Οι κορυφαίες 14 συμβουλές εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να γνωρίζετε

Είτε είστε συγγραφέας περιεχομένου, έμπορος, προγραμματιστής ή ανεξάρτητος επαγγελματίας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι του σύγχρονου κόσμου μας.

Στην πραγματικότητα, είναι η πιο τυπική μορφή επικοινωνίας μεταξύ των ελεύθερων επαγγελματιών. Εξαιτίας αυτού, είναι σημαντικό να μάθετε τις βέλτιστες πρακτικές και την εθιμοτυπία για την αποστολή email εάν θέλετε να προσελκύσετε και να διατηρήσετε πελάτες.

1. Πρακτική γρήγορης απάντησης

Δεδομένου ότι η επιχείρηση freelancing εξαρτάται από την επικοινωνία μέσω email σε μεγάλο βαθμό, η άμεση ανταπόκριση έχει γίνει ένα αναμενόμενο πρότυπο.

Αν δεν ξοδεύετε χρόνο με την οικογένεια και τους φίλους σας, θα πρέπει πάντα να στοχεύετε να απαντάτε σε όλα τα email σας εντός μίας ώρας. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, απαντήστε την ίδια ημέρα κατά τις εργάσιμες ώρες του πελάτη.

2. Διευκρινίστε το σημείο στην αρχή

Οι πελάτες σας δεν χρειάζεται να διαβάσουν το email σας μέχρι το τέλος, ή χειρότερα, πολλές φορές, για να κατανοήσουν το σημείο που προσπαθείτε να κάνετε. Εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει με σαφήνεια το μήνυμά σας στην αρχή — είτε στο θέμα είτε στο σώμα.

Το θέμα πρέπει να είναι σύντομο και συγκεκριμένο. Στο κύριο μέρος του email, υπογραμμίστε τις πιο σημαντικές λεπτομέρειες χρησιμοποιώντας κουκκίδες.

Σχετιζομαι με: Οι πιο δημοφιλείς πάροχοι email καλύτερα από το Gmail και το Yahoo Mail

3. Διπλός έλεγχος γραμματικής και ορθογραφίας

Το email σας αντικατοπτρίζει ποιοι είστε. Θα δείξει τι περιμένουν οι πελάτες από εσάς όσον αφορά την ποιότητα της εργασίας. Ακόμη και οι πιο έμπειροι επαγγελματίες κάνουν τυπογραφικά λάθη, ειδικά κατά την πληκτρολόγηση από smartphone. Ωστόσο, οι πελάτες δεν θα έχουν μια καλή πρώτη εντύπωση από τέτοια λάθη.

Αφού ολοκληρώσετε τη σύνταξη, διαβάστε το email δυνατά, ώστε να βρείτε γραμματικά λάθη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά εργαλεία για πρόσθετη βοήθεια.

4. Κρατήστε το Συνοπτικό

Εάν είστε συγγραφέας που προέρχεται από ένα υπόβαθρο της λογοτεχνίας, μπορεί να είναι δύσκολο να αντισταθείτε στον εαυτό σας από το να γράφετε σε ανθισμένη γλώσσα. Ωστόσο, για ένα συνηθισμένο άτομο, θα γίνει μόνο ένας κωδικός που δεν μπορούν να αποκρυπτογραφήσουν!

Διατηρείτε πάντα τα email σας σύντομα και απλά. Γράψτε σε μικρές προτάσεις και χρησιμοποιήστε λέξεις που όλοι γνωρίζουν. Εάν πρέπει να μεταφέρετε πληροφορίες που δεν θα χωρέσουν σε μερικές παραγράφους, είναι καλύτερα να προγραμματίσετε μια εικονική συνάντηση ή τηλεφωνική κλήση.

5. Απαντήστε σε όλα τα ερωτήματα

Αυτό το σημείο μπορεί να φαίνεται αντιφατικό με τον προηγούμενο δείκτη, όπου σας ζητήσαμε να διατηρήσετε το email σύντομο. Λοιπόν, παρακάμπτοντας οποιαδήποτε ερώτηση του πελάτη σας για λόγους συνοπτικότητας θα είναι μια ασέβεια.

Αντιμετωπίστε τα ερωτήματα που τίθενται σε κάθε ενότητα του email σε ξεχωριστές ενότητες Έτσι, ο πελάτης γνωρίζει ότι διαβάζετε προσεκτικά το email του. Όταν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μια ερώτηση αμέσως, αναφέρετέ την όταν μπορείτε.

6. Ακολουθήστε μία και τυπική μορφή

Κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες σας, χρησιμοποιήστε μία μορφή για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την ίδια γραμματοσειρά, μέγεθος γραμματοσειράς, χρώμα γραμματοσειράς και δομή κειμένου σε κάθε email. Εάν δεν έχετε τυπική μορφή, ένα μόνο νήμα email θα φαίνεται περίεργο.

Για επιχειρηματικές επικοινωνίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γραμματοσειρές όπως Arial, Calibri και Verdana. Για το μέγεθος, το 12 είναι ασφαλές. Η χρήση πολύχρωμων γραμματοσειρών δεν συνιστάται για τέτοιου είδους επαγγελματική αλληλεπίδραση - ας μείνουμε στο μαύρο.

7. Τερματισμός με υπογραφή

Όποια και αν είναι η επαγγελματική σας κατάσταση, είναι πάντα καλή ιδέα να έχετε υπογραφή email με τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο κάτω μέρος των email σας. Αυτό βοηθά τους ανθρώπους να σας θυμούνται, ώστε να μπορούν να επικοινωνούν μαζί σας αμέσως όποτε είναι απαραίτητο.

Η προσθήκη μιας εξατομικευμένης υπογραφής στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εύκολη και θα σας κάνει μόνο να φαίνετε επαγγελματίες. Προσθέστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην υπογραφή.

Σχετιζομαι με: Τρόπος προσθήκης υπογραφής email στο Microsoft Office 365

8. Χρησιμοποιήστε πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου

Μπορείτε να κάνετε διακοπές, αλλά ενώ είστε ελεύθεροι, βεβαιωθείτε ότι το γνωρίζουν οι πελάτες σας. Εκτός από την ειδοποίησή τους προσωπικά μέσω email, θα ήταν υπέροχο να έχουμε έναν απάντητο εκτός γραφείου.

Ενώ εργάζεστε με πολλούς πελάτες, πρέπει να διαχειριστείτε τις προθεσμίες. Ομοίως, οι πελάτες σας πρέπει να γνωρίζουν πότε μπορούν να περιμένουν την απάντησή σας.

9. Πάντα παρακολούθηση

Η παρακολούθηση με τους πελάτες σας είναι απαραίτητη όταν περιμένατε να λάβετε απάντηση, αλλά δεν το κάνατε. Σε ένα επόμενο email, μπορείτε να αντιγράψετε τυχόν σχετικές πληροφορίες και να επισυνάψετε ξανά τυχόν κρίσιμα αρχεία για να βοηθήσετε τον πελάτη να εντοπίσει εύκολα τις απαραίτητες πληροφορίες.

10. Χρησιμοποιήστε τη σωστή γλώσσα

Χρησιμοποιήστε την τυπική επαγγελματική γλώσσα ενώ επικοινωνείτε με τους πελάτες σας. Αποφύγετε τη χρήση emoticon σε τέτοιες επίσημες συνομιλίες. Ξεκινήστε το email με ευγενικό χαιρετισμό και απευθυνθείτε απευθείας στους πελάτες με τα ονόματά τους.

Μην χρησιμοποιείτε ΟΛΑ τα CAPS ή ακρωνύμια όπως ASAP ή RSVP. Επίσης, είναι καλύτερα να μην χρησιμοποιείτε μια σύντομη μορφή του ονόματος του πελάτη σας.

11. Αποφύγετε την απάντηση όταν είναι αναστατωμένος ή θυμωμένος

Δεν έχει σημασία πόσο καιρό είστε στο ελεύθερη επιχείρηση, το να αισθάνεσαι απογοητευμένος και θυμωμένος από τη δουλειά σου είναι σίγουρο ότι θα συμβεί. Εάν κάποια email από τους πελάτες σας προκαλούν αναστάτωση, το φυσικό ένστικτο θα ήταν να απαντήσετε αμέσως.

Όμως, αποφύγετε πάντα να απαντάτε ενώ παρασύρεστε από τα συναισθήματα. Παραμείνετε επαγγελματίας και γράψτε μια γυαλισμένη απάντηση μόλις ηρεμήσετε.

12. Επικοινωνία χρησιμοποιώντας άλλες μεθόδους

Καθώς μεγαλώνεις ως ελεύθερος επαγγελματίας, θα ξέρεις πότε να κάνεις τη συζήτηση εκτός σύνδεσης. Ενώ μοιράζεστε μερικές ευαίσθητες στο χρόνο πληροφορίες, μην βασίζεστε μόνο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συνδυάστε το πάντα με οποιαδήποτε μορφή επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο, όπως τηλεφωνική κλήση ή μήνυμα Slack.

13. Μην επιχειρήσετε να κάνετε φίλους

Είστε εδώ για να δημιουργήσετε μια επιχειρηματική σχέση με τον πελάτη σας, όχι για να κάνετε φίλους μαζί τους. Είναι πάντα ασφαλές να μην είστε αστείοι ή έξυπνοι με τον πελάτη σας. Παραμείνετε στις πληροφορίες και την πρόθεση του μηνύματός σας. Δεν υπάρχει βιασύνη να τους δείξετε την προσωπικότητά σας ενώ πρόκειται να έχετε μια επαγγελματική σχέση.

14. Μην παραλείψετε την απάντηση

Η καθυστέρηση να απαντήσετε σε ένα email ή να το παραλείψετε εντελώς μπορεί να σας κοστίσει ένα έργο. Εάν τα εισερχόμενά σας είναι γεμάτα με email πωλήσεων και περιττά ενημερωτικά δελτία, ενδέχεται να χάσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον πελάτη σας.

Επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υπάρχοντες πελάτες ως αγαπημένα, ώστε να τα λαμβάνετε στην κορυφή των εισερχομένων σας. Για γρήγορη πρόσβαση σε όλα τα email που σχετίζονται με την εργασία, διατηρήστε τα email σας τακτοποιημένα.

Οι έξυπνες εθιμοτυπίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εντυπωσιάσουν τους πελάτες σας

Για την αποτελεσματική διαχείριση μιας επιχείρησης, η αποστολή email είναι ουσιαστικό μέρος της διαδικασίας. Δοκιμάστε αυτές τις γρήγορες παραβιάσεις για να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό email και παρουσιάστε τον εαυτό σας με έναν πιο έξυπνο και καλύτερο τρόπο σε πιθανούς και υπάρχοντες πελάτες.

Τα 5 καλύτερα χαρακτηριστικά του Cloze για απρόσκοπτη διαχείριση επιχειρήσεων

Εάν η επιχείρησή σας περιλαμβάνει ελεύθερους επαγγελματίες ή συμβούλους, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το Cloze για να βελτιώσετε τη διαχείριση.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα