Σε ένα έργο, ακόμη και τα μικρά λάθη μπορεί να αποδειχθούν δαπανηρά για την καριέρα σας. Μπορεί επίσης να εκτροχιάσει ένα έργο και να επηρεάσει αρνητικά την απόδοσή σας, εκτός από το να κοστίσει στον οργανισμό σας πολλά χρήματα.
Εδώ είναι μερικά κοινά λάθη διαχείρισης έργων που πρέπει να αποφύγετε με κάθε κόστος.
1. Μη ακολουθώντας τη σωστή μέθοδο
Ένα επιτυχημένο έργο χρειάζεται μια κατάλληλη στρατηγική σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου και την ικανότητα των μελών της ομάδας. Για να καθοδηγήσετε το έργο προς την επιτυχία, πρέπει να βρείτε την καλύτερη μεθοδολογία διαχείρισης έργου για να διατηρήσετε τα μέλη συγκεντρωμένα και αφοσιωμένα.
Μπορείτε να αξιολογήσετε τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των μελών της ομάδας σας με μια ανάλυση SWOT προτού αναπτύξετε μια στρατηγική. Τα εργαλεία SWOT σάς επιτρέπουν να επιλέξετε έναν στόχο για το έργο και να εισαγάγετε δεδομένα για Πλεονεκτήματα, Αδυναμίες, Ευκαιρίες και Απειλές.
2. Αναποτελεσματική επικοινωνία
Η έλλειψη αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι μια από τις σημαντικότερες παγίδες διαχείρισης έργων που μπορεί να αντιμετωπίσετε. Κατά τη διάρκεια μιας παρανόησης, τα μέλη της ομάδας κατηγορούν το ένα το άλλο. αλλά είναι το έργο που τελικά παρεμποδίζεται.
Για να αποφύγετε τέτοια προβλήματα, έχετε πάντα σαφή επικοινωνία μεταξύ των μελών του έργου. Η διατήρηση όλων σε βρόχο θα είναι χρήσιμη για την αποφυγή εσφαλμένης επικοινωνίας. Φροντίστε να ενημερώσετε τους άλλους ενδιαφερόμενους για τυχόν αλλαγές στις αποφάσεις.
Για επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο, επιλέξτε εφαρμογές όπως το Slack που διατηρούν αρχείο της πλήρους συνομιλίας. Google Jamboard είναι μια ισχυρή επιλογή για επικοινωνία ήχου-βίντεο μεταξύ των μελών της ομάδας που συμμετέχουν στη διαχείριση του έργου.
Σχετίζεται με: Τι είναι το Slack και πώς λειτουργεί;
3. Μη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου
Θα πρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον αυτοματισμό και τα προγραμματισμένα εργαλεία για την έξυπνη διαχείριση των έργων. Οι επιτυχημένοι οργανισμοί εφαρμόζουν μία ή περισσότερες εφαρμογές για τον εξορθολογισμό της διαχείρισης έργων.
Τα εργαλεία διαχείρισης έργου βελτιώνουν την αποδοτικότητα των πόρων και την παρακολούθηση προόδου, ανεξάρτητα από το μέγεθος και τον τύπο του έργου. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις ProofHub να σχεδιάσετε και να εκτελέσετε έργα μέσω πινάκων Kanban, γραφημάτων Gantt, διαδικτυακών δοκιμών και δυναμικών δυνατοτήτων αναφοράς.
Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε Κάντε κλικ στο κουμπίUp για τη διαχείριση έργων ή εργασιών για την αξιοποίηση λειτουργιών όπως η εξάρτηση από εργασίες, οι επαναλαμβανόμενες εργασίες, η ευέλικτη προβολή του πίνακα και η ανάθεση σχολίων ως εργασίες. Σας επιτρέπει επίσης να επιλέξετε ένα πρότυπο κατάλληλο για το έργο σας και θα προσθέσει αυτόματα πιθανές εργασίες.
4. Έλλειψη συμμετοχής από τα μέλη της ομάδας
Μία από τις πρωταρχικές αιτίες της αποτυχίας του έργου είναι η έλλειψη υποστήριξης από τα μέλη της ομάδας. Μπορεί να συμβεί όταν ο διαχειριστής του έργου δεν ακούει την ομάδα. Εναλλακτικά, όταν η ομάδα δεν ενδιαφέρεται να κάνει ένα σημείο προς όφελος του έργου, μπορεί να υπάρχουν αρνητικές επιπτώσεις.
Πριν και κατά τη διάρκεια ενός έργου, η ομάδα θα πρέπει να έχει πολλές συναντήσεις με τον διευθυντή. Θα τους βοηθήσει να κατανοήσουν τη σημασία του έργου και να συζητήσουν τη στρατηγική και τη ροή εργασίας του.
Εάν η συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο δεν είναι εφικτή, οι ομάδες μπορούν να συμμετάσχουν σε μια εικονική συνάντηση μέσω Ανίπταμαι διαγωνίως όπου μπορούν να συμμετάσχουν σε δημοσκοπήσεις και να συζητήσουν το έργο μέσω της δυνατότητας του πίνακα. Google Meet προσφέρει επίσης μια διαδικτυακή εγκατάσταση συσκέψεων με δυνατότητες όπως αυτοματοποιημένη ζωντανή λεζάντα και περισσότερα στοιχεία ελέγχου στον οικοδεσπότη της σύσκεψης.
5. Έλλειψη ειδικευμένων πόρων
Η επιλογή άπειρων και αναποτελεσματικών πόρων μπορεί να θέσει σε κίνδυνο ολόκληρο το έργο. Συχνά επιλέγετε μέλη για ένα έργο βάσει της διαθεσιμότητάς τους και όχι βάσει των δεξιοτήτων και της εμπειρίας τους στα σχετικά έργα.
Για αυτόν τον λόγο, είναι απαραίτητο να επιλέξετε σοφά μέλη της ομάδας που μπορούν να οδηγήσουν το έργο σε ένα επιτυχημένο τέλος εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Εάν ο οργανισμός σας δεν διαθέτει το απαιτούμενο ανθρώπινο δυναμικό για ένα συγκεκριμένο έργο, μπορείτε πάντα να αναθέσετε αποτελεσματικά και έμπειρα άτομα από Upwork ή Fiverr.
6. Ταυτόχρονη εργασία σε πολλαπλά έργα
Η εργασία σε πολλά έργα ταυτόχρονα μπορεί να σας επηρεάσει αρνητικά και να επηρεάσει αρνητικά την ποιότητα και την αποδοτικότητα της εργασίας σας. Για να αποφύγετε τα σημεία συμφόρησης, αναθέστε όλες τις άλλες εργασίες ενώ εργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο. Εάν πρέπει να διαχειριστείτε περισσότερα από ένα έργα ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε εφαρμογές ημερολογίου και υποχρεώσεων για τη διαχείριση εργασιών.
Ημερολόγιο Google είναι μια ευέλικτη εφαρμογή ημερολογίου που πρέπει να χρησιμοποιήσετε όταν συμμετέχετε σε πολλά έργα. Σας επιτρέπει να προγραμματίσετε συμβάντα ημερολογίου από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνομιλίες, να μοιραστείτε τη διαθεσιμότητά σας και να προβάλετε προσωπικά ή επιχειρηματικά συμβάντα σε ένα μέρος.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Todoist για να συγκεντρώσετε όλες τις εργασίες και να τις οργανώσετε σωστά. Υπάρχει ένας τρόπος χωρίς προβλήματα συγχρονίστε το Ημερολόγιο Google με το Todoist εφαρμογή
7. Πρακτική εκτίμηση και διαχείριση του χρόνου
Ως διαχειριστής έργου, είστε υποχρεωμένοι να διατηρείτε όλους σε καλό δρόμο. Και για αυτό, μερικές φορές μπορεί να προσφέρετε ένα μη ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα στον πελάτη και να επιβαρύνετε τα μέλη της ομάδας με τις υπερωρίες. Σε ένα άλλο σενάριο, η επιείκειά σας στην ομάδα οδηγεί σε καθυστερήσεις του έργου. Και τα δύο είναι επιβλαβή για το έργο σας και τη σχέση πελάτη-οργανισμού.
Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά εργαλεία παρακολούθησης χρόνου όπως Το Time Doctor θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των εργαζομένων και ο χρόνος που χρειάζεται κάθε εργασία. Εάν το έργο σας περιλαμβάνει χρέωση βάσει ωρών εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Εγκαιρος για τη δημιουργία ενός σχολαστικού αρχείου εργασίας για την τιμολόγηση.
8. Μικροδιαχείριση της ομάδας
Ως διαχειριστής έργου, δεν πρέπει να κάνετε μικροδιαχείριση των μελών της ομάδας σας. Οι άνθρωποι μέσα στην ομάδα μπορεί να θεωρούν αυτή τη συνήθεια ως ένδειξη δυσπιστίας. Μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το εργασιακό περιβάλλον. Προσφέροντας κάποια ελευθερία στην ομάδα σας θα τους εμπνεύσει να εργαστούν επιμελώς και να δημιουργήσουν ένα θετικό περιβάλλον.
Μπορείς να χρησιμοποιήσεις Ασάνα να θέσετε στόχους στην αρχή του έργου και να λάβετε μια ειδοποίηση μόλις η ομάδα ολοκληρώσει μια συγκεκριμένη εργασία. ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ είναι μια άλλη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που σας επιτρέπει να αναθέσετε εργασίες σε άλλους και να παρακολουθείτε το εύρος ζώνης της ομάδας και την ικανότητα ανάθεσης εργασιών για να αποφύγετε την εξάντληση.
9. Αδυναμία διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής
Η αλλαγή του πεδίου εφαρμογής του έργου στη μέση θα οδηγήσει σε εσφαλμένη κατανομή κόστους και χρόνου, ενώ θα θέσει σε κίνδυνο την επιτυχία του έργου. Ακόμη και μια μικρή αλλαγή μπορεί να καθυστερήσει ολόκληρη τη λειτουργία.
Για να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα, έχετε ένα εξειδικευμένο πεδίο εφαρμογής από την αρχή. Για να διασφαλίσετε τη σωστή διαχείριση των παραδοτέων του έργου, παρακολουθείτε έντονα την πρόοδο του έργου. Επίσης, ενημερώστε τους χορηγούς πάντα καλά σε περίπτωση αλλαγής του πεδίου εφαρμογής.
Με Wrike, μπορείτε να διαχειριστείτε τη ροή εργασίας ενός έργου που έχει πολλές εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες. Τα προγράμματα εργασίας και οι δυνατότητες διαχείρισης πόρων σας βοηθούν στη διαχείριση του πεδίου του έργου χωρίς κανένα πρόβλημα.
Το NTask είναι ένα άλλο εργαλείο διαχείρισης έργου που σας ενημερώνει σχετικά με την πρόοδο του έργου και τη χρήση του προϋπολογισμού, έτσι ώστε να μπορείτε να υποθέσετε οποιαδήποτε αλλαγή του πεδίου στο έργο.
Αποφυγή κοινών λαθών για επιτυχή διαχείριση έργου
Ο σωστός προγραμματισμός, η επαγρύπνηση και η διαφανής επικοινωνία εξασφαλίζουν εύκολη διαχείριση έργου. Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές για να αποφύγετε να κάνετε κάποια κοινά λάθη διαχείρισης έργου και να ολοκληρώσετε τα έργα εγκαίρως.
Τα γραφήματα Gantt σάς επιτρέπουν να σχεδιάζετε εργασίες μέχρι την ημέρα και να απεικονίζετε την πρόοδο ενός έργου. Δείτε αυτές τις 5 δωρεάν εφαρμογές!
Διαβάστε Επόμενο
- Παραγωγικότητα
- Διαχείριση χρόνου
- Διαχείριση εργασιών
- Πολλαπλές εργασίες
- Διαχείριση έργου
- Συγκεντρώνω
Ο Tamal είναι ανεξάρτητος συγγραφέας στο MakeUseOf. Μετά την απόκτηση σημαντικής εμπειρίας στην τεχνολογία, τη χρηματοδότηση και τις επιχειρήσεις διεκπεραιώνει στην προηγούμενη δουλειά του σε μια εταιρεία συμβούλων πληροφορικής, υιοθέτησε τη γραφή ως επάγγελμα πλήρους απασχόλησης πριν από 3 χρόνια. Αν και δεν γράφει για την παραγωγικότητα και τις τελευταίες τεχνολογικές ειδήσεις, του αρέσει να παίζει Splinter Cell και να παρακολουθεί binge Netflix / Prime Video.
Εγγραφείτε στο newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για να εγγραφείτε