Χρησιμοποιήστε αυτές τις νέες δυνατότητες του Ημερολογίου Google για να βελτιστοποιήσετε τις απομακρυσμένες ώρες εργασίας σας

Ενώ εργάζεστε εξ αποστάσεως, η διαχείριση των ατελείωτων μικροδουλειών σας καταναλώνει χρόνο και ενέργεια. Για την αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος της διαχείρισης του χρόνου, τόνοι χρήσιμων εργαλείων είναι διαθέσιμοι στο Διαδίκτυο. Ωστόσο, το Ημερολόγιο Google είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία για τη βελτιστοποίηση του χρόνου σας και την εξάλειψη της σπατάλης χρόνου.

Αυτό το άρθρο θα σας παρουσιάσει μερικές εκπληκτικές λειτουργίες, κόλπα και επεκτάσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις απομακρυσμένες ώρες εργασίας σας με το Ημερολόγιο Google.

Νέες δυνατότητες του Ημερολογίου Google

Η Google ενημερώνει συνεχώς το Google Workspace (πρώην G Suite) και προσθέτει νέες λειτουργίες στις εφαρμογές της, συμπεριλαμβανομένου του Ημερολογίου. Ας συζητήσουμε μερικά από αυτά τα χαρακτηριστικά και τα οφέλη τους.

1. Προγραμματίστε εκδηλώσεις ημερολογίου από συνομιλία

Όταν στέλνετε μηνύματα στους συναδέλφους ή τους πελάτες σας στο Google Chat, μπορείτε να προγραμματίσετε απευθείας τα συμβάντα του Ημερολογίου Google χωρίς να αποχωρήσετε από τη Συζήτηση. Αυτό το εύχρηστο χαρακτηριστικό εξοικονομεί τόνο χρόνο και την ταλαιπωρία της αλλαγής καρτελών τώρα και ξανά.

Είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες του Google, ανεξάρτητα από το σχέδιο χώρου εργασίας τους. Στη γραμμή σύνταξης της συνομιλίας, υπάρχει ένα Ημερολόγιο εικόνισμα. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα ανοίξει το Ημερολόγιο στο πλαϊνό πλαίσιο (στην επιφάνεια εργασίας) με το συμβάν. Από προεπιλογή, θα προσθέσει όλα τα μέλη της συνομιλίας ως συμμετέχοντες, αλλά μπορείτε πάντα να κάνετε αλλαγές.

2. Προ-προγραμματισμός δωματίων Breakout του Google Meet

Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε εκ των προτέρων το Google Meet Breakout Rooms μέσω του Ημερολογίου Google. Με τον προ-προγραμματισμό των δωματίων Breakout, μπορείτε να μεγιστοποιήσετε το χρόνο συνάντησης και να αποφύγετε την ταλαιπωρία της δημιουργίας αιθουσών κατά τη διάρκεια της κλήσης.

Η επιλογή ρύθμισης Meet Breakout Rooms είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες εκτός από το Workspace Business Starters, Education Fundamentals και τους G Suite Basic Users. Αυτό άρθρο σχετικά με τον προγραμματισμό του Google Meet Breakout Rooms θα σας καθοδηγήσει πώς να το κάνετε.

3. Μοιραστείτε τη διαθεσιμότητα σας εύκολα και με ακρίβεια

Η απομακρυσμένη εργασία σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τις ώρες σας. Αλλά η ενημέρωση των συναδέλφων σας για τη διαρκώς μεταβαλλόμενη διαθεσιμότητά σας αποτελεί πρόκληση.

Τώρα, μπορείτε να κοινοποιήσετε τη διαθεσιμότητά σας στους συναδέλφους σας χρησιμοποιώντας τις δύο νέες επιλογές στο Ημερολόγιο Google: επανάληψη εγγραφών εκτός γραφείου και διαίρεση του χρόνου εργασίας σας σε πολλά τμήματα την ημέρα. Ενώ ενεργοποιείτε τις εκτός γραφείου εγγραφές, μπορείτε να επιλέξετε εάν θα απορρίψετε όλες τις συσκέψεις ή μόνο τις νέες που προστέθηκαν.

4. Δείτε τις Προτάσεις συνομιλίας Google με βάση τις εκδηλώσεις σας στο Ημερολόγιο Google

Όταν έχετε προγραμματίσει μια σύσκεψη στο Ημερολόγιο Google, η Συζήτηση θα εμφανίσει μια συντόμευση πρότασης συνομιλίας στην κορυφή του συνομιλίες Ενότητα. Αυτή η συντόμευση θα εμφανιστεί 10 λεπτά πριν από την εκδήλωση και θα παραμείνει εκεί για 10 λεπτά μετά την εκδήλωση / συνάντηση.

Χάρη σε αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία και έγγραφα παρακολούθησης χωρίς ταλαιπωρία. Η ενημέρωση των συμμετεχόντων για τυχόν αλλαγές στην ώρα ή την ημερήσια διάταξη έγινε επίσης πιο εύκολη με αυτήν τη δυνατότητα. Όλοι, εξαιρουμένων των χρηστών με προσωπικούς λογαριασμούς, μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη δυνατότητα.

5. Προβολή προσωπικού και επαγγελματικού ημερολογίου μαζί (Android 11 και νεότερες εκδόσεις)

Αυτό ήταν ίσως το πιο απαραίτητο χαρακτηριστικό στο Ημερολόγιο Google. Αντί για εναλλαγή μεταξύ των προσωπικών και των ημερολογίων εργασίας σας, προβάλλετε και τα δύο ημερολόγιά σας μαζί.

Εκτός αν έχετε μοιραστεί το προσωπικό σας ημερολόγιο με τον λογαριασμό εργασίας, ο Διαχειριστής ή οι συνάδελφοί σας δεν θα βλέπουν τις προσωπικές σας δεσμεύσεις. Παρόλο που όλοι οι χρήστες του Google μπορούν να επωφεληθούν από αυτήν τη λειτουργία, είναι διαθέσιμο μόνο σε συσκευές με Android 11 και νεότερες εκδόσεις.

Σημείωση: Τόσο ο Διαχειριστής όσο και οι χρήστες θα πρέπει να ενεργοποιήσουν αυτήν τη λειτουργία προτού οποιοσδήποτε χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτήν τη λειτουργία.

6. Λάβετε ειδοποίηση όταν κάποιος εγγραφεί στο ημερολόγιό σας

Με την εγγραφή σας στο κοινό ημερολόγιο του συναδέλφου σας, μπορείτε να μείνετε ενημερωμένοι σχετικά με τις αλλαγές που κάνουν στο ημερολόγιό τους.

Με στόχο τη διασφάλιση της διαφάνειας, η Google ανακοίνωσε ότι τώρα θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν κάποιος από τους συναδέλφους σας εγγραφεί στο Ημερολόγιό σας. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες.

7. Υποστήριξη για πολλαπλά Endpoint Exchange στο Ημερολόγιο Google

Με την κυκλοφορία του Διαδρομή ημερολογίου δυνατότητα, μπορείτε να συγχρονίσετε το Ημερολόγιο Google Work με πολλά τελικά σημεία του Microsoft Exchange και να δείτε τη διαθεσιμότητα του άλλου. Η δυνατότητα λειτουργεί για διακομιστές Exchange εσωτερικού χώρου και Exchange.

Όλοι οι χρήστες και από τις δύο πλευρές θα μπορούν να βλέπουν τα ημερολόγια του άλλου, αλλά μπορείτε ακόμα να αποκρύψετε οποιοδήποτε συμβάν επισημαίνοντάς το ως αόρατο.

Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες της Google, εκτός από το Workspace Essentials, τους πελάτες του G-Suite για ΜΚΟ και το Enterprise Essentials.

Σχετιζομαι με: Εργαλεία για συγχρονισμό του Microsoft Outlook με το Ημερολόγιο Google

Άλλες εύχρηστες λειτουργίες στο Ημερολόγιο Google

Εκτός από τις νέες δυνατότητες που περιγράψαμε παραπάνω, το Ημερολόγιο Google διαθέτει επίσης μια συλλογή από άλλες λειτουργίες που μπορούν να διευκολύνουν την απομακρυσμένη εργασία. Ακολουθεί μια σειρά από περισσότερες δυνατότητες του Ημερολογίου Google που πρέπει να εκμεταλλευτείτε όταν εργάζεστε από το σπίτι.

1. Προγραμματίστε συναντήσεις Zoom απευθείας από το Ημερολόγιο Google

Η επέκταση προγράμματος περιήγησης Zoom Scheduler, που αναπτύχθηκε από το ίδιο το Zoom, σας επιτρέπει να προ-προγραμματίσετε τις συναντήσεις Zoom απευθείας από το Ημερολόγιο Google.

Κατά τη ρύθμιση ενός νέου συμβάντος στο Ημερολόγιο Google, θα δείτε μια επιλογή για να ρυθμίσετε μια συνάντηση Zoom εκ των προτέρων, όπως μια κλήση Google Meet. Το Zoom θα συλλέξει όλες τις πληροφορίες από το συμβάν ημερολογίου και θα σας δώσει έναν σύνδεσμο σύσκεψης. Είναι ένα απλό χαρακτηριστικό αλλά μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου.

Κατεβάστε: Προγραμματιστής ζουμ για Χρώμιο | Αποψη | Firefox (Ελεύθερος)

2. Στείλτε ένα ατζέντα στον εαυτό σας μέσω email

Είτε είστε διασκορπισμένος ή εξαιρετικά οργανωμένος άνθρωπος, θα θέλατε να λαμβάνετε ένα πρωί μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ημερήσια διάταξη της ημέρας. Ευτυχώς, η Google σάς δίνει τη δυνατότητα να το κάνετε. Ενεργοποιώντας αυτήν την επιλογή στο Ημερολόγιο Google, θα λαμβάνετε το πρόγραμμα της ημέρας στα εισερχόμενά σας στις 5:00 π.μ. κάθε μέρα.

3. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Εύρεση ώρας για τον προγραμματισμό συναντήσεων

Όταν η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως, η εύρεση χρονικού διαστήματος για συναντήσεις γίνεται δύσκολη. Με αυτήν την έξυπνη λειτουργία, η Google θα ελέγξει τα ημερολόγια των παρευρισκομένων και θα σας δείξει τους διαθέσιμους κουλοχέρηδες. Έτσι, μπορείτε να οργανώσετε γρήγορα συναντήσεις χωρίς να ανησυχείτε για τη διαθεσιμότητα των συμμετεχόντων.

4. Δημιουργία εκδηλώσεων ημερολογίου από email

Λάβατε ένα email με τις λεπτομέρειες μιας εκδήλωσης; Προσθέστε το στο Ημερολόγιο Google απευθείας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες πάνω από το email και εξοικονομήστε χρόνο.

5. Χρησιμοποιήστε το Toggl για παρακολούθηση της ώρας ημερολογίου

Δουλεύοντας εξ αποστάσεως, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε πόσος χρόνος έχετε πραγματικά αφιερώσει σε συναντήσεις ή ραντεβού, ειδικά αν πληρώνεστε ανά ώρα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Toggl για να παρακολουθείτε τον συνολικό χρόνο που αφιερώσατε σε συμβάντα του Ημερολογίου Google.

Κατεβάστε: Toggl για Χρώμιο | Firefox (Δωρεάν, διαθέσιμη συνδρομή)

Χρησιμοποιήστε αυτές τις δυνατότητες για να εργαστείτε έξυπνα

Είτε εργάζεστε από απόσταση είτε εσωτερικά, το Ημερολόγιο Goggle είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη συνεργασία με την ομάδα σας. Αυτές οι νέες δυνατότητες έχουν διευκολύνει περαιτέρω την απομακρυσμένη εργασία, επιτρέποντάς σας να παραμείνετε στην εργασία και να παρακολουθείτε.

Παρόλο που όλα τα κόλπα και οι επεκτάσεις που αναφέρονται παραπάνω μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητά σας, δεν μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας έως ότου μάθετε να χρησιμοποιείτε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Ημερολόγιο Google.

Ημερολόγιο Google: Κάθε συντόμευση πληκτρολογίου που χρειάζεστε

Διαχειριστείτε το Ημερολόγιο Google σαν επαγγελματίας με αυτό το δωρεάν cheat φύλλο PDF με δυνατότητα λήψης.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα