Πώς να εξάγετε δεδομένα πρόσβασης της Microsoft σε ένα έγγραφο Word

Η σουίτα Microsoft Office έχει διαφορετικές εφαρμογές για διαφορετικές εργασίες. Έτσι, για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, η Microsoft Access έχει την πλάτη σας. Η Access παρέχει τα περισσότερα από τα χαρακτηριστικά που θα περιμένατε από ένα σύστημα διαχείρισης σχεσιακής βάσης δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες, φόρμες, ερωτήματα, σχέσεις, αναφορές, μακροεντολές, ενότητες, για να αναφέρουμε μερικές.

Αλλά κατά καιρούς, μπορεί να θέλετε να εξάγετε δεδομένα από τη Microsoft Access στο Word. Αν ψάχνετε για έναν εύκολο τρόπο εξαγωγής δεδομένων πρόσβασης στο Word, βρίσκεστε στο σωστό μέρος.

Πώς η πρόσβαση εξάγει αντικείμενα στο Word

Πριν σας δείξουμε πώς να εξάγετε δεδομένα από την Microsoft Access στο Word, πρέπει να κατανοήσετε ορισμένα βασικά. Πρώτον, δεν μπορείτε να εξάγετε όλους τους τύπους αντικειμένων από την Πρόσβαση στο Word.

Προς το παρόν, μπορείτε να εξάγετε μόνο πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και αναφορές. Ωστόσο, κάθε αντικείμενο εξακολουθεί να έχει κάποιους περιορισμούς. Ξεκινώντας με εγγραφές, η Access εξάγει μόνο αυτά που βρίσκονται σε επιλεγμένη προβολή. Η εφαρμογή δεν θα περιλαμβάνει όλα τα κρυφά δεδομένα σε μια αναφορά. Ομοίως, η Access είναι σε θέση να εξάγει μόνο φόρμες και φύλλα δεδομένων με δευτερεύουσες φόρμες και φύλλα υπο-δεδομένων.

Ο μόνος τρόπος για να συμβεί αυτό είναι η εξαγωγή κάθε δευτερεύουσας φόρμας και υπο φύλλου δεδομένων. Εάν εξάγετε την κύρια αναφορά, μπορείτε να εξάγετε πολλαπλές υπο -μορφές και υπο -αναφορές.

Δεύτερον, δεν μπορείτε να εξάγετε σχέσεις, μακροεντολές, λειτουργικές μονάδες και γραφικά αντικείμενα, όπως εικόνες και αντικείμενα του Microsoft Graph από την Πρόσβαση στο Word. Επιπλέον, η Access θα εξάγει αποτελέσματα μόνο από εκφράσεις και όχι από τις ίδιες τις εκφράσεις.

Τέλος, δεν υπάρχει τρόπος εισαγωγής δεδομένων από τη Microsoft Access στο Word. Πρέπει να ξεκινήσετε στην Access, να εξαγάγετε τα δεδομένα σας σε ένα νέο έγγραφο και, στη συνέχεια, να αντιγράψετε τα περιεχόμενα και να τα επικολλήσετε στο υπάρχον έγγραφο του Word.

Πώς να εξάγετε δεδομένα πρόσβασης σε ένα έγγραφο Word

Η εξαγωγή δεδομένων πρόσβασης στο Word χρησιμοποιεί ένα ενσωματωμένο εργαλείο εξαγωγής — Οδηγός αρχείου RTF. Σίγουρα, το εργαλείο έχει πολλούς περιορισμούς σχετικά με την εξαγωγή δεδομένων Access, αλλά είναι καλύτερο από το τίποτα.

Αλλά αν αυτό είναι υπερβολικά περιοριστικό, μπορείτε να προσέξετε μερικά από αυτά καλύτερες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις της Microsoft Access για πιθανή αντικατάσταση. Διαφορετικά, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εξάγετε τα δεδομένα σας από την Πρόσβαση στο Word:

1. Ανοιξε το δικό σου Πρόσβαση στη βάση δεδομένων.
2. Επιλέξτε το αντικείμενο θέλετε να κάνετε εξαγωγή στο Παράθυρο πλοήγησης.
3. Εξετάστε τον πίνακα, το ερώτημα, τη φόρμα ή την αναφορά για να διασφαλίσετε ότι δεν περιέχει σφάλματα. Η πρόσβαση περιλαμβάνει συνήθως δείκτες σφαλμάτων κάθε φορά που αναγνωρίζει σφάλμα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράσινα τρίγωνα και μια ποικιλία αριθμών σφαλμάτων. Αυτό το βήμα είναι σημαντικό αφού η Access θα αντικαταστήσει αυτόματα τις θέσεις σφάλματος με μηδενική τιμή μετά την εξαγωγή των δεδομένων σας.
4. Επιλέξτε την προβολή ή το τμήμα των δεδομένων προς εξαγωγή. Ο καλύτερος τρόπος για να επιλέξετε δεδομένα για εξαγωγή από πολλούς πίνακες είναι μέσω εκτέλεση ερωτημάτων MS Access. Εάν θέλετε να εξάγετε όλα τα δεδομένα από ένα αντικείμενο, παραλείψτε αυτό το βήμα.
5. Κάντε κλικ στο Εξωτερικά δεδομένα καρτέλα και επιλέξτε Περισσότερα> Λέξη. Θα ανοίξει το εργαλείο εξαγωγής — Οδηγός εξαγωγής αρχείου RTF.
6. Στο αναδυόμενο αναδυόμενο οδηγό εξαγωγής αρχείου RTF, εισαγάγετε το όνομα του αρχείου σας και επιλέξτε έναν προορισμό.
7. Ελεγξε το Ανοίξτε το αρχείο προορισμού μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής πλαίσιο ελέγχου, εάν χρειάζεται.
8. Εάν επιλέξατε ορισμένα δεδομένα για εξαγωγή, ελέγξτε το Εξαγωγή μόνο των επιλεγμένων εγγραφών πλαίσιο ελέγχου. Διαφορετικά, αφήστε το πλαίσιο ελέγχου για εξαγωγή όλων των δεδομένων στο αντικείμενο.
9. Κάντε κλικ Εντάξει για να ξεκινήσει η διαδικασία εξαγωγής.

Εάν υπάρχει ένα αρχείο με παρόμοιο όνομα, μπορείτε να επιλέξετε εάν η Access θα πρέπει να το αντικαταστήσει ή όχι. Επιλέγω Ναί για αντικατάσταση του αρχείου, ή Οχι για να επιλέξετε ένα νέο όνομα για το αρχείο σας στο αναδυόμενο παράθυρο.

Από προεπιλογή, η Access θα δημιουργήσει ένα αρχείο Microsoft Word Rich Text Format με επέκταση RTF. Για να προσθέσετε τα δεδομένα πρόσβασης σε ένα έγγραφο του Word, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το έγγραφο RTF.
2. Αντιγράψτε όλα τα περιεχόμενα του εγγράφου.
3. Επικολλήστε τα δεδομένα στο έγγραφο του Word.

Εάν βρίσκετε το εργαλείο εξαγωγής — Οδηγός εξαγωγής αρχείου RTF κουραστικό στη χρήση, υπάρχει μια ευκολότερη διέξοδος. Αντιγράψτε δεδομένα από τον πίνακα, το ερώτημα, τη φόρμα ή την αναφορά Access και επικολλήστε τα απευθείας στο έγγραφό σας στο Word.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα στη Microsoft Access

Εξαγωγή δεδομένων πρόσβασης στο Word χωρίς ταλαιπωρία

Οι βάσεις δεδομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την αποθήκευση δεδομένων. Εάν πρέπει να εξάγετε τα δεδομένα πρόσβασής σας σε άλλες εφαρμογές όπως το Word ή το Excel, ο ενσωματωμένος Οδηγός εξαγωγής αρχείων RTF καθιστά την όλη διαδικασία απρόσκοπτη, αν και με ορισμένους περιορισμούς.

Εάν έχετε εκτεταμένα δεδομένα για εργασία, οι φόρμες πρόσβασης προσφέρουν έναν πιο ισχυρό τρόπο για να προσθέσετε περισσότερα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας. Είναι πιο εύκολο να συνεργαστείτε κατά την επεξεργασία πινάκων και την προσθήκη περισσότερων δεδομένων.

Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα στη Microsoft Access

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσθέσετε δεδομένα σε έναν πίνακα πρόσβασης της Microsoft. Η χρήση Φόρμες είναι ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα