Πώς να γράψετε καλύτερα email: 3 απλές συμβουλές

Η κατανόηση του πώς να γράφετε καλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια κρίσιμη δεξιότητα, ειδικά για εργασία. Είτε είστε ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης είτε είστε αυτοαπασχολούμενοι, είναι πιθανό να χειρίζεστε αμέτρητα email κάθε μέρα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα email ως την κύρια μέθοδο επικοινωνίας σας με άλλες επιχειρήσεις και πελάτες. Μπορεί να φαίνεται σαν μια απλή εργασία να γράφουν ένα email, αλλά οι άνθρωποι συχνά υποφέρουν από εσφαλμένη επικοινωνία.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές που μπορούν να βοηθήσουν!

1. Να είστε ακριβείς

Στην επικοινωνία μέσω email, πρέπει να είστε συγκεκριμένοι με αυτά που λέτε. Ένα απλό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως "Το χρειάζομαι μέχρι αύριο." δεν θα αρκεί αν στέλνετε μηνύματα σε έναν υπάλληλο.

Ακόμα κι αν οι υπάλληλοί σας πρέπει να καταλάβουν τα περισσότερα από αυτά που λέτε, γιατί να αναλάβετε τον κίνδυνο εσφαλμένης επικοινωνίας όταν μπορείτε να είστε απευθείας;

2. Δομή του email σας σωστά

Βελτιστοποίηση της γραμμής θέματος

Όλες οι πτυχές του email σας, από τη γραμμή θέματος έως το κύριο σώμα, πρέπει να βελτιστοποιηθούν.

Λαμβάνετε αμέτρητα email κάθε μέρα και μερικά από αυτά τείνουν να ξεχωρίζουν, έτσι; Συνήθως, αυτά είναι αυτά με βελτιστοποιημένη γραμμή θέματος. Η γραμμή θέματος του email σας πρέπει να σχετίζεται με το γενικό θέμα του email.

Όταν δεν αναγνωρίζουμε τη γραμμή θέματος ή φαίνεται άσχετη, απλώς διαγράφουμε το email πριν το διαβάσουμε. Για να το αποφύγετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι η γραμμή του θέματος είναι δομημένη σωστά.

Σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ξεκινήστε το email σας με ένα χαιρετισμό. Είναι σημαντικό να είστε επίσημοι όταν επικοινωνείτε με πελάτες και επιχειρηματικούς εταίρους. Είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε άτυπη ομιλία όταν χρειάζεται, αλλά είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε επίσημη ομιλία στις περισσότερες περιπτώσεις.

Ποια είναι η ερώτηση ή η ενέργεια που προσπαθείτε να μεταδώσετε; Είναι καλό να φτάσετε αμέσως στο σημείο μετά από χαιρετισμούς. Μην διστάσετε να είστε άμεσοι.

Κλείσιμο

Το τέλος του email σας είναι το τελευταίο πράγμα που θα διαβάσουν οι πελάτες ή οι συνεργάτες σας. Αυτό μπορεί να επηρεάσει εάν σας δίνουν απάντηση ή όχι.

Προσπαθήστε να τερματίσετε το email όπως θα κάνατε σε μια συνομιλία. Θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να λάβετε μια θετική απάντηση εάν είστε φιλικοί, επαγγελματικοί και ξεκάθαροι με την παρότρυνση για δράση.

Αποστολή συνημμένου

Εάν έχετε ένα μεγάλο συνημμένο που θέλετε να στείλετε, δεν πρέπει να το κάνετε μέσω email. Αντ 'αυτού, ανεβάστε το αρχείο σε μια υπηρεσία κοινής χρήσης αρχείων και στείλτε έναν σύνδεσμο. Αυτό φαίνεται πολύ πιο επαγγελματικό.

3. Επεξεργασία και δοκιμασία!

Κατά την προετοιμασία του email σας, προσπαθήστε να φανταστείτε ότι όλοι στην εταιρεία θα το διαβάσουν. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργούνται γρήγορα, αλλά μπορούν να αφήσουν μια μόνιμη εντύπωση, οπότε φροντίστε να ελέγξετε την εργασία σας προτού κάνετε κλικ Στείλετε.

Υπάρχουν πολλά δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι η εργασία σας είναι καλογραμμένη και γραμματικά σωστή. Περιλαμβάνει δομή προτάσεων, σημεία στίξης, ορθογραφία κ.λπ.

Γραμματικά

Γραμματικά θα αναλύσει ένα κομμάτι κειμένου που γράψατε και θα ελέγξει για τυχόν γραμματικά λάθη. Μπορείτε να το εγκαταστήσετε ως επέκταση προγράμματος περιήγησης, και έτσι έχετε πρόσβαση σε αυτό ανεξάρτητα από τον ιστότοπο που χρησιμοποιείτε.

Για παράδειγμα, το Grammarly μπορεί να ελέγξει τη γραμματική σας καθώς πληκτρολογείτε το email σας στο Gmail ή σε άλλους ιστότοπους email.

Η γραμματική διατίθεται δωρεάν, αλλά έχει επίσης μια premium έκδοση. Η δωρεάν εκδοχή του κάνει καλή δουλειά στον εντοπισμό βασικών και προηγμένων σφαλμάτων γραμματικής και στίξης, όπως κόμματα, τρέχουσες προτάσεις, αλλοτρίωση, τμήματα κ.λπ.

Θα ελέγξει επίσης για ορθογραφικά λάθη, λογοκλοπή και στυλ γραφής. Η premium έκδοση του Grammarly προσθέτει μια επιπλέον πινελιά σε όλα όσα προσφέρει η δωρεάν έκδοση. Ωστόσο, το premium Grammarly προορίζεται κυρίως για όσους σχεδιάζουν τη δημοσίευση άρθρων.

Σχετιζομαι με: Το Grammarly Premium αξίζει τον κόπο; Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Επεξεργαστής Hemingway

ο Επεξεργαστής Hemingway είναι ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο που θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε το στυλ γραφής σας. Η πλατφόρμα είναι ιδανική για επεξεργασία σύντομων κομματιών, όπως email.

Επιπλέον, ο Επεξεργαστής Hemingway θα σας ενθαρρύνει να είστε ξεκάθαροι και άμεσοι στα γραπτά σας, ακόμα και αν γράφετε μεγάλα άρθρα με σύνθετες προτάσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον επεξεργαστή για να αξιολογήσετε την πολυπλοκότητα και την αναγνωσιμότητα της εργασίας σας.

Γνωρίζατε ότι το Microsoft Word έχει εξαιρετικές επιλογές δοκιμής; Όταν ανοίγετε το Microsoft Word, κάντε κλικ στο Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση. Μπορείτε να επιλέξετε τις επιλογές αυτόματης διόρθωσης και ορθογραφίας που θέλετε να ελέγξει το Microsoft Word.

Επιπλέον, η Microsoft παρέχει επίσης Πρόγραμμα επεξεργασίας Microsoft, μια επέκταση προγράμματος περιήγησης που μπορεί να σας βοηθήσει να ελέγξετε τα έγγραφά σας για λάθη γραμματικής, στυλ και άλλα.

Το μεγάλο πράγμα για την επεξεργασία των email σας στο Microsoft Word είναι ότι η επεξεργασία / μορφοποίηση μεταφράζεται σε μερικές εφαρμογές / ιστότοπους email, όπως το Gmail ή το Outlook.

Σήμερα, οι πιο δημοφιλείς πάροχοι email θα έχουν ενσωματωμένες επιλογές επεξεργασίας. Πολλοί από αυτούς θα ελέγξουν και για λάθη γραμματικής. Εκτός από το Gmail, το Yahoo και το Outlook έχουν επίσης επιλογές μορφοποίησης για email.

Σχετιζομαι με: Οι πιο δημοφιλείς πάροχοι email καλύτερα από το Gmail και το Yahoo Mail

Μάθετε πώς να δημιουργείτε ένα τέλειο email

Οι περισσότεροι από εμάς περνούν ένα σημαντικό μέρος της ημέρας συνθέτοντας και διαβάζοντας email. Πολλές φορές, αυτά τα email μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση σε άλλους. Οι συμβουλές που αναφέρονται παραπάνω θα σας βοηθήσουν να γράψετε συνοπτικά, σαφή και κατανοητά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα email σας αντικατοπτρίζουν τον επαγγελματισμό σας, την προσοχή στη λεπτομέρεια και τις αξίες. Γι 'αυτό, φροντίστε να θυμάστε πώς άλλοι μπορούν να ερμηνεύσουν τον τόνο του email σας.

5 δωρεάν εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας και να κάνετε το Gmail καλύτερο

Θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Gmail; Χρησιμοποιήστε αυτές τις δωρεάν εφαρμογές και επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης για να καταστρέψετε τα εισερχόμενά σας και να βελτιώσετε την εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Αναπτύξτε για να διαβάσετε την πλήρη ιστορία