πιστωτικών καρτών.

Πριν ξεκινήσετε, πρέπει να γνωρίζετε την αξία των περιουσιακών στοιχείων και του αποθέματος. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε το ποσό που διαθέσατε για την έναρξη της επιχείρησής σας, καθώς και τις επενδύσεις που έγιναν από άλλα άτομα και οντότητες.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε μια κατάσταση ταμειακών ροών στο Microsoft Excel

3. Δημιουργήστε το αρχείο Excel

Αφού γνωρίζετε την περίοδο που καλύπτετε και έχετε τις τιμές που χρειάζεστε, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε το αρχείο Excel. Ανοίξτε ένα νέο αρχείο στο Microsoft Excel. Βάζω [Όνομα εταιρείας] Ισολογισμός στο κελί Α1 για εύκολη αναγνώριση.

Αφήστε λίγο χώρο για μορφοποίηση και, στη συνέχεια, γράψτε στην πρώτη στήλη της τρίτης σειράς Περιουσιακά στοιχεία. Αυτή είναι η ενότητα όπου θα βάλετε τις τιμές για όλα όσα έχει η εταιρεία σας. Στη συνέχεια, στην τρίτη στήλη της ίδιας γραμμής, γράψτε το οικονομικό έτος καλύπτεις.

Μετά το Assets, πρέπει να δημιουργήσετε το αντίστοιχο Υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια Ενότητα. Οι υποχρεώσεις αναφέρονται στο ποσό που οφείλει η εταιρεία σε τρίτους, συμπεριλαμβανομένων τραπεζών, προμηθευτών, ιδιοκτητών και του δημοσίου.

Το Equity Equity, από την άλλη πλευρά, αναφέρεται στο ποσό που συγκέντρωσαν οι ιδιοκτήτες για την επιχείρηση, συν τυχόν κέρδη που διατηρεί στους λογαριασμούς της. Αυτές οι τιμές σε αυτά τα δύο τμήματα θα πρέπει να ισούνται με το ποσό που σημειώνεται στα περιουσιακά στοιχεία - εξ ου και ο όρος Ισολογισμός.

Ωστόσο, πριν δημιουργήσετε την ενότητα Υποχρεώσεις και ityδια Κεφάλαια, θα πρέπει πρώτα να τοποθετήσετε τις υποκατηγορίες για περιουσιακά στοιχεία. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε λιγότερα προβλήματα με τη μορφοποίηση.

4. Εισαγάγετε τις κατηγορίες σας

Περιουσιακά στοιχεία

Κάθε επιχείρηση και βιομηχανία θα έχει τις δικές της μοναδικές υποκατηγορίες περιουσιακών στοιχείων. Ωστόσο, αυτά είναι τα τυπικά τμήματα που έχουν οι περισσότερες εταιρείες: Υπάρχοντα οικονομικά στοιχεία, Πάγια ή Μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία, και Αλλα περιουσιακά στοιχεία. Αυτά στη συνέχεια χωρίζονται περαιτέρω σε μικρές κατηγορίες.

Τα τρέχοντα περιουσιακά στοιχεία είναι περιουσιακά στοιχεία που μπορείτε να ρευστοποιήσετε γρήγορα. Συνήθως πρόκειται για μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς, αποθέματα και βραχυπρόθεσμες επενδύσεις. Από την άλλη πλευρά, τα πάγια ή τα μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία είναι πιο δύσκολο να μετατραπούν σε νόμισμα. Αυτά θα μπορούσαν να είναι Ακίνητα ακίνητα, Εξοπλισμός γραφείου, Μακροπρόθεσμες επενδύσεις, κι αλλα.

Τα άλλα περιουσιακά στοιχεία είναι συνήθως δευτερεύοντα στοιχεία που δεν μπορούν να προσδιοριστούν εύκολα στα τρέχοντα ή μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία. Αυτά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν Προπληρωθέντα έξοδα (όπως οι συνδρομές), Αναβαλλόμενες φορολογικές απαιτήσεις (όπως επιστροφές χρημάτων), και Προχωρήσεις εργαζομένων.

Ενώ αυτές οι κατηγορίες ισχύουν για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η εταιρεία σας ενδέχεται να έχει μια μοναδική κατηγορία περιουσιακών στοιχείων, οπότε θα πρέπει να ελέγξετε τις δραστηριότητές σας προτού το θεωρήσετε ως τελικό.

Υποχρεώσεις & ityδια Κεφάλαια

Παρόμοια με τα περιουσιακά στοιχεία, το Παθητικό και τα ityδια Κεφάλαια έχει τρεις κύριες υποκατηγορίες: Απαιτητέες υποχρεώσεις, Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις, και Ιδίων Κεφαλαίων. Όπως υποδηλώνει ο όρος, οι τρέχουσες υποχρεώσεις είναι υποχρεώσεις που η εταιρεία πρέπει να εκπληρώσει είτε σε ένα έτος είτε σε ένα έτος ένας κύκλος λειτουργίας (όπου ένας κύκλος λειτουργίας αναφέρεται στον χρόνο που απαιτείται για τη μετατροπή του αποθέματος σε εκπτώσεις).

Οι τρέχουσες υποχρεώσεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν λογαριασμούς πληρωτέους σε προμηθευτές και εκμισθωτές, βραχυπρόθεσμα δάνεια από τράπεζες και πιστωτές, φόροι εισοδήματος, πληρωτέοι μισθοί, προπληρωμένα αγαθά και υπηρεσίες και το τρέχον τμήμα των μακροπρόθεσμων χρέος.

Στην ενότητα Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις, θα βρείτε Μακροπρόθεσμο χρέος, Αναβαλλόμενος φόρος εισοδήματος, και Παροχές συνταξιοδοτικών ταμείων, εάν απαιτείται από το νόμο.

Τέλος, το Owner's Equity αποτελείται από: Equδια κεφάλαια ιδιοκτήτη, το οποίο είναι το ποσό που βάζετε στην επιχείρηση. Εάν διαχειρίζεστε μια εταιρεία, ονομάζεται τόσο αυτή η ενότητα όσο και η υποενότητα της Equδια Κεφάλαια αντι αυτου.

Θα βρείτε επίσης Παρακρατημένα κέρδη στο τμήμα ιδίων κεφαλαίων, το οποίο είναι το ποσό που κέρδισε η επιχείρηση κατά την περίοδο μείον τα μερίσματα που καταβλήθηκαν.

5. Προσθέτοντας τις αξίες σας

Στην ενότητα Περιουσιακά στοιχεία, προσθέστε τις τιμές για κάθε υποκατηγορία για να γνωρίζετε πόσα έχετε για κάθε ενότητα. Στη συνέχεια, πρέπει να προσθέσετε κάθε υποσύνολο για να λάβετε τη συνολική αξία περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας σας.

Ομοίως, θα πρέπει επίσης να προσθέσετε τις τιμές για κάθε υποκατηγορία Παθητικού και Ιδίων Κεφαλαίων για να βρείτε πόσα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας σας προέρχονται από πιστωτές, ιδιοκτήτες και κέρδη.

Λάβετε υπόψη ότι οι συνολικές τιμές για την ενότητα Περιουσιακά στοιχεία και την ενότητα Υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια πρέπει να ταιριάζουν. Διαφορετικά, ενδέχεται να υπήρξε σφάλμα στη λογιστική σας.

6. Μερικοί χρήσιμοι τύποι

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τιμές που βρίσκετε στον ισολογισμό για να δείτε τους οικονομικούς του δείκτες. Αυτοί οι τύποι αξιολογούν την απόδοση της επιχείρησής σας και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για σύγκριση με άλλες παρόμοιες εταιρείες στον ίδιο κλάδο.

Αναλογία χρέους

Αυτό είναι το ποσοστό του χρέους της εταιρείας που υπολογίζεται με τα περιουσιακά της στοιχεία. Ο τύπος για αυτό είναι Σύνολο Υποχρεώσεων / Σύνολο Ενεργητικού. Εάν λάβετε μια τιμή μεγαλύτερη από 100%, αυτό σημαίνει ότι το χρέος του είναι μεγαλύτερο από όλα τα περιουσιακά του στοιχεία. Οι υψηλοί δείκτες διατρέχουν επίσης υψηλότερο κίνδυνο αθέτησης υποχρεώσεων-αλλά η τιμή αυτή ποικίλλει μεταξύ των βιομηχανιών.

Όπως και τα ακίνητα και οι επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, οι επιχειρήσεις έντασης κεφαλαίου λαμβάνουν συνήθως υψηλότερες τιμές του μέσου όρου του χρέους από τις εταιρείες που βασίζονται στον κλάδο των υπηρεσιών.

Τρέχουσα αναλογία

Αυτή η αξία δείχνει την ικανότητα μιας εταιρείας να πληρώσει τα βραχυπρόθεσμα δάνεια της με τα ρευστά περιουσιακά της στοιχεία. Αυτό υπολογίζεται από το διαίρεση των κυκλοφορούντων περιουσιακών στοιχείων με τις τρέχουσες υποχρεώσεις. Εάν η τιμή που λαμβάνετε εδώ είναι κάτω από το μηδέν, υπάρχει κίνδυνος μια εταιρεία να αθετήσει τα βραχυπρόθεσμα δάνεια της λόγω έλλειψης ρευστότητας.

Κεφάλαιο κίνησης

Οταν εσύ αφαιρέστε τις τρέχουσες υποχρεώσεις μιας εταιρείας από τα κυκλοφορούντα περιουσιακά της στοιχεία, παίρνετε κεφάλαιο κίνησης. Αυτό το ποσό δείχνει πόσα μετρητά και ισοδύναμα μετρητών έχει μια εταιρεία μετά την εξόφληση των τρεχουσών της υποχρεώσεων.

Εάν υπάρχει σημαντική θετική διαφορά μεταξύ των δύο, η εταιρεία μπορεί εύκολα να αναπτυχθεί και να κλιμακώσει τις δραστηριότητές της. Αλλά αν είναι κοντά στο μηδέν, ή ακόμα και αρνητικό, τότε μπορεί να έχει πρόβλημα να πληρώσει τα δάνεια και τις υποχρεώσεις του, ή ακόμα χειρότερα, θα μπορούσε να χρεοκοπήσει.

Αναλογία περιουσιακών στοιχείων προς ίδια κεφάλαια

Η αναλογία περιουσιακών στοιχείων προς ίδια κεφάλαια (A/E) υπολογίζεται από διαιρώντας τα ίδια κεφάλαια του ιδιοκτήτη με το σύνολο των περιουσιακών στοιχείων. Αυτός ο τύπος δείχνει πόσο χρηματοδοτείται η εταιρεία από τους ιδιοκτήτες έναντι του ποσού που χρηματοδοτείται μέσω δανείων.

Μια εταιρεία με υψηλό δείκτη A/E μπορεί να υποδεικνύει ότι το μεγαλύτερο μέρος της χρηματοδότησής της προήλθε από τους ιδιοκτήτες, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχει πολλές υποχρεώσεις να πληρώσει. Αντίθετα, ένας χαμηλός λόγος Α/Ε σημαίνει ότι το μεγαλύτερο μέρος του ενεργητικού του προήλθε από δάνεια ή πιστώσεις.

Εάν η εταιρεία έχει σταθερή ταμειακή ροή, ένας χαμηλός λόγος Α/Ε θα έχει χαμηλό αντίκτυπο στις καθημερινές της δραστηριότητες. Ωστόσο, το αφήνει ευάλωτο στην τιμή, το ενδιαφέρον και τις δραστικές αλλαγές, δίνοντάς τους λιγότερη ευχέρεια να αντιδράσουν.

Πού μπορείτε να βρείτε πρότυπα ισολογισμού

Παρόλο που ίσως γνωρίζετε τώρα πώς να δημιουργήσετε έναν ισολογισμό, μερικές φορές είναι καλύτερο να βρείτε ένα πρότυπο που θα ακολουθήσετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Excel κάνοντας κλικ στο Αρχείο. Μεταβείτε στην καρτέλα Νέα, στη συνέχεια στη γραμμή αναζήτησης, πληκτρολογήστε Ισολογισμός. Μετά από μια γρήγορη αναζήτηση, το Excel θα σας δώσει τουλάχιστον τρία πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε Vertex42, FreshBooks, ή Wise.com για λήψη ενός προτύπου από τον ιστότοπό τους.

Σχετίζεται με: Οι καλύτεροι ιστότοποι για λήψη δωρεάν προτύπων Excel

Παρακολουθήστε την επιχείρησή σας

Όποια επιχείρηση κι αν έχετε, θα πρέπει να παρακολουθείτε πώς πηγαίνει. Με αυτόν τον τρόπο, δεν μπαίνετε στα τυφλά και δεν παίρνετε αποφάσεις χωρίς αριθμούς για να σας υποστηρίξουν. Άλλωστε, ένας καλός επιχειρηματίας πρέπει να γνωρίζει την επιχείρησή του σαν το πίσω μέρος του χεριού του.

Ένα ισολογισμό, μια κατάσταση εισοδήματος και ένα έγγραφο ταμειακών ροών είναι μερικά μόνο από τα βασικά έγγραφα που χρειάζεστε για να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας. Αλλά μόλις η επιχείρησή σας μεγαλώσει και τα οικονομικά σας περιπλέκονται, προσλάβετε έναν επαγγελματία λογιστή για να διασφαλίσετε ότι θα έχετε όλους τους αριθμούς σας σωστά.

Πώς να δημιουργήσετε μια κατάσταση εισοδήματος στο Excel

Η κατάσταση αποτελεσμάτων είναι μια οικονομική έκθεση που δείχνει τα κέρδη ή τις ζημίες μιας εταιρείας. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα στο Excel.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα