Πώς να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας μέσω email και να παραμείνετε παραγωγικοί

Για έναν επαγγελματία, είναι αδύνατο να σκεφτείτε μια μέρα χωρίς email. Μελέτες δείχνουν ότι οι εταιρικοί επαγγελματίες περνούν περίπου το ένα τρίτο των ωρών γραφείου τους ελέγχοντας τα εισερχόμενά τους.

Δίνοντας προτεραιότητα στο email, καταλήγετε να θυσιάζετε την παραγωγικότητα, την εστίαση και τη δημιουργικότητά σας. Οι παρακάτω συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε υπό έλεγχο τον χρόνο ελέγχου των εισερχομένων σας.

1. Όριο ελέγχου email

Ο έλεγχος των εισερχομένων σας για απεριόριστες φορές δεν θα σας οδηγήσει πουθενά. Επομένως, περιορίστε τον αριθμό των φορών που θέλετε ελέγξτε νέα email στα εισερχόμενά σας.

Δημιουργήστε το όριο ανάλογα με την απαίτησή σας και τον φόρτο εργασίας. Ο έλεγχος του email στην αρχή και στο τέλος των ωρών εργασίας είναι εντάξει. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να το ελέγξετε μετά το μεσημεριανό γεύμα.

Μην ελέγχετε τα εισερχόμενά σας τις πιο παραγωγικές ώρες της ημέρας, όπως πρωί και βράδυ ή όταν περνάτε χρόνο με την οικογένειά σας. Μπορείτε να είστε ευέλικτοι και να συνεχίσετε τον πειραματισμό μέχρι να βρείτε κάτι κατάλληλο. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε όρια όπως:

• Μην ελέγχετε τα επαγγελματικά email πριν από τις 10 π.μ. και μετά τις 7 μ.μ. ή τα σαββατοκύριακα.
• Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας μόνο δύο ή τρεις φορές την ημέρα.
• Χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε δομημένο σύστημα που εμφανίζει μόνο πρόσφατα ή σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Λάβετε απευθείας εργασίες στην εφαρμογή διαχείρισης εργασιών

Είστε ένας από αυτούς που εξαρτάται από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την ανάθεση εργασιών; Εάν ναι, είναι καιρός να αλλάξετε. Ένας από τους κορυφαίους λόγους για τον συνεχή έλεγχο των εισερχομένων είναι ότι άλλοι σας αναθέτουν νέες εργασίες μέσω email ή διατηρούν τις εργασίες σας εκεί.

Σχετιζομαι με: Τα καλύτερα χαρακτηριστικά του nTask για απρόσκοπτη διαχείριση έργου

Τα εισερχόμενά σας δεν πρέπει να λειτουργούν ως λίστα υποχρεώσεων. Περιορίστε τη χρήση email μόνο για σκοπούς επικοινωνίας, μετακινήστε οτιδήποτε χρειάζεται ενέργεια πέρα ​​από την απάντηση σε εφαρμογές διαχείρισης εργασιών ή σε εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων. Τέτοιες εφαρμογές προσφέρουν επίσης δυνατότητες άμεσης επικοινωνίας που θα κάνουν τη διαχείριση του έργου απρόσκοπτη.

Εάν ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το διαβάσετε, μην το κλείσετε μετά την ανάγνωση και απασχοληθείτε με άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενεργήστε αμέσως σε αυτό το email για να μην επιστρέψετε ξανά στα εισερχόμενά σας για να απαντήσετε.

Εάν το email χρειάζεται απάντηση, κάντε το. Εάν χρειάζεστε το email για μελλοντική αναφορά:

• Κράτα το.
• Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κρίσιμο για τις επιχειρήσεις, επισημάνετε με αστέρι.
• Εάν δεν το χρειάζεστε πια, διαγράψτε το.

Η ολοκλήρωση κάθε email που διαβάζετε είναι το κλειδί για να διατηρείτε τα εισερχόμενα και τον εγκέφαλό σας απαλλαγμένα από ακαταστασία.

4. Κλείστε τον πελάτη email σας

Ναι, μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στον υπολογιστή σας χωρίς να διατηρείτε την εφαρμογή email σε λειτουργία. Αφού ελέγξετε και απαντήσετε στα email σας, κλείστε την εφαρμογή και εστιάστε στην ολοκλήρωση των εργασιών σας.

Ενημερώστε την οικογένειά σας, τους φίλους, τους συναδέλφους και τους πελάτες σας ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να επικοινωνήσετε μαζί σας για άμεση απάντηση.

Μόλις το γνωρίζουν, θα έχουν περιορισμένες προσδοκίες από εσάς σχετικά με την απόκριση μέσω email. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες άλλες εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων στο τηλέφωνο ή τον φορητό υπολογιστή σας για να παραμείνετε σε επαφή με την οικογένεια και τους συναδέλφους σας.

5. Κρατήστε σύντομες τις απαντήσεις μέσω email

Εάν έχετε τη συνήθεια να γράφετε μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σταματήστε να χάνετε χρόνο και μεταβείτε σε σύνταξη σύντομων μηνυμάτων email. Βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας είναι στο σημείο και το ερώτημά σας αναφέρεται στην πρώτη γραμμή για να αποφύγετε τυχόν σύγχυση. Μπορείτε να ολοκληρώσετε τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λίγες προτάσεις και η συντομία του υποδηλώνει ότι εκτιμάτε τον χρόνο όλων, συμπεριλαμβανομένου του δικού σας.

Μόνο λίγα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρειάζονται μεγαλύτερη απάντηση και μπορείτε εύκολα να τα διατηρήσετε στην κατηγορία "απάντηση αργότερα". Εάν είναι δυνατόν, μπορείτε να στείλετε τέτοιες απαντήσεις με τη μορφή μηνυμάτων ήχου.

6. Πείτε Όχι για Ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι ειδοποιήσεις είναι η κύρια αιτία της απόσπασης της προσοχής για έναν σύγχρονο επαγγελματία. Θα ήταν λάθος να υποθέσουμε ότι όλες οι ειδοποιήσεις προέρχονται από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Οι ειδοποιήσεις μέσω email εμφανίζονται επίσης περιστασιακά, προκαλώντας διακοπή της κανονικής ροής εργασίας σας. Με ενεργοποιημένη την ειδοποίηση μέσω email, το κλείσιμο της εφαρμογής ή της καρτέλας δεν θα σας βοηθήσει.

Εάν αποσπάται η προσοχή σας από κάθε νέα ειδοποίηση email και απασχοληθείτε με τον έλεγχο των εισερχομένων email σας, είναι καλύτερα να απενεργοποιήσετε τη νέα ειδοποίηση email. Θα σας βοηθήσει να επικεντρωθείτε στην υπό εξέταση εργασία, ειδικά σε αυτές που χρειάζονται πλήρη προσοχή.

7. Δοκιμάστε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση Σαββατοκύριακου

Αυτή η μέθοδος είναι απαραίτητη εάν είστε ελεύθερος επαγγελματίας ή solopreneur. Το Autoresponder σάς σώζει από την αποξένωση από όλους ενώ αγνοείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την ηρεμία σας.

Δημιουργήστε μερικούς στοχαστικούς και ενημερωτικούς αυτόματους ανταποκριτές που μπορούν να φροντίσουν για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε τα Σαββατοκύριακα ή τις διακοπές.

Σχετιζομαι με: Εφαρμογές Android για ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων για τα πάντα

8. Διακοπή ελέγχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο smartphone σας

Αυτό το σημείο μπορεί να σας τρομάξει με το FOMO. Ωστόσο, σκεφτείτε δύο φορές εάν χρειάζεστε πραγματικά ένα πρόγραμμα-πελάτη email εγκατεστημένο στο τηλέφωνό σας ή όχι. Αντί να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερες εφαρμογές άμεσης επικοινωνίας, όπως το Slack στο τηλέφωνό σας. Ας αφήσουμε το email για την επιφάνεια εργασίας σας και απολαύστε το σύντομο διάλειμμα χωρίς καμία ανησυχία.

9. Εκτιμήστε το χώρο των εισερχομένων σας

Ίσως χρησιμοποιείτε έναν δωρεάν πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι θα αφήσετε τα εισερχόμενά σας να γεμίζουν με ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε εγγραφεί σε ιστότοπους που σας βομβαρδίζουν καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας με προσφορές πωλήσεων και προώθησης, είναι καιρός να προβείτε σε κάποια ενέργεια.

Πολλά διαφημιστικά μηνύματα προσγειώνονται στα μηνύματά σας, επειδή τους έχετε δώσει την άδεια. Επομένως, καταργήστε την εγγραφή σας από τους ιστότοπους που δεν σας ενδιαφέρουν πλέον.

Επίσης, σκεφτείτε δύο φορές πριν εγγραφείτε στα ενημερωτικά δελτία την επόμενη φορά. Με αυτό, δεν χρειάζεται να ξοδέψετε χρόνο για να βρείτε τα σημαντικά μηνύματα ή να διαγράψετε περιττά μηνύματα.

10. Διαχωρίστε τους προσωπικούς και επαγγελματικούς λογαριασμούς email σας

Μπορεί να μοιάζει με κάτι που όλοι γνωρίζουμε, αλλά θα υπάρχουν πάντα κάποια άτομα που λαμβάνουν επαγγελματικά και προσωπικά email στα ίδια εισερχόμενα. Εάν είστε ένας από αυτούς, είναι καιρός να δημιουργήσετε διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για προσωπικούς και επαγγελματικούς σκοπούς.

Προσπαθήστε να μην ελέγξετε το προσωπικό σας email κατά τις ώρες του γραφείου (εκτός αν περιμένετε να φτάσει κάποιο σημαντικό email). Ομοίως, αποφύγετε τον έλεγχο επίσημων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός των ωρών γραφείου. Έτσι, μπορείτε να διατηρήσετε μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και επαγγελματικής ζωής που θα συμβάλει τελικά στην παραγωγικότητά σας.

Εργαστείτε παραγωγικά χωρίς να εμποδίζετε τα εισερχόμενά σας

Παρόλο που το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει φέρει μια επαναστατική αλλαγή στον τρόπο που επικοινωνούμε, η υπερβολική προσοχή σε αυτό μπορεί να είναι τόσο αποσπασματική όσο και καταστροφική. Περιορίζοντας την προσοχή σας στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να συνεχίσετε να εστιάζετε σε καθημερινές εργασίες.

Οι 8 καλύτεροι τρόποι διαχείρισης των εργασιών σας στο Chrome

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα περιήγησης Chrome για να διαχειριστείτε τις εργασίες σας; Δοκιμάστε αυτές τις επεκτάσεις διαχείρισης εργασιών για να διαχειριστείτε τις λίστες υποχρεώσεων (ομάδας) και να παρακολουθείτε την παραγωγικότητά σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα