Πώς να δημιουργήσετε το πρώτο σας χρονοδιάγραμμα διαχείρισης έργου σε 7 εύκολα βήματα

Σκέφτεστε πώς θα αναλάβετε το έργο σας; Πώς ξεκινάτε; Θα τηρήσετε τις προθεσμίες; Αυτές οι ανησυχητικές σκέψεις περνούν από το μυαλό σας. Παρά την εγκυρότητά τους, δεν πρέπει να σας επιβραδύνουν.

Χρησιμοποιώντας τα σωστά εργαλεία, μπορείτε να ολοκληρώσετε το έργο σας. Η χρήση ενός χρονοδιαγράμματος διαχείρισης έργου μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε το έργο σας. Το εργαλείο σας βοηθά να χαρτογραφήσετε το έργο σας και διασφαλίζει ότι έχετε μια σαφή στρατηγική για το πώς θα το αντιμετωπίσετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα διαχείρισης έργου ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό.

1. Σύνταξη συνοπτικού έργου

Για να βεβαιωθείτε ότι όλοι στο έργο σας βρίσκονται στην ίδια σελίδα, ξεκινήστε συντάσσοντας μια σύνοψη έργου. Μια περίληψη του έργου είναι μια γρήγορη περίληψη του έργου. Σκεφτείτε το ως μια συμπυκνωμένη έκδοση του σχεδίου του έργου σας. Θα πρέπει να απαντήσει στις ερωτήσεις:

• Ποιος είναι ο σκοπός του έργου;
• Ποιοι είναι οι στόχοι του έργου;
• Ποια είναι τα βασικά ορόσημα;
• Πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί το έργο;
• Πόσο είναι ο προϋπολογισμός;

Κρατήστε το σύντομο για να μην κατακλύσετε τους ενδιαφερόμενους του έργου με περιττές λεπτομέρειες. Θα είναι το έγγραφο στο οποίο αναφέρονται συχνά οι ενδιαφερόμενοι και τα μέλη του έργου σας καθώς συνεχίζεται το έργο.

2. Δημιουργήστε μια δομή ανάλυσης εργασίας

Αφού δημιουργήσετε το σύντομο έργο σας, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο δράσης για να ξεκινήσει το έργο. Αυτό το σχέδιο δράσης ονομάζεται δομή ανάλυσης εργασίας (WBS). Αντί να γράφει κάθε ενέργεια που πρέπει να γίνει για να ολοκληρωθεί ένα έργο, το WBS επικεντρώνεται σε παραδοτέα και ορόσημα. Οι κανόνες για τη δημιουργία ενός WBS είναι:

• 100% κανόνας: Όλες οι εργασίες που υπάρχουν στο WBS πρέπει να είναι 100% απαραίτητες για την ολοκλήρωση των στόχων του έργου. Δεν πρέπει να υπάρχει καμία άσχετη ή περιττή εργασία σε αυτό. Οι δευτερεύουσες εργασίες πρέπει επίσης να είναι 100% απαραίτητες για την ολοκλήρωση μιας γονικής εργασίας.
• Αμοιβαία αποκλειστικά: Μην δίνετε λογαριασμό για οποιαδήποτε εργασία δύο φορές. Θα παραβιάσετε τον κανόνα 100% και θα κάνετε λάθος υπολογισμούς κατά τον υπολογισμό των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου.
• Αποτελέσματα και όχι ενέργειες: Η κύρια εστίασή σας πρέπει να είναι στα παραδοτέα και όχι στις ενέργειες. Για παράδειγμα, εάν χτίζετε ένα σπίτι, ένα παραδοτέο κάνει τη βάση. Τα βήματα σε αυτό το παραδοτέο θα είναι η επιλογή μιας τοποθεσίας, το σκάψιμο, η εγκατάσταση και η σφράγιση της βάσης. Έτσι, μην χαθείτε σε αυτές τις ενέργειες, αλλά επικεντρωθείτε στο αποτέλεσμα, το οποίο έχει τη βάση.
• Ο κανόνας 8/80: Αυτός ο κανόνας αναφέρει ότι μια εργασία πρέπει να διαρκέσει τουλάχιστον 8 ώρες για να ολοκληρωθεί και ούτε πρέπει να διαρκέσει περισσότερο από 80 ώρες. Όταν εφαρμόζετε αυτόν τον κανόνα, εάν η εργασία χρειάζεται περισσότερες από 80 ώρες για να ολοκληρωθεί, αναλύστε την περαιτέρω σε ένα μικρότερο πακέτο εργασίας.
• Αναθέτω: Θα πρέπει να αναθέσετε μια εργασία σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή ομάδα. Εάν το WBS είναι εμπεριστατωμένο, δεν πρέπει να υπάρχει αλληλεπικάλυψη εργασίας μεταξύ ατόμων ή ομάδων.

3. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα

Αφού δημιουργήσετε τη δομή ανάλυσης της εργασίας σας, διαθέστε χρόνο για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας. Για εργασίες, δεν θα κάνετε μόνοι σας, συμβουλευτείτε απευθείας το άτομο (τα) που θα το κάνει. Ρωτήστε τους τι χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά και πόσο χρόνο θα χρειαστούν.

Μην είστε πολύ αισιόδοξοι όταν το κάνετε αυτό. Δημιουργήστε μια ισορροπία μεταξύ του να δώσετε αρκετό χρόνο για να εκτελέσετε τις εργασίες και να παραμείνετε στο συνολικό χρονικό πλαίσιο του έργου. Επιτρέψτε λίγο wiggle δωμάτιο, καθώς και για τυχόν απροσδόκητες καταστάσεις.

4. Πρόγραμμα στις Εξαρτήσεις

Τώρα ξέρετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία. Τι γίνεται όμως με τα καθήκοντα που εξαρτώνται το ένα από το άλλο; Συχνά υπάρχουν αρκετές ακολουθίες σε μια εργασία που εξαρτάται η μία από την άλλη.

Συνήθως υπάρχουν τέσσερις τύποι διαχείρισης έργων που εξαρτώνται από το έργο. Αυτά είναι:

1. Τερματισμός από την αρχή: η πρώτη εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί πριν ξεκινήσει η δεύτερη εργασία.
2. Τερματισμός έως τερματισμός: η δεύτερη εργασία δεν μπορεί να ολοκληρωθεί πριν ολοκληρωθεί η πρώτη εργασία. Για παράδειγμα, εάν κάνετε ηλεκτρικές καλωδιώσεις για ένα σπίτι, δεν μπορείτε να τοποθετήσετε τα καλώδια μέχρι να γίνει έλεγχος.
3. Από αρχή σε αρχή: οι διαδοχικές εργασίες δεν μπορούν να ξεκινήσουν πριν ξεκινήσει η πρώτη εργασία. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ισοπεδώσετε ένα τσιμεντένιο δάπεδο μέχρι να ρίξετε το σκυρόδεμα.
4. Έναρξη-Τέλος: η πρώτη εργασία πρέπει να ξεκινήσει πριν ολοκληρωθεί η δεύτερη. Για παράδειγμα, εάν κάνετε αναβάθμιση σε νέο λογισμικό, θα ξεκινήσετε την εγκατάσταση του νέου λογισμικού προτού καταργήσετε σταδιακά το παλιό.

Έτσι, βεβαιωθείτε ότι έχετε προσδιορίσει τη φύση των εξαρτήσεων που έχετε στη διάθεσή σας και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε τις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εξαρτήσεις είναι πιο πολύπλοκες διαδικασίες, έτσι δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής, λωρίδες κολύμβησης ή κωδικοποίηση χρωμάτων για να σας βοηθήσουν να τις απεικονίσετε και να τις αναγνωρίσετε.

5. Δημιουργήστε ένα χρονολόγιο βάσης

Τώρα ήρθε η ώρα να απεικονίσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας. Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας. ο Το go-to για τα περισσότερα έργα είναι το γράφημα Gantt.

Το γράφημα Gantt σας δίνει ένα γρήγορο στιγμιότυπο του έργου σας, ημερομηνίες έναρξης και λήξης εργασιών, βασικά ορόσημα, εξαρτήσεις και εκχωρητές κάθε εργασίας. Τα γραφήματα του Gantt είναι διαδραστικά και μπορούν να ενημερώνονται και να επεξεργάζονται σε πραγματικό χρόνο. Άλλα εργαλεία χρονολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε το χρονολόγιό σας είναι το ιστορικό χρονοδιάγραμμα και το κάθετο χρονολόγιο γραφήματος.

6. Στείλτε το

Μοιραστείτε το χρονοδιάγραμμα με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου. Θα τους ενθουσιάσει να δουν ένα σαφές σχέδιο δράσης για το έργο. Θα θέλουν επίσης να σταθμίσουν και να κάνουν προτάσεις για το πώς να βελτιώσουν ορισμένα πράγματα στο έργο. Να είστε ανοιχτοί σε σχόλια.

7. Αλλαγή όπως απαιτείται

Ένα έργο είναι ένα ζωντανό πράγμα και θα συνεχίσει να αλλάζει και να εξελίσσεται όσο πάει. Δεν είναι απαραίτητα κακό. Σημαίνει απλώς ότι πρέπει να προσαρμοστείς καθώς τα πράγματα αλλάζουν συνεχώς.

Το καλό είναι ότι όταν έχετε ήδη ένα χρονοδιάγραμμα, θα έχετε μεγαλύτερη δύναμη να ενσωματώσετε την αλλαγή. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι επικοινωνείτε τις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο με όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου.

Δημιουργία του χρονολογίου διαχείρισης του έργου σας

Η δημιουργία του πρώτου χρονοδιαγράμματος διαχείρισης έργου μπορεί να είναι αποθαρρυντική. Ωστόσο, με τα παραπάνω βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχολαστικό χρονοδιάγραμμα και να παραδώσετε το έργο σας με επιτυχία. Έτσι, φροντίστε να εφαρμόσετε την παραπάνω οδηγία και να έχετε ένα αστρικό χρονοδιάγραμμα.

9 Συνήθη Λάθη στη Διαχείριση Έργων (και τι να κάνετε αντί αυτού)

Θέλετε να ολοκληρώσετε μεγάλα έργα χωρίς κακή διαχείριση ή υπέρβαση του προϋπολογισμού; Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε αυτά τα λάθη.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα