10 συμβουλές για να αποτρέψετε τα μηνύματα από τη μείωση της παραγωγικότητάς σας

Παρά το γεγονός ότι είναι ένα εργαλείο παραγωγικότητας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια σημαντική απόσπαση της προσοχής κατά τις ώρες εργασίας και σας εμποδίζει να κάνετε πιο σημαντικές εργασίες. Μπορεί ακόμη και να έχετε τη συνήθεια να ελέγχετε τα email σας κάθε φορά που μπαίνει μια ειδοποίηση.

Τέτοιες πρακτικές εμποδίζουν την απόδοσή σας και προκαλούν εμπόδια στον τρόπο επίτευξης του στόχου σας. Για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα, ίσως θελήσετε να ακολουθήσετε τις ακόλουθες προσεγγίσεις για τον έλεγχο της χρήσης email.

1. Μην ξεκινήσετε την ημέρα σας με τα Εισερχόμενα

Το πρωί, πρέπει να λάβετε υπόψη τις προτεραιότητές σας, δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων για την ημέρα και εστιάστε στο πιο σημαντικό έργο χωρίς να ανησυχείτε για τα αιτήματα άλλων. Όσο δελεαστικό είναι να ελέγχετε πρώτα τα email σας το πρωί, εκτρέπει την προσοχή σας.

Σχετιζομαι με: Ψηφιακή εναντίον Λίστα χαρτιού που πρέπει να κάνετε: Ποιο είναι καλύτερο;

Το μυαλό σας γεμίζει με τις πιθανές απαντήσεις στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, ως αποτέλεσμα, η πραγματική εργασία σας υποφέρει. Η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου νωρίς το πρωί επιτρέπει στους χρήστες να γνωρίζουν ότι είστε ήδη διαθέσιμοι. Ως εκ τούτου, πρέπει να ξεκινήσετε τη μέρα σας εστιάζοντας στη δουλειά, όχι στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Αδειάστε τα Εισερχόμενα τακτικά

Δεν είναι απαραίτητο να απαντήσετε σε κάθε email που λαμβάνετε. Ωστόσο, πρέπει να επεξεργαστείτε κάθε email για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας γεμάτα από μη αναγνωσμένα email. Διαφορετικά, δεν θα βρείτε το απαραίτητο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να διατηρήσετε τα εισερχόμενα απαλλαγμένα από μαζικά μη αναγνωσμένα μηνύματα χρησιμοποιώντας αυτές τις μεθόδους:

• Κάνω: Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζητήσει κάποια ενέργεια με δυνατότητα εκτέλεσης που θα διαρκέσει λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε το αμέσως.
• Αντιπρόσωπος: Αυτό δεν είναι απαραίτητα για την παράδοση της ευθύνης σε κάποιον άλλο. Έτσι, μπορείτε να προωθήσετε την εργασία στα σωστά άτομα.
• Αναβάλλω: Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρειάζεται επείγουσα απάντηση, μπορείτε να αναβάλλετε την απάντηση σε καλύτερη στιγμή.
• Διαγράφω: Θα πρέπει να διαγράψετε αμέσως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν ανατεθεί σε κάποιον άλλο ή μη κρίσιμα για να αποφύγετε τη σύγχυση και την ακαταστασία.

3. Αποφύγετε να κάνετε CCing κάθε email σε όλους

Τα μηνύματα CCing μπορεί να είναι απαραίτητα κατά καιρούς, αλλά συνήθως σημαίνει να βομβαρδίζεστε με απαντήσεις που δεν έχουν καμία σχέση με εσάς. Κατά την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην προσθέτετε περισσότερα από δύο άτομα στο πεδίο CC.

Εάν οι συνάδελφοί σας επικοινωνούν μαζί σας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν πληροφορίες που δεν χρειάζεται να γνωρίζετε, μπορείτε επίσης να λάβετε περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να ενημερώσετε την ομάδα σας να απαντήσει μεμονωμένα αντί να απαντήσει σε όλους, εκτός εάν μοιράζονται κάποιες πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν όλοι.

4. Έλεγχος email σε παρτίδες

Υπάρχουν δύο τύποι χρηστών email: Ο πρώτος τύπος εξαρτάται από τις ειδοποιήσεις και ελέγχει το email αμέσως μόλις φτάσει. Ο δεύτερος τύπος αποστολέα έχει τον καθορισμένο χρόνο του να ελέγχει όλα τα μηνύματα κατά παρτίδα, έτσι ώστε να μπορεί να το ξεχάσει την υπόλοιπη μέρα.

Πρέπει να είστε ο δεύτερος τύπος για να ολοκληρώσετε αποτελεσματικά τις εργασίες σας. Ορίστε τους δικούς σας κανόνες για το πότε να ελέγξετε την ώρα.

Μία από τις καλύτερες μεθόδους για να σταματήσετε να ξεφεύγετε από τον έλεγχο των εισερχομένων email σας και να εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο σας είναι να λάβετε εξωτερική βοήθεια για τον έλεγχο των μηνυμάτων σας. Μια έξυπνη επιλογή διαχείρισης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η χρήση εργαλείων όπως Σανέμποξ ή Ξετυλίξτε.

Το Sanebox σάς βοηθά να ταξινομήσετε και να καταστρέψετε τα εισερχόμενα του email σας και να ανοίξετε τον δρόμο μόνο για τα σημαντικά email. Τυχόν άλλα email που φτάνουν στη διεύθυνση email σας θα μεταβούν στον Κάδο απορριμμάτων ή στο Αρχείο. Με το Unroll. Εγώ, μπορείτε να ακυρώσετε τις συνδρομές μέσω email που δεν είναι απαραίτητες.

6. Επιλέξτε ένα νέο μοντέλο λειτουργίας για επικοινωνία

Με την εισαγωγή ενός νέου μοντέλου επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας σας, μπορείτε να είστε λιγότερο εξαρτημένοι από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου για ομαδική επικοινωνία ή οργανώστε μια σύντομη συνάντηση. Με τα εργαλεία διαχείρισης έργου, μπορείτε να καταχωρίσετε όλους τους απαραίτητους δείκτες με ένα έργο.

Παρομοίως, μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνομιλία μεμονωμένα μέσω τηλεφώνου για να αποφύγετε να έχετε ένα μακρύ νήμα email. Για συνεργασία και σε πραγματικό χρόνο επικοινωνία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες ανταλλαγής μηνυμάτων όπως Χαλαρότητα, Σμήνος, Γκρινιάζωκ.λπ., για να συνδεθείτε γρήγορα με την ομάδα σας για οποιεσδήποτε ανάγκες.

Σχετιζομαι με: Τι είναι το Slack και πώς λειτουργεί;

7. Βελτιώστε την εθιμοτυπία του email σας

Για να γίνετε πιο επιτυχημένοι στο να κάνετε περισσότερα πράγματα χωρίς διακοπή, ρυθμίστε τις εθιμοτυπίες του email σας με τις ακόλουθες συμβουλές:

• Να γράφετε πάντα μια σαφή γραμμή θέματος που καθορίζει το αντικείμενο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, ο παραλήπτης δεν θα παραβλέψει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν χρειάζεται να στείλετε επιπλέον email ζητώντας απάντηση.
• Ποτέ μην παραλείπετε διόρθωση των email σας πριν χτυπήσει το Στείλετε κουμπί. Θα διασφαλίσει ότι δεν υπάρχει πιθανότητα παρεξήγησης λόγω τυπογραφικών λάθους.
• Βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή του email σας περιέχει τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου. Έτσι, ο παραλήπτης μπορεί να επικοινωνήσει απευθείας μαζί σας εάν εμφανιστεί η αναγκαιότητα.

8. Πηγαίνετε για καθυστερημένη απόκριση

Μπορεί να καταλήξετε συχνά να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις φτάσουν. Ωστόσο, αυτό θα απομακρύνει τη συγκέντρωσή σας από την κύρια εργασία σας. Σταματήστε να βιάζεστε να απαντήσετε σε ένα email. Αντ 'αυτού, αφιερώστε μια ώρα ή ακόμα περισσότερο και απαντήστε σύμφωνα με το πρόγραμμά σας για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας.

Εάν ανησυχείτε ότι λείπουν επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν την περίπτωση. Για οποιεσδήποτε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, θα λάβετε ένα τηλεφώνημα και όχι ένα email.

9. Δοκιμάστε τη μέθοδο "Yesterbox"

Δημιουργήθηκε από τον Tony Hsieh, αυτή η μέθοδος προωθεί την απάντηση μόνο στο email που ελήφθη χθες, εκτός αν είναι επείγον. Ο βασικός κανόνας αυτής της τεχνικής είναι η επεξεργασία των χθες των εισερχομένων αντί του σημερινού. Φυσικά, θα διαβάσετε ένα επείγον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται άμεση δράση, αλλά δεν θα εμπίπτουν πολλά email σε αυτήν την κατηγορία.

10. Πείτε αντίο στα ενημερωτικά δελτία

Κάθε email που έρχεται στα εισερχόμενά σας είναι ισοδύναμο με μια στιγμή απόσπασης της προσοχής. Ένα μεγάλο μέρος των email που λαμβάνετε κάθε μέρα είναι ενημερωτικά δελτία. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν θα θυμάστε καν πότε εγγραφήκατε στο ενημερωτικό δελτίο και γιατί.

Για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά και να αποφύγετε τη λήψη περιττών ειδοποιήσεων κατά τις περίεργες ώρες, απεγγραφείτε στα ενημερωτικά δελτία που δεν χρειάζεστε. Αυτή η απεγγραφή ενδέχεται να διαρκέσει λίγο, αλλά θα είστε για πάντα απαλλαγμένοι από ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε μια τροφοδοσία RSS αντί για email εάν δεν θέλετε να χάσετε καμία ανάρτηση.

Η παραγωγικότητά σας είναι πιο σημαντική από τα email σας

Η ατελείωτη συσσώρευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αρκετή για να σας κάνει να πιέσετε και να αποσπάσετε την προσοχή. Αλλάζοντας τις συνήθειες email σας με αυτές τις μεθόδους, μπορείτε να σταματήσετε το email να προκαλεί απόσπαση της προσοχής και να γίνει εξαιρετικά παραγωγικό.

10 τρόποι για να ενισχύσετε την παραγωγικότητα αποκλείοντας το σταθμό εργασίας σας

Μάθετε πώς ένας σταθμός εργασίας χωρίς ακαταστασία σας βοηθά να εργαστείτε προσεκτικά και να ολοκληρώσετε τις εργασίες εγκαίρως.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Αναπτύξτε για να διαβάσετε την πλήρη ιστορία