Πώς να παρακολουθείτε τις ελεύθερες ώρες εργασίας σας με την έγκαιρη εφαρμογή

Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας είτε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, οι εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου είναι απαραίτητες για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητάς σας. Με το Timely, μπορείτε να παρακολουθείτε το χρόνο, τα έργα και τα μέλη της ομάδας. Αυτή η εφαρμογή παρέχει δυνατότητες ομαδικού σχεδιασμού και διαχείρισης έργων.

Εάν είστε εργαζόμενος σε συναυλία ή διαχειρίζεστε μια ομάδα δημιουργικών επαγγελματιών, μπορείτε να αποδώσετε τη μέγιστη παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Timely. Αυτό το άρθρο θα περιγράψει πώς να εφαρμόσετε την αυτόματη παρακολούθηση χρόνου στα ανεξάρτητα έργα ή τις επιχειρήσεις σας.

Ξεκινώντας με την εφαρμογή Timely

Η έγκαιρη εφαρμογή φροντίζει για βασικές εργασίες διαχειριστή που πρέπει να εκπληρώσουν οι ελεύθεροι επαγγελματίες ή οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Μπορείτε να εγγραφείτε στη δωρεάν δοκιμή της εφαρμογής Timely και να εξερευνήσετε τις δυνατότητές της για να μάθετε εάν είναι κατάλληλη για εσάς ή την επιχείρησή σας. Για να εγγραφείτε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πρέπει να επισκεφθείτε το Εγκαιρος αρχική σελίδα του ιστότοπου.

2. Θα βρείτε το Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή 14 ημερών κουμπί στην επάνω δεξιά πλευρά. Κάντε κλικ στο κουμπί.

3. Θα πρέπει τώρα να δείτε το Εγγραφείτε οθόνη. Μπορείτε να εγγραφείτε χρησιμοποιώντας το Google ή έναν λογαριασμό Apple. Εναλλακτικά, εισαγάγετε το δικό σας Email εργασίας, Πλήρες όνομα, και Κωδικός πρόσβασης για να ξεκινήσετε τη δωρεάν δοκιμή.

4. Αφού εγγραφείτε, θα δείτε το Λεπτομέρειες χώρου εργασίας οθόνη. Εισαγάγετε βασικές πληροφορίες για την εταιρεία και την ομάδα σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

5. Στο Ρυθμίστε το χώρο εργασίας σας στην οθόνη, μπορείτε να εισαγάγετε υπάρχουσες λεπτομέρειες έργου από εφαρμογές όπως το Toggl και το Harvest.

6. Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Toggl, το Harvest ή άλλες εφαρμογές χρονικής διάρκειας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έργο εισάγοντας το Ονομα Πελάτη και Όνομα έργου.

7. Θα δείτε τον ακόλουθο πίνακα ελέγχου:

8. Πρέπει να κατεβάσετε το Memory AI κάνοντας κλικ σε έναν σύνδεσμο στην μπλε κορδέλα που βρίσκεται στην κορυφή του 0 ώρες - 0 $ απεικόνιση.

9. Με την ολοκλήρωση της λήψης, μπορείτε να εγκαταστήσετε το Μνήμη AI εφαρμογή στον υπολογιστή σας.

10. Μετά την εγκατάσταση, Άνοιξε η εφαρμογή και επιτρέπω να συνδεθεί αυτόματα. Θα δείτε την ακόλουθη οθόνη αφού συνδεθείτε στην εφαρμογή Memory AI:

11. Μπορείτε να κλείσετε την εφαρμογή Memory AI. Θα τρέξει στο παρασκήνιο και θα παραμείνει κρυμμένο στο Εμφάνιση κρυφών εικονιδίων μενού του Περιοχή ειδοποιήσεων των Windows.

Σχετιζομαι με: Οι καλύτερες εναλλακτικές λύσεις παρακολούθησης χρόνου Toggl

Δημιουργήστε ένα ακριβές αρχείο εργασίας για την τιμολόγηση

Το Timely Memory AI αυτοματοποιεί το έργο της καταγραφής χρεώσιμων ωρών για τρέχοντα έργα. Δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσετε το σύστημα παρακολούθησης. Επίσης, όλα τα αρχεία καταγραφής χρόνου διατηρούνται σε ένα Χρονοδιάγραμμα ώστε να μην χρειάζεται να συγκεντρώσετε δεδομένα από διαφορετικά έγγραφα.

Επιπλέον, η εφαρμογή Timely ταιριάζει στο ασυνεχές στυλ εργασίας των ελεύθερων επαγγελματιών. Συγκεντρώνει σποραδικούς χρόνους εργασίας σε ένα μόνο πλαίσιο κατά τη διάρκεια του έργου. Δοκιμάστε τα παρακάτω βήματα για να συνηθίσετε τις καταχωρήσεις καταγραφής που δημιουργούνται από τη μνήμη AI:

1. Αφού συνδεθείτε στον έγκαιρο χώρο εργασίας σας, κάντε κλικ στο Ωρες εικονίδιο στο αριστερό πλαίσιο.

2. Θα δείτε δύο ενότητες στο φύλλο χρόνου. Η αριστερή ενότητα δείχνει αυτόματα συμπληρωμένες καταχωρήσεις καταγραφής από το Memory AI.

3. Η δεξιά πλευρά εμφανίζει το Λίστα ή Χρονοδιάγραμμα προβολή των δραστηριοτήτων της ημέρας.

4. Στο Χρονοδιάγραμμα ενότητα, κάντε κλικ στο Ολοκληρώσεις αναπτυσσόμενο μενού για την εισαγωγή εργασιών ημέρας και εγγραφών ώρας από οποιοδήποτε άλλο εργαλείο, όπως Asana, Jira, Zoom, Office 365, Gmail κ.λπ.

5. ο Χρονοδιάγραμμα δείχνει μια ώρα σπριντ των δραστηριοτήτων σας. Υπάρχει επίσης ένα γράφημα ράβδων για την απεικόνιση της σύγκρισης χρήσης εφαρμογών. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε οποιοδήποτε στοιχείο στο Χρονολόγιο για να μάθετε το όνομα της εφαρμογής, το χρόνο που αφιερώσατε και τις λεπτομέρειες του έργου.

6. Εάν παρατηρήσετε ότι ένα συγκεκριμένο στοιχείο δεν πρέπει να βρίσκεται στο Χρονολόγιο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Διαγράφω εικονίδιο που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία μιας δραστηριότητας.

7. Στην αριστερή πλευρά, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα εμφανιζόμενα στοιχεία για να ανοίξετε τον πίνακα προσαρμογής. Τώρα, μπορείτε να επεξεργαστείτε πολλά πεδία της εργασίας όπως Κεφαλίδα εργασίας, Όνομα έργου, Ετικέτες, και Καταγεγραμμένος χρόνος.

8. Κάτω από την οθόνη καταγραφής χρόνου, θα δείτε στοιχεία όπως Από προς, αντίγραφο, Μετρών την ώραν, Σχέδιο, Κίνηση, και Ιστορία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις επιλογές για να εφαρμόσετε αλλαγές στις εργασίες που καταγράφονται αυτόματα.

9. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εργασίες αρκεί να μην επισημαίνονται ως χρεωμένες.

Σχετιζομαι με: Πώς να παρακολουθείτε τις ελεύθερες ώρες εργασίας σας στην εφαρμογή Upwork

Χειροκίνητες καταχωρίσεις χρόνου εγκαίρως

Για να προσαρμόσετε το στυλ εργασίας σας, το Timely σας επιτρέπει επίσης να κάνετε χειροκίνητες καταχωρήσεις χρόνου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τη μη αυτόματη καταγραφή μιας εργασίας στο φύλλο χρόνου, όπως χρονοδιακόπτης, χρονικές σημάνσεις, χρόνος προγραμματισμού, καταγεγραμμένος χρόνος κ.λπ. Για να υποβάλετε ένα μη αυτόματο ημερολόγιο χρόνου, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. μεταβείτε στο Καρτέλα Ώρες του χώρου εργασίας του έργου σας.

2. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Συν (+) ή Νέα καταχώρηση κουμπί για να εμφανιστεί το Πρόγραμμα επεξεργασίας ώρας.

3. Τώρα μπορείτε να εισάγετε τις σημειώσεις εργασίας σας και να επιλέξετε το έργο. Για να καταγράψετε την ώρα δραστηριότητας, εισαγάγετε τους αριθμούς ώρας και λεπτών κάτω Καταγεγραμμένος χρόνος και κάντε κλικ στο υποβάλλουν για να αποθηκεύσετε την καταχώριση.

4. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε χρόνο κάνοντας κλικ στο Από προς, Μετρών την ώραν, και Σχέδιο.

5. Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε μια νέα ώρα στο Εβδομάδα και Μήνας καρτέλες επίσης. Μπορείτε να τα βρείτε στην επάνω αριστερή πλευρά της οθόνης.

Πλοήγηση φύλλων χρόνου για ακριβή καταγραφή χρόνου

Η έγκαιρη εφαρμογή καταγράφει όλες τις δραστηριότητες παρακολούθησης χρόνου στα φύλλα χρόνου. Υπάρχουν τρεις διαφορετικές διατάξεις για τα φύλλα χρόνου σας:

1. Καρτέλα Προβολή ημέρας

Η προβολή ημέρας καταγράφει όλη την προγραμματισμένη και καταγεγραμμένη ώρα για την τρέχουσα ημέρα. Μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία του Ημέρα προβολή κάνοντας κλικ στο Ημερολόγιο εικονίδιο στη δεξιά πλευρά του. Οι καταχωρήσεις χρόνου καταγραφής μνήμης AI θα εμφανίζονται επίσης εδώ.

Δεδομένου ότι το χρονοδιάγραμμα μνήμης είναι ιδιωτικό, πρέπει να καταγράψετε τις καταχωρήσεις για να τις καταγράψετε στο φύλλο χρόνου σας. Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε εργασία εντός του Χρονοδιάγραμμα, και μια καταχώρηση θα εμφανιστεί στο αριστερό πλαίσιο. Επιλέγω όνομα έργου, ετικέτες και, στη συνέχεια, ελέγξτε τον χρόνο για να ολοκληρώσετε την υποβολή.

2. Καρτέλα Προβολή εβδομάδας

Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Εβδομάδα προβολή καρτέλας πιο συχνά. Προσφέρει μια ολιστική εικόνα των προγραμματισμένων και καταγεγραμμένων ωρών της τρέχουσας εβδομάδας για ένα έργο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο εικονίδιο για εναλλαγή σε διαφορετική εβδομάδα. Επιπλέον, μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε για να μετακινήσετε καταχωρήσεις χρόνου εντός μίας εβδομάδας.

3. Καρτέλα Προβολή μήνα

Όταν πρέπει να αναλύσετε την απόδοσή σας, μπορείτε να μεταβείτε στην εφαρμογή Timely Μήνας καρτέλα προβολής. Θα δείτε καταχωρήσεις χρόνου για ολόκληρο τον μήνα καθώς και ώρα έναντι προβολή χρημάτων. Μπορείτε να επιταχύνετε τον τρόπο εργασίας σας, εάν η προβολή μήνα εμφανίζει ελλείψεις στους στόχους του έργου σας.

Σχετιζομαι με: Το καλύτερο λογισμικό και εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου

Δημιουργία τιμολογίων στους πελάτες του Bill

Η δημιουργία τιμολογίων στην εφαρμογή Timely είναι εύκολη και διαισθητική. Ωστόσο, θα χρειαστείτε μια διαδικτυακή συνδρομή QuickBooks για να στείλετε το τιμολόγιο στον πελάτη. Όταν τα QuickBooks online καταγράφουν πληρωμές έναντι του τιμολογίου, η εφαρμογή Timely αντικατοπτρίζει το τιμολόγιο ως πληρωμένο.

Εάν δεν έχετε QuickBooks στο διαδίκτυο, μπορείτε να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης του τιμολογίου στο Timely. Στη συνέχεια, κοινοποιήστε το αρχείο στον πελάτη σας για να λάβετε πληρωμή. Για να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Τιμολόγια στο αριστερό πλαίσιο.

2. Θα δείτε ένα πράσινο Νέο τιμολόγιο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε το Δημιουργία τιμολογίων πίνακας.

3. Κάνε κλικ στο Οποιοδήποτε έργο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε το έργο.

4. Τώρα, πρέπει να επιλέξετε το Εύρος ημερομηνιών κάνοντας κλικ στο Εκκίνηση και Κατάληξη.

5. Επιλέγω Στοιχεία γραμμής από τη λίστα των τριών: Ανθρωποι, Ετικέτες, και Της ομάδας.

6. Κάντε κλικ στο Δημιουργώ για την οριστικοποίηση του τιμολογίου.

7. Μόλις δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο, μπορείτε να δείτε την προεπισκόπηση του όπως φαίνεται στην εικόνα:

Ενισχύστε την παραγωγικότητα του έργου Freelance χρησιμοποιώντας έγκαιρα

Πλήρως διαδικτυακά και εργαλεία παρακολούθησης χρόνου με τεχνολογία AI έχουν τη δυνατότητα να μειώσουν τη σπατάλη χρόνου μειώνοντας τις εργασίες διαχειριστή. Στηριζόμενοι σε μια αξιόπιστη εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου όπως το Timely, θα εξοικονομήσετε ώρες παραγωγικότητας. Μπορείτε να επενδύσετε περαιτέρω τέτοια κέρδη χρόνου στην εκμάθηση νέων δεξιοτήτων όπως η οπτική συνεργασία.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Jamboard για οπτική συνεργασία από οπουδήποτε

Το Google Jamboard είναι ένας συλλογικός ψηφιακός πίνακας. Ας μάθουμε πώς να χρησιμοποιούμε το εργαλείο για οπτική συνεργασία και απομακρυσμένη εργασία.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα