Πώς να προγραμματίσετε συναντήσεις και εργασίες χρησιμοποιώντας το Calendly

Ο προγραμματισμός συναντήσεων μπορεί να είναι μια δύσκολη διαδικασία. Ίσως χρειαστεί να ξοδέψετε πολύ χρόνο και ενέργεια επικοινωνώντας μπρος-πίσω για να βρείτε τον κατάλληλο χρόνο συνάντησης.

Ευτυχώς, ένα διαισθητικό ψηφιακό εργαλείο αντικαθιστά αυτήν την αναποτελεσματική διαδικασία προγραμματισμού με μια απλή, ευαίσθητη στο χρόνο μέθοδο. Αυτό το εργαλείο ονομάζεται Ημέρα.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε στο Calendly, πώς λειτουργεί και πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Πώς λειτουργεί το Calendly;

Εάν είστε εξοικειωμένοι με τον τρόπο προγραμματισμού μιας σύσκεψης στο Microsoft Outlook, το Calendly λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Εκτός από το Outlook, το Calendly λειτουργεί επίσης με το Ημερολόγιο Google και το Ημερολόγιο Apple iCloud.

Όταν συγχρονίζετε τα προσωπικά σας και τα ημερολόγια εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους συμβάντων. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν τύπο "15-λεπτής συνάντησης" και έναν "30-λεπτό συνάντηση".

Από εκεί, μπορείτε να στείλετε έναν σύνδεσμο κράτησης σε πελάτες, συναδέλφους ή φίλους. Αυτά τα άτομα μπορούν να επιλέξουν έναν από τους τύπους συμβάντων που δημιουργήσατε προηγουμένως και, στη συνέχεια, να επιλέξετε μια ώρα μαζί σας. Μην ανησυχείτε - δεν θα έχουν πρόσβαση σε ποιες εκδηλώσεις υπάρχουν στο ημερολόγιό σας.

Αυτή είναι μια γρήγορη επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του Calendly. Τώρα ας δούμε τις λεπτομέρειες.

Πώς να προσθέσετε ημερολόγια στο Calendly

Πριν ρυθμίσετε τους τύπους συμβάντων, βεβαιωθείτε ότι τα ημερολόγιά σας είναι συγχρονισμένα.

Αφού δημιουργήσετε το προφίλ σας, κάντε κλικ στο λογαριασμός δίπλα στην εικόνα του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία του ιστότοπου του Calendly. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Συνδέσεις ημερολογίου.

Στη σελίδα Συνδέσεις ημερολογίου, απλώς κάντε κλικ στο + Προσθήκη λογαριασμού ημερολογίου και μετά Συνδέω-συωδεομαι δίπλα στον τύπο ημερολογίου που θέλετε να προσθέσετε. Δυστυχώς, το δωρεάν πρόγραμμα σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε ένα Ημερολόγιο.

Φροντίστε επίσης να ελέγξετε την ενότητα διαμόρφωσης. Εδώ, μπορείτε να ορίσετε ποια ημερολόγια θα ελέγξει το Calendly για να αποφύγετε τη διένεξη συμβάντων. Επίσης, κάτω Διαμόρφωση, μπορείτε να επιλέξετε σε ποιο από τα ημερολόγιά σας θα εμφανίζονται τα νέα συμβάντα.

Πώς να δημιουργήσετε τύπους συμβάντων στο Calendly

Αυτό σας επιτρέπει τώρα να δημιουργήσετε νέους τύπους εκδηλώσεων που μπορούν να κάνουν κράτηση από άτομα. Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε είτε + Νέος τύπος συμβάντος ή + Δημιουργία>Τύπος συμβάντος στην αρχική σελίδα του Calendly.

Θα δείτε δύο επιλογές για τύπους συσκέψεων: Ενας με έναν και Ομάδα. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι πιθανότατα θα χρησιμοποιήσουν το Calendly για συναντήσεις one-on-one, αυτό θα κάνουμε εδώ. Επιλέγω Δημιουργώ δίπλα στο Ενας με έναν.

Στη συνέχεια, πρέπει να δώσετε τις ακόλουθες λεπτομέρειες: όνομα, περιγραφή, χρώμα και μια συγκεκριμένη διεύθυνση URL του συμβάντος.

Κατά την επιλογή μιας τοποθεσίας σύσκεψης, μπορείτε να επιλέξετε έναν σύνδεσμο Zoom ή Google Meet, ένα τηλεφώνημα ή να ζητήσετε το συμβάν σε ένα συγκεκριμένο μέρος.

Μπορείτε να προσθέσετε όσες επιλογές τοποθεσίας χρειάζεστε. Εάν επιλέξετε μια τηλεφωνική κλήση, μπορείτε να επιλέξετε εάν εσείς ή ο συμμετέχων θα ξεκινήσει την κλήση. Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Σε αυτήν τη σελίδα, μπορείτε να προγραμματίσετε τις προσδοκίες συνάντησης, όπως πόσο πριν οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν κράτηση για μια θέση, τη διάρκεια του συνάντηση, τις ώρες που είστε διαθέσιμοι και όποιος χρόνος buffer απαιτείται πριν ή μετά τη συνάντηση για μετακίνηση ή για αναδίπλωση τα πράγματα.

Εάν πρέπει να ορίσετε πόσους από αυτόν τον συγκεκριμένο τύπο συμβάντος μπορεί να γίνει κράτηση σε μια μέρα, μπορείτε να το κάνετε κάτω από το Πρόσθετοι κανόνες για την ενότητα διαθεσιμότητας.

Τέλος, αφού επιλέξετε ξανά Επόμενο, βεβαιωθείτε ότι το συμβάν σας έχει ρυθμιστεί σε Επίκαι είστε έτοιμοι να λειτουργήσετε.

Μπορείτε να τροποποιήσετε περισσότερες ρυθμίσεις συμβάντων, όπως την ερώτηση που πρέπει να απαντήσει ο προσκεκλημένος κατά την κράτηση μιας συνάντησης, πώς θα ειδοποιηθούν, τι θα εμφανιστεί στη σελίδα επιβεβαίωσης κράτησης, ή λεπτομέρειες πληρωμής (μόνο δυνατότητα Calendly Pro) πριν επιστρέψετε στη δική σας αρχική σελίδα

Σχετιζομαι με: Τρόποι για να κάνετε το Ημερολόγιο Google το ημερολόγιο της επιφάνειας εργασίας των Windows

Μπορείτε να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο Calendly μέσω δύο μεθόδων. Ο πρώτος τρόπος είναι να μοιραστείτε τη διεύθυνση URL του Calendly, η οποία εμφανίζεται κάτω από την εικόνα και το όνομα του προφίλ σας στην αρχική σελίδα, όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν κράτηση για οποιοδήποτε τύπο εκδήλωσης μαζί σας.

Μόλις κάνουν κλικ στον σύνδεσμό σας, θα ανακατευθύνουν τους συμμετέχοντες σε μια παρόμοια σελίδα όπως παραπάνω. Οι άνθρωποι θα μπορούν να επιλέξουν το είδος της εκδήλωσης που θέλουν και τον διαθέσιμο χρόνο τους.

Η δεύτερη επιλογή είναι να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο με έναν μόνο τύπο εκδήλωσης με τον συμμετέχοντα. Για να το κάνετε αυτό, αντιγράψτε τον σύνδεσμο ή επιλέξτε Μερίδιο σε έναν συγκεκριμένο τύπο συμβάντος στην αρχική σελίδα του Calendly.

Ανεξάρτητα από την επιλογή που έχετε επιλέξει, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τον σύνδεσμο Calendly σε email, μήνυμα κειμένου ή ιστότοπο (στην ενότητα Μερίδιο επιλογή) και να το μοιραστείτε με άτομα, ώστε να προγραμματίσουν ένα ραντεβού μαζί σας.

Πώς να κλείσετε ένα συμβάν με Calendly

Πάνω φαίνεται η σελίδα ενός συγκεκριμένου τύπου συμβάντος για τους συμμετέχοντες. Οι γκριζωμένες ημέρες είναι είτε προηγούμενης ημερομηνίας είτε όταν δεν είστε διαθέσιμοι.

Το άτομο θα είναι σε θέση να δει τη διαθεσιμότητά σας επιλέγοντας μια μπλε επισημασμένη ημέρα και επιλέγοντας μια ώρα. Μόλις επιβεβαιώσει την ώρα, το Calendly θα ζητήσει από το άτομο να εισαγάγει τα στοιχεία του (όνομα, email, τοποθεσία κ.λπ.).

Μετά από αυτό, ένας συμμετέχων θα λάβει ένα email με πρόσκληση ημερολογίου και το συμβάν θα εμφανιστεί τόσο στο ημερολόγιό του όσο και στο δικό σας.

Σχετιζομαι με: Εργαλεία για συγχρονισμό του Microsoft Outlook με το Ημερολόγιο Google

Με το Calendly, είναι εύκολο να προγραμματίζετε συσκέψεις πιο αποτελεσματικά. Το μόνο που χρειάζεται είναι η εκμάθηση της βασικής διαδικασίας.

Το Calendly είναι δωρεάν για χρήση, αλλά υπάρχουν εναλλακτικές επιλογές συνδρομής που επιτρέπουν πολλαπλούς τύπους συμβάντων, σύνδεση σε πολλά ημερολόγια, διαχείριση πληρωμών από επισκέπτες και πολλά άλλα. Μπορείτε να δείτε Η τιμή του Calendy εδώ.

Πρέπει να χρησιμοποιείτε Calendly;

Έτσι, ίσως αναρωτιέστε εάν θα χρησιμοποιήσετε ή όχι το Calendly. Λοιπόν, αν αντιμετωπίζετε διαρκώς προβλήματα προγραμματισμού, τότε σίγουρα. Μόλις τοποθετήσετε τους τύπους συμβάντων, το Calendly μπορεί να σας εξοικονομήσει αμέτρητες ώρες ενοχλητικού προγραμματισμού.

Ωστόσο, εάν δεν προγραμματίζετε συχνά συναντήσεις, το Calendly μπορεί να εμποδίσει την παραγωγικότητά σας. Εκτός αυτού, η ρύθμιση τύπων συμβάντων Calendly δεν είναι η καλύτερη χρήση του χρόνου σας όταν προγραμματίζετε σπάνια συναντήσεις.

Ωστόσο, το Calendly είναι ένα από τα εργαλεία ψηφιακού προγραμματισμού στην αγορά. Εάν το Calendly δεν ικανοποιεί τις ανάγκες σας, μπορείτε να σκεφτείτε άλλες επιλογές.

Τα 6 καλύτερα εργαλεία και εφαρμογές προγραμματισμού συσκέψεων

Μια εφαρμογή προγραμματισμού διευκολύνει τη διοργάνωση συσκέψεων. Εδώ είναι οι καλύτεροι προγραμματιστές συσκέψεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποφασίσετε πότε θα συναντηθείτε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα