Τρόπος δημιουργίας συλλογικών εισερχομένων στο G Suite

Όταν η ομάδα σας πρέπει να διαχειριστεί τα ίδια εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Συνεργατικά Εισερχόμενα από το G Suite για την προσθήκη πολλών χρηστών στον ίδιο λογαριασμό. Η λειτουργία επιτρέπει σε πολλά μέλη της ομάδας να διατηρούν τα ίδια εισερχόμενα ταυτόχρονα.

Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας Συνεργατικά Εισερχόμενα, να χρησιμοποιήσετε όλες τις δυνατότητες, να εκχωρήσετε μέλη της ομάδας και να παραχωρήσετε συγκεκριμένα δικαιώματα όλα από τον λογαριασμό σας στο G Suite.

Τι είναι τα Συνεργατικά Εισερχόμενα στο G Suite

Τα συλλογικά εισερχόμενα στο G Suite επιτρέπουν σε μια ομάδα ατόμων να έχουν πρόσβαση, να διατηρούν και να διαχειρίζονται τα ίδια εισερχόμενα email. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για εταιρείες και οργανισμούς που χρειάζονται ολόκληρη την ομάδα μάρκετινγκ ή πωλήσεών τους για να απαντήσουν σε παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητα ενθαρρύνοντας το Διαδίκτυο

συνεργασία ομαδικής εργασίας μέσω εργαλείων Google για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ροή εργασίας.

Για παράδειγμα, εάν οι πωλητές σας λαμβάνουν συνεχώς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με πιθανές συνεργασίες, μπορείτε να αναθέσετε σε όλους να παρακολουθούν τα ίδια εισερχόμενα. Οποιοσδήποτε μπορεί να απαντήσει και να διαχειριστεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εισέρχονται.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τα Εισερχόμενα Συνεργασίας εάν εργάζεστε σε σχολείο που λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από γονείς, ώστε οποιοσδήποτε δάσκαλος να μπορεί να απαντήσει σε αυτά τα μηνύματα. Κάθε μέλος που έχει τα σωστά δικαιώματα μπορεί να αξιώσει ένα email για τον εαυτό του ή να το εκχωρήσει σε άλλο μέλος της ομάδας.

Το Google Workplace δεν είναι το μόνο εργαλείο συνεργασίας για συνδυασμό με το Gmail, αλλά είναι το πιο αποτελεσματικό αν έχετε ήδη G Suite.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να προσθέσετε ετικέτες σε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία βοηθούν στην οργάνωση των εισερχομένων σας και διευκολύνει την αναζήτηση παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν πουλάτε προϊόντα, η προσθήκη ετικετών σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτά τα συγκεκριμένα προϊόντα θα βοηθήσει τους άλλους να τα βρουν.

Προτού μπορέσετε να έχετε Συνεργατικά Εισερχόμενα, πρέπει να δημιουργήσετε μια Ομάδα Google και να προσθέσετε μέλη.

Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα Google και να προσθέσετε μέλη

Για να ξεκινήσετε τη διαχείριση και την πρόσβαση στα Συνεργατικά Εισερχόμενά σας, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μια ομάδα. Αυτό θα σας επιτρέψει να αρχίσετε να προσθέτετε μέλη στα Συνεργατικά Εισερχόμενά σας.

1. Εγγραφή στο Ομάδες Google.
2. Κάντε κλικ Δημιουργησε ΟΜΑΔΑ.
3. Εισαγω πληροφορίες και επιλέξτε Ρυθμίσεις.
4. Κάντε κλικ Δημιουργησε ΟΜΑΔΑ.

Μόλις ρυθμίσετε την ομάδα σας, μπορείτε να ξεκινήσετε να προσκαλείτε άτομα στην ομάδα μέσω email, προσθέτοντάς τα απευθείας στην ομάδα σας ή εγκρίνοντας άτομα που υπέβαλαν αίτηση.

Η αποστολή μιας πρόσκλησης την αποστέλλει απευθείας στα εισερχόμενα των παραληπτών για να επιβεβαιώσει ότι θέλουν να συμμετάσχουν στην ομάδα. Η άμεση προσθήκη μέλους στην ομάδα απαιτεί τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του. Θα προσθέσει το μέλος μετά την υποβολή.

Δημιουργώντας την ομάδα σας και προσθέτοντας μέλη, θα έχετε τη δυνατότητα να έχετε ένα πλήρως λειτουργικό Συνεργατικό Εισερχόμενο. Το μόνο πράγμα που σας κρατά πίσω είναι η ανάγκη ενεργοποίησης της δυνατότητας.

Πώς να ενεργοποιήσετε τις συνεργατικές δυνατότητες

Για να δημιουργήσετε συλλογικά εισερχόμενα για τα υπάρχοντα μέλη σας, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τις συνεργατικές δυνατότητες. Αλλά προτού ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει το ιστορικό συνομιλιών για τις Ομάδες Google.

1. Εγγραφή στο Ομάδες Google.
2. Κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας.
3. Κάντε κλικ Ρυθμίσεις ομάδας.
4. Υπό Ενεργοποίηση πρόσθετων λειτουργιών της Ομάδας Google > Επιλέξτε Συνεργατικά εισερχόμενα.

Μόλις ρυθμιστούν όλες οι λειτουργίες συνεργασίας, πρέπει να εκχωρήσετε δικαιώματα σε κάθε μέλος για να διευκολύνετε τη διαχείριση του λογαριασμού.

Πώς να εκχωρήσετε δικαιώματα σε συνεργαζόμενα μέλη του Inbox

Αναθέτοντας δικαιώματα σε μέλη της ομάδας, θα επιτρέψετε στην ομάδα σας να μπορεί να πραγματοποιεί συνομιλίες, να εκχωρεί συνομιλίες, σήμανση συνομιλιών ως ολοκληρωμένων, σήμανση συνομιλιών ως διπλότυπων και επισήμανση συνομιλιών ως καμία ενέργεια απαιτείται.

Μπορείτε να εκχωρήσετε διαφορετικά δικαιώματα σε μια ομάδα ανάλογα με τους προεπιλεγμένους ρόλους της ομάδας (κάτοχοι, διαχειριστές, μέλη), όλοι στον οργανισμό, όλοι στον ιστό ή ρόλους που έχουν δημιουργηθεί ειδικά.

1. Εγγραφή στο Ομάδες Google.
2. Κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας.
3. Κάντε κλικ Ρυθμίσεις ομάδας.
4. Κάντε κλικ στην εναλλαγή για να Ανάβω άδειες.
5. Μετακινήστε το ρυθμιστικό και επιλέξτε τους χρήστες άδειες.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εξαιρέσεις στα δικαιώματά σας για να εξαιρέσετε συγκεκριμένα μέλη από τις ρυθμίσεις άδειας.

Διαχείριση των συλλογικών εισερχομένων του G Suite

Τα Συνεργατικά Εισερχόμενα σας επιτρέπουν να αντιστοιχίσετε διαφορετικά μέλη σε μια ομάδα και να τους δώσετε συγκεκριμένα δικαιώματα, ώστε να μπορούν να διαχειρίζονται αποτελεσματικά το email σας.

Κάθε μέλος της ομάδας θα έχει πρόσβαση σε ολόκληρα τα εισερχόμενα και μπορεί να εκχωρήσει διαφορετικές συνομιλίες σε διαφορετικά μέλη. Τώρα που έχει δημιουργηθεί η ομάδα σας, πρέπει να σκεφτείτε να διατηρήσετε όλους ασφαλείς στον λογαριασμό.

Το Google προσθέτει νέες δυνατότητες ασφαλείας στο G Suite

Όλα από την υποστήριξη για το πρότυπο BIMI στο Gmail έως τις νέες δυνατότητες ασφαλείας στο Chat περιλαμβάνονται σε αυτήν την ενημέρωση του G Suite.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα