Εξακολουθείτε να εργάζεστε από απόσταση; Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Drive για τη διαχείριση των αρχείων σας

Δουλεύετε μεταξύ του σπιτιού σας και του γραφείου; Πολλοί εργαζόμενοι βρίσκονται σε ένα υβριδικό εργασιακό περιβάλλον. Για να βεβαιωθείτε ότι παραμένετε παραγωγικοί, είναι καλύτερο να έχετε ένα μέρος για όλα τα κρίσιμα αρχεία εργασίας, έγγραφα και πληροφορίες. Το Google Drive διευκολύνει τη διαχείριση των αρχείων σας, είτε εργάζεστε με τις πιτζάμες σας στον καναπέ είτε στην καμπίνα του γραφείου σας.

Ο γενναιόδωρος δωρεάν αποθηκευτικός χώρος στο cloud του Google Drive σάς δίνει πρόσβαση στα αρχεία σας από οπουδήποτε. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια σύνδεση Google και η εφαρμογή Google Drive ή οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης.

Πώς να ενεργοποιήσετε την πρόσβαση στο Google Drive στο σπίτι και στο γραφείο

Ενεργοποίηση πρόσβασης στα αρχεία σας μέσω Google Drive είναι εξαιρετικά εύκολο. Κάθε αρχείο που ανεβάζετε στο Google Drive σας θα συγχρονίζεται στις συσκευές σας, είτε προβάλλετε το αρχείο στην κινητή συσκευή σας είτε στην επιφάνεια εργασίας σας. Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συνδεθείτε στο Google Drive με τον κοινό λογαριασμό για να δείτε τα αρχεία σας.

Για να επωφεληθείτε από όλα όσα προσφέρει το Google Drive, μπορείτε επίσης να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα περιήγησης Chrome.

Μεταφόρτωση αρχείου στο Google Drive

Για να ανεβάσετε ένα αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε στις συσκευές σας στο Google Drive, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα απλά βήματα. Στην επιφάνεια εργασίας σας:

1. Μεταβείτε στο Google Drive.
2. Επιλέγω Νέος από την επάνω αριστερή πλευρά της οθόνης σας και στη συνέχεια Ανέβασμα αρχείου.
3. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ανεβάσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ανοιξε.

Στην εφαρμογή Google Drive για κινητά:

1. Εντοπίστε το αρχείο που θέλετε να ανεβάσετε στο Google Drive.
2. Παρακέντηση Μερίδιο και μετά πατήστε Google Drive.

Μόλις ανεβάσετε τα αρχεία σας, είστε ελεύθεροι να τα επεξεργαστείτε, να τα μετακινήσετε, να τα σχολιάσετε και άλλα χρησιμοποιώντας τα εργαλεία του Google Drive. Έτσι, είτε χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα περιήγησής σας στο γραφείο είτε την εφαρμογή για κινητά ενώ περιμένετε στο ιατρείο, θα έχετε πρόσβαση σε κάθε αρχείο που ανεβάζετε.

Σχετίζεται με: Πώς να επιλύσετε σφάλματα μεταφόρτωσης αρχείων στο Google Drive

Ρυθμίσεις κοινής χρήσης Google Drive

Εάν τα αρχεία που χρειάζεστε για πρόσβαση ανήκουν σε κάποιον άλλο, όπως στον εργοδότη σας, θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά εντός του Google Drive, εφόσον μοιράζονται μαζί σας. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία του Google Drive, ο κάτοχος του αρχείου θα πρέπει να μοιράζεται κάθε αρχείο στο email που σχετίζεται με το Google Drive σας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να σας παραχωρηθεί πρόσβαση για προβολή, σχολιασμό και επεξεργασία για πλήρη λειτουργικότητα.

Εάν εργάζεστε σε αρχεία εκτός του οργανισμού σας, μπορείτε επίσης να έχετε απομακρυσμένη πρόσβαση σε αυτά. Ο κάτοχος του αρχείου πρέπει να διασφαλίσει ότι το αρχείο έχει οριστεί σε Δημόσιο και μοιράστηκε μαζί σας.

Συμβουλές οργάνωσης αρχείων και φακέλων Google Drive

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά της κοινής χρήσης αρχείων στο Google Drive, ήρθε η ώρα να οργανώσετε τη μονάδα δίσκου σας ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Μερικές σταθερές συμβουλές οργάνωσης αρχείων και φακέλων Google Drive μπορούν να μειώσουν τον χρόνο που αφιερώνετε στην αναζήτηση πληροφοριών, ώστε να μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στην εργασία σας.

Σχετίζεται με: Πώς να οργανώσετε το Google Drive σαν επαγγελματίας

1. Χρήση αστεριών και χρωμάτων φακέλων

Εάν υπάρχουν αρχεία που χρησιμοποιείτε συχνά, όπως υπολογιστικά φύλλα και έγγραφα αναφοράς, προσθέστε τα στα αρχεία σας με αστέρι για εύκολη πρόσβαση. Ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να εμφανιστεί με αστέρι και επιλέξτε το αστέρι στην επάνω γραμμή μενού. Τώρα, αυτό το αρχείο θα είναι διαθέσιμο στην ενότητα με αστέρι στην αριστερή πλευρική γραμμή του Google Drive.

Μπορείτε επίσης να χρωματίσετε τους φακέλους σας στο Google Drive για να επισημάνετε σημαντικά αρχεία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους ειδικά για τις αναφορές προϋπολογισμού του επόμενου μήνα ή έναν φάκελο για αρχεία που χρειάζονται την προσοχή σας αυτήν την εβδομάδα. Στη συνέχεια, κωδικοποιήστε τα ανάλογα.

Επισημάνετε το φάκελο που θέλετε να αλλάξετε και επιλέξτε το μενού τριών σημείων στην επάνω γραμμή μενού. Επιλέγω Αλλαξε χρώμα, επιλέξτε το χρώμα σας και το έχετε. Το εικονίδιο του μικρού φακέλου θα αλλάξει χρώμα αμέσως.

2. Πρόσβαση στα αρχεία σας εκτός σύνδεσης

Για να λειτουργήσετε πραγματικά από οπουδήποτε, θα χρειαστείτε τη δυνατότητα πρόσβασης στα αρχεία σας στο Google Drive εκτός σύνδεσης σε μέρη όπου υπάρχει έλλειψη σύνδεσης στο Διαδίκτυο. Μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης Chrome. Για να ρυθμίσετε την πρόσβαση εκτός σύνδεσης για το Google Drive:

1. Εγκαταστήστε το Επέκταση χωρίς έγγραφα των Εγγράφων Google.
2. Μέσα στο Google Drive, επιλέξτε Ρυθμίσεις.
3. Όταν βρείτε την ενότητα Εκτός σύνδεσης, ελέγξτε το Δημιουργήστε, ανοίξτε και επεξεργαστείτε τα πρόσφατα αρχεία σας στα Έγγραφα, τα Φύλλα και τις Παρουσιάσεις Google σε αυτήν τη συσκευή ενώ είστε εκτός σύνδεσης κουτί.
4. Επιλέγω Εγινε.

Τώρα, θα μπορείτε να εργάζεστε μέσα στα αρχεία που έχετε ορίσει ως διαθέσιμα εκτός σύνδεσης, ανεξάρτητα από τη σύνδεση. Για να επιλέξετε αρχεία, κάντε δεξί κλικ ή επισημάνετε το αρχείο και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε το Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης. Θα πρέπει να το κάνετε με κάθε αρχείο που θέλετε να είναι διαθέσιμο εκτός σύνδεσης.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πρέπει να ενεργοποιήσετε την πρόσβαση εκτός σύνδεσης για ιδιωτικές συσκευές για την καλύτερη προστασία των αρχείων σας. Για παράδειγμα, ο επιτραπέζιος υπολογιστής του σπιτιού σας ή ένας υπολογιστής εργασίας που προστατεύεται από ένα εικονικό ιδιωτικό δίκτυο (VPN).

3. Δημιουργία κύριου φακέλου εργασίας

Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να βρείτε γρήγορα τα αρχεία εργασίας σας είναι η δημιουργία ενός κύριου φακέλου εργασίας. Αυτός είναι ο κύριος φάκελος όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε όλους τους υποφακέλους και τα αρχεία σας για γρήγορη πρόσβαση. Επιπλέον, θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα αρχεία της εργασίας και του σπιτιού σας ξεχωριστά.

Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο στο Google Drive:

1. Επιλέγω Νέος.
2. Επιλέγω Ντοσιέ από τις επιλογές μενού.
3. Ονομάστε το φάκελο. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε το φάκελο "Εργασία" ή να γίνετε δημιουργικοί. Απλά φροντίστε να επιλέξετε ένα όνομα που να εξηγεί τι υπάρχει μέσα.
4. Επιλέγω Δημιουργώ.

Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία μέσα στον κύριο φάκελό σας δημιουργώντας υποφακέλους για όλα τα σημαντικά αρχεία σας. Για να βελτιώσετε ακόμη περισσότερο την οργάνωση, δοκιμάστε να ρυθμίσετε το Google Drive σε προβολή λίστας επιλέγοντας το πλέγμα στην επάνω γραμμή μενού. Αυτό κάνει το ξάφρισμα στους φακέλους σας ένα αεράκι.

Το Google Drive διευκολύνει την πρόσβαση σε όλα τα αρχεία που χρειάζεστε για εργασία, είτε στο σπίτι είτε στο γραφείο. Αυτό περιλαμβάνει όλα τα Έγγραφα Google, τα Υπολογιστικά φύλλα Google, τα Σχέδια Google και τις Παρουσιάσεις Google, καθώς και πρόσθετους τύπους αρχείων, όπως αυτούς του Microsoft Word. Οπότε ανεβάστε την υβριδική παραγωγικότητα της εργασίας σας στο επόμενο επίπεδο με το Google Drive.

10 Συμβουλές για τη διαχείριση κοινόχρηστων αρχείων στο Google Drive

Εξακολουθείτε να μαθαίνετε τα σχοινιά του Google Drive; Ακολουθούν αρκετές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε καλύτερα τα αρχεία σας στο Google Drive.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα