Πώς να χρησιμοποιήσετε το Matrix 4 Quadrants Covey για αποτελεσματική διαχείριση χρόνου

Μεταξύ όλων των πολύτιμων περιουσιακών στοιχείων που έχετε, ο χρόνος είναι ο πιο πολύτιμος από όλους. Στον σημερινό γρήγορο κόσμο, η έλλειψη διαχείρισης χρόνου είναι το πιο σημαντικό πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι. Με τόσο πολύ χρόνο που αφιερώνεται στην εργασία, δεν υπάρχει χρόνος για προσωπικές αναζητήσεις.

Είναι κοινό να αισθάνεστε συγκλονισμένοι με ευθύνες και δραστηριότητες. Όσο περισσότερο δουλεύετε, τόσο πιο πίσω αισθάνεστε. Αντί να αποφασίσετε τι θέλετε να κάνετε, αντιδράτε σε ό, τι συμβαίνει γύρω σας.

Το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στρατηγική Covey's Four Quadrants για να εστιάσετε στις πιο σημαντικές εργασίες και να είστε πιο παραγωγικοί.

4 τεταρτημόρια του Covey

Η στρατηγική διαχείρισης χρόνου 4 τετραγώνων δημιουργήθηκε από τον Steven Covey. Είναι ο συγγραφέας του διάσημου βιβλίου «Οι επτά συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων». Το Covey matrix βοηθά στην ιεράρχηση των εργασιών βάσει του διαθέσιμου χρόνου για βέλτιστη απόδοση.

Η βασική ιδέα πίσω από αυτήν τη στρατηγική είναι να χωρίσετε τις δραστηριότητές σας σε τέσσερα τεταρτημόρια ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Ας συζητήσουμε και τους δύο αυτούς όρους πριν προχωρήσουμε στην ίδια τη στρατηγική.

1. Σπουδαίος: Αυτά είναι τα καθήκοντα ή οι στόχοι που πιθανότατα θα επηρεάσουν τη μακροπρόθεσμη επιτυχία σας.

2. Επείγων: Επείγοντα καθήκοντα είναι αυτά που απαιτούν άμεση δράση. Δεν μπορείτε να τους καθυστερήσετε.

Τέσσερα τεταρτημόρια του πίνακα διαχείρισης χρόνου

Αυτά είναι τα τέσσερα τεταρτημόρια του Time Management Matrix:

1. Ε1: Επείγον και σημαντικό.

2. Ε2: Δεν είναι επείγον αλλά σημαντικό.

3. Ε3: Επείγουσα αλλά όχι σημαντική.

4. Ε4: Δεν είναι επείγον και δεν είναι σημαντικό.

Με την ιεράρχηση των καθηκόντων σας σε τέσσερα τεταρτημόρια, μπορείτε να κάνετε διάκριση μεταξύ εργασιών που έχουν πραγματική διαφορά στο τέλος. Το παρακάτω είναι μια σύντομη επισκόπηση του τι περιέχει κάθε τεταρτημόριο.

Ε1: Επείγον και σημαντικό:

Στη μήτρα διαχείρισης χρόνου του Covey, αυτό το τεταρτημόριο βρίσκεται επάνω αριστερά. Τα προβλήματα και οι κρίσεις που απαιτούν άμεση προσοχή ανήκουν στο τεταρτημόριο. Η παραμέληση τους μακροπρόθεσμα μπορεί να είναι προβληματική για εσάς.

Η προετοιμασία μιας παρουσίασης για μια σημαντική συνάντηση που θα ξεκινήσει μετά από σύντομο χρονικό διάστημα είναι ένας τύπος εργασίας που εμπίπτει στο τεταρτημόριο. Είναι επείγον επειδή δεν έχετε πολύ χρόνο για αυτό και είναι σημαντικό καθώς πρέπει να το προετοιμάσετε πριν ξεκινήσει η συνάντηση.

Οι εργασίες που περιλαμβάνουν προθεσμίες, σχολικές αναθέσεις, αποστολή καθημερινών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παρόμοιες δραστηριότητες με άμεσο αντίκτυπο είναι επείγουσες και σημαντικές.

Ε2: Δεν είναι επείγον αλλά είναι σημαντικό:

Στη μήτρα διαχείρισης χρόνου του Covey, αυτό το τεταρτημόριο βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία. Σε αυτό το τεταρτημόριο, θα βρείτε εργασίες που σχετίζονται άμεσα με τους μακροπρόθεσμους στόχους σας. Απαιτεί την πλήρη προσοχή σας. Ωστόσο, δεν είναι επείγον, καθώς δεν υπάρχει περιορισμένος χρόνος για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας.

Εάν έχετε έναν μακροπρόθεσμο στόχο να αποδείξετε τη φήμη σας σε ένα γραφείο ή τάξη, μπορεί να μην είναι τόσο επείγον. Ωστόσο, είναι ακόμα σημαντικό. Η ανάπτυξη σχέσεων, ο μακροπρόθεσμος προγραμματισμός, η προσωπική ανάπτυξη, η βελτίωση της υγείας και οι σχετικές δραστηριότητες εμπίπτουν σε αυτό το τεταρτημόριο.

Ε3: Επείγον αλλά όχι σημαντικό:

Αυτό το τεταρτημόριο βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία του πίνακα διαχείρισης χρόνου του Covey. Όλες αυτές οι δραστηριότητες μπορεί να σας φαίνονται επείγουσες, αλλά μπορείτε να τις αφαιρέσετε από τη ροή εργασίας, δεδομένου ότι έχουν ελάχιστη σημασία για εσάς.

Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε ένα σημαντικό έργο και λαμβάνετε μια κλήση από έναν συνάδελφο που σας ζητά να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση. Εάν η σύσκεψη δεν έχει προγραμματιστεί χωρίς ημερήσια διάταξη, μπορείτε να την παραλείψετε. Επειδή, γενικά, δεν θα έχει θετικό αντίκτυπο στη ζωή σας.

Με άλλα λόγια, όλες οι χρονοβόρες δραστηριότητες εμπίπτουν σε αυτό το τεταρτημόριο. Δεν έχει σημασία αν είναι ασήμαντες κλήσεις ή αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν προσθέτουν καμία αξία.

Ε4: Δεν είναι επείγον και δεν είναι σημαντικό:

Στη μήτρα διαχείρισης χρόνου του Covey, αυτό το τεταρτημόριο βρίσκεται στην κάτω δεξιά πλευρά. Όλες οι δραστηριότητες που απαιτούν χρόνο χωρίς να παράγουν αξία εμπίπτουν σε αυτό το τεταρτημόριο. Μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο αποφεύγοντας αυτές τις δουλειές και ξοδεύοντας τον σε πιο πολύτιμες δραστηριότητες.

Οι εργασίες που κάνετε μόνο για ψυχαγωγία, όπως η παρακολούθηση τηλεόρασης, η περιήγηση στο διαδίκτυο για ώρες, το κουτσομπολιό για ανθρώπους, δεν είναι ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά για εσάς.

Σχετιζομαι με: Τρόποι παρακολούθησης των στόχων διαχείρισης του χρόνου σας

Οφέλη από την παρακολούθηση του πίνακα διαχείρισης χρόνου του Covey:

1. Ενίσχυση παραγωγικότητας: Ακολουθώντας τον πίνακα διαχείρισης χρόνου, αλλάζει ο τρόπος με τον οποίο χειρίζεστε τις εργασίες, βοηθώντας σας να τις προτιμήσετε καλύτερα. Εάν συρρικνώσετε το χρόνο που αφιερώνετε σε εργασίες, τότε μπορείτε να αυξήσετε σημαντικά την παραγωγικότητά σας.

2. Την ισορροπία οικογενειακής και επαγγελματικής ζωής: Σχεδιάζοντας καλά, μπορείτε να απαλλαγείτε από την ταραχώδη ρουτίνα σας αποτελεσματικά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να περάσετε περισσότερο χρόνο με τους φίλους και την οικογένειά σας.

3. Κυνηγώντας στόχους: Αν στρέψετε την προσοχή σας σε σημαντικές εργασίες, μπορείτε να επιταχύνετε τη διαδικασία κυνηγιού των στόχων.

4. Αποφεύγει την αμηχανία: Αναγνωρίζοντας τις επείγουσες εργασίες, μπορείτε να τις διαφοροποιήσετε από τις λιγότερο επείγουσες, ώστε να τηρήσετε καλύτερα τις προθεσμίες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφύγετε την αμηχανία και να σώσετε τη φήμη σας.

Σημασία της τοποθέτησης εργασιών στο δεξί τεταρτημόριο:

Ακόμη και όταν καταλάβετε αυτήν τη στρατηγική, παραμένει επιτακτική η ανάθεση εργασιών στα σωστά τεταρτημόρια. Θα ήταν καλύτερο αν καθορίσατε τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα της εργασίας πριν την τοποθετήσετε σε οποιοδήποτε τεταρτημόριο. Βεβαιωθείτε ότι περνάτε πολύ καλά τακτοποιώντας τις εργασίες σας σε διαφορετικά τεταρτημόρια για να διευκολύνετε την ομαλή εκτέλεση τους.

Σχετιζομαι με: Συμβουλές παραγωγικότητας που παράγουν τεράστια αποτελέσματα

Η καλή κατανόηση του πίνακα διαχείρισης χρόνου είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την σωστή εφαρμογή του. Βάλτε αυτήν τη στρατηγική για να δουλέψετε στην καθημερινή σας εργασία για να δείτε αν έχει κάποια διαφορά. Διαχειρίζοντας τον χρόνο και βάζοντας τον εαυτό σας στο σωστό σημείο, μπορείτε να αυξήσετε σημαντικά την παραγωγικότητά σας.

Να είστε πιο οργανωμένοι με τη στρατηγική διαχείρισης χρόνου του Covey

Η μήτρα τεσσάρων τεταρτημόριων της Covey είναι ένα από τα πιο σημαντικά και διάσημα μοντέλα στον κόσμο της διαχείρισης του χρόνου. Η σωστή παρακολούθηση αυτής της στρατηγικής θα σας βοηθήσει να είστε πιο παραγωγικοί και να παραμείνετε πιο δραστήριοι.

Η τέλεια οργάνωση και η σωστή ιεράρχηση των καθηκόντων σας επιτρέπουν να πετύχετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε ποιες εργασίες απαιτούν περισσότερη προσοχή και να τις εκχωρήσετε ανάλογα.

Ωστόσο, μπορείτε να εκχωρήσετε ξανά χρόνο από δραστηριότητες χαμηλότερης αξίας σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας ακόμα και όταν αυτός ο χρόνος είναι αναντικατάστατος. Εάν εξακολουθείτε να αγωνίζεστε να οργανώσετε την ημέρα σας, μπορείτε να αναζητήσετε άλλες στρατηγικές διαχείρισης χρόνου όπως ο κανόνας 80/20 για να κάνετε τον εαυτό σας πιο οργανωμένο άτομο.

Χρησιμοποιήστε τον κανόνα διαχείρισης χρόνου 80/20 για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας

Πώς μεγιστοποιείτε το χρόνο σας; Εάν έχετε ήδη δώσει προτεραιότητα, εκχωρήσετε και εξακολουθείτε να αγωνίζεστε να ολοκληρώσετε τα πάντα, πρέπει να δοκιμάσετε τον κανόνα 80/20, γνωστός και ως Pareto Principle.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα