Στέλνουμε και λαμβάνουμε email καθημερινά. Ωστόσο, κάνουμε ενοχλητικά λάθη που δεν μπορούμε να «αναιρέσουμε». Έτσι, η σύνταξη ενός αποτελεσματικού email που κρατά τη δράση του αναγνώστη σας, ενώ λαμβάνει υπόψη τις προκλήσεις του κόσμου μας μπορεί να είναι δύσκολο.
Έχοντας αυτό κατά νου, έχουμε καταρτίσει μερικούς βασικούς κανόνες που πρέπει να γνωρίζετε όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα. Ακολουθήστε αυτούς τους απλούς κανόνες για να γράφετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς κόπο.
1. Επανεξετάστε τους χαιρετισμούς και τις αποσυνδέσεις
"Ελπίζω να έχετε μια υπέροχη εβδομάδα!" ήταν ένας υπέροχος τρόπος για να ξεκινήσετε ένα email. Οχι πια! Λαμβάνοντας υπόψη πόσο αβέβαιη είναι η ζωή, αυτό μπορεί να αποδειχθεί απρόσεκτο και υπερβολικά αποσπασμένο.
Το ίδιο ισχύει και για τις εγγραφές όπως "Regards", "Best Wishes" ή "Cheers" - που λειτούργησε τέλεια πριν αλλά μπορεί να ακούγεται απόσυρση από την πραγματικότητα μερικές φορές.
Λοιπόν, γιατί να μην το κρατήσετε απλό και γνήσιο; Πηγαίνετε για αποσυνδέσεις όπως "Μείνετε ασφαλείς", "Φροντίστε" ή "Ειλικρινά". Όσον αφορά τους χαιρετισμούς, το "Ελπίζω όλα είναι καλά" ή "Ελπίζω ότι εσείς και τα αγαπημένα σας πρόσωπα να διατηρούνται ασφαλή" μπορεί να είναι καλά σημεία εκκίνησης.
2. Συμπεριλάβετε μια σαφή γραμμή θέματος
Αυτός ο κανόνας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τόσο παλιός όσο το ίδιο το email. Αυτό συμβαίνει επειδή οι άνθρωποι αποφασίζουν συχνά εάν θα ανοίξουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη γραμμή θέματος.
Με όλη τη δουλειά μας τώρα στο διαδίκτυο, η ανάγκη να δοθεί προτεραιότητα σε αυτό που είναι σημαντικό και να αγνοηθεί αυτό που δεν είναι σημαντικό. Επομένως, εάν εξακολουθείτε να αφήνετε κενή τη γραμμή θέματος, πιθανότατα το email σας θα αγνοηθεί.
Η ιδανική γραμμή θέματος έχει λιγότερες από 10 λέξεις. Επιλέξτε ένα που να ανταποκρίνεται στις ανησυχίες σας και να επικοινωνεί σχετικά με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. "Πρόταση για το έργο αεροπορίας", "Προγραμματισμένη συνάντηση" ή "Γρήγορες ερωτήσεις σχετικά με την παρουσίασή σας" είναι μερικά καλά παραδείγματα θεματικών γραμμών από τα οποία μπορείτε να πάρετε μια ιδέα.
3. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική υπογραφή
Έχετε ένα μπλοκ υπογραφής που χρησιμοποιείτε για να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλες τις προσωπικές σας συσκευές. Θα πρέπει να έχει το όνομά σας, τον τίτλο της εταιρείας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Αυτό δίνει στον παραλήπτη σας μια καλή ιδέα για το ποιοι είστε και πώς να επικοινωνήσετε μαζί σας εάν προκύψει ανάγκη. Όσον αφορά τη γραμματοσειρά και το μέγεθος της επαγγελματικής σας υπογραφής, βεβαιωθείτε ότι είναι ίδια με το υπόλοιπο email.
Επίσης, τερματίστε τα email σας με αυτοπεποίθηση αλλά μην υπερβείτε τα λόγια ή τα προσωπικά σας στοιχεία.
4. Παρουσιάστε τον εαυτό σας εάν συναντάτε για πρώτη φορά σχεδόν
Όλοι έχουμε αντιμετωπίσει καταστάσεις όπου έπρεπε να στείλουμε email σε κάποιον που δεν έχουμε γνωρίσει. Η λήψη email από έναν ξένο μπορεί να είναι περίεργο. Και αυτό το βάζει ελαφρά.
Λοιπόν, αφιερώστε ένα λεπτό για να εισαγάγετε τον παραλήπτη του email. Το περιεχόμενο είναι κρίσιμο και οι πρώτες εντυπώσεις εξακολουθούν να έχουν σημασία. Προσθέστε λοιπόν μια γραμμή, "Γεια! Αυτό είναι Tracy από την Multiseon Pvt. Ltd και στέλνω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή έχετε εκδηλώσει το ενδιαφέρον σας να αγοράσετε τα ηλεκτρονικά προϊόντα μας ».
Εναλλακτικά, όταν σας ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να τους αφήσετε μια γραμμή λέγοντας πόσο υπέροχο είναι να τους συναντήσετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
5. Γράψτε συμπονετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Δεν μπορούμε να τονίσουμε τη σημασία αυτού. Η ζωή είναι δύσκολη. Πάνω απ 'όλα, είναι πολύ αβέβαιο.
Χάθηκαν προθεσμία; Δεν εμφανίστηκαν για το προγραμματισμένο Google Meet; Πριν στείλετε ένα αυστηρό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — σταματήστε και σκεφτείτε το. Τι γίνεται αν υπάρχει ιατρική κατάσταση έκτακτης ανάγκης;
Ως εκ τούτου, να είστε συμπονετικοί και να ρωτήσετε αν όλα είναι εντάξει μαζί τους. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως "Σας χάσαμε σήμερα στη συνάντηση. Απλά κάνετε check in για να δείτε ότι όλα είναι εντάξει. " μπορεί να χτίσει σχέσεις που αντέχουν στη δοκιμασία του χρόνου.
6. Συμπίεση / αλλαγή μεγέθους και όνομα συνημμένων όταν μπορείτε
Δεν μιλάμε πολύ για αυτόν τον κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή όταν στέλνουμε μεγάλα συνημμένα, υποθέτουμε αυτόματα ότι ο παραλήπτης μας έχει αρκετό χώρο. Τα μεγάλα αρχεία χρειάζονται περισσότερο χρόνο για λήψη και μπορεί να είναι ενοχλητικά σε χρόνο μηδέν.
Ως εκ τούτου, κάντε ένα σημείο να συμπιέσετε ή να αλλάξετε το μέγεθός τους. Εάν μοιράζεστε πάρα πολλά αρχεία ταυτόχρονα, είναι καλή πρακτική να προσθέτετε μια ευγενική σημείωση που να λέει τι είναι τα συνημμένα.
Επίσης, ονομάστε τα συνημμένα σας πριν τα στείλετε. Αποστολή βιογραφικού σας; Μετονομάστε το αρχείο ως Tracy_Mackenzie_CV και ξεκινήστε από το δεξί πόδι.
7. Μην χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως άλλη εφαρμογή άμεσων μηνυμάτων
Ο λόγος που όλοι αγαπάμε τα άμεσα μηνύματα είναι ότι είναι άμεση.
Αλλά όταν συνδυάζετε τα δύο και χρησιμοποιείτε το email ως υποκατάστατο των άμεσων μηνυμάτων, κινδυνεύετε να είστε ενοχλητικοί και μη επαγγελματικοί.
Ως εκ τούτου, πρέπει να γνωρίζετε πότε να στείλετε ένα email και πότε να το ακολουθήσετε με κάποιο άλλο. Όχι κάνετε το λάθος να στείλετε πάρα πολλά μηνύματα παρακολούθησης γιατί μπορεί να εργάζονται από το σπίτι. Μην καλέσετε κάποιον, ζητώντας του να ελέγξει ένα email.
Εάν είναι επείγον, χρησιμοποιήστε έναν άλλο τρόπο επικοινωνίας.
8. Χρησιμοποιήστε το χιούμορ για να θεραπεύσετε, αλλά με φειδώ
Ενώ πολλοί χρησιμοποιούν χιούμορ για να ελαφρύνουν τη διάθεση σε αυτές τις εξαιρετικές στιγμές, το πρόβλημα με τη χρήση του χιούμορ στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι μπορεί να πυροδοτήσει.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το χιούμορ σε ένα email, κάντε το μόνο αν γνωρίζετε καλά το άτομο. Δεν θέλετε να βγείτε ως ασεβείς ή αγενείς εάν κάποιος βρίσκεται σε σοβαρή κατάσταση. Εκτός αυτού, αυτό που ακούγεται αστείο μπορεί να μην διαβάζει αστείο.
Λέξη στους σοφούς: Εάν έχετε αμφιβολίες, είναι καλύτερο να το αφήσετε.
Ορίστε απαντήσεις εκτός γραφείου και βελτιώστε το ισοζύγιο εργασίας-ζωής σας
Ενώ στέλνετε email στους ανθρώπους αυτές τις μέρες, θα πρέπει επίσης να προσέχετε τις ώρες. Με τον τρόπο ζωής από το σπίτι να προσελκύεται, τα όρια μεταξύ της εργασίας και της προσωπικής μας ζωής έχουν θολωθεί. Οι απαντήσεις εκτός γραφείου διευκολύνουν την κατανόηση πότε κάποιος είναι διαθέσιμος για μια συνάντηση ή απαντά σε ένα email.
Εξετάστε τις ρυθμίσεις του πελάτη email σας και διαμορφώστε autoresponders όταν είστε μακριά ή όχι στο γραφείο σας. Για παράδειγμα, το Gmail το αποκαλεί Vacation Responsonder, ενώ το Microsoft Outlook χρησιμοποιεί τις απαντήσεις εκτός γραφείου.
Ελπίζουμε ότι αυτοί οι χρυσοί κανόνες σύνταξης αποτελεσματικών email και οι σωστές συνήθειες email σας βοηθούν να εξοικονομήσετε χρόνο και να δημιουργήσετε τις σωστές απαντήσεις.
Βελτιώστε τις επικοινωνιακές σας ικανότητες αποφεύγοντας λάθη όπως η χρήση πάρα πολλών emoji ή πληκτρολογώντας όλα τα κεφαλαία.
Διαβάστε Επόμενο
- Παραγωγικότητα
- Συμβουλές μέσω email
Ο Gargi είναι συγγραφέας, αφηγητής και ερευνητής. Ειδικεύεται στη συγγραφή συναρπαστικών κομματιών περιεχομένου σε όλα τα πράγματα στο Διαδίκτυο για πελάτες σε διάφορες χώρες και κλάδους. Είναι μεταπτυχιακή λογοτεχνία με δίπλωμα επιμέλειας και έκδοσης. Εκτός δουλειάς, φιλοξενεί παραστάσεις TEDx και φεστιβάλ λογοτεχνίας. Σε έναν ιδανικό κόσμο, είναι πάντα ένα λεπτό μακριά από το δρόμο προς τα βουνά.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
