Πώς να μεταβείτε χωρίς χαρτί με διαδικτυακά εργαλεία σε γραφεία και σπίτια

Η υπερβολική εξάρτηση από το χαρτί στα γραφεία βλάπτει το περιβάλλον. Εκτός από αυτό, η εξασφάλιση ευαίσθητων εγγράφων γραφείου μπορεί να είναι ταλαιπωρία. Ως αποτέλεσμα, τα αρχεία κρίσιμης αποστολής θα μπορούσαν να εκτεθούν σε οποιονδήποτε, συμπεριλαμβανομένου ενός τυχαίου επισκέπτη.

Με την εξάλειψη του χαρτιού από το γραφείο, μπορείτε να αποφύγετε όλους αυτούς τους κινδύνους. Ακολουθούν μερικές διαδικτυακές εφαρμογές και συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε το γραφείο σας πιο χωρίς χαρτί.

Μεταβείτε από ένα ημερολόγιο επισκεπτών σε χαρτί σε ένα online σύστημα διαχείρισης επισκεπτών. Καινοτόμα και ισχυρά εργαλεία διαχείρισης επισκεπτών μπορούν να διαχειριστούν όλη τη διαδικασία διαχείρισης επισκεπτών γραφείου.

Lobbytrack σας επιτρέπει να παρακολουθείτε όλους τους επισκέπτες ενώ τραβάτε φωτογραφίες και εκτυπώνετε ταυτόχρονα σήματα. Έρχεται επίσης με χαρακτηριστικά όπως ειδοποίηση οικοδεσποτών, διαχείριση εκκένωσης έκτακτης ανάγκης και ειδοποίηση προσωπικού ασφαλείας.

Proxyclick είναι μια λύση που βασίζεται σε σύννεφο και σας βοηθά να ελέγχετε τη ροή των ανθρώπων. Το εργαλείο είναι προσαρμόσιμο και ακολουθεί μια ολοκληρωμένη προσέγγιση για να διατηρεί αποτελεσματικά τα ρεσεψιόν και ασφαλή τα ευαίσθητα δεδομένα.

2. Λογιστικές εφαρμογές

Η διαχείριση του λογιστικού γραφείου σας σε χαρτί μπορεί να είναι ταραχώδης, χρονοβόρα και μπερδεμένη επίσης. Με τη βοήθεια λογιστικών εφαρμογών, μπορείτε να κάνετε τη διαδικασία χωρίς χαρτί, γρήγορη και εύκολη.

Λογιστική Sage είναι μια λογιστική εφαρμογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ακόμη και χωρίς κανένα υπόβαθρο στη λογιστική. Μόλις το συνδέσετε με τον τραπεζικό σας λογαριασμό, η ροή συναλλαγών γίνεται απρόσκοπτη. Μπορείτε να παρακολουθείτε τις πωλήσεις, τις αγορές και τις ταμειακές ροές μέσω της λειτουργίας εύκολης αναφοράς.

QuickBooks είναι ένα άλλο διαδικτυακό λογιστικό εργαλείο που σας επιτρέπει να χειρίζεστε την αυτοαξιολόγηση του ΦΠΑ, των φόρων και της μισθοδοσίας των εργαζομένων. Το QuickBooks POS είναι μια εκτεταμένη έκδοση που επιτρέπει στους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να λειτουργούν πάγκους λιανικής χωρίς χαρτί.

3. Εφαρμογές διαχείρισης έργου

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε έγγραφα κατά τη διάρκεια μιας φάσης διαχείρισης έργου, θα μπορούσε εύκολα να σας κοστίσει πολλά δολάρια. Για να διατηρήσετε όλα τα μέλη της ομάδας στην ίδια σελίδα, θα χρειαστεί να εκτυπώσετε πολλά αντίγραφα του ίδιου αρχείου. Ωστόσο, μπορείτε να αποφύγετε τέτοιες δαπάνες και να γίνετε φιλικοί προς το περιβάλλον χρησιμοποιώντας εργαλεία διαχείρισης εργασιών ή έργων.

Εργαλείο διαχείρισης έργου Asana έχει μια διαισθητική διεπαφή χρήστη που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο καθένας για την ανάθεση και την παρακολούθηση εργασιών. Η εφαρμογή σάς βοηθά με την κοινή χρήση αρχείων σε πραγματικό χρόνο, τον σχολιασμό εργασιών και τη δημιουργία ψηφιακών αναφορών.

ClickUp είναι ένα άλλο εργαλείο διαχείρισης έργου που σας επιτρέπει να ενσωματώσετε πολλές εφαρμογές τρίτων. Προσφέρει επίσης μια προβολή φόρτου εργασίας που σας βοηθά να παρακολουθείτε τον μεμονωμένο φόρτο εργασίας των πόρων.

Σχετίζεται με: Τι είναι το ClickUp; Οι καλύτερες δυνατότητες διαχείρισης έργου

Εξακολουθείτε να σπαταλάτε κολλώδεις σημειώσεις για να γράψετε τις εργασίες σας; Θα πρέπει να το ξεφορτωθείτε και να επιλέξετε εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων.

Todoist σας επιτρέπει να απαριθμήσετε όλες τις εργασίες με οργανωμένο τρόπο. Σας επιτρέπει επίσης να προσθέσετε ενότητες και δευτερεύουσες εργασίες για την κατηγοριοποίηση των εργασιών σας. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε επίπεδα προτεραιότητας και αγαπημένες ετικέτες σε αυτήν την εφαρμογή.

Any.do σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στη λίστα υποχρεώσεών σας από οπουδήποτε σε οποιαδήποτε συσκευή. Θα σας υπενθυμίσει επίσης να κάνετε σημαντικές εργασίες την καθορισμένη ώρα.

5. Εφαρμογές λήψης σημειώσεων

Μόλις κάνετε τη διαδικασία λήψης σημειώσεων χωρίς χαρτί, μπορείτε να εξοικονομήσετε το κόστος των σημειωματάριων και των στυλό. Επιπλέον, δεν χρειάζεται να αφιερώσετε χρόνο αναζητώντας το σημειωματάριο σε ένα ακατάστατο γραφείο πριν από μια συνάντηση.

Με μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων όπως Evernote, μπορείτε να διατηρήσετε όλες τις κρίσιμες πληροφορίες προσβάσιμες σε όλες τις συσκευές, χάρη στη λειτουργία διαδικτυακού συγχρονισμού. Μπορείτε επίσης να εξατομικεύσετε τη μορφοποίηση των σημειώσεων και να προσθέσετε εικόνες, αρχεία ήχου και έγγραφα σε αυτές σύμφωνα με την επιλογή σας.

Απλή σημείωση σας επιτρέπει να προσθέτετε, να βλέπετε, να επεξεργάζεστε και να δημοσιεύετε σημειώσεις σε μορφή Markdown. Εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να μοιραστείτε οποιεσδήποτε σημειώσεις σε μια ομάδα για συνεργασία και ιδέες.

Εάν αποφασίσατε να μείνετε χωρίς χαρτί, η δημιουργία ψηφιοποιημένων αντιγράφων των υπαρχόντων εγγράφων σας πρέπει να είναι στη στρατηγική σας.

Χρήση Adobe Scan στο smartphone σας για να μετατρέψετε ένα έγγραφο που βασίζεται σε χαρτί σε αρχείο PDF. Η εφαρμογή σας βοηθά επίσης να διαχειριστείτε τις διαστάσεις του αρχείου εκτός από την προσφορά λειτουργιών όπως περικοπή, περιστροφή, σχολιασμός, υπογραφή και επεξεργασία χρώματος.

PDF ABBYY FineReader είναι ένας προηγμένος σαρωτής εγγράφων που υποστηρίζει περισσότερες από 190 γλώσσες και τις αποθηκεύει σε 12 διαφορετικές μορφές αρχείων. Εκτός από τη σάρωση τόσο του τυπωμένου όσο και του χειρόγραφου κειμένου, σας επιτρέπει να προσθέσετε σχόλια και υπογραφές.

7. Κοινή χρήση αρχείων και εφαρμογές ασφαλείας

Πέρασαν οι εποχές που έπρεπε να δημιουργήσετε έντυπα αντίγραφα της αναφοράς σας και να τα διανείμετε στους παραλήπτες. Χρησιμοποιώντας τις διαδικτυακές εφαρμογές κοινής χρήσης αρχείων, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία στο cloud και να μοιραστείτε την πρόσβαση μόνο με κατάλληλους παραλήπτες.

Κουτί σας επιτρέπει να αποθηκεύετε και να μοιράζεστε αρχεία και έγγραφα στο cloud, τηρώντας τη συμμόρφωση της βιομηχανίας και τις πολιτικές απορρήτου δεδομένων. Κάνει τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας απρόσκοπτη.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Google Drive για ασφαλή αποθήκευση αρχείων γραφείου και κοινή χρήση τους μόνο με τους αποδέκτες. Επιπλέον, το εργαλείο σάς επιτρέπει να οργανώνετε αρχεία χρησιμοποιώντας διαφορετικούς φακέλους.

8. Εφαρμογές ημερολογίου

Οι εφαρμογές ημερολογίου έχουν γίνει αναπόσπαστο κομμάτι της επαγγελματικής ζωής. Όλα τα είδη επιχειρήσεων μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση μιας εφαρμογής ημερολογίου αντί να σημειώνουν τα ραντεβού σε ένα ημερολόγιο με χαρτί.

Calendly είναι μια ηλεκτρονική εφαρμογή προγραμματισμού ραντεβού όπου μπορείτε να προγραμματίσετε τις συναντήσεις σας επαγγελματικά και αποτελεσματικά. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία υπενθύμισης και παρακολούθησης με αυτήν την εφαρμογή.

Ημερολόγιο Google είναι ένα δημοφιλές διαδικτυακό ημερολόγιο όπου μπορείτε να χρωματίσετε τις καταχωρήσεις ημερολογίου για να οργανώσετε τις εκδηλώσεις ημερολογίου. Το εργαλείο υποβοήθησης βοηθάει να συμπληρώσει αυτόματα τις καταχωρήσεις για να εξοικονομήσετε χρόνο. Μπορείτε εύκολα να επεξεργαστείτε το πρόγραμμα οποιασδήποτε διαδικτυακής συνάντησης σε αυτό το διαδικτυακό ημερολόγιο.

Σχετίζεται με: Συμβουλές για να αποφύγετε την αναβολή και τηρήστε τις προθεσμίες

Τώρα είναι η ώρα να απορρίψουμε τα έντυπα νομικά έγγραφα. Μεταβείτε στον κόσμο των ψηφιακών συμφωνιών και των ηλεκτρονικών υπογραφών για να εξοικονομήσετε χαρτί και να βελτιώσετε την αποδοτικότητα της ομάδας σας.

Προτείνω είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα που σας επιτρέπει να συνάπτετε, να παρακολουθείτε, να στέλνετε και να υπογράφετε ηλεκτρονικά κάθε είδους συμβάσεις, προτάσεις και συμφωνίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προσχεδιασμένα πρότυπα πρότασης από τη βιβλιοθήκη περιεχομένου αυτής της εφαρμογής.

PandaDoc σας επιτρέπει να απλοποιήσετε τη διαχείριση της συμφωνίας σας δημιουργώντας, επεξεργάζοντας και υπογράφοντας εύκολα έγγραφα. Προσφέρει υπηρεσίες όπως προτάσεις, προσφορές, συμβάσεις και έντυπα - όλα σε ψηφιακή μορφή χωρίς χαρτί.

10. Online εφαρμογές φαξ

Ακόμα κι αν σκοπεύετε να αφαιρέσετε όλα τα φαξ, ενδέχεται να μην είναι εφικτό εάν οι πελάτες επιμένουν να τα χρησιμοποιούν. Ακόμη, τις διαδικτυακές εφαρμογές φαξ μπορεί να σας βοηθήσει στην αφαίρεση του χαρτιού από το φαξ. Αυτές οι εφαρμογές θα ανακατευθύνουν τα φαξ στον υπολογιστή, το smartphone ή οποιαδήποτε άλλη συσκευή της επιλογής σας. Έτσι, μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε το φαξ και να αποθηκεύσετε χιλιάδες φύλλα χαρτιού κάθε χρόνο.

RingCentral είναι ένα διαδικτυακό λογισμικό φαξ που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε εισερχόμενα και εξερχόμενα φαξ στο διαδίκτυο, ενώ προσφέρει σημαντικές οικονομίες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε HelloSign για αποστολή και λήψη φαξ διατηρώντας παράλληλα την εμπιστευτικότητα και την ασφάλεια.

Τώρα μπορείτε να σχεδιάσετε μια σαφή εικόνα στο μυαλό σας για να σχεδιάσετε να μείνετε χωρίς χαρτί στο γραφείο ή στο σπίτι, όπου κι αν εργάζεστε. Δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να εφαρμόσετε μια πολιτική χώρου εργασίας χωρίς χαρτί όταν οι παραπάνω διαδικτυακές εφαρμογές είναι στην υπηρεσία σας.

Η απαλλαγή από το χαρτί είναι ένας από τους πολλούς τρόπους για την απομάκρυνση του χώρου εργασίας και την αύξηση της παραγωγικότητας.

10 τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητα αποσυμπιέζοντας τον σταθμό εργασίας σας

Μάθετε πώς ένας σταθμός εργασίας χωρίς ακαταστασία σας βοηθά να εργάζεστε με προσοχή και να ολοκληρώνετε τις εργασίες εγκαίρως.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα