Τρόπος εισαγωγής δεδομένων από φόρμες του Microsoft Word σε υπολογιστικό φύλλο του Excel

Η χρήση φορμών στο Microsoft Word για τη συλλογή πληροφοριών είναι πολύ απλή και βολική. Η κύρια πρόκληση έγκειται στη μεταφορά των δεδομένων που συλλέχθηκαν στο υπολογιστικό φύλλο Excel.

Μπορεί να είναι συντριπτικό να εισάγετε χειροκίνητα όλα τα δεδομένα που έχετε συλλέξει. Ευτυχώς, υπάρχουν διάφοροι τρόποι αυτόματης συμπλήρωσης δεδομένων από τις φόρμες του Microsoft Word στο υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Κατανόηση των φορμών στο Microsoft Word

Πριν ξεκινήσουμε, ας συζητήσουμε φόρμες σε έγγραφα του Microsoft Word. Ίσως αναρωτιέστε πώς λειτουργούν οι φόρμες του Word, αλλά είναι αρκετά απλή.

Με το Word, μπορείτε να δημιουργήσετε τυποποιημένα έγγραφα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συλλογή δεδομένων. Αυτό το κάνει παρέχοντας σας ένα πρότυπο της επιλογής σας.

Το πρότυπο περιλαμβάνει όλα τα σχετικά πεδία που μπορεί να θέλετε να συμπληρώσουν οι χρήστες σας. Μόλις καθορίσετε τις ερωτήσεις, οι χρήστες θα έχουν την επιλογή να συμπληρώσουν αυτά τα πρότυπα. Αυτές οι απαντήσεις αποθηκεύονται στη συνέχεια σε φόρμες του Word, στις οποίες μπορείτε να έχετε πρόσβαση ανά πάσα στιγμή.

Δημιουργία υπολογιστικού φύλλου Excel από φόρμα Microsoft Word

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις μεθόδους ανάλογα με τον αριθμό των φορμών που έχετε ή το είδος των δεδομένων που θέλετε να εξαγάγετε από τις φόρμες του Word.

Μέθοδος 1: Εισαγωγή μεμονωμένων κελιών

Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο εάν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα μεμονωμένο κελί σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο.

1. Στον υπολογιστή σας, ανοίξτε ένα νέο Υπολογιστικό φύλλο Excel.
2. Κάνε κλικ στο Εισαγωγή καρτέλας και επιλέξτε το Αντικείμενο επιλογή.
3. Κάνοντας κλικ σε αυτό, το Αντικείμενο Η επιλογή θα σας οδηγήσει σε ένα παράθυρο, όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης.
4. Εκεί, επιλέξτε το Δημιουργία από αρχείο επιλογή.
5. Αναζήτηση μέσω Έγγραφα Microsoft Word για να εισαγάγετε το αρχείο που θέλετε.
6. Επιλέξτε το κάνοντας διπλό κλικ στο όνομα του αρχείου και μετά κλείστε το παράθυρο κάνοντας κλικ στο Εντάξει κουμπί. Αυτή η διαδικασία θα συγχωνεύσει το αρχείο Word στο υπολογιστικό φύλλο του Excel.
7. Το πλαίσιο κειμένου του κελιού σας θα πρέπει τώρα να εμφανίζεται = EMBED ("Έγγραφο") κάτω από αυτό, όπως φαίνεται στην εικόνα. Αυτό μπορεί να εκτελεστεί μόνο εάν είναι ενεργοποιημένα τα δικαιώματα επεξεργασίας εγγράφου προέλευσης Word.
8. Κάνε κλικ στο Καρτέλα αρχείου>Αποθήκευση ωςκαι μετονομάστε το αρχείο Excel αντί να αντικαταστήσετε το προηγούμενο μη συγχωνευμένο έγγραφο.
9. Κάντε κλικ στο Σώσει και πάλι για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Μέθοδος 2: Εισαγωγή δεδομένων από κελί από κελί

Αυτή η δεύτερη μέθοδος σας επιτρέπει να εισαγάγετε το κελί δεδομένων σας από κελί. Ακολουθούν ορισμένα βήματα για να σας καθοδηγήσουν.

1. Ανοιξε το έγγραφο του Word με τα προοριζόμενα δεδομένα για μεταφορά.
2. Κάντε κλικ στα σημάδια καταπακτών που βρίσκονται στο τραπέζι.
3. Αντιγράψτε τον πίνακα πατώντας Ctrl + C.
4. Μπορείτε τότε Κλείσε το έγγραφό σας.
5. Ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και κάντε κλικ στο πρώτο πλέγμα κυττάρων.
6. Επικολλήστε τα δεδομένα που αντιγράψατε πατώντας Ctrl + V. Τα δεδομένα σας θα επικολληθούν όπως φαίνεται σε αυτήν την εικόνα.

Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας του Excel έχει την ίδια διάταξη με τον πίνακα του Word με τις λεπτομέρειες.

Αυτό σημαίνει ότι εάν ο πίνακας λέξεων έχει δέκα στήλες, ο πίνακας του Excel θα πρέπει να έχει τον ίδιο.

Μέθοδος 3: Μετατροπή Word σε Excel χρησιμοποιώντας αρχεία CSV

Μια άλλη απλή μέθοδος μετατροπής πληροφοριών από τη φόρμα του Word στο υπολογιστικό φύλλο Excel είναι η χρήση τιμών διαχωρισμένων με κόμμα (CSV) αρχείο. Ένα αρχείο CSV είναι ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου που χρησιμοποιεί κόμματα για το διαχωρισμό τιμών σε ένα αρχείο.

Η χρήση αυτής της μεθόδου είναι απλή. Το Word διακρίνει σχετικά δεδομένα από άλλο κείμενο στη φόρμα σας. Αυτό σημαίνει ότι οι απαντήσεις του πελάτη σας δεν μπορούν να αναμειχθούν με πρόσθετες λεπτομέρειες από το πρότυπο.

Μετατροπή του Word σε CSV

Πριν χρησιμοποιήσετε το CSV για να μεταφέρετε δεδομένα στα υπολογιστικά φύλλα του Excel, ίσως χρειαστεί να μετατρέψετε τη φόρμα του Word σε μορφή CSV. Για να μετατρέψετε τα αρχεία σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις ακόλουθες μεθόδους.

Επιλογή 1: Χρήση επιλογών για τη μετατροπή του Word σε CSV

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Επιλογές για να μετατρέψετε τη φόρμα σας σε CSV ακολουθώντας αυτά τα βήματα.

1. Ανοίξτε τη φόρμα του Word. Βεβαιωθείτε ότι περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
2. Επιλέγω Αρχείο> Επιλογές.
3. Στο Επιλογές, επιλέξτε Προχωρημένος. Αυτό θα το βρείτε στην αριστερή πλευρά του πλαισίου διαλόγου, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

4. Ελεγχος Αποθηκεύστε δεδομένα φόρμας ως οριοθετημένο αρχείο κειμένου.

5. Τέλος, κλείστε το πλαίσιο διαλόγου κάνοντας κλικ στο OK.

Τώρα μπορείτε είτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας στο Excel είτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο όπως θέλετε.

Επιλογή 2: Χρήση του "Αποθήκευση ως" για εξαγωγή των δεδομένων σας σε CSV

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αποθήκευση ως επιλογή για αποθήκευση του εγγράφου σας σε μορφή CSV. Εάν αυτή είναι η ιδανική μέθοδος σας, τότε ακολουθούν ορισμένα βήματα για να σας καθοδηγήσουν.

1. Ενώ βρίσκεστε ακόμα στη φόρμα του Word, κάντε κλικ στο Μενού αρχείου> Αποθήκευση ως επιλογή.
2. Θα δείτε ένα πλαίσιο διαλόγου που περιέχει Απλό κείμενο επιλεγμένο από προεπιλογή, όπως φαίνεται στην εικόνα.
3. Εάν κάνατε αλλαγές, πρέπει να μετονομάσετε το αρχείο σας και να κάνετε κλικ Σώσει.
4. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου προεπισκόπησης όπως αυτό στο στιγμιότυπο οθόνης, εμφανίζοντας τα δεδομένα που σκοπεύετε να εξαγάγετε στη μορφή CSV. Για εξαγωγή των δεδομένων, κάντε κλικ στο Εντάξει.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, το Word θα εξαγάγει τα δεδομένα μέσα στη φόρμα σε ένα .csv αρχείο. Τα αρχεία CSV είναι συμβατά με το Excel. Σας δίνουν την ελευθερία να έχετε πρόσβαση σε αυτές σε οποιαδήποτε έκδοση του Excel.

Για να διαχωρίσετε τα διαφορετικά πεδία μέσα στο έγγραφο, το Word εισάγει κόμματα. Το Excel χρησιμοποιεί αυτά τα κόμματα για να διαχωρίσει δεδομένα που ανήκουν σε διάφορα κελιά.

Επιλογή 3: Χρήση εξαγωγής για αποθήκευση δεδομένων σε CSV

Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Αποθήκευση ως επιλογή, ίσως θέλετε να εξετάσετε την επιλογή Εξαγωγή. Δείτε πώς μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα σε ένα αρχείο CSV.

1. Ενώ είστε ακόμα στη φόρμα σας, κάντε κλικ στο Αρχείο.
2. Επίλεξε το Εξαγωγή επιλογή.
3. Κάντε κλικ στο Αλλαξε τοΤύπος αρχείουκαι, στη συνέχεια, στους τύπους αρχείων και επιλέξτε Απλό κείμενο (* .txt). Είναι τόσο απλό όσο φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως. Κάνοντας αυτό, θα ανοίξετε το Αποθήκευση ως πλαίσιο διαλόγου, το οποίο θα σας επιτρέψει να επεξεργαστείτε τις ιδιότητες του αρχείου.
5. Επιλέξτε την προτιμώμενη τοποθεσία για το αρχείο σας.
6. Ονομάστε το αρχείο σας όπως θέλετε και κάντε κλικ στο Σώσει. Αυτό θα εξαγάγει τα δεδομένα.

Εισαγωγή δεδομένων φόρμας στο Excel

Τώρα που έχετε μετατρέψει τα δεδομένα της φόρμας του Word σε μορφή CSV, το επόμενο βήμα είναι να το εισαγάγετε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Το αρχείο σας ενδέχεται να μην είναι ορατό στο Excel επειδή το Excel εμφανίζει μόνο αρχεία Excel από προεπιλογή. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο CSV, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

1. Ανοίξτε ένα νέος Υπολογιστικό φύλλο Excel
2. Κάντε κλικ στο Αρχείο>Ανοιξε.
3. Επιλέξτε το Ξεφυλλίζω εικονίδιο και επιλέξτε Ολα τα αρχεία στην αναπτυσσόμενη λίστα τύπων.
4. Βρείτε τη θέση του αρχείου και επιλέξτε το.
5. Κάντε κλικ στο Ανοιξε. Αυτό θα ζητήσει από το Excel να ανοίξει το Οδηγός εισαγωγής κειμένου, όπως φαίνεται παρακάτω. Κάντε κλικ στο Οριοθετημένο>Επόμενο.

Αντιμετωπίζοντας πολλές μορφές

Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να μετατρέψετε πολλές φόρμες σε μία μέρα. Σε αυτήν την περίπτωση μπορεί να είναι δύσκολη η ολοκλήρωση αυτής της διαδικασίας.

Η καλύτερη επιλογή είναι να δημιουργήσετε συνδέσεις κώδικα στο υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιώντας το ADO όταν ασχολείστε με πολλές φόρμες. Το ADO (ActiveX Data Object) θα αυτοματοποιήσει τη διαδικασία μεταφοράς. Με αυτόν τον τρόπο, γίνεται πιο εύκολη η μεταφορά δεδομένων.

Σχετιζομαι με: Τρελοί τύποι Microsoft Excel που είναι εξαιρετικά χρήσιμοι

Γιατί να χρησιμοποιήσετε αυτές τις μεθόδους

Παρόλο που η εκμάθηση αυτών των νέων τεχνικών μπορεί να είναι εκφοβιστική, θα αποδώσουν μακροπρόθεσμα. Μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο χρησιμοποιώντας αυτές τις μεθόδους.

Αυξάνουν επίσης την ακρίβειά σας όσον αφορά την εισαγωγή δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, ο κίνδυνος σφαλμάτων γίνεται ελαφρώς χαμηλότερος από τη στιγμή που τα δεδομένα μετακινούνται από το ένα λογισμικό στο άλλο και όχι το χειροκίνητο.

Τρόπος συνδυασμού δύο στηλών στο Microsoft Excel (Γρήγορη και εύκολη μέθοδος)

Η χρήση πολλών στηλών στο Excel θα σας εξοικονομήσει χρόνο συγχώνευσης με μη αυτόματο τρόπο. Δείτε πώς μπορείτε να συνδυάσετε στήλες στο Excel.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Αναπτύξτε για να διαβάσετε την πλήρη ιστορία