7 Εναλλακτικές λύσεις διαχείρισης έργου σε διαγράμματα Gantt

Παρόλο που τα γραφήματα Gantt είναι το ιερό δισκοπότηρο στη διαχείριση και την εκτέλεση έργων, έρχονται με το μερίδιο των προκλήσεών τους. Μία από τις κύριες προκλήσεις είναι ότι είναι δύσκολο να χρησιμοποιηθεί. Ως διαχειριστής έργου, πρέπει να είστε σχολαστικοί όταν το χρησιμοποιείτε και να λαμβάνετε υπόψη όλους τους πόρους, τις εξαρτήσεις, τα ορόσημα και τις προθεσμίες.

Παρόλο που μπορεί να ακούγεται ιδανικό, μπορεί να γυρίσει σε έναν εφιάλτη. Τα γραφήματα Gantt είναι επίσης δύσκολο να εξηγηθούν στους ενδιαφερόμενους. Έτσι, πριν χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Gantt στο επόμενο έργο σας, μπορείτε να εξετάσετε αυτές τις επτά εναλλακτικές μεθόδους διαχείρισης έργου που μπορεί να είναι ευκολότερες στη χρήση.

1. Χρονολόγιο διαχείρισης έργου

Ακριβώς όπως υποδηλώνει το όνομα, το χρονοδιάγραμμα διαχείρισης έργου οπτικοποιεί το χρονοδιάγραμμα του έργου από την αρχή έως το τέλος. Είναι ένας απλός τρόπος ανάλυσης ενός έργου χρονολογικά χωρίς τις συντριπτικές λεπτομέρειες ενός διαγράμματος Gantt. Το καθιστά εύκολο στην κατανόηση, ευέλικτο στη χρήση και μπορείτε να αλλάξετε σχέδια καθώς προχωράτε.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αλλάξετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Επίσης, κατά την εξήγηση του έργου σας στους ενδιαφερόμενους, το χρονοδιάγραμμα διαχείρισης έργου είναι πιο εύκολο να εξηγηθεί και είναι απίθανο να συντρίψετε κανέναν.

2. Διάγραμμα δικτύου χρονοδιαγράμματος έργου

Μια άλλη εναλλακτική λύση στα γραφήματα Gantt είναι το διάγραμμα δικτύου χρονοδιαγράμματος έργου. Αυτή η μέθοδος αντιπροσωπεύει ένα έργο και καθορίζει την κρίσιμη πορεία του, δηλαδή πόσο καιρό θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί το έργο. Ένα τυπικό διάγραμμα δικτύου χρονοδιαγράμματος έργου έχει κόμβους, δηλαδή δραστηριότητες σε κόμβους (AON) που αντιπροσωπεύουν τις δραστηριότητες του έργου και βέλη που δείχνουν την ακολουθία των γεγονότων και εξαρτήσεων.

Επίσης, μπορείτε να εμφανίσετε δυνητικούς πελάτες και καθυστερήσεις στο διάγραμμα. Το διάγραμμα δικτύου χρονοδιαγράμματος έργου είναι μια κατάλληλη εναλλακτική λύση καθώς δίνει μια λογική αλληλουχία γεγονότων και αναδεικνύει τις πρωταρχικές σχέσεις σε ένα έργο.

3. Πίνακας Kanban

Ένα γράφημα Gantt μπορεί να σας περιορίσει με την έννοια ότι είναι ιδανικό μόνο σε γραμμικά έργα. Ωστόσο, δεν είναι όλα τα έργα γραμμικά. Εάν αυτό ισχύει για εσάς, ένας πίνακας Kanban μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε το έργο σας.

Η Kanban έχει τις ρίζες της στη λιτή κατασκευή, όπου δεν έχετε κανένα απόθεμα. Τα φέρνετε μόνο όταν τα χρειάζεστε, γνωστά και ως το σύστημα παραγωγής της εγκατάστασης. Με την Kanban, αυξάνετε την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά σας και μειώνετε το κόστος διατήρησης οποιουδήποτε αποθέματος.

Αυτή η μέθοδος έχει περάσει στη διαχείριση έργων και είναι ιδανική σε ευέλικτα έργα όπως η ανάπτυξη λογισμικού. Ενώ χρησιμοποιείτε το Kanban, αντιπροσωπεύετε τα στοιχεία εργασίας σε έναν πίνακα kanban, το οποίο δείχνει στα μέλη της ομάδας την κατάσταση κάθε έργου.

4. Δισκογραφία

Το Scrum είναι μια μέθοδος διαχείρισης έργου που βασίζεται σε επαναληπτικές και επαυξητικές διαδικασίες - με παρόμοιο τρόπο με τον Kanban. Είναι ευέλικτο, προσαρμόσιμο και προσφέρει αξία στον πελάτη γρήγορα. Όταν χρησιμοποιείτε scrum, έχετε ένα σπριντ που είναι η βασική μονάδα εργασίας και προγραμματισμό σπριντ που σχεδιάζει πώς να κάνετε ένα σπριντ.

Υπάρχει επίσης ένα καθημερινό scrum που αξιολογεί την πρόοδο ενός σπριντ (αναθεώρηση σπριντ) κάθε 24 ώρες. Το όφελος από τη χρήση ενός πίνακα scrum είναι ότι είναι εύκολα επεκτάσιμο, μειώνει το χρόνο στην αγορά, επιτρέπει την έγκαιρη προβλέπει την ολοκλήρωση των έργων και μειώνει τους κινδύνους των έργων, καθώς έχει τις πιο σημαντικές λειτουργίες πρώτα.

5. Διάγραμμα διασταυρούμενων λειτουργιών

Το διάγραμμα ροής είναι ένα διάγραμμα βήμα προς βήμα με βέλη σύνδεσης που δείχνει την ακολουθία μιας διαδικασίας ή συστήματος. Απλοποιεί πολύπλοκες διαδικασίες σε ευνόητες έννοιες. Αυτό το απλό διάγραμμα ροής αναπτύχθηκε περαιτέρω και χρησιμοποιήθηκε στη διαχείριση έργων, καθιστώντας αυτό που είναι γνωστό σήμερα ως διασταυρούμενο διάγραμμα ροής.

Όπως ένα διάγραμμα ροής, ένα διαλειτουργικό διάγραμμα ροής δείχνει βήμα προς βήμα πώς ρέει ένα έργο. Ωστόσο, περιλαμβάνει επίσης ποιος χειρίζεται τι και πότε - εξ ου και ο λόγος για το όνομά του.

Τα διαλειτουργικά διαγράμματα ροής χρησιμοποιούν κολυμβητήρια για να καθορίσουν τις ευθύνες σε διαφορετικές ομάδες. Αυτά τα κομμάτια εξαρτώνται από τη μία ομάδα στην άλλη και αποτελούν μια εξαιρετική εναλλακτική λύση στα γραφήματα Gantt όταν εργάζεστε σε μεγάλα έργα με πολλές ομάδες.

Για να προσθέσετε λεπτομέρειες στο διάγραμμα πολλαπλών λειτουργιών, στρώστε τα οριζόντια και κάθετα μαγιό.

6. Λίστα ελέγχου έργου

Η διαχείριση έργου δεν μπορεί να γίνει πιο βασική από μια απλή λίστα ελέγχου. Πιθανότατα έχετε χρησιμοποιήσει μια λίστα πριν για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στη δουλειά ή ακόμα και στο σπίτι. Και τώρα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε το επόμενο μεγάλο έργο σας.

Η λίστα ελέγχου έργου δεν διαφέρει από την παραδοσιακή λίστα ελέγχου. Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου έργου στη διαχείριση έργου, θα γράψετε όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνετε και τους πόρους που απαιτούνται για καθένα από αυτά. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα ξεχάσετε τίποτα.

Σχετίζεται με: Πώς να προετοιμάσετε λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας το Eisenhower Matrix

Μπορείτε να προχωρήσετε και να ομαδοποιήσετε στοιχεία τα οποία μπορείτε να κάνετε ταυτόχρονα. Καθώς γίνονται τα πράγματα, θα ελέγξετε τα ολοκληρωμένα στοιχεία στη λίστα. Οι λίστες ελέγχου μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διαγράμματα δικτύου έργων, καθιστώντας τα τέλειο συμπλήρωμα άλλων τακτικών εάν δεν θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε μόνοι σας.

7. Χαρτογράφηση μυαλού

Όταν έρχονται στο μυαλό σας ιδέες, εμφανίζονται παντού. Δεν βιώνετε ένα γραμμικό μοτίβο σκέψης. Μπορεί να είναι δύσκολο όταν εργάζεστε σε ένα δημιουργικό έργο να χρησιμοποιείτε ένα γραμμικό εργαλείο διαχείρισης έργου όπως το γράφημα Gantt. Εδώ μπαίνει ένας χάρτης μυαλού.

Ο νοητικός χάρτης είναι ένα διάγραμμα που χρησιμοποιείται για να απεικονίσει και να εξηγήσει πληροφορίες από μια κεντρική ιδέα. Χρησιμοποιεί μια ιεραρχική δομή που δείχνει σχέσεις μεταξύ διαφορετικών τμημάτων του συνόλου με την κύρια ιδέα.

Για να δημιουργήσετε έναν χάρτη μυαλού, σχεδιάζετε την κεντρική σας ιδέα στο κέντρο ενός φύλλου χαρτιού πριν σχεδιάσετε κύριους κλάδους που σχετίζονται με την κεντρική ιδέα. Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε μια απεριόριστη εικόνα του έργου σας, καθώς θέτουν την κεντρική ιδέα στο κέντρο και τα κύρια θέματα εκπέμπουν από αυτό.

Οι χάρτες μυαλού είναι ιδανικοί όταν χειρίζεστε δημιουργικά έργα και άλλα σενάρια όταν πρέπει να ενσωματώσετε νέες ιδέες καθώς προχωράτε.

Πολλές μέθοδοι διαχείρισης έργων μακριά από τα διαγράμματα Gantt

Τα έργα απαιτούν πολύ σχεδιασμό και σχολαστική εκτέλεση. Τα γραφήματα Gantt είναι πιστά και μπορούν να σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε τα περισσότερα έργα, αλλά είναι δύσκολο να χρησιμοποιηθούν και απαιτούν πολλή πνευματική ικανότητα για την εκτέλεση και την επιτυχία.

Εάν το έργο σας δεν χρειάζεται να χρησιμοποιεί γραφήματα Gantt, λάβετε υπόψη τις μεθόδους που αναφέραμε σε αυτό το άρθρο. Όλα είναι διαχειρίσιμα και θα σας γλιτώσουν από τον πονοκέφαλο που χρειάζεται να ασχοληθείτε με τα γραφήματα Gantt.

Πώς το monday.com μπορεί να υπερφορτώσει τη συνεργασία της ομάδας σας

Το monday.com προσφέρει ισχυρά εργαλεία συνεργασίας και οργάνωσης για την ομάδα σας. Να γιατί πρέπει να το δοκιμάσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα