Τι είναι το Timeboxing και πώς ενισχύει την παραγωγικότητά σας;

Εάν εσείς ή οι συμπαίκτες σας δεν έχετε χρονικό όριο για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας, μπορεί να είστε λιγότερο παραγωγικοί. Η χρήση του timeboxing για τη διαχείριση του χρόνου σας σάς βοηθά να μετριάσετε τη διαρροή χρόνου και να αυξήσετε την παραγωγικότητα.

Πολλοί παγκόσμιοι οργανισμοί και πολύ επιτυχημένοι επαγγελματίες χρησιμοποιούν τεχνικές χρονομέτρησης. Το άρθρο εξηγεί τι είναι το timeboxing, πώς λειτουργεί και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του.

Τι είναι το Timeboxing;

Το Timeboxing είναι μια τακτική διαχείρισης χρόνου με έμφαση στους στόχους του έργου. Όταν εφαρμόζετε αυτήν τη στρατηγική στην επαγγελματική ή προσωπική σας ζωή, είστε περισσότερο εξοπλισμένοι σταματήστε την αναβλητικότητα και αυξήστε την παραγωγικότητα.

Τα Timeboxes είναι μονάδες timeboxing. Το timebox πρέπει να είναι ένα ρεαλιστικό αλλά σταθερό χρονικό πλαίσιο για μια εργασία. Μπορείτε να εκχωρήσετε περισσότερα από ένα timebox εάν η εργασία είναι πολύπλοκη. Τα Timeboxes μπορεί να είναι λεπτά, ώρες, ημέρες, εβδομάδες ή ακόμα και ένα μήνα, ανάλογα με το έργο και τις εργασίες του.

Το Timeboxing σάς επιτρέπει να σχεδιάζετε έναν προϋπολογισμό χρόνου για κάθε εργασία σε ένα έργο. Καθίστε με την ομάδα σας και δημιουργείτε μια λίστα εργασιών για το έργο. Εσείς και η ομάδα σας πρέπει να κάνετε ανταλλαγή ιδεών για να ορίσετε το χρονικό όριο για τις εργασίες.

Δεδομένα όπως εργασίες, πόροι και καθορισμένα timebox είναι συνήθως διαθέσιμα σε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών. Η μέθοδος timeboxing είναι μια παγκοσμίως αναγνωρισμένη διαδικασία διαχείρισης χρόνου που εξασφαλίζει εργασία υψηλής ποιότητας στο χαμηλότερο δυνατό χρονικό διάστημα.

Πώς να ρυθμίσετε το Timeboxing

Αν δεν πιστεύετε ότι θα χρειαστεί πολλή προσπάθεια για να ρυθμίσετε το timeboxing, θα εκπλαγείτε ότι στην πραγματικότητα δεν είναι τόσο δύσκολο όσο ακούγεται. Ακολουθούν μερικά γρήγορα βήματα για να ρυθμίσετε το timeboxing μία φορά και να το χρησιμοποιήσετε για μελλοντικά έργα:

1. Δημιουργήστε τη λίστα έργων που πρέπει να κάνετε:

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιεσδήποτε διαδικτυακές εφαρμογές όπως Redbooth και OmniFocus για να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων για τις εργασίες οποιουδήποτε έργου. Βεβαιωθείτε ότι εσείς και η ομάδα σας ερευνάτε πριν ολοκληρώσετε τη λίστα εργασιών.

Σχετιζομαι με: Κομψή λίστα εφαρμογών για το παραγωγικό μινιμαλιστικό

2. Ομαδοποιήστε και δώστε προτεραιότητα στις εργασίες:

Πρέπει να εντοπίσετε παρόμοιες εργασίες και να τις ομαδοποιήσετε στα παρακείμενα timeboxes. Θα βοηθήσει εσάς ή την ομάδα σας να αποφύγετε την περιττή απώλεια χρόνου κατά την εναλλαγή μεταξύ εργασιών.

Πρέπει επίσης να δώσετε προτεραιότητα σε ορισμένες εργασίες και να τις μετακινήσετε στο πρώτο σύνολο timeboxes. Συζητήστε με τον ιδιοκτήτη του έργου ή τον πελάτη για ακριβή ιεράρχηση των εργασιών. Επισημάνετε τις εργασίες με προτεραιότητα σε ξεχωριστό χρωματικό κωδικό.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές όπως το nTask, Wrike, Trello, Basecamp, κ.λπ., για ταχύτερη διαδικτυακή ομαδοποίηση και προτεραιότητα.

3. Εκχωρήστε Timebox σε κάθε εργασία:

Για να διαθέσετε σταθερό χρόνο για μεμονωμένες εργασίες, πρέπει να λάβετε υπόψη την προθεσμία παράδοσης που προσφέρατε στον πελάτη. Τώρα, μπορείτε να συναντηθείτε με την ομάδα σας για μια συνεδρία ανταλλαγής ιδεών για να συμφωνήσετε σχετικά με την ρεαλιστική κατανομή timebox για τις εργασίες του έργου.

4. Ορίστε το Timebox για Διαλείμματα:

Ρυθμίστε ορθολογικούς σταθερούς χρόνους για διαλείμματα, τεχνικούς χρόνους διακοπής λειτουργίας και άλλες μη παραγωγικές εργασίες που θα καταναλώνουν επίσης τον προϋπολογισμό χρόνου για οποιοδήποτε έργο.

Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες εφαρμογές υπενθύμισης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας υπενθυμίσω να κάνετε ένα διάλειμμα όταν βρίσκεται στο χρονικό πλαίσιο διακοπής. ο οι εφαρμογές τάσης υπενθύμισης είναι TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder, κ.λπ.

Σχετιζομαι με: Πώς να παρακολουθείτε τις ελεύθερες ώρες εργασίας σας με την έγκαιρη εφαρμογή

5. Ποιο Timeboxing να επιλέξετε:

Θα μπορούσαν να υπάρχουν δύο τύποι timeboxing: hard timeboxing και soft timeboxing. Το soft timeboxing προτείνει προς το τέλος για να ολοκληρώσει την εργασία. Από την άλλη πλευρά, το σκληρό timeboxing σάς λέει να σταματήσετε να εργάζεστε σε μια εργασία εάν ο εκχωρημένος χρόνος έχει τελειώσει, ακόμη και αν η εργασία παραμένει ατελής.

Για απλές εργασίες, θα σας βοηθούσε να επιλέξετε σκληρό timeboxing. Επενδύστε το χρόνο που εξοικονομείτε από σκληρά timeboxes σε πολύπλοκες εργασίες μέσω soft timeboxing.

6. Χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο για τις εργασίες:

Όταν εσείς ή η ομάδα σας θα ξεκινήσετε μια εργασία, χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο για να παρακολουθείτε την ώρα. Καταγράψτε το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας στη λίστα υποχρεώσεων για ανάλυση. Θα ήταν χρήσιμο εάν χρησιμοποιείτε αυτόματες εφαρμογές χρονοδιακόπτη στους υπολογιστές σας, όπως Κλεψύδρα και SnapTimer.

7. Κρατήστε τις περισπασμούς μακριά:

Τα Timeboxes βοηθούν εσάς και την ομάδα σας να επικεντρωθείτε στην εργασία. Βοηθά επίσης στην καλύτερη χρήση της ροής χρόνου για αυξημένη παραγωγικότητα. Ωστόσο, θα δείτε βελτιώσεις μέσω του timeboxing μόνο εάν αφιερώνετε πραγματικά την προσοχή σας στην εργασία κατά τη διάρκεια του τρέχοντος timebox.

Για να σταματήσετε την απόσπαση της προσοχής από την εργασία, θα πρέπει να σταματήσετε όλες τις ειδοποιήσεις που ενδέχεται να σας αποσπάσουν την εργασία. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως το Freedom, το Cold Turkey Blocker, το RescueTime, το SelfControl κ.λπ.

8. Κριτική και επιβράβευση:

Στο αρχικό στάδιο, πρέπει να καταγράψετε πολλά δεδομένα από τη διαδικασία χρονομέτρησης. Πρέπει να αποθηκεύσετε δεδομένα όπως αριθμούς εργασιών, timeboxes, χρόνο ανά εργασία κ.λπ. Χρησιμοποιήστε αυτά τα συγκεντρωμένα δεδομένα για να αξιολογήσετε πώς το timeboxing βοηθά εσάς και την ομάδα σας να επιτύχετε το επιθυμητό επίπεδο παραγωγικότητας.

Μπορείτε περιστασιακά να ανταμείψετε τα μέλη της ομάδας σας όταν ολοκληρώσουν εργασίες εντός του προκαθορισμένου timebox. Βοηθά στην αύξηση των κινήτρων μεταξύ των μελών της ομάδας.

Πλεονεκτήματα του Timeboxing

Η τακτική Timeboxing ισχύει για οτιδήποτε σχετίζεται με την κατανάλωση χρόνου. Είτε πρόκειται για δουλειές στο σπίτι σας είτε για επαγγελματικές ευθύνες, μπορείτε να δείτε άμεσα οφέλη όταν ασκείτε το timeboxing. Μερικά από τα πλεονεκτήματα είναι:

1. Εσείς και η ομάδα σας γίνετε πραγματικά προσεκτικοί σχετικά με τον τρόπο που αφιερώνετε το χρόνο σας.
2. Το Timeboxing σάς δίνει τη δυνατότητα να εστιάζετε αποτελεσματικά στις εργασίες του έργου για την παροχή προϊόντων ή υπηρεσιών υψηλής ποιότητας.
3. Το Timeboxing διασφαλίζει ότι ολοκληρώνετε μία εργασία κάθε φορά, μειώνοντας έτσι το φόρτο εργασίας.
4. Το Timeboxing είναι μια τεχνική διαχείρισης εργασίας με στόχο το στόχο. Όταν εσείς ή η ομάδα σας εργάζεστε σε ένα περιβάλλον με στόχο, αισθάνεστε κίνητρα.
5. Μπορείτε να απολαύσετε μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής μέσω του χρονομέτρησης Τα Timeboxes σας ενημερώνουν αποτελεσματικά πότε το ημερολόγιό σας είναι δωρεάν για μια απλή συνάντηση ομάδας ή για ένα οικογενειακό δείπνο.

Μειονεκτήματα του Timeboxing

Εκτός από τα ευέλικτα οφέλη του, υπάρχουν και μερικές αδυναμίες, και αυτά είναι:

1. Μπορεί να χρειαστεί κάποια εμπειρία για να διαμορφωθεί μια κατάλληλη στρατηγική χρονομέτρησης.
2. Ορισμένοι ισχυρίζονται ότι λόγω των στόχων timebox, δεν είναι σε θέση να προσφέρουν υπηρεσίες ή προϊόντα καλής ποιότητας.
3. Μερικοί επαγγελματίες μπορεί να αισθάνονται συγκλονισμένοι όταν βλέπουν πολλά καθήκοντα στα ημερολόγιά τους.
4. Μερικά άτομα πιστεύουν ότι ο χρονομετρητής timebox τους αποσπά την προσοχή από την εργασία όταν βγαίνουν.

Είναι η ώρα για το Timeboxing

Οι προαναφερθείσες στρατηγικές και συμβουλές timeboxing θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε βιώσιμη παραγωγικότητα και ανάπτυξη στην επαγγελματική ή προσωπική σας ζωή.

Θα είναι ευκολότερο για εσάς να εφαρμόσετε το timeboxing όταν χρησιμοποιείτε αυτοματοποιημένες και διαδικτυακές εφαρμογές διαχείρισης εργασιών. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών για να σας βοηθήσει με το timeboxing, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη σωστή, ώστε να μην χρειάζεται να αλλάζετε εφαρμογές πιο συχνά.

Ηλεκτρονικός οδηγός διαχείρισης εργασιών: 10 συμβουλές για την επιλογή της σωστής εφαρμογής

Εάν θέλετε να επιλέξετε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών για τη διαχείριση των έργων σας πιο αποτελεσματικά, ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Αναπτύξτε για να διαβάσετε την πλήρη ιστορία