Πώς να προετοιμάσετε λίστες υποχρεώσεων με χρήση του Eisenhower Matrix

Μπορείτε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας προγραμματίζοντας σωστά τις εργασίες και ελαχιστοποιώντας τις περισπασμούς. Αλλά πώς δίνει προτεραιότητα σε καθήκοντα; Βάζοντας τα πάντα στη λίστα υποχρεώσεων, διασφαλίζετε ότι εκτελείτε τις πιο σημαντικές εργασίες πρώτα, ακολουθούμενες από τις δευτερεύουσες.

Μόλις έχετε μια λίστα με όλες τις εργασίες σας, αφιερώστε λίγο χρόνο στην οργάνωση και την ιεράρχηση τους για να διασφαλίσετε ότι κάνετε τα σωστά πράγματα τη σωστή στιγμή. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να δίνετε προτεραιότητα στις εργασίες σας ανάλογα με την προσοχή που χρειάζονται και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρχή Eisenhower για να τις εκτελέσετε σωστά.

Διαφορετικοί τύποι προσοχής

Πριν δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας, ας κατανοήσουμε τους διαφορετικούς τύπους προσοχής που χρειάζεται κάθε εργασία.

1. Προληπτική προσοχή: Είναι το είδος της προσοχής που πρέπει να εστιαστεί και να διατηρηθεί για να ολοκληρώσει τις πιο δύσκολες ή πολύπλοκες εργασίες. Η σύνταξη της διατριβής σας, η αποστολή email προτάσεων έργου, η επίλυση ακαδημαϊκού προβλήματος, η δημιουργία βίντεο στο YouTube είναι οι εργασίες που απαιτούν τη μεγαλύτερη εστίαση. Για να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες, πρέπει να δώσετε προληπτική προσοχή.

2. Ενεργή προσοχή: Η ενεργή προσοχή αναφέρεται στην προσεκτική προσοχή που απαιτείται για την αντιμετώπιση καθημερινών επαναλαμβανόμενων εργασιών μέτριου επιπέδου. Οι περισσότερες από τις πιο μικρές καθημερινές δραστηριότητες, όπως ο προγραμματισμός των συναντήσεων σας στο ημερολόγιο google, η αποστολή μηνυμάτων σε εκκρεμότητα, η αποστολή σημαντικών εγγράφων σε συναδέλφους, απαιτούν ενεργή προσοχή. Παρόλο που δεν δημιουργείτε προληπτικά κάτι, χρειάζεστε ακόμα κάποια προσοχή για να ολοκληρώσετε τα πράγματα.

3. Ανενεργή προσοχή: Για σχετικά εύκολα καθήκοντα που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε απαιτείται ελάχιστη προσοχή. Καθαρισμός ανεπιθύμητων μηνυμάτων από τα μηνύματά σας, ακύρωση πρόχειρων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποστολή προσκλήσεων σε εκδηλώσεις σε μια λίστα του συναδέλφου σας, όλες αυτές οι δραστηριότητες απαιτούν ένα μόνο κλικ. Για μια τέτοια εργασία, δεν χρειάζεστε κατάλληλη ενεργή προσοχή.

Προτεραιότητα στις εργασίες σύμφωνα με το επίπεδο προσοχής

Η ιεράρχηση των καθηκόντων σας σύμφωνα με το επίπεδο προσοχής που απαιτούν είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να καταγράψετε τις καθημερινές σας δραστηριότητες.

Όλα αυτά τα καθήκοντα που απαιτούν προληπτική προσοχή είναι σίγουρα εξαιρετικά σημαντικά για εσάς. Αξίζει να ξοδεύετε περισσότερο χρόνο σε αυτές τις εργασίες, οπότε πρέπει να είναι αυτές με τις οποίες ξεκινάτε τη μέρα σας. Επίσης, προσπαθήστε να διαθέσετε τις πιο εστιασμένες και φρέσκες ώρες της ημέρας σας σε αυτές τις δραστηριότητες. Η λήψη ενός φλιτζανιού καφέ και η ρίψη ακουστικών μπορεί να σας βοηθήσουν να παραμείνετε προληπτικοί.

Οι εργασίες που απαιτούν ανενεργή προσοχή βρίσκονται μεταξύ των ενεργών και των ανενεργών δραστηριοτήτων. Μπορείτε να εκχωρήσετε αυτές τις ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας που δεν είστε ούτε ενεργός ούτε ανενεργός. Εάν πρέπει να καλέσετε τον φίλο σας, το πρωί μπορεί να μην είναι η κατάλληλη στιγμή για να το κάνετε. Επομένως, μην χάνετε τις ενεργές ώρες σας σε τέτοιες δραστηριότητες.

Μπορείτε να προγραμματίσετε τις εργασίες που απαιτούν απλώς την ανενεργή προσοχή σας σε αυτές τις ώρες μιας ημέρας όταν μπείτε στην τεμπέλης ζώνη. Αυτή είναι η ιδανική στιγμή για να τα ελέγξετε γρήγορα από τις λίστες υποχρεώσεων. Με αυτόν τον τρόπο, θα αξιοποιείτε τις τεμπέληδες ώρες σας για να κάνετε κάτι παραγωγικό καθώς προχωρά η μέρα.

Ας εφαρμόσουμε τις παραπάνω έννοιες Δώστε προτεραιότητα στις λίστες υποχρεώσεων σας σε todoist. Για αυτό, δείτε τη λίστα με 6 εργασίες που πρέπει να κάνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Η παραπάνω λίστα εργασιών, η σύνταξη του σεναρίου και η μαγνητοσκόπηση του βίντεο YouTube απαιτεί τη μεγαλύτερη προσοχή σας. Κάντε κλικ και στις δύο αυτές εργασίες και ορίστε την προτεραιότητα σε μία.

1. Κάντε κλικ στο τρεις κουκκίδες μπροστά από κάθε εργασία.

2. Ορίστε το προτεραιότητα στην κόκκινη σημαία.

Θα δείτε όλες τις εργασίες με προτεραιότητα η μία θα κινείται πάνω από όλες τις άλλες εργασίες.

Ενώ συναντάτε το αφεντικό σας και καλείτε τον φίλο σας, δεν χρειάζεται να είστε προληπτικοί. Ωστόσο, δεν μπορείτε να κάνετε και τα δύο όταν τεμπέλης και λήθαργος. Ορίστε λοιπόν αυτές τις εργασίες ως τη δεύτερη προτεραιότητά σας επιλέγοντας την πορτοκαλί σημαία από τις ρυθμίσεις προτεραιότητας.

Η αποστολή προσκλήσεων μέσω email σε συναδέλφους και η μεταφορά δεδομένων στο MS-Excel είναι δύο εργασίες που απαιτούν την ανενεργή προσοχή σας. Έτσι, ορίστε τα στο δέντρο προτεραιότητας επιλέγοντας την μπλε σημαία από τις ρυθμίσεις προτεραιότητας.

Έτσι μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων, αποφασίζοντας τι θα είναι ενεργό, ανενεργό και ενεργό. Μόνο δίνοντας τη σωστή προσοχή που ταιριάζει σε κάθε εργασία, απαιτείται να επιτύχετε τους στόχους αποδοτικότητας.

Αφού δώσετε προτεραιότητα στις καθημερινές σας εργασίες και κατανοήσετε την προσοχή που απαιτεί το καθένα, ήρθε η ώρα να τα τοποθετήσετε στην πραγματική εργάσιμη ημέρα. Η μέθοδος Eisenhower είναι μια πολύ γνωστή μέθοδος που διδάσκει τον τρόπο αντιμετώπισης διαφορετικών τύπων συνήθων εργασιών.

Σχετιζομαι με: Οι καλύτερες εφαρμογές που πρέπει να κάνετε για να εστιάσετε σε εργασίες

Τοποθέτηση εργασιών στο καθημερινό σας πρόγραμμα χρησιμοποιώντας το Eisenhower Matrix

Σύμφωνα με τον Eisenhower, μπορείτε να χωρίσετε όλες τις εργασίες σε τέσσερις διαφορετικές κατηγορίες ανάλογα με το πόσο σημαντικές και επείγουσες είναι. Στη συνέχεια, είτε το κάνετε αμέσως, το μεταβιβάζετε, το αναβάλλετε ή το απορρίπτετε εντελώς.

Ας συζητήσουμε εν συντομία καθεμία από αυτές τις κατηγορίες:

1. Κάνε το: Αναφέρεται στην ολοκλήρωση μιας εργασίας που δεν μπορείτε να αποφύγετε. Γνωρίζοντας τη σημασία και την ευαισθησία του χρόνου, την ολοκληρώνετε αμέσως.
2. Αναθέστε το: Παραδίδετε την εργασία σε κάποιον άλλο, και την αναλαμβάνουν.
3. Αναβολή: Θέλετε να το κάνετε μόνοι σας, ωστόσο, αργότερα μέσα στην ημέρα. Αυτές είναι οι εργασίες που μπορείτε να αναιρέσετε και να προγραμματίσετε ανάλογα.
4. Απορρίψτε το: Αναφέρεται στην απόρριψη εκείνων των καθηκόντων που δεν αξίζουν τον χρόνο σας, και αυτές οι εργασίες δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια απόσπαση της προσοχής.

Δείτε πώς εφαρμόζεται η μέθοδος Eisenhower σε εργασίες σε todoist.

Η μαγνητοσκόπηση του βίντεο YouTube είναι η πρώτη εργασία, οπότε πρέπει Κάνε το πρώτα, καθώς είναι η προτεραιότητά σας. Η επόμενη προτεραιότητά σας είναι να γράψετε ένα σενάριο, κάτι που μπορείτε αντιπρόσωπος στον συγγραφέα σας. Ομοίως, μπορείτε να αναθέσετε την εργασία μεταφοράς δεδομένων στο Excel.

Η συνάντηση με το αφεντικό σας και η κλήση των φίλων σας μπορεί να καθυστερήσει αναβάλλω αυτά τα δύο καθήκοντα. Τέλος, εάν δεν έχετε χρόνο, μπορείτε εγκαταλείπω στέλνοντας προσκλήσεις μέσω email και κάντε τις αργότερα.

Αυτός είναι ο πιο απλός και αποτελεσματικός τρόπος για τη σωστή διαχείριση της εργασίας σας. Διαφορετικά, μπορεί να είστε πολύ απασχολημένοι με την ολοκλήρωση των εργασιών σε λάθος χρόνο, εκτός από το να είστε παραγωγικοί.

Σχετιζομαι με: Φύλλο εξαπάτησης συντομεύσεων Todoist για διαχείριση εργασιών

Αξιοποιήστε περισσότερο τις λίστες σας που πρέπει να κάνετε

Είτε είστε πρωινός είτε νυχτερινή κουκουβάγια, φιλτράρετε τις πιο αποτελεσματικές ώρες και αφήστε τους να κάνουν εργασίες που απαιτούν προληπτική προσοχή. Προτεραιότητά σας δεν πρέπει να αφήνετε ανενεργές και ενεργές εργασίες να σας αποσπούν την προσοχή από τις προληπτικές.

Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε εφαρμογές παραγωγικότητας που σας βοηθούν να αποδίδετε καλύτερα υπό καταστάσεις πίεσης και να παραμένετε πειθαρχημένοι.

Πώς να εκτελέσετε υπό πίεση: 8 εφαρμογές παραγωγικότητας που βοηθούν

Ο χρόνος και η πίεση μπορούν να σας κάνουν πιο παραγωγικούς. Προσθέστε αυτές τις χρήσιμες εφαρμογές παραγωγικότητας στη ροή εργασίας σας για θετικά αποτελέσματα!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα