8 Βασικές συμβουλές γραφής για το Microsoft Word

Το Microsoft Word είναι ένα απλό πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία όλων των ειδών εγγράφων. Είτε χρειάζεστε ένα επαγγελματικό έγγραφο για εργασία ή απλά να δημιουργήσετε ένα σχολικό έργο, το Microsoft Word είναι η τέλεια επιλογή.

Παρόλο που η πλειονότητα των μαθημάτων και οδηγών του Microsoft Word είναι προσανατολισμένη στην παραγωγικότητα, πολλοί από αυτούς δεν καλύπτουν την πτυχή της δημιουργικής γραφής.

Το Microsoft Word είναι γεμάτο με πληθώρα εκπληκτικών δυνατοτήτων και ενώ τα περισσότερα από αυτά τα χαρακτηριστικά δημιουργούν Το Word φαίνεται σαν το τέλειο πρόγραμμα για επιχειρηματικές ρυθμίσεις, λειτουργεί εξίσου υπέροχο για δημιουργικούς συγγραφείς.

1. Μάθετε για τη δομή του άρθρου

Εάν δεν ξέρετε πώς να δομήσετε σωστά το άρθρο σας, όλα θα μοιάζουν με χάος. Αυτό μπορεί να είναι μια πρόκληση για δημιουργικούς συγγραφείς, ειδικά με ευρεία θέματα.

Ωστόσο, υπάρχει μια δομή που μπορείτε εύκολα να ακολουθήσετε. Ξεκινάτε πάντα με μια ανακοίνωση για το γενικό θέμα ή θέμα.

Στη συνέχεια προχωρήστε στην εισαγωγή του θέματος, της παρουσίασης και του συμπεράσματος. Αν χρειάζεσαι βοήθεια δημιουργία δομημένων αναφορών και εγγράφων στο Word, μπορείτε να δείτε αυτό το άρθρο.

2. Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι χρήσιμες

Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να μάθετε είναι οι συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Microsoft Word. Μπορείτε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας πολύ χρησιμοποιώντας συντομεύσεις, καθώς αυτό σας επιτρέπει να εστιάζετε περισσότερο στη δημιουργική γραφή παρά στη μορφοποίηση και σε άλλα πράγματα.

Σχετιζομαι με: Συντομεύσεις πληκτρολογίου Microsoft Word για Windows

3. Βελτιώστε το λεξιλόγιό σας

Πόσο συχνά χρησιμοποιείτε το Google για να βρείτε συνώνυμα λέξεων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο έγγραφό σας; Λοιπόν, ξέρατε ότι το Word έχει ήδη αυτό το χαρακτηριστικό; Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τη λέξη, να κάνετε δεξί κλικ πάνω της και να επιλέξετε Συνώνυμα από το αναπτυσσόμενο μενού, όπως φαίνεται παρακάτω.

Επιπλέον, θα πρέπει επίσης να μάθετε περισσότερα για το σύνολο εργαλείων του ερευνητή. Οι περισσότεροι από εμάς θέλουν να χρησιμοποιούν το Google κατά τη σύνταξη ενός άρθρου, είτε προσπαθείτε να συλλέξετε κάποιες πληροφορίες είτε να κάνετε το έγγραφό σας να φαίνεται πιο πλούσιο.

Με το σύνολο εργαλείων του ερευνητή, μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε όλα τα είδη πληροφοριών και να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να βρείτε περιεχόμενο υψηλότερης ποιότητας.

4. Το Text-to-Speech είναι αρκετά χρήσιμο

Εάν περάσατε όλη την ημέρα απαντώντας σε email, δημιουργώντας παρουσιάσεις και γράφοντας έγγραφα, πιθανότατα είστε κουρασμένοι. Αλλά αν δεν θέλετε να πληκτρολογείτε και πρέπει να δημιουργήσετε κάποια έγγραφα, θα πρέπει να δείτε τη δυνατότητα υπαγόρευσης στο Word.

Αυτό το χαρακτηριστικό λειτουργεί αβίαστα. μπορείτε να μιλήσετε στον υπολογιστή σας και να πληκτρολογήσετε αυτό που λέτε. Αυτό είναι ένα πρόσθετο του Office για όχι μόνο το Microsoft Word, αλλά και το PowerPoint και το Outlook. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό το εργαλείο Επίσημος ιστότοπος της Microsoft.

Ένα πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου είναι ότι εάν χρησιμοποιείτε το Dictation για να γράψετε τα έγγραφά σας, είναι πάντα καλή ιδέα να ελέγξετε τι γράψατε πριν από την υποβολή του εγγράφου.

Η υπαγόρευση δεν λειτουργεί πάντα, όπως ίσως ελπίζουν ορισμένοι από εμάς, κάτι που μπορεί επίσης να εξαρτάται από το μικρόφωνό σας. Ο έλεγχος του εγγράφου σας θα διασφαλίσει ότι διορθώνετε όλα τα λάθη που αποφεύγονται.

Εκτός από το ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Dictation, έχετε τη δυνατότητα να διαβάσετε το άρθρο σας με Εκφωνούν επιλογή.

Δεν έχει σημασία πόσες φορές ξαναδιαβάζουμε τα άρθρα μας, είναι σύνηθες να παραβλέπουμε ορισμένα βασικά λάθη. Με την επιλογή Read Aloud, μπορείτε να ακούσετε δυνατά τι πληκτρολογήσατε, και έτσι τα λάθη να είναι πολύ πιο εύκολα.

5. Ελέγξτε τη γραμματική σας

Ενώ είμαστε στο θέμα των σφαλμάτων που μπορούν να αποφευχθούν, το Microsoft Word κάνει εξαιρετική δουλειά ελέγχοντας τη γραμματική σας. Έχει πάντα. Ωστόσο, με τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις, έχετε περισσότερες επιλογές για να δείτε.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο Αρχείο> Επιλογές και επιλέξτε Προδιατύπωση. Μπορείτε να δείτε τις παρακάτω εικόνες.

Από αυτά πολλά, μπορείτε να επιλέξετε ό, τι θέλετε. Μπορείτε να επιλέξετε να διορθώσετε το έγγραφό σας καθώς πληκτρολογείτε, να ελέγξετε τη γραμματική και το στυλ σας ή να αποκρύψετε τα ορθογραφικά λάθη σε περίπτωση που δεν γράφετε στα Αγγλικά.

Υπάρχουν επίσης προχωρημένες επιλογές, όπου μπορείτε να προσθέσετε το δικό σας λεξικό, να διορθώσετε λάθη που κάνετε συχνά κ.λπ.

6. Δώστε προσοχή στο Word Count σας

Η διάρκεια ενός άρθρου πρέπει να εξαρτάται από το τι γράφετε και το κοινό-στόχο σας. Ποιο είναι λοιπόν το ιδανικό μήκος ενός άρθρου; Όσο περισσότερο το περιεχόμενο, τόσο περισσότερες κοινές χρήσεις θα έχει. Μελέτες έχουν δείξει ότι οι δημοσιεύσεις που έχουν πάνω από 3000 λέξεις έχουν καλή απόδοση.

Ωστόσο, όταν το θέμα σας δεν είναι αρκετά ευρύ ώστε να καλύπτει 3000 λέξεις, είναι πάντα καλύτερο να γράφετε πιο σύντομα, πιο άμεσα άρθρα. Ευτυχώς για εσάς, το Word θα παρακολουθεί τον αριθμό των λέξεων καθώς τις γράφετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια πρόταση / παράγραφο για να δείτε πόσες λέξεις έχει.

Σχετιζομαι με: Απλοί κανόνες σχεδίασης για επαγγελματικά έγγραφα Microsoft Word

7. Αυτόματη αποθήκευση της εργασίας σας

Ως συγγραφείς, όλοι θέλουμε να διασφαλίσουμε ότι έχουμε αντίγραφα ασφαλείας για τα αντίγραφα ασφαλείας μας. Ένα από τα χειρότερα πράγματα που μπορεί να συμβεί είναι να χάσετε ώρες εργασίας σε ένα δευτερόλεπτο, κάτι που μπορείτε να αποφύγετε.

Το Microsoft Word σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε την επιλογή AutoRecover, η οποία θα αποθηκεύει επίσης αυτόματα το έγγραφό σας. Αυτό σημαίνει ότι εάν το έγγραφό σας κλείσει ξαφνικά, το Microsoft Word θα ανακτήσει το έγγραφό σας για διάφορους λόγους.

8. Δημιουργήστε σημειώσεις για τον εαυτό σας

Δεν έχει σημασία αν εργάζεστε με έναν συντάκτη ή επεξεργάζεστε μόνοι σας το έγγραφο, η δημιουργία σχολίων είναι ένας καλός τρόπος για να ενημερώνεστε. Μερικές φορές, έχουμε πάρα πολλά πράγματα να αντιμετωπίσουμε και είναι εύκολο να ξεχάσουμε σημαντικά πράγματα.

Για παράδειγμα, εάν δεν είστε σίγουροι για κάτι που έχετε γράψει και θέλετε να το επιστρέψετε λίγο αργότερα, η σύνταξη σχολίων σε αυτήν την ενότητα του εγγράφου θα σας βοηθήσει να θυμηθείτε αργότερα.

Η δημιουργική γραφή είναι απλή αν ξέρετε τι κάνετε

Υπάρχουν πολλές απλές οδηγίες που μπορείτε να ακολουθήσετε για να διευκολύνετε τις δημιουργικές σας εργασίες γραφής. Φυσικά, πολλά από αυτά θα εξαρτηθούν από το θέμα ή το θέμα που καλύπτετε.

Ωστόσο, πράγματα, όπως η επιλογή υπαγόρευσης όπου μπορείτε να μιλήσετε στον υπολογιστή σας και να πληκτρολογήσετε αυτόματα όλα, μπορούν πάντα να είναι χρήσιμα!

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη φωνητική πληκτρολόγηση στο Microsoft Word και να κάνετε περισσότερα

Μάθετε πώς το Microsoft Word και η δυνατότητα ομιλίας σε κείμενο μπορεί να σας βοηθήσουν να κάνετε περισσότερη δουλειά στα έγγραφά σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα