Ηλεκτρονικός οδηγός διαχείρισης εργασιών: 10 συμβουλές για την επιλογή της σωστής εφαρμογής

Κατά τη διάρκεια του νέου κανονικού, ο αριθμός των εφαρμογών διαχείρισης έργων στο διαδίκτυο και εκτός σύνδεσης αυξήθηκε πολλαπλάσιο. Σήμερα, υπάρχουν εκατοντάδες εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να κατευθύνετε ένα επιχειρηματικό έργο αποτελεσματικά ενώ διαχειρίζεστε μια ομάδα συνεργατών.

Εάν ενδιαφέρεστε να αγοράσετε λογισμικό διαχείρισης εργασιών, θα πρέπει να μάθετε εάν η εφαρμογή είναι αρκετά ευέλικτη και επεκτάσιμη ώστε να ικανοποιεί τους στόχους σας. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να επιλέξετε τον σωστό διαδικτυακό διαχειριστή εργασιών.

Τι είναι ένα Διαδικτυακό λογισμικό διαχείρισης εργασιών;

Ένα επιχειρηματικό έργο περιλαμβάνει πολλαπλές εξαρτώμενες ή ανεξάρτητες εργασίες. Κάθε μέλος της ομάδας είναι υπεύθυνο για μία ή περισσότερες εργασίες. Πολλαπλές εργασίες περιλαμβάνουν πολλές ημερομηνίες έναρξης και λήξης, προϋπολογισμό χρόνου, προϋπολογισμό κόστους, κατανομή πόρων, υπενθυμίσεις, αναφορές, έγγραφα κ.λπ.

Όταν το εξελιγμένο λογισμικό υπολογιστή διαχειρίζεται όλες αυτές τις πτυχές ενός έργου, είναι γνωστό ως λογισμικό διαχείρισης εργασιών. Η έναρξη της πανδημίας έπεισε χιλιάδες εταιρείες να υιοθετήσουν απομακρυσμένες εργασίες. Ως αποτέλεσμα, οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών είναι πλέον διαδικτυακές και φιλοξενούνται σε διακομιστές cloud.

Σχετιζομαι με: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της χρήσης του Microsoft Excel ως εργαλείου διαχείρισης έργου

Τυπικά χαρακτηριστικά των Εφαρμογών Διαδικτυακής Διαχείρισης Εργασιών

Καθώς η ζήτηση εφαρμογών παρακολούθησης εργασιών στο διαδίκτυο αυξάνεται, πολλές υπηρεσίες πληροφορικής και εταιρείες ανάπτυξης λογισμικού προσφέρουν ευέλικτες εφαρμογές για τη διαχείριση έργων. Ωστόσο, οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές έρχονται με ένα σύνολο τυπικών λειτουργιών απαραίτητων για τη βασική διαχείριση έργων. Αυτά τα χαρακτηριστικά έχουν ως εξής:

1. Επιμελημένη προβολή λίστας εργασιών

Οι περισσότερες από τις διαδικτυακές εφαρμογές διαχείρισης εργασιών περιλαμβάνουν μια οθόνη προβολής εργασιών. Εδώ μπορείτε να δείτε όλες τις εργασίες και τις δευτερεύουσες εργασίες οποιωνδήποτε τρεχουσών ή ολοκληρωμένων έργων.

2. Πίνακας Kanban

Η προηγμένη διαδικτυακή εφαρμογή διαχείρισης εργασιών θα περιλαμβάνει την κάρτα Kanban για εφαρμογή Kanban για αποτελεσματική διαχείριση έργων σε ατομικό ή οργανωτικό επίπεδο. Οι εφαρμογές απεικονίζουν ψηφιακά πίνακες Kanban που δείχνουν στήλες για εκκρεμής, Σε εξέλιξη, και Ολοκληρώθηκε το καταστάσεις εργασιών και κάρτες ως πραγματικές εργασίες.

3. Gantt διάγραμμα

Το γράφημα Gantt είναι το βασικό χαρακτηριστικό διαχείρισης έργου οποιασδήποτε εφαρμογής παρακολούθησης εργασιών στο διαδίκτυο. Τα γραφήματα Gantt δείχνουν την πρόοδο του έργου μέσω της μεθόδου στοιβαγμένων οριζόντιων ραβδόγραμμα. Μπορεί επίσης να απεικονίσει τις εξαρτήσεις εργασιών, τον χρόνο που αφιερώνεται και την τρέχουσα κατάσταση των εργασιών.

4. Ειδοποίηση εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων

Οι διαδικτυακές εφαρμογές διαχείρισης έργου δίνουν επίσης έμφαση στη διατήρηση όλων των χρηστών, προσφέροντας ενημερώσεις κατάστασης και δραστηριότητας σε πραγματικό χρόνο Κάθε φορά που η εφαρμογή εντοπίζει τυχόν αλλαγές στη λίστα εργασιών, ειδοποιεί αμέσως τον εκχωρημένο πόρο και τον κάτοχο του έργου.

5. Παρακολούθηση χρόνου

Οι διαδικτυακές εφαρμογές διαχείρισης εργασιών συνοδεύονται από ένα αυτόματο πρόγραμμα χρονομέτρησης για την παρακολούθηση ωρών παραγωγικότητας, χρήσης πόρων, προϋπολογισμού έργου, ωρών χρέωσης κ.λπ. Οι ιδιοκτήτες έργων μπορούν να λάβουν αποφάσεις σε πραγματικό χρόνο βλέποντας την απόδοση χρήσης του έργου σε χρόνο.

Σχετιζομαι με: Οι καλύτερες εναλλακτικές λύσεις παρακολούθησης χρόνου Toggl

Οι περισσότερες διαδικτυακές εφαρμογές διαχείρισης εργασιών συνοδεύονται από επιλογές ετικετών εργασιών και φιλτραρίσματος. Ο ιδιοκτήτης του έργου μπορεί να ορίσει συγκεκριμένες ετικέτες, όπως εργασία προτεραιότητας, υπεύθυνο τμήμα, συγκεκριμένες δεξιότητες, προθεσμία παράδοσης, φάση ανάπτυξης κ.λπ. Τα μέλη της ομάδας μπορούν εύκολα να φιλτράρουν εργασίες βάσει αυτών των ετικετών για να βρουν τη σωστή εργασία.

7. Επικοινωνία ομάδας ή πελάτη

Οι τυπικές διαδικτυακές εφαρμογές διαχείρισης εργασιών άρχισαν να προσφέρουν μια ενότητα για εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες. Αυτές οι εφαρμογές περιλαμβάνουν ενότητες όπως τηλεδιάσκεψη, φωνητικές κλήσεις και μηνύματα κειμένου.

8. Δημιουργία αναφορών, αποθήκευση αρχείων και κοινή χρήση

Οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών προσφέρουν επίσης εγκαταστάσεις δημιουργίας αναφορών για την οπτικοποίηση της απόδοσης του έργου, του προϋπολογισμού πόρων, των πόρων με χαμηλή απόδοση, ζητημάτων εργασιών, σημείων συμφόρησης έργων κ.λπ.

Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε αναφορές ως υπολογιστικά φύλλα ή PDF και να τις στείλετε μέσω email στην ομάδα ή τον πελάτη. Αυτές οι εφαρμογές επιτρέπουν επίσης στους συνεργάτες έργων να αποθηκεύουν και να μοιράζονται με ασφάλεια τα κρίσιμα αρχεία που σχετίζονται με το έργο.

Σχετιζομαι με: Τα καλύτερα χαρακτηριστικά του nTask για απρόσκοπτη διαχείριση έργου

Συμβουλές για την επιλογή της καλύτερης εφαρμογής διαχείρισης εργασιών

Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών μπορεί να βελτιώσει τη συνολική παραγωγικότητα και τα ετήσια έσοδα για επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους. Ωστόσο, οι ελεύθεροι επαγγελματίες, οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες και οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να επιλέξουν την καλύτερη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που απλοποιεί την εργασία και δεν προσθέτει επιπλέον φόρτο εργασίας.

Εκτός από τις παραπάνω τυπικές λειτουργίες, θα πρέπει επίσης να αναζητήσετε λειτουργίες προστιθέμενης αξίας. Ακολουθούν οι κορυφαίες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αγοράσετε την τέλεια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών στο διαδίκτυο:

Σε επίπεδο ομάδας ή έργου, μπορεί να υπάρξει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ των συνεργατών. Η εφαρμογή θα πρέπει να επιτρέπει τον κεντρικό έλεγχο για τον κάτοχο του έργου και τον τοπικό έλεγχο για συνομηλίκους. Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εξατομικεύει την πρόσβαση στο εργαλείο ανάλογα με την ικανότητα του συνεργάτη.

2. Έλεγχος απορρήτου και εμπιστευτικότητας

Στα περισσότερα έργα σε ελεύθερο επίπεδο ή σε επίπεδο επιχείρησης, αποτελεί πρόκληση η εμπιστευτικότητα των προσωπικών πληροφοριών και της πνευματικής ιδιοκτησίας. Θα πρέπει να αναζητήσετε λογισμικό διαχείρισης εργασιών που αντιμετωπίζει ζητήματα απορρήτου δεδομένων.

3. Ασφάλεια Cloud Platform

Η καλύτερη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών θα πρέπει να κρυπτογραφεί όλα τα εξερχόμενα και εισερχόμενα δεδομένα σύμφωνα με τα πιο πρόσφατα πρωτόκολλα ασφάλειας επικοινωνίας στο Διαδίκτυο. Η κρυπτογράφηση θα πρέπει επίσης να λειτουργεί όταν η εφαρμογή βρίσκεται σε ηρεμία. Πρέπει να αναζητήσετε λειτουργίες ασφαλείας όπως:

• Σύστημα διαχείρισης ταυτότητας και πρόσβασης (IAM).
• Η εφαρμογή είναι συμβατή με GDPR, DSGVO και SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-Bit SSL Encryption.

4. Ανάθεση εργασιών και ειδοποίηση

Ένας αποτελεσματικός διαδικτυακός ιχνηλάτης εργασιών θα πρέπει να επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να αναθέτουν εργασίες στον κάδο τους από μια κεντρική λίστα εργασιών. Επιπλέον, χαρακτηριστικά όπως ένας διαχειριστής έργου που αναθέτει μια εργασία σε έναν συγκεκριμένο πόρο ανάλογα με το skillet θα προσθέσει αξία στο εργαλείο.

Όταν ένας ιδιοκτήτης έργου αναθέτει εργασίες ή όταν ένας πόρος διεκδικεί εργασίες, θα πρέπει να ειδοποιεί τα υπεύθυνα άτομα.

5. Συγχρονισμός με προσωπικό ημερολόγιο

Καθώς η τάση της απομακρυσμένης εργασίας αυξάνεται, συνιστάται ιδιαίτερα η εφαρμογή παρακολούθησης εργασιών στο διαδίκτυο να συγχρονίζεται με το προσωπικό σας ημερολόγιο. Εάν μπορείτε να δείτε όλες τις προσωπικές και επαγγελματικές καθημερινές εργασίες σε μία οθόνη, θα είστε πιο αποτελεσματικοί στην παροχή υψηλής παραγωγικότητας.

6. Ενσωμάτωση εφαρμογών τρίτου μέρους

Η καλύτερη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών θα πρέπει να επιτρέπει την εύκολη ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές όπως το γραφικό σχεδιασμός, υπολογιστικό φύλλο, επεξεργαστής κειμένου, πελάτης email, ανταλλαγή μηνυμάτων, τηλεδιάσκεψη, ψηφιακή πίνακας, κ.λπ. Η ενοποίηση με επαγγελματικές εφαρμογές σάς επιτρέπει να βρείτε όλους τους πόρους που σχετίζονται με το έργο σε ένα μέρος.

7. Συμβατότητα πολλαπλών συσκευών

Αναζητήστε ένα διαδικτυακό εργαλείο παρακολούθησης εργασιών που σας επιτρέπει να συνδεθείτε από οποιαδήποτε συσκευή όπως Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS κ.λπ. Θα έχετε μεγαλύτερη αξία για τα χρήματα, εάν η εφαρμογή σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε πρόοδο σε μία συσκευή και να ξεκινήσετε να εργάζεστε ομαλά από μια άλλη συσκευή.

8. Analytics που βασίζεται σε AI

Ορισμένες εφαρμογές διαχείρισης εργασιών έρχονται επίσης με ένα ενσωματωμένο AI που δημιουργεί αναλυτικά στοιχεία υψηλού επιπέδου για προηγούμενα έργα. Λαμβάνοντας πληροφορίες από τέτοιες αναφορές, μπορείτε να σχεδιάσετε μελλοντικά έργα πιο αποτελεσματικά με μικρότερο προϋπολογισμό.

9. Πρόσβαση στην υποστήριξη πελατών

Οι περισσότερες εφαρμογές προσφέρουν σήμερα υποστήριξη πελατών μέσω συνομιλίας, email και τηλεφώνου. Όταν αγοράζετε μια διαδικτυακή εφαρμογή παρακολούθησης εργασιών, μάθετε εάν ο προγραμματιστής παρέχει επαρκείς υπηρεσίες γενικής και τεχνικής υποστήριξης.

10. Δομή τιμολόγησης

Αναζητήστε μια διαδικτυακή εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που προσφέρει μια ευέλικτη δομή τιμολόγησης. Λάβετε ένα πρόγραμμα προϋπολογισμού σε επίπεδο έναρξης όταν είστε εκκολαπτόμενη ομάδα και αυξήστε καθώς αυξάνονται τα έργα και οι πόροι σας.

Είναι μια εφαρμογή Online Task Management κατάλληλη για εσάς;

Μια αναζήτηση για την καλύτερη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών στο διαδίκτυο θα μπορούσε να καταναλώσει πολλές ώρες παραγωγικότητας. Μπορείτε να ακολουθήσετε τις παραπάνω συμβουλές για να αποκτήσετε το τέλειο λογισμικό διαχείρισης εργασιών για την επιχείρησή σας και να αποφύγετε την απώλεια πολύτιμου χρόνου.

ClickUp εναντίον Asana: Ποιο είναι καλύτερο για τη διαχείριση έργων;

Υπάρχουν πολλές επιλογές για λογισμικό διαχείρισης έργων, εδώ είναι μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε μεταξύ Asana και ClickUp.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα