5 τρόποι για να αποτρέψετε τους υπαλλήλους από την κλοπή δεδομένων της εταιρείας όταν φεύγουν

Μόλις ένας υπάλληλος αποφασίσει να φύγει, υπάρχουν πολύ λίγες εταιρείες που μπορούν να κάνουν για να τους παραμείνει. Ενώ είναι φυσιολογικό οι εργαζόμενοι να αναζητούν πιο πράσινα λιβάδια, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι δεν θα έχουν όλοι οι εργαζόμενοι καλές προθέσεις όταν έρθει η ώρα να φύγουν.

Στην πραγματικότητα, ένα πράγμα που γίνεται όλο και πιο κοινό πρόβλημα για τις εταιρείες παντού είναι τα κλεμμένα δεδομένα από τους παραιτηθέντες εργαζόμενους. Εάν αναρωτιέστε πώς να αποτρέψετε την κλοπή δεδομένων υπαλλήλων, ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.

1. Δώστε έμφαση στη συγκατάθεση με τις πολιτικές παρακολούθησης και προστασίας δεδομένων

Η προστασία των δεδομένων της εταιρείας σας είναι μια πρακτική που πρέπει να υπάρχει σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής των εργαζομένων. Ωστόσο, όλες οι απαραίτητες πρακτικές για την προστασία της εταιρείας πρέπει να βασίζονται πάντα στη συγκατάθεση.

Πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε με την εταιρεία σας, οι υπάλληλοι θα πρέπει ήδη να καταλάβουν ποιες είναι οι προσδοκίες όσον αφορά τα δεδομένα. Πρέπει επίσης να κατανοήσουν το ύψος της επιτήρησης που συμφωνούν για να την προστατεύσουν.

Σχετιζομαι με: Πώς να διατηρήσετε τα προσωπικά δεδομένα ασφαλή από τους εργοδότες

Με τη συγκατάθεσή τους, οι εταιρείες μπορούν να λάβουν τόσο προληπτικά όσο και προληπτικά μέτρα για τον εντοπισμό παραβιάσεων δεδομένων.

Οι εταιρείες πρέπει επίσης να ενθαρρύνουν τις ομάδες να αναφέρουν αμφισβητήσιμη συμπεριφορά και να τους δοθεί η ευκαιρία Κάντε το με ασφάλεια και ανώνυμα, ειδικά όταν πρόκειται για ομάδες των οποίων τα δεδομένα μπορούν να επηρεάσουν το σύνολο Εταιρία.

2. Δημιουργία θεσμικής διαχείρισης γνώσης

Όταν πρόκειται για ρόλους όπως οι πωλήσεις, πολλές εταιρείες αγωνίζονται να χάσουν τις σχέσεις τους μόλις φύγει ένας πωλητής. Πολλοί πωλητές θα προσπαθήσουν να φέρουν τους λογαριασμούς τους μαζί τους στις νέες εταιρείες τους, κάτι που θα κάνει την αξία που η εταιρεία σας επένδυσε στη σχέση να χαθεί.

Επιπλέον, η κλοπή στρατηγικών από τον προγραμματισμό συναντήσεων έχει πολλαπλές επιπτώσεις στις εταιρείες.

Αυτό όχι μόνο μπορεί να δημιουργήσει απώλεια εσόδων, αλλά μπορεί επίσης να οδηγήσει σε μειωμένο ηθικό της ομάδας. Μέσα σε μια καμπάνια, οι διαλειτουργικές ομάδες συνεργάζονται συχνά για να επικοινωνήσουν με πελάτες, να δημιουργήσουν βήματα, να διαχειριστούν σχέσεις και να κλείσουν τις πωλήσεις. Έτσι, όταν μια εταιρεία χάνει πελάτες από ανταγωνιστές λόγω παραβιάσεων δεδομένων, είναι απογοητευτικό για πολλούς ανθρώπους.

Σχετιζομαι με: Δημιουργήστε καλύτερες σχέσεις πελατών με το Keap

Για να προστατέψετε την εταιρεία σας από την απώλεια του πολύτιμου δικτύου πελατών σας, υπάρχουν δύο μέρη της εξίσωσης - δημιουργία ενός συστήματος αποθήκευσης δεδομένων θεσμικής γνώσης και αποκέντρωση σχέσης πελάτη μέσω αυτοματισμού.

Εάν διαπιστώσετε ότι οι ομάδες σας είναι υπερβολικά συγκλονισμένες για να προσθέσουν ένα άλλο βήμα στη ροή εργασίας τους, μπορείτε να αναθέσετε σε τρίτους τμήματα της διαχείρισης δεδομένων σε λογισμικό που επιτρέπουν πωλήσεις ή ειδικούς. Διατίθενται ήδη διάφορα εργαλεία που παρακολουθούν σχέσεις και αυτοματοποιούν τμήματα του αγωγού πωλήσεων.

3. Αυξήστε τα συστήματα ανίχνευσης εισβολής

Πριν ο υπάλληλος πρόκειται να παραιτηθεί, υπάρχουν μερικά ενδεικτικά σημάδια που μπορεί να εμφανιστούν.

Πρώτον, μπορεί οι εργαζόμενοι να βρίσκονται στο LinkedIn πιο συχνά ή να περιηγούνται σε πύλες σταδιοδρομίας άλλων εταιρειών. Δεύτερον, ενδέχεται να χρησιμοποιούν εταιρικό Wi-Fi για την αποστολή αιτήσεων εργασίας μέσω email.

Εάν υποψιάζεστε ότι συγκεκριμένες εταιρείες προσπαθούν να πειρατίσουν το ταλέντο σας με σκοπό την κλοπή των δεδομένων σας, δημιουργήστε μια ειδοποίηση για οποιαδήποτε αλληλογραφία με αυτές τις εταιρείες. Παρόλο που δεν χρειάζεται να υπάρξουν άμεσες ενέργειες μετά από αυτές τις κερδοσκοπικές προσπάθειες, οι ομάδες ασφαλείας θα πρέπει να αυξήσουν την παρακολούθηση των υπαλλήλων που κινδυνεύουν.

Είτε πρόκειται για λήψη ενός αμφισβητήσιμου μεγέθους αρχείου, αποστολή PDF μέσω κρυπτογραφημένων πλατφορμών ανταλλαγής μηνυμάτων ή αποστολή ασυνήθιστα μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε προσωπικούς λογαριασμούς, υπάρχουν πολλοί τρόποι εντοπισμού κλοπής δεδομένων και εταιρικής κατασκοπείας προληπτικά.

4. Εκτελέστε συνεντεύξεις εξόδου

Οι συνεντεύξεις εξόδου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ελέγξετε τυχόν κόκκινες σημαίες για αποχωρημένους υπαλλήλους, ακόμη και για εκείνους που θα μείνουν πίσω. Η παρακολούθηση των σημείων που θα ακολουθήσει ένας υπάλληλος θα βοηθήσει στη χαρτογράφηση της πιθανής πρόθεσης σε περίπτωση κλοπής δεδομένων.

Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι που εγκαταλείπουν να εργαστούν για έναν ανταγωνιστή με παρόμοιο ρόλο θα είναι πιθανότερο να διατρέχουν κίνδυνο από εκείνους που θα εργαστούν σε μια μη σχετική βιομηχανία με διαφορετική ικανότητα. Εάν ένας υπάλληλος πιστεύεται ότι διατρέχει υψηλό κίνδυνο, θα πρέπει να παρακολουθείται για τις υπόλοιπες εβδομάδες του στην εργασία του και ακόμη και τις επόμενες εβδομάδες.

Επίσης, για αυτούς τους μακροχρόνιους υπαλλήλους, πολλοί δεν θυμούνται τους όρους των συμβάσεών τους κατά την παραίτηση. Αυτές οι σχετικές συμβάσεις περιλαμβάνουν συμφωνίες εμπιστευτικότητας, ρήτρες ανταγωνισμού και άλλους όρους σχετικά με τα δεδομένα.

Κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης εξόδου, υπενθυμίστε στους υπαλλήλους τους συγκεκριμένους όρους που εξακολουθούν να δεσμεύονται νομικά, ακόμη και αν δεν εργάζονται πλέον μαζί σας.

Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τη σκόπιμη διανομή πληροφοριών που ανήκουν στην εταιρεία, καθώς και την αποτυχία αποκάλυψης, διαγραφής ή επιστροφής δεδομένων που ανήκουν στην εταιρεία. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποθαρρύνετε όσους έχουν πιθανή πρόθεση να κλέψουν δεδομένα και λειτουργεί ως υπενθύμιση για όποιον έχει ξεχάσει απλά τους όρους εργασίας του.

5. Διαδικασίες εκτός επιβίβασης

Μετά τις συνεντεύξεις εξόδου, το επόμενο βήμα είναι η εξασφάλιση δεδομένων κατά την επιβίβαση. Εκτός από το προφανές αίτημα για επιστροφή συσκευών της εταιρείας και ανάκληση οποιασδήποτε διοικητικής πρόσβασης, οι ομάδες ασφαλείας θα πρέπει επίσης να κάνουν μια συνήθη συνέντευξη σχετικά με τις πρακτικές αποθήκευσης δεδομένων.

Οι συνεντεύξεις μετά την παραίτηση πρέπει να περιλαμβάνουν ερωτήσεις σχετικά με τις πρακτικές τους σχετικά με την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων. Για παράδειγμα, να εργάζεστε σε δημόσιο Wi-Fi ενώ εργάζεστε σε εταιρικά αρχεία, να ρωτάτε αν έχουν υπόλοιπα αντίγραφα δεδομένων στο σπίτι ή έχουν δανείσει τις συσκευές τους σε φίλους ή μέλη της οικογένειας.

Αν και δεν είναι καλό να υποθέσουμε ότι κάθε αποχωρών υπάλληλος θα προτίθεται να κλέψει τα δεδομένα σας, είναι ασφαλές να υποθέσουμε ότι πολλοί θα είναι χαλαροί σχετικά με αυτό. Αν και ακούσια, αυτές οι πράξεις μπορούν ακόμα να αποδοθούν στον αποχωρούσα υπάλληλο και να θέσουν σε κίνδυνο τα δεδομένα της εταιρείας σας χωρίς λόγο.

Αποτροπή παραβιάσεων δεδομένων με υπαλλήλους που αποχωρούν

Η διδασκαλία καλών πρακτικών ασφάλειας είναι μια επένδυση που αξίζει να κάνετε για κάθε εταιρεία. Ακόμα κι αν ένας υπάλληλος μένει μόνο μαζί σας για λίγους μήνες, οι πολιτικές και οι διαδικασίες διαχείρισης δεδομένων μπορούν να αποτρέψουν πολλά πιθανά ζητήματα εντός αυτής της περιόδου.

Αν και είναι αδύνατο να γνωρίζουμε από την αρχή ποιοι υπάλληλοι είναι αξιόπιστοι, είναι πολύ καλύτερο να αποφεύγετε τον τζόγο. Παρά τον πειρασμό από τους ανταγωνιστές ή τον προγραμματισμό να κλέψουν τα δεδομένα της εταιρείας, εξακολουθούν να υπάρχουν τρόποι για τα πράγματα να πάνε στραβά. Ορισμένοι αποχωρούμενοι υπάλληλοι μπορεί απλά να είναι τεμπέλης και να προκαλέσουν παραβίαση δεδομένων.

Είτε πρόκειται για κακόβουλη πρόθεση είτε από καθαρή άγνοια, η προστασία των δεδομένων της εταιρείας είναι μια προσπάθεια που αξίζει να ακολουθήσετε. Οι εργαζόμενοι έχουν κάθε δικαίωμα να μεταβούν σε νέες εταιρείες και πιο κατάλληλους ρόλους. Ωστόσο, τα δεδομένα της εταιρείας σας δεν χρειάζεται να συνοδεύονται από αυτά.

Χρησιμοποιείτε τη δική σας συσκευή για εργασία; Δείτε πώς μπορείτε να ασφαλίσετε επιχειρηματικά και ιδιωτικά δεδομένα

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δημιουργήσετε ισχυρές πολιτικές Φέρτε τη δική σας συσκευή (BYOD) στην εργασία, για να διατηρήσετε τις πληροφορίες ασφαλείς.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα