Πώς να δημιουργήσετε μια κατάσταση ταμειακών ροών στο Microsoft Excel

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μια συγκεκριμένη εφαρμογή ή ακόμη και να προσλάβετε έναν λογιστή για να δημιουργήσετε οικονομικά έγγραφα. Το μόνο που χρειάζεστε είναι το Microsoft Excel και λίγη τεχνογνωσία.

Οι περισσότερες οικονομικές καταστάσεις αποτελούνται από την κατάσταση ταμειακών ροών, την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και έναν ισολογισμό. Αλλά προς το παρόν, ας επικεντρωθούμε στο πρώτο έγγραφο.

Ορίστε λοιπόν ένας οδηγός για το πώς να κάνετε την κατάσταση ταμειακών ροών σας στο Excel.

Τι είναι η Κατάσταση Ταμειακών Ροών;

Η κατάσταση ταμειακών ροών είναι ένα οικονομικό έγγραφο που δείχνει την κίνηση μετρητών και ισοδύναμων μετρητών στην επιχείρησή σας. Θα μπορούσατε να δείτε από πού προήλθαν όλα τα χρήματα στην επιχείρησή σας και από πού τα ξοδεύετε.

Αυτό το έγγραφο μπορεί να σας πει πώς διαχειρίζεστε τις λειτουργίες σας. Έχετε αρκετά μετρητά για να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας; Μπορείτε να εξοφλήσετε τις επόμενες υποχρεώσεις σας;

Μπορείτε να πείτε με ακρίβεια τα μετρητά που έχετε διαθέσιμα για οποιαδήποτε δεδομένη περίοδο με αυτό.

1. Επιλέξτε μια περίοδο για κάλυψη

Οι καταστάσεις ταμειακών ροών κατανέμονται συνήθως σε μηνιαίες περιόδους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε πόσα κερδίσατε και ξοδέψατε.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις ξεκινούν τη χρήση τους κατά την ημερομηνία ίδρυσής τους. Ωστόσο, μπορείτε να επιλέξετε να ξεκινήσετε σε άλλους μήνες (όπως τον Ιανουάριο) εάν είναι πιο βολικό για εσάς.

2. Προετοιμάστε τα δεδομένα σας

Πριν δημιουργήσετε την κατάσταση ταμειακών ροών, θα πρέπει να έχετε τα δεδομένα σας διαθέσιμα. Αυτό σας επιτρέπει να έχετε ακριβή αποτελέσματα. Επομένως, εάν έχετε ένα περιοδικό, κρατήστε το προσιτό.

Εάν δεν έχετε περιοδικό, μια λίστα με όλα τα έξοδα και τα έσοδά σας είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης. Εφόσον γράφετε την ημερομηνία, τον δικαιούχο πληρωμής, τον πληρωτή, τις λεπτομέρειες και το ποσό κάθε κίνησης μετρητών, μπορείτε να κάνετε μια κατάσταση ταμειακών ροών.

3. Ταξινόμηση των δεδομένων σας

Όταν έχετε όλες τις συναλλαγές σας, ήρθε η ώρα να τις χωρίσετε σε τρεις κατηγορίες: Λειτουργίες, Επενδύσεις και Χρηματοδότηση.

Οι πράξεις σχετίζονται με μετρητά που γίνονται και δαπανώνται για καθημερινές δραστηριότητες. Αυτά περιλαμβάνουν χρήματα που προέρχονται από την πώληση προϊόντων και υπηρεσιών. Τα μετρητά που καταβάλλονται για τα γενικά έξοδα, τους μισθούς και τα αποθέματα εμπίπτουν επίσης σε αυτήν την κατηγορία.

Η επένδυση καλύπτει δαπάνες για μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία όπως ακίνητα και εξοπλισμό. Τυχόν μετρητά από την πώληση αυτών των περιουσιακών στοιχείων εξετάζονται επίσης εδώ.

Η χρηματοδότηση προέρχεται από επενδυτές (συμπεριλαμβανομένων των ιδιοκτητών) και από δάνεια. Σε αυτήν την ενότητα, συζητάμε επίσης μερίσματα και αποπληρωμές δανείων.

4. Δημιουργήστε το αρχείο Excel

Για να ξεκινήσετε να δημιουργείτε την Κατάσταση Ταμειακών Ροών, ανοίξτε το Excel και δημιουργήστε ένα νέο αρχείο.

Στην επάνω σειρά, γράψτε το δικό σας [Όνομα εταιρείας] Κατάσταση ταμειακών ροών. Αυτό σας επιτρέπει να αναγνωρίζετε εύκολα το αρχείο κατά το άνοιγμα.

Αφήστε μια σειρά κενή για μορφοποίηση και μετά γράψτε Περίοδος έναρξης και Λήξη περιόδου στις επόμενες δύο σειρές. Κάντε αυτό για να μάθετε ποια περίοδο καλύπτετε ακριβώς.

Και πάλι, αφήστε μια σειρά κενή και μετά γράψτε Έναρξη μετρητών και Λήξη μετρητών. Αυτές οι σειρές θα εμφανίζουν το τι έχετε στην αρχή και στο τέλος της περιόδου.

Σχετιζομαι με: Μάθετε πώς να αυτοματοποιήσετε το Excel και να βελτιώσετε τις οικονομικές σας δεξιότητες

5. Προσδιορίστε τις υποκατηγορίες σας

Οι τρεις κύριες κατηγορίες παραμένουν γενικά οι ίδιες μεταξύ των εταιρειών. Ωστόσο, οι υποκατηγορίες διαφέρουν έντονα. Θα εξαρτώνται από τον τύπο της επιχείρησής σας και τις λειτουργίες σας.

Για να ξεκινήσετε, ακολουθούν μερικά εξαιρετικά παραδείγματα ανά κατηγορία.

1. Λειτουργίες

• Κάτω από εισροή μετρητών
  • Εκπτώσεις
• Υπό Ταμειακή Εκροή
  • Καταγραφή εμπορευμάτων
  • Μισθοί
  • Λειτουργικά έξοδα: αυτά περιλαμβάνουν τα γενικά έξοδα όπως ενοικίαση, τηλεπικοινωνίες, ηλεκτρικό ρεύμα.
  • Τόκοι: αυτό είναι το ποσό τόκου που πληρώνετε για δάνεια που έχετε κάνει.
  • Φόροι

2. Επενδύσεις

• Κάτω από εισροή μετρητών
  • Πώληση περιουσιακών στοιχείων
  • Δάνεια που έχουν αποπληρωθεί: πρόκειται για πληρωμές σε δάνεια που έχετε δώσει σε άτομα ή ιδρύματα.
• Υπό Ταμειακή Εκροή
  • Αγορά περιουσιακών στοιχείων
  • Εκδοθέντα δάνεια: αυτό είναι το ποσό που δανείσατε σε άτομα ή ιδρύματα.

3. Χρηματοδότηση

• Κάτω από εισροή μετρητών
  • Δανεισμός: αυτά είναι χρήματα που λαμβάνετε από πιστωτικά ιδρύματα.
  • Έκδοση μετοχών: πρόκειται για επενδύσεις που πραγματοποιούνται από τους ιδιοκτήτες και άλλα τρίτα μέρη.
• Υπό Ταμειακή Εκροή
  • Αποπληρωμή δανείου: αυτό είναι το ποσό που ξοδεύετε για την αποπληρωμή του κεφαλαίου των δανείων σας
  • Μερίσματα: αυτά τα μετρητά που δαπανώνται όταν μοιράζεστε κέρδη με επενδυτές και ιδιοκτήτες (συμπεριλαμβανομένου και εσείς).

Αυτές είναι οι κοινώς χρησιμοποιούμενες υποκατηγορίες, αλλά μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα όπως θέλετε. Απλώς μια υπενθύμιση: κάθε κατηγορία πρέπει να σχετίζεται με τα πραγματικά μετρητά που δαπανήθηκαν και εισπράχθηκαν.

Προσθέστε μια κενή σειρά στο τέλος κάθε λίστας κατηγοριών και μετά γράψτε Καθαρή ταμειακή ροή - [Κατηγορία]. Αυτό είναι το υποσύνολο που δείχνει πόσα χρήματα έχετε κερδίσει (ή ξοδέψετε) για κάθε ενότητα.

Τέλος, αφού απαριθμήσετε όλες τις κατηγορίες, υποκατηγορίες και υποσύνολα, στο κάτω μέρος, γράψτε Καθαρή ροή μετρητών. Αυτό δείχνει τη συνολική εισροή (ή εκροή) χρημάτων που είχατε για την περίοδο.

Μην ξεχάσετε να προσθέσετε μια κενή σειρά μεταξύ κατηγοριών (μετά το σύνολο) και μιας εσοχής για κάθε υποκατηγορία. Μπορείτε να βρείτε το Οδοντώ κουμπί κάτω από το Ευθυγραμμία τμήμα του Αρχική κορδέλα. Αυτό επιτρέπει καθαρότερη μορφοποίηση και διευκολύνει την προβολή και την ανάλυση.

Επίσης, αλλάξτε το μέγεθος της πρώτης στήλης για να αποφύγετε τη διαρροή του περιεχομένου της στις επόμενες στήλες. Κάντε διπλό κλικ στο γραμμή μεταξύ των στηλών Α και Β να το κάνετε αυτό αυτόματα.

6. Προετοιμάστε τους τύπους σας

Οι τύποι Κατάστασης Ταμειακών Ροών είναι αρκετά απλοί. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να χρησιμοποιήσετε το συνολική εντολή να υποσύνολα κάθε κατηγορία.

1. Αρχικά, επιλέξτε το κελί Καθαρής Ταμειακής Ροής - [Κατηγορία] στην αντίστοιχη περίοδο και υποσύνολο κατηγορίας
2. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε = άθροισμα ( και επιλέξτε όλα τα κελιά για κάθε ενότητα. Μην ξεχάσετε να κρατήσετε το πλήκτρο shift ώστε να μπορείτε να επιλέξετε πολλά κελιά.
3. Μόλις τελειώσετε, πατήστε το Εισάγετε κλειδίκαι θα πρέπει να δείτε το υποσύνολο για αυτήν την κατηγορία.

4. Για να λάβετε την καθαρή ταμειακή ροή, επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία.

5. Τύπος = άθροισμα (και, στη συνέχεια, επιλέξτε κάθε αντίστοιχο υποσύνολο.

6. Αυτή τη φορά, κρατήστε πατημένο το ctrl κλειδί για να επιλέξετε πολλά κελιά που δεν βρίσκονται το ένα δίπλα στο άλλο.

7. Μόλις τελειώσετε, πατήστε το Εισάγετε κλειδί και πάλι, και έχετε τη συνολική ταμειακή ροή σας για την επιλεγμένη περίοδο.

Για να ολοκληρώσετε τα μετρητά σας:

1. Μεταβείτε στο αντίστοιχο κελί και πληκτρολογήστε = άθροισμα (
2. Κρατώντας πατημένο το κλειδί ctrl, κάντε κλικ στα κελιά με τις καθαρές ταμειακές ροές και τις αρχικές τιμές μετρητών για την αντίστοιχη περίοδο.
3. Πάτα το Εισάγετε κλειδίκαι θα λάβετε το ποσό που πρέπει να έχετε στο τέλος της περιόδου που έχετε επιλέξει.

7. Ρύθμιση πολλαπλών μηνών

Αν θέλετε να συγκρίνετε τις ταμειακές ροές σας για πολλούς μήνες, πρέπει να ορίσετε πρώτα αυτόν τον τύπο. Στην ενότητα Αρχικά μετρητά για τον επόμενο μήνα, γράψτε "="στη συνέχεια κάντε κλικ στο αντίστοιχο κελί για Λήξη μετρητών του τελευταίου μήνα. Αυτό αντιγράφει αυτόματα τα τελικά μετρητά για τον προηγούμενο μήνα στα μετρητά έναρξης του επόμενου μήνα.

Όσο για τους υπόλοιπους τύπους, το μόνο που χρειάζεστε είναι να τα αντιγράψετε στους υπόλοιπους μήνες που θέλετε να καλύψετε.

1. Κράτα το βάρδια κλειδί για να επιλέξετε όλα τα κελιά από το Cash Ending έως το Net Cash Flow.
2. Μόλις τελειώσετε, πληκτρολογήστε ctrl + c για να τα αντιγράψετε.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αντίστοιχο κελί για Λήξη μετρητών για τον επόμενο μήνα και πληκτρολογήστε ctrl + v.
4. Το Excel θα προσαρμόσει αυτόματα αυτούς τους τύπους ώστε να αντικατοπτρίζει τη σωστή αντίστοιχη στήλη.

Σημείωση: βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν άλλες τιμές στα κελιά που επιλέξατε εκτός από τους τύπους.

8. Μορφοποίηση των σειρών και των αριθμών σας

Μορφοποιήστε τις καταχωρίσεις σας, έτσι ώστε οι αρνητικοί αριθμοί να φαίνονται κόκκινοι. Αυτό σας επιτρέπει να αναλύσετε τη δήλωσή σας πολύ πιο εύκολα.

1. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε όλες τις αριθμητικές καταχωρήσεις και μετά κάντε κλικ στο πτυσώμενο μενού στο Αριθμός Ενότητα.
2. Μπορείτε να τα βρείτε στο Αρχική κορδέλα.

3. Κάντε κλικ Περισσότερες μορφές αριθμού ... Ένα νέο παράθυρο που ονομάζεται Μορφοποίηση κελιών θα ανοίξει.

4. Σύμφωνα με το Αριθμός καρτέλα, μεταβείτε στο Κατηγορία μενού και μετά επιλέξτε Νόμισμα.

5. Διάλεξε το σωστό Σύμβολο στο αναπτυσσόμενο μενού.

6. Στη συνέχεια, κάτω από το Αρνητικοί αριθμοί: δευτερεύον παράθυρο, επιλέξτε το - 1234,10 $ με κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς επιλογή.

Αυτό θα σας επιτρέψει να δείτε τα κόστη σας με κόκκινο χρώμα, καθιστώντας ευκολότερη τη διαφοροποίηση της εισροής από την εκροή.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε κάθε κατηγορία και σειρά αθροισμάτων και να τα γεμίσετε με διαφορετικά χρώματα. Αυτό θα διευκολύνει τη διάκριση μεταξύ τμημάτων με μια ματιά.

Σχετιζομαι με: Γίνετε οδηγός Excel το 2021 με αυτό το πακέτο μαθημάτων

9. Εισαγάγετε τις τιμές σας

Αφού προετοιμάσετε τα πάντα, το μόνο που μένει είναι να εισαγάγετε τις πραγματικές τιμές. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε ένα αρνητικό σημάδι στα έξοδα! Μόλις τελειώσετε, έχετε πλέον μια ολοκληρωμένη κατάσταση ταμειακών ροών.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο αυτής της κατάστασης ταμειακών ροών εδώ.

Προγραμματίστε την επόμενη κίνηση σας

Τώρα που έχετε συμπληρώσει την κατάσταση ταμειακών ροών, έχετε καλύτερη εικόνα της ρευστότητας της επιχείρησής σας. Μπορεί να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε τις επόμενες κινήσεις σας, επιτρέποντάς σας να λαμβάνετε σοφές αποφάσεις.

Με μια κατάσταση ταμειακών ροών, έχετε το πρώτο έγγραφο που χρειάζεστε για να δείτε τη συνολική επιχειρηματική σας απόδοση. Συνδυάστε το με μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και έναν ισολογισμό, τότε θα ξέρετε ακριβώς πού βρίσκεστε.

3 Crazy Microsoft Excel τύποι που είναι εξαιρετικά χρήσιμοι

Αυτοί οι τύποι Microsoft Excel μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα του υπολογιστικού φύλλου σας και να κάνουν τα πράγματα λίγο πιο διασκεδαστικά.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Αναπτύξτε για να διαβάσετε την πλήρη ιστορία