5 πράγματα που πρέπει να αποφύγετε να κάνετε στο Excel

Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την επεξεργασία δεδομένων, αλλά έχει τους περιορισμούς του. Όταν έχετε υπερβολικά περίπλοκους τύπους ή εάν ο υπολογιστής σας διακοπεί κατά το άνοιγμα ενός αρχείου Excel, τότε ίσως πρέπει να εξετάσετε τη χρήση διαφορετικής μορφής αρχείου.

Λοιπόν, ποιες είναι οι περιπτώσεις χρήσης για τις οποίες θα πρέπει να εξετάσετε διαφορετικό λογισμικό; Ακολουθούν μερικές καταστάσεις όπου πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια άλλη εφαρμογή.

1. Μαζικές βάσεις δεδομένων

Εάν δεν γνωρίζετε καλά τους υπολογιστές, ίσως να πιστεύετε ότι το Excel (ή τα Υπολογιστικά φύλλα Google) είναι ο μόνος τρόπος για να αποθηκεύσετε δεδομένα. Άλλωστε, οι τελευταίες εκδόσεις του Excel έχουν 16.384 στήλες και 1.048.576 σειρές, συνολικά συνολικά 17.179.869.184 κελιά.

Παρόλο που πρόκειται για πολλές πληροφορίες, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι ο υπολογιστής σας θα φορτώσει όλες ταυτόχρονα. Επομένως, εάν χρησιμοποιείτε πολλά κελιά, μπορείτε να περιμένετε τον υπολογιστή σας να λειτουργεί αργά. Έχοντας εκατό, ή ακόμα και χίλιες, σειρές δεν θα είναι πρόβλημα.

Ωστόσο, αν συνεχίσετε να συλλέγετε δεδομένα με την πάροδο των ετών ή εάν έχετε πολλούς χρήστες που προσθέτουν πληροφορίες σε ένα αρχείο, ακόμη και ισχυροί υπολογιστές θα δυσκολευτούν να τα φορτώσουν. Αυτό συμβαίνει επειδή η Microsoft φορτώνει όλα τα δεδομένα όταν ανοίγει το αρχείο.

Παρόλο που αυτό είναι χρήσιμο για την ανάλυση βραχυπρόθεσμων δεδομένων, σπαταλά την υπολογιστική ισχύ εάν χρειάζεται μόνο να αναλύσετε συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός πελάτη, δεν χρειάζεται να φορτώσετε όλη την υπόλοιπη βάση δεδομένων του πελάτη σας.

Μια καλή εναλλακτική λύση για την αποθήκευση δεδομένων είναι η χρήση αποκλειστικού λογισμικού ή υπηρεσίας βάσης δεδομένων. Προσφέρουν τις ίδιες δυνατότητες με το Excel, όπως ανάλυση δεδομένων, αλλά με ακόμη μεγαλύτερη λειτουργικότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access εάν είστε οπαδός του Microsoft Suite. Άλλες εναλλακτικές λύσεις περιλαμβάνουν το LibreOffice Base και άλλοι.

2. Σύνθετη ανάλυση δεδομένων

Το Microsoft Excel διαθέτει σημαντικό αριθμό διαθέσιμων τύπων. Προσφέρει τον απλούστερο τύπο αθροίσματος σε πολύπλοκες συναρτήσεις όπως π.χ. καθαρή παρούσα αξία (υπολογίζει τη χρονική αξία του χρήματος) και πρόβλεψη (χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των μελλοντικών τιμών).

Ωστόσο, αν βρεθείτε να κάνετε πολλαπλές, περίπλοκες λειτουργίες, είναι καιρός να εξετάσετε άλλες λύσεις. Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο εάν οι μεταβλητές του τύπου σας βασίζονται σε ακατέργαστα δεδομένα. Αν όμως διαπιστώσετε ότι οι λειτουργίες σας βασίζονται σε κελιά που είναι οι ίδιοι οι τύποι, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικό λογισμικό ανάλυσης.

Εάν τα υπολογιστικά φύλλα σας βασίζονται σε πολλούς τύπους, το πρόσθετο επίπεδο πολυπλοκότητας σημαίνει ότι είναι εύκολο τα σφάλματα να μην εντοπιστούν. Και ακόμη και αν βρείτε λάθη, δεν είναι εύκολο να τα εντοπίσετε αν οι τύποι σας έχουν τρεις γραμμές.

Αντί να χρησιμοποιείτε το Excel για περίπλοκα σενάρια, δοκιμάστε να μάθετε μια γλώσσα προγραμματισμού όπως η Python. Είναι εύκολο να το καταλάβεις και υπάρχουν αρκετούς δωρεάν πόρους για να ξεκινήσετε σε αυτό Και αν δεν τείνετε να σπουδάσετε προγραμματισμό, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ειδικά εργαλεία ανάλυσης δεδομένων που είναι πολύ πιο εύκολο στη χρήση.

3. Διαχείριση έργου

Πριν από την εμφάνιση ειδικών εργαλείων διαχείρισης έργων όπως το Asana και το Trello, πολλοί επαγγελματίες χρησιμοποιούσαν το Microsoft Excel. Μετά από όλα, είναι εύκολο να ρυθμιστεί. Υπάρχουν ακόμη και πρότυπα που μπορείτε να κατεβάσετε για να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.

Αλλά μόλις η ομάδα σας μεγαλώσει - ή αρχίσετε να παίρνετε περισσότερα έργα - τα πράγματα περιπλέκονται. Αν δεν χρησιμοποιείτε την ηλεκτρονική έκδοση του Excel, η ομάδα σας δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει ταυτόχρονα το αρχείο διαχείρισης του έργου σας. Και όταν προσθέτετε περισσότερες εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες, ενδέχεται να καταλήξετε με πάρα πολλές πληροφορίες σε ένα φύλλο.

Επιπλέον, καθώς περισσότερα άτομα έχουν πρόσβαση στο αρχείο, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα για ακούσια ανάμειξη. Μπορεί να αλλάξουν ακούσια έναν τύπο ή ακόμη και να διαγράψουν σημαντικές πληροφορίες. Η δημιουργία και η εκχώρηση εξαρτήσεων έργου μπορεί επίσης να μπερδευτεί.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι καλύτερο να αποκτήσετε μια ειδική εφαρμογή διαχείρισης εργασιών για τη διαχείριση της ομάδας σας. Οι ειδικές εφαρμογές θα επιτρέψουν σε εσάς και την ομάδα σας να έχετε μια σαφή εικόνα για όλα όσα χρειάζεται να κάνετε. Μπορείτε ακόμη να αναθέσετε εργασίες σε συγκεκριμένα μέλη, έτσι ώστε να μην παραβλέπεται τίποτα.

Και αν έχετε έναν προϋπολογισμό, μπορείτε να βρείτε δωρεάν εργαλεία διαχείρισης έργου Σε σύνδεση. Τώρα μπορείτε να κρατήσετε τους πάντες στην ίδια σελίδα χωρίς να χρειαστεί να ξοδέψετε δεκάρα.

4. Μορφές

Λόγω της εύκολης διαθεσιμότητάς του, το Excel χρησιμοποιείται συχνά ως φόρμα. Έχουν υπάρξει πολλές περιπτώσεις όπου εκδηλώσεις και συγκεντρώσεις έχουν χρησιμοποιήσει φορητούς υπολογιστές και αρχεία Excel για την εγγραφή επισκέπτη.

Η χρήση του Excel (ή οποιουδήποτε υπολογιστικού φύλλου) ως φόρμας είναι βολική επειδή οι διοργανωτές μπορούν να αναλύσουν άμεσα τα δεδομένα τους. Ωστόσο, αυτό έρχεται με πολλά μειονεκτήματα.

• Πρώτον, δεν θα έχετε κανέναν έλεγχο στην εισαγωγή δεδομένων. Ο καθένας θα μπορούσε να πληκτρολογήσει λανθασμένες πληροφορίες και δεν θα ήσασταν σοφότεροι. Επίσης δεν υπάρχει τυποποίηση δεδομένων. Ένα άτομο θα μπορούσε να πληκτρολογήσει στη Νέα Υόρκη υπό πολιτεία, ενώ ένα άλλο θα έγραφε NY. Αυτό είναι προβληματικό κατά την ανάλυση δεδομένων.
• Δεύτερον, εάν έχετε πολλούς ιστότοπους εγγραφής, θα έχετε ξεχωριστά σύνολα δεδομένων που απαιτούν ενοποίηση. Αυτό απαιτεί χρόνο και θα μπορούσε να εισαγάγει σφάλματα στα δεδομένα σας. Αυτό θα μπορούσε επίσης να οδηγήσει σε διπλή προσπάθεια, καθώς οι χρήστες ενδέχεται να εισάγουν τα δεδομένα τους δύο φορές.
• Τρίτον, δεν υπάρχει απόρρητο δεδομένων. Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο, οποιοσδήποτε μπορεί να κάνει κύλιση στις καταχωρήσεις και να συλλέξει δεδομένα. Θα μπορούσαν ακόμη και να αλλάξουν τις υπάρχουσες πληροφορίες, οι οποίες θα αλλοιώσουν τα δεδομένα σας. Εάν προκύψει διαρροή δεδομένων μέσω της εγγραφής σας στο Excel, ενδέχεται να θεωρηθείτε υπεύθυνος.
• Τέλος, εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε το Excel για ηλεκτρονική εγγραφή, δεν είναι κατάλληλο για μεγάλες βάσεις δεδομένων, όπως ήδη αναφέρθηκε.

5. Ανάλυση οικονομικών δεδομένων

Όταν χρησιμοποιείτε το Excel για την παρακολούθηση οικονομικών δεδομένων, είναι πιθανό να πρέπει να συνδεθείτε με πολλές πηγές. Αυτές οι πηγές μπορεί να είναι άλλα αρχεία Excel, διαδικτυακές βάσεις δεδομένων, ακόμη και οικονομικοί ιστότοποι. Ωστόσο, καθώς τα προσθέτετε, αυξάνονται οι πιθανότητες εισαγωγής σφάλματος ή λήψης ξεπερασμένων πληροφοριών.

Υπήρξε ακόμη και ένα περιστατικό στη J.P. Morgan το 2012, όπου ένας τύπος χρησιμοποίησε κατά λάθος αθροίσματα τιμών αντί του μέσου όρου τους κατά τον υπολογισμό του κινδύνου. Αυτό, με τη σειρά του, έδωσε αποτέλεσμα περίπου δύο μεγέθη χαμηλότερα από την πραγματική αξία και έκανε την τράπεζα να χάσει 6 δισεκατομμύρια δολάρια σε συναλλαγές.

Ενώ εμπλέκονται άλλα ζητήματα, αυτός ο λανθασμένος τύπος είναι μέρος του καταρράκτη των σφαλμάτων που οδήγησαν σε αυτή τη μαζική απώλεια.

Χρησιμοποιήστε Αφιερωμένο Λογισμικό

Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό υπολογιστικό φύλλο. Είναι υπέροχο για μικρά σύνολα δεδομένων ή αν το δοκιμάζετε ως απόδειξη της ιδέας. Αλλά αν θέλετε να κλιμακώσετε την εργασία σας, θα πρέπει να εξετάσετε το ειδικό λογισμικό.

Η χρήση λογισμικού που έχει αναπτυχθεί ειδικά για τον σκοπό σας θα σας προσφέρει καλύτερη λειτουργικότητα, θα λειτουργήσει γρηγορότερα και θα σας επιτρέψει να κάνετε τα πράγματα πιο αποτελεσματικά. Αν και ορισμένα από αυτά θα κοστίσουν χρόνο ή χρήμα (ή και τα δύο) για την εγκατάστασή τους, θα σας εξοικονομήσει χρήματα μακροπρόθεσμα.

Οι 10 καλύτερες εναλλακτικές λύσεις Excel για τις ανάγκες σας σε υπολογιστικά φύλλα

Αναζητάτε μια φθηνότερη εναλλακτική λύση για το Microsoft Excel; Αυτές οι εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων προσφέρουν ό, τι χρειάζεστε για λιγότερο.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα