Τι είναι το Google Workspace και πώς το χρησιμοποιείτε;

Από τότε που η Google ξεκίνησε το Workspace για όλους τους χρήστες του Gmail, πολλά πολύτιμα εργαλεία είναι τώρα διαθέσιμα δωρεάν.

Αλλά τι ακριβώς είναι αυτά τα εργαλεία; Υπάρχουν χρήσεις για αυτούς; Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για το Google Workspace.

Όλα ξεκινούν με το Gmail

Εάν δώσετε προσοχή στην οθόνη φόρτωσης της υπηρεσίας email της Google, θα παρατηρήσετε μια μικρή αλλαγή. Αντί να φορτώνει το Gmail, λέει η οθόνη εκκίνησης Χώρος εργασίας Google.

Αυτή είναι η κατεύθυνση που ακολουθεί η Google στις υπηρεσίες της. Αντί να ξεκινάτε ξεχωριστές εφαρμογές, όπως Έγγραφα, Ημερολόγιο και Drive σε νέο παράθυρο, μπορείτε πλέον να έχετε πρόσβαση σε όλες μέσα στο Gmail.

Δεν χρειάζεται πλέον να ανοίξετε νέες καρτέλες για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, μειώνοντας τις περισπασμούς. Έτσι, μπορείτε να επικεντρωθείτε στην εργασία που έχετε, καθώς δεν θα χρειαστεί να αναζητήσετε εφαρμογές.

Συνεργασία σε μία οθόνη

Η Google επεκτείνει το Gmail από έναν πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ολοκληρωμένη λύση συνεργασίας. Εάν χρησιμοποιείτε τη νέα διεπαφή συνομιλίας Google, θα δείτε τέσσερα νέα εικονίδια στην αριστερή πλευρά της προβολής email σας.

Εκτός από τη συνηθισμένη αλληλογραφία, θα βρείτε επίσης συνομιλία, χώρους και συναντήσεις εκεί. Η επικοινωνία με άτομα δεν απαιτεί πλέον άνοιγμα αποκλειστικών εφαρμογών. Μπορείτε να στείλετε γρήγορα μηνύματα μέσω συνομιλίας, να πραγματοποιήσετε βιντεοδιασκέψεις μέσω του Meet και να δημιουργήσετε χώρους συνεργασίας.

Συζήτηση Google

Αν εσύ ενεργοποιήστε τη Συνομιλία Google στο Gmail, θα έχετε στη διάθεσή σας συνομιλία και δωμάτια. Εκτός από τη συνηθισμένη κοινή χρήση αρχείων, το Google Chat ενσωματώνει και τις άλλες υπηρεσίες του.

Απευθείας από το πλαίσιο συνομιλίας, μπορείτε να μοιραστείτε ένα αρχείο από το Google Drive σας, να δημιουργήσετε μια συνάντηση βίντεο στο Google Meet και ακόμη και να ορίσετε μια συνάντηση μέσω του Ημερολογίου Google.

Εκτός από τη συνομιλία με άτομα, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ομάδες εδώ. Αυτό το καθιστά ιδανικό για το συντονισμό ομάδων και γενικών ομαδικών συνομιλιών.

Google Spaces (πρώην δωμάτια Google)

Αυτή η δυνατότητα σάς βοηθά να δημιουργήσετε οργανωμένους χώρους για διαφορετικά έργα. Κάθε ενότητα που δημιουργείτε έχει τη δική της ενότητα Συνομιλίας, Αρχείων και Εργασιών. Αυτό διασφαλίζει ότι όλα όσα θα χρειαστείτε εσείς και η ομάδα σας είναι στη διάθεσή τους.

Η καρτέλα Συνομιλία διασφαλίζει ότι όλες οι συνομιλίες που σχετίζονται με το Space σας παραμένουν σε ένα μέρος. Διαθέτει όλες τις δυνατότητες του Google Chat. Μπορείτε να μοιραστείτε εύκολα αρχεία, να δημιουργήσετε μια βιντεοδιάσκεψη ή ακόμη και να προγραμματίσετε μια σύσκεψη απευθείας από το εργαλείο.

Εάν πρέπει να μοιραστείτε αρχεία με την ομάδα σας, η καρτέλα Αρχεία θα σας αφήσει να το κάνετε με ευκολία. Μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία από τον υπολογιστή σας ή να μοιραστείτε έγγραφα από το Google Drive.

Επιπλέον, κάθε αρχείο θα διατηρήσει τα δικαιώματά του. Όταν μοιράζεστε ένα έγγραφο, επιλέγετε αν θέλετε η ομάδα σας να προβάλλει, να σχολιάζει ή να επεξεργάζεται δικαιώματα.

Θα εκτιμήσετε επίσης ότι το Google Workspace ανοίγει τώρα έγγραφα του Google Doc εγγενώς μέσα στην εφαρμογή. Επομένως, δεν απαιτεί από εσάς να ανοίξετε μια ξεχωριστή καρτέλα ή παράθυρο για να δείτε, να σχολιάσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα.

Τέλος, η ανάθεση εργασιών γίνεται τώρα απευθείας στην ενότητα Εργασίες. Εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία, να συμπεριλάβετε όλες τις λεπτομέρειες, να ορίσετε μια προθεσμία και να την επισυνάψετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Αυτό στέλνει αυτόματα την εργασία στην εφαρμογή Google Tasks του εκχωρητή.

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε και να ορίσετε πολλές εργασίες σε μια στιγμή. Δεν χρειάζεται πλέον να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ολοκληρώσετε τα πράγματα.

Google Meet

Το Google Workspace περιλαμβάνει τώρα μια συντόμευση για τη δημιουργία και τη συμμετοχή σε συσκέψεις. Θα κάνετε κλικ στο σύνδεσμο της αίθουσας συσκέψεων όταν κάνετε κλικ Νέα συνάντηση. Μπορείτε επίσης να στείλετε προσκλήσεις μέσω email ή να τις αντιγράψετε και να τις στείλετε ξεχωριστά.

Ξεκίνα τώρα θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης στο οποίο μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη συνάντησή σας. Επομένως, δεν θα χρειαστεί να κατεβάσετε ή να εγκαταστήσετε ξεχωριστές εφαρμογές.

Μπορείτε επίσης να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη απευθείας από το Google Workspace. Επιλέγω Λάβετε μέρος σε μια συνάντηση, εισαγάγετε τον κωδικό της αίθουσας συσκέψεων και βρίσκεστε.

Εφαρμογές Google και άλλα

Ακόμα κι αν εργάζεστε μόνοι σας, θα εκτιμήσετε το Google Workspace. Η ενσωμάτωσή του με το Ημερολόγιο Google, το Keep, το Tasks και τις Επαφές σας βοηθά να οργανώσετε. Μπορείτε να ελέγξετε το πρόγραμμά σας, να δημιουργήσετε σημειώσεις, να δείτε τις υποχρεώσεις σας και ακόμη και να βρείτε άτομα στον χώρο εργασίας σας.

Ημερολόγιο Google

Δείτε και διαχειριστείτε το πρόγραμμα της ημέρας σας εδώ. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε νέα συμβάντα απευθείας από την οθόνη σας. Η προσαρμογή του προγράμματος είναι ακόμη πιο βολική.

Μετακινήστε τις συσκέψεις σας μέσω μεταφοράς και απόθεσης. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το μήκος τους αρπάζοντας το κάτω μέρος του χρονοδιαγράμματος και αλλάζοντάς το.

Google Keep

Η λήψη σημειώσεων από το email σας είναι επίσης πολύ μεγάλη ευκολότερο με το Google Keep. Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο του, θα δείτε τις πιο πρόσφατες σημειώσεις σας και ένα Σημείωσε... επιλογή.

Όταν δημιουργείτε μια σημείωση, συνδέεται αυτόματα με ένα email που έχετε ανοίξει. Ακόμα και μετά την αποθήκευση της σημείωσης, μπορείτε ακόμα να δείτε το email προέλευσης. Κάνοντας κλικ στην πηγή, θα σας μεταφέρει σε αυτό το email αντί να χρειάζεται να κάνετε αναζήτηση στα εισερχόμενά σας.

Εργασίες Google

Όλες οι εργασίες που πρέπει να κάνετε, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σας έχουν ανατεθεί στο Google Spaces, θα εμφανιστούν εδώ. Για να σας βοηθήσουμε να είστε οργανωμένοι, μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες για να διαχωρίσετε τις εργασίες στις ενότητες τους.

Εάν προσθέσετε προθεσμίες στις εργασίες σας, θα εμφανίζονται και στο ημερολόγιό σας. Αυτό διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε τίποτα.

Εάν διαθέτετε smartphone Android, μπορείτε να δείτε όλες τις επαφές σας εδώ. Αναζητήστε εύκολα άτομα και επικοινωνήστε μαζί τους απευθείας από αυτήν την προβολή.

Με ένα μόνο κλικ, μπορείτε να στείλετε ένα email, να συνομιλήσετε, να ορίσετε ένα ραντεβού στο Ημερολόγιο Google ή ακόμη και να τους προσκαλέσετε σε μια βιντεοκλήση. Μέσα από Προβολή πρόσφατων αλληλεπιδράσεων, μπορείτε επίσης να δείτε τα πιο πρόσφατα email σας σε αυτά.

Αλλες εφαρμογές

Η Google σάς επιτρέπει επίσης να ενσωματώσετε άλλες εφαρμογές μέσω του Google Workspace marketplace. Πολλές δημοφιλείς εφαρμογές όπως Asana, Box, Slack, Trello και Zoom είναι διαθέσιμες εδώ.

Ό, τι μήνυμα έχετε ανοίξει στις αναφορές email σας στις εφαρμογές που ανοίγετε. Αυτό σας επιτρέπει να συνδέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε τα άτομα με τα οποία εργάζεστε να γνωρίζουν το περιεχόμενο του μηνύματός σας.

Αυτό είναι τέλειο εάν ένας πελάτης στέλνει ένα email και πρέπει να το μεταβιβάσετε στην ομάδα σας. Δεν χρειάζεται να προωθείτε μηνύματα χειροκίνητα - απλώς προσθέστε τα στην εφαρμογή ομαδικής συνεργασίας με ένα κλικ.

Μια νέα εποχή ολοκλήρωσης

Ο χώρος εργασίας Google είναι μια ισχυρή σουίτα που σας επιτρέπει να έχετε εφαρμογές παραγωγικότητας στα χέρια σας. Μπορείτε να ολοκληρώσετε τα πάντα χωρίς καν να εγκαταλείψετε το Gmail.

Όλες αυτές οι λειτουργίες θα σας επιτρέψουν να εστιάσετε και να αποφύγετε τις περισπασμούς κατά την εργασία. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να κάνετε περισσότερα - όλα δωρεάν!

Το Google αλλάζει το G Suite σε χώρο εργασίας Google, βελτιώνει την εμπειρία χρήστη

Το G Suite θα αποσυρθεί, αλλά όλα τα εργαλεία κολλάνε με το όνομα Google Workspace.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Αναπτύξτε για να διαβάσετε την πλήρη ιστορία